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Responsable du statut de vaccination


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À propos du gestionnaire des statuts de vaccination

Le gestionnaire des statuts de vaccination permet à vos salariés de télécharger facilement leur statut vaccinal et leur documentation. Cette solution inclut une liste de salariés avec des mises à jour complètes et en temps réel du statut de chaque salarié.

Le gestionnaire des statuts de vaccination est composé des projets suivants, tous regroupés sous un même programme :

  • Projet d’attestation de vaccination: enquête dans laquelle les participants indiquent leur statut vaccinal (par exemple, entièrement vacciné, partiellement vacciné, non vacciné) et fournit des détails sur leurs vaccinations.
  • Projet de statut d’employé : contient la liste complète de vos employés avec le statut actuel de tous les employés, y compris ceux qui n’ont peut-être pas encore répondu.
  • Tableau de bord du statut des vaccinations : permet un reporting agrégé sur le statut vaccinal, ainsi que la possibilité de partager des tableaux de bord basés sur les rôles avec les responsables pertinents de votre organisation.
Attention : pour une réussite maximale, ce projet doit être créé par un utilisateur qui est un Administrateur de Marque. Cet utilisateur aura accès à toutes les données des employés collectées par ce programme.

Création d’un gestionnaire de statuts de vaccination

La navigation globale est ouverte et le catalogue est sélectionné.

Vous pouvez créer un gestionnaire de statut de vaