Administration (EX)

À propos de la page Administration

La création, la gestion et l’organisation des utilisateurs constituent une partie importante de Qualtrics. Les projets Employee Experience incluent un ensemble unique de besoins et de fonctionnalités administratives. Lisez ce qui suit pour en savoir plus à leur sujet.

Dans le produit, ces fonctionnalités se trouvent toutes sur la page Admin.

Rapport d’administrateur

L’onglet Rapport est votre ressource principale pour comprendre l’utilisation de votre licence. Il inclura à la fois les projets Plateforme d’enquête et Employee Experience. Vous pouvez afficher des graphiques pour le nombre de réponses, d’enquêtes et d’utilisateurs. Si votre organisation a acheté des distributions par SMS, vous verrez également un graphique de l’utilisation des SMS de votre organisation. Cette page contient également une liste des enquêtes les plus actives de votre organisation. Ces rapports administratifs fonctionnent exactement de la même manière dans Employee Experience que dans la plateforme d’enquête. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Rapports de l’administrateur.

Projets

L’onglet Projets vous permet de rechercher et de gérer tous les projets Employee Experience de votre organisation.

1. Statut : indique le statut du projet. Bleu signifie Non lancé, vert signifie Actif et gris signifie Fermé.
2. Nom du projet : nom du projet.
3. Si vous cliquez sur le nom du projet, cela vous permettra de transférer la propriété du projet à une autre personne de votre organisation. Effectuez simplement une recherche à l’aide du prénom et du nom de l’utilisateur vers lequel vous souhaitez transférer le projet et, une fois que vous avez localisé l’utilisateur, sélectionnez Transférer.
   Attention : lors du transfert de projets EX, les tableaux de bord ne seront pas transférés automatiquement. Si vous souhaitez que le cessionnaire ait accès aux tableaux de bord, assurez-vous que le propriétaire d’origine a fait du cessionnaire un participant au projet et lui donne un accès en modification au tableau de bord.
4. Propriétaire : propriétaire du projet. Il s’agit de la personne qui a créé le projet au début, sauf si la propriété a été transférée.
5. Si vous cliquez sur le nom du propriétaire du projet, cela vous permettra de modifier les droits d’accès utilisateur du propriétaire. Voir la section Utilisateurs ci-dessous pour en savoir plus sur la manière de modifier les autorisations des utilisateurs.
6. Type : il s’agit du type de projet Employee Experience. Il s’agira de l’engagement, du cycle de vie ou de l’évaluation 360.
7. Actions : en sélectionnant Connexion, vous serez connecté au compte du propriétaire du projet. Si vous sélectionnez Supprimer, le projet sera supprimé.
8. Vous pouvez rechercher tous les projets Employee Experience de votre organisation en fonction du nom d’utilisateur, du projet/de l’ID utilisateur et/ou du statut.
   • Nom d’utilisateur : le nom d’utilisateur est disponible dans la section Nom d’utilisateur lorsque vous modifiez les droits d’accès d’un utilisateur. Cela correspond souvent à l’e-mail de l’utilisateur, mais ce n’est pas toujours le cas.
   • Projet/ID utilisateur : l’ID de projet (TS_….) est disponible dans votre URL dans l’onglet Enquête d’un projet. Il s’agit d’un ID unique affecté à un projet. L’ID utilisateur (c’est-à-dire UR_…) est disponible en suivant les instructions dans la section Localisation des ID Qualtrics en inspectant l’élément.
   • Statut : Correspond à la colonne Statut.

Facturation 360

Les informations de facturation
360 sont disponibles sur la page Rapports d’administration.

L’onglet Facturation 360 répertorie uniquement les objets pour lesquels vous serez facturé. Il est possible qu’un sujet soit répertorié deux fois dans votre facturation s’il participe à plusieurs enquêtes 360.

1. Cliquez sur Télécharger pour exporter votre facturation au format CSV (valeurs séparées par des virgules) ou TSV (valeurs séparées par des tabulations). Si vous filtrez les résultats, puis exportez, seuls les résultats filtrés seront exportés.
   
2. Nom : Nom du sujet. Il s’agit de la personne sur laquelle portait l’enquête 360.
3. E-mail : E-mail de l’objet. Il s’agit de la personne sur laquelle portait l’enquête 360.
4. Projet : Nom du projet auquel le sujet a participé et pour lequel on vous facture.
5. Date : date à laquelle l’objet a été facturé. Un sujet ne sera pas facturé tant qu’au moins 1 réponse n’aura pas été complétée pour l’objet.
   Astuce Qualtrics : factures 360 par sujet pour chaque projet 360. Cela signifie que vous pouvez avoir autant de personnes que vous souhaitez évaluer un sujet dans un projet 360. Cependant, vous voudrez être attentif au nombre de personnes évaluées dans votre projet.

Filtrage des résultats

Vous pouvez rechercher tous les objets 360 facturés dans votre organisation en fonction du nom, du prénom, de l’adresse e-mail et/ou de la plage de dates.

1. Cliquez sur Ajouter un filtre.
   
2. Sélectionnez l’une des zones suivantes pour filtrer par :
   • Nom, Prénom, E-mail : il s’agira des informations personnelles de l’évalué. Il doit correspondre aux informations de l’évalué qui ont été téléchargées dans l’onglet Participants.
   • Plage de dates : vous permet de sélectionner une plage de dates pour votre facturation.
3. Saisissez la valeur que votre filtre doit correspondre exactement ou sélectionnez des dates de début et de fin dans les calendriers si vous filtrez par plage de dates.
4. Cliquez sur Ajouter un filtre.
5. Si vous souhaitez ajouter d’autres filtres, cliquez sur Ajouter un filtre.
   
   Astuce Qualtrics : les participants doivent répondre à tous les critères de filtre pour être inclus dans les résultats.
6. Pour appliquer vos filtres, cliquez sur Mettre à jour les résultats.

Utilisateurs

Il existe deux différences clés lors de la création de chaque utilisateur Employee Experience et de la détermination de ses autorisations : vous devrez indiquer si vous souhaitez modifier les autorisations Général, Plateforme d’enquête ou Expérience des employés, ainsi que spécifier l’un des trois types d’utilisateur propres à Employee Experience détaillés ci-dessous.  Pour plus d’informations sur la fonction de chaque autorisation Employee Experience, voir la section Autorisations d’Employee Experience ci-dessous. Les utilisateurs Employee Experience doivent être de l’un des trois types d’utilisateur suivants :

1. Administrateur de la marque : peut travailler sur des projets, accéder à la page Administration et peut également être un utilisateur participant/tableau de bord.
2. Administrateur des informations des collaborateurs : peut travailler sur des projets et peut être un participant/utilisateur du tableau de bord. Un utilisateur sera considéré comme un Administrateur AE s’il dispose de l’une des autorisations suivantes : 360, Engagement des employés, Enquête Pulse sur les employés, Cycle de vie des employés ou Recherche sur les employés ad hoc.
3. Participant : Peut participer à des enquêtes et afficher des tableaux de bord. Ces personnes sont créées automatiquement lorsque vous ajoutez des personnes dans la section Participants de votre projet Employee Experience.

Compte tenu des différences décrites ci-dessus et ci-dessous, les utilisateurs travaillent exactement de la même manière pour Employee Experience que pour la plateforme d’enquête. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Créer et gérer des utilisateurs de la plateforme d’enquête.

Autorisations Employee Experience

Les autorisations Employee Experience affectent les projets 360, Employee Engagement et Employee Lifecycle. Pour les autorisations qui affectent les enquêtes Qualtrics standard, assurez-vous d’ajuster les autorisations de la plateforme d’enquête à la place.

Autorisations projet

• 360 : permet à l’utilisateur d’afficher et de modifier des projets 360. Lorsque cette autorisation est désactivée, vous ne pourrez pas accéder aux projets 360 et 360 ne sera pas une option une fois que vous aurez sélectionné Créer un projet (si l’autorisation Créer des projets est activée).
• Engagement des employés : permet à l’utilisateur d’afficher et de modifier les projets Employee Engagement. Lorsque cette autorisation est désactivée, vous ne pourrez pas accéder aux enquêtes Employee Engagement et Engagement des employés ne sera pas une option une fois que vous aurez sélectionné Créer un projet (si l’autorisation Créer des projets est activée).
• Cycle de vie du salarié : permet à l’utilisateur d’afficher et de modifier les projets de cycle de vie des salariés. Lorsque cette autorisation est désactivée, vous ne pourrez pas accéder aux projets de cycle de vie des employés et Cycle de vie des employés ne sera pas une option une fois que vous aurez sélectionné Créer un projet (si l’autorisation Créer des projets est activée).
• Recherche d’employés ad hoc : permet à l’utilisateur de créer un projet de recherche ad hoc sur les employés. Lorsque cette autorisation est désactivée, vous ne pourrez accéder à aucun projet de recherche d’employés ad hoc et la recherche d’employés ad hoc ne sera pas une option une fois que vous aurez sélectionné Créer un projet (si l’autorisation Créer des projets est activée).

Autorisations de compte

• Créer des projets : permet à l’utilisateur de créer un projet Employee Experience. Lorsque cette option est désactivée, vous ne pouvez pas créer tout projet Employee Experience, y compris 360, Engagement, Lifecycle, Ad Hoc Employee Research et Pulse.
• Modifier les enquêtes : permet à l’utilisateur de modifier un projet Employee Experience dans l’onglet Enquête. Lorsque cette autorisation est désactivée, l’onglet « Enquête » disparaît d’un projet Employee Experience.
• Gérer les participants : permet à l’utilisateur d’accéder à l’onglet Participants dans un projet Employee Experience. Lorsque cette autorisation est désactivée, l’onglet « Participants » disparaîtra d’un projet Employee Experience.
• Gérer les évalués : permet à l’utilisateur d’accéder à la section Sujets de l’onglet Participants d’un projet 360. Lorsque cette autorisation est désactivée, la section Sujets disparaît d’un projet 360.
• Gérer les évaluateurs : permet à l’utilisateur d’accéder à la section Évaluateurs de l’onglet Participants dans un projet 360. Lorsque cette autorisation est désactivée, la section Évaluateurs disparaît d’un projet 360.
• Gérer les responsables : permet à l’utilisateur d’accéder à la section Responsables de l’onglet Participants dans un projet 360. Lorsque cette autorisation est désactivée, la section « Managers » (Responsables) disparaît d’un projet 360.
• Configurer les rapports : permet à l’utilisateur de modifier des rapports dans un projet 360. Lorsque cette autorisation est désactivée, les sections Modifier le rapport de l’évalué et Mes rapports disparaissent de l’onglet Rapports d’un projet 360.
  Astuce Qualtrics : cela n’empêche pas l’utilisateur de publier, d’afficher ou de télécharger les rapports de la personne évaluée dans la section Sujets de l’onglet Participants.
• Envoyer des invitations : permet à l’utilisateur d’accéder à l’onglet Messages dans un projet Employee Experience. Lorsque cette autorisation est désactivée, l’onglet « Messages » disparaîtra d’un projet Employee Experience.
• Afficher les rapports de l’évalué : permet à l’utilisateur d’accéder aux rapports de l’évalué 360 à partir de l’onglet Participants. Lorsque cette autorisation est désactivée, elle rendra les Rapports de l’évalué inaccessibles à partir de l’onglet Participants d’un projet 360.
  Astuce Qualtrics : cela n’empêche pas l’utilisateur de publier des rapports dans la section Sujets de l’onglet Participants, d’afficher les rapports de la personne évaluée dans l’onglet Rapports ou d’afficher les rapports de la personne évaluée par proxy en se connectant au portail du participant de la personne évaluée. Cette option est le plus fréquemment utilisée conjointement avec l’autorisation Configurer les rapports. Si vous ne souhaitez pas que les administrateurs puissent modifier les rapports, mais que vous souhaitez qu’ils puissent les afficher, désactivez l’option Configurer les rapports et laissez l’autorisation Afficher les rapports de la personne évaluée activée.
• Supprimer des projets : permet à l’utilisateur de supprimer un projet Employee Experience. Lorsque cette autorisation est désactivée, l’option « Supprimer le projet » disparaît de la page « Projets » d’un projet Employee Experience.
• Réinitialiser les projets : permet à l’utilisateur de réinitialiser les participants d’un projet Employee Experience. Lorsque cette autorisation est désactivée, la fonctionnalité « Réinitialiser les participants » disparaîtra du menu « Tools » (Outils) de la section « Participants » (Participants).
• Accéder aux répertoires : permet à l’utilisateur d’accéder au répertoire des employés. Lorsque cette autorisation est désactivée, la page « Répertoires » devient une page « Contacts » et le répertoire des employés ne sera pas disponible. Cependant, les informations standard sur les contacts de la plateforme d’enquête seront toujours disponibles si l’autorisation est activée pour la Plateforme d’enquête.
• Peut accéder aux données personnelles des participants : lorsque cette option est désactivée, la colonne de statut Complet/ou Non terminé est masquée dans l’onglet Participants et vous ne pouvez pas vous connecter aux tableaux de bord des participants par proxy.
• Peut accéder aux données du projet : permet à l’utilisateur d’accéder à l’onglet Données dans ses projets Employee Experience. Lorsque cette autorisation est désactivée, l’onglet Données disparaît des projets Employee Experience et l’onglet Rapports disparaît des projets 360.
• Accéder aux automatisations d’importation de personnes : possibilité d’utiliser les automatisations dans le répertoire des employés.
• Créer une recherche sur les employés ad hoc : permet à l’utilisateur de créer des projets de recherche ad hoc sur les employés.
• Utiliser la recherche d’employés ad hoc : permet à l’utilisateur de modifier et de distribuer des projets de recherche ad hoc sur les employés.
• Accéder au projet Tableaux de bord EX : permet aux utilisateurs de créer des projets Employee Journey Analytics.
• Projet analytique inter-XM : permet à l’utilisateur d’utiliser les analyses CrossXM
• Accéder au portail de l’équipe EX : cette autorisation concerne une fonctionnalité de l’aperçu.
• Accéder à EX25 XM Solution for Healthcare : donne accès au modèle EX25 Healthcare Solution pour les projets EX.
• Solution XM EX25 pour K-12 : accorde l’accès au modèle EX25 K-12 pour les projets EX.
• Pulse : permet à l’utilisateur de créer des impulsions ou d’accéder à celles qui ont été partagées avec lui.

Types de questions

• Sélection par arborescence : permet à l’utilisateur d’utiliser le type de question Hiérarchie d’organisation dans ses enquêtes Employee Engagement.

Types d’utilisateurs

Définir des autorisations utilisateur un compte à la fois peut être fastidieux. Grâce aux types d’utilisateur, vous pouvez rapidement mettre à jour et gérer les autorisations pour de nombreux utilisateurs à la fois. Les types d’utilisateurs sont des ensembles d’autorisations qui peuvent être attribués à des comptes d’utilisateurs. Chaque fois que vous souhaitez faire une modification d’autorisation généralisée, vous n’aurez qu’à modifier le type d’utilisateurs et tous les comptes utilisateurs associés se mettront à jour automatiquement.

Utilisation de types d’utilisateurs spécialisés

Employee Experience est fourni avec des types d’utilisateurs prédéfinis spécialisés dans les cas d’utilisation EX. Il s’agit des éléments suivants :

• Administrateur EX
• Administration de Employee Insights
• Participant

Les deux types d’utilisateurs administrateurs vous permettent d’affecter des utilisateurs qui peuvent exclusivement administrer des projets et des répertoires EX, sans avoir à donner à ces utilisateurs l’accès Administrateur de l’organisation à l’ensemble de votre organisation Qualtrics.

Pour en savoir plus sur ces types d’utilisateur et sur ceux qui vous conviennent le mieux, consultez Types d’utilisateurs existants.

Création de types d’utilisateurs personnalisés

Pour plus d’informations sur les types d’utilisateur spécifiques à Employee Experience et sur le fonctionnement de chaque autorisation Employee Experience, consultez la section Utilisateurs de cette page.

Compte tenu des différences décrites ci-dessus, les types d’utilisateurs fonctionnent exactement de la même manière pour Employee Experience que pour la plateforme d’enquête. Pour en savoir plus, consultez la page d’assistance Types d’utilisateurs de la plateforme d’enquête.

Groupes

En tant qu’administrateur, vous pouvez utiliser des groupes pour permettre à deux utilisateurs ou plus de partager des projets, des graphiques, des fichiers et des messages dans. bibliothèques. Les groupes peuvent inclure tous les membres de votre organisation, tous les membres d’un groupe divisionou uniquement des utilisateurs spécifiques que vous sélectionnez manuellement. La principale différence lors de la création de groupes pour Expérience des employés réside dans le fait que pour les droits de modification d’un utilisateur particulier au sein d’un groupe, vous devrez indiquer si vous souhaitez modifier les autorisations Général, Plateforme d’enquête ou Expérience des employés. Pour en savoir plus sur la fonction de chaque autorisation Employee Experience, consultez la section Utilisateurs de cette page. Pour modifier les droits d’accès d’un utilisateur spécifique dans un groupe, cliquez sur le nom du groupe dans l’onglet Groupes, puis cliquez sur le nom de l’utilisateur pour afficher la fenêtre de modification ci-dessous.

Étant donné la différence décrite ci-dessus, les groupes fonctionnent exactement de la même manière pour Employee Experience que pour la plateforme d’enquête. Pour en savoir plus, consultez la page d’assistance Groupes d’utilisateurs de la plateforme d’enquête.

Types de groupes

Types de groupes, similaires à Types d’utilisateurs, sont des ensembles d’autorisations qui déterminent ce qu’un utilisateur est autorisé à faire avec un contenu appartenant à un groupe. Les autorisations de type de groupe s’appliqueront à tous les membres du groupe, sauf indication contraire pour un membre individuel. La principale différence lors de la création de groupes pour Expérience des employés réside dans le fait que pour les droits de modification d’un utilisateur particulier au sein d’un groupe, vous devrez indiquer si vous souhaitez modifier les autorisations Général, Plateforme d’enquête ou Expérience des employés. Pour en savoir plus sur la fonction de chaque autorisation Employee Experience, consultez la section Utilisateurs de cette page.

Étant donné la différence décrite ci-dessus, les types de groupes fonctionnent exactement de la même manière pour Expérience des employés que pour la Plateforme d’enquête. Pour en savoir plus, consultez la section Types de groupes de la plateforme d’enquête de la page d’assistance Groupes d’utilisateurs.

Codes de mise à niveau

En tant qu’Administrateur de marque d’une grande entreprise, les codes de coupon (ou codes de mise à niveau) facilitent la gestion des autorisations des utilisateurs. Plutôt que de modifier les autorisations une par une pour plusieurs utilisateurs, vous pouvez créer des codes de coupon qui modifient le type d’utilisateur ou la division. Une fois que vous avez créé le code, il vous suffit de l’envoyer par e-mail à vos utilisateurs. Ils saisiront le code dans leur compte pour mettre à jour les autorisations sur leurs comptes existants, ou utiliseront ces codes lors du processus d’inscription. Les codes de coupon fonctionnent exactement de la même manière dans Employee Experience que dans la plateforme d’enquête. Pour en savoir plus, consultez la page d’assistance sur les codes de coupon de la plateforme d’enquête.

Confidentialité des données

L’onglet Confidentialité des données est accessible à tous les Administrateurs de la Marque, et comporte des fonctions spéciales qui vous permettent de gérer les données dans votre organisation Qualtrics.

Pour les clients Employee Experience (EX), l’onglet Confidentialité des données a accès aux outils suivants :

• Données à caractère personnel (Conformité RGPD) : recherchez les données d’une personne ou d’un groupe d’individus en recherchant leur adresse e-mail, puis supprimez ou exportez ces informations si nécessaire.
• Politique concernant les données sensibles: régissez les informations personnelles privées collectées par votre organisation en marquant des questions et des données susceptibles de violer la norme de votre organisation en matière de confidentialité des données des répondants.
• Pseudonymisation :  Activez une politique de pseudonymisation par défaut pour l’ensemble de la marque afin de supprimer en temps réel les données d’identification personnelle des réponses EX. Cet outil est exclusif à EX.
• Politique de conservation : Définissez une politique à l’échelle de la marque sur la durée pendant laquelle Qualtrics stocke les données des réponses à l’enquête avant de les supprimer.
  Attention : les politiques d’anonymisation décrites icine sont pas disponibles dans les licences EX. À la place, voir Pseudonymisation.
• Réponses anonymes : Définissez des seuils d’anonymat pour tous les tableaux de bord d’une marque afin de déterminer quand les données sont affichées dans un tableau de bord. Cet outil est exclusif à EX.
• Options d’accès aux données: contrôlez les membres de votre organisation Qualtrics qui ont accès aux métadonnées des employés. Cet outil est exclusif à EX.

Paramètres de l’organisation

L’onglet Paramètres de l’organisation vous permet d’afficher et de gérer les options qui s’appliquent à l’ensemble de votre licence. À partir de là, vous pouvez configurer les informations de contact, les paramètres de mot de passe, les redirections de déconnexion, etc. Les paramètres d’organisation fonctionnent exactement de la même manière dans Employee Experience que dans la Plateforme d’enquête. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Paramètres de l’organisation de la plateforme d’enquête.

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FAQ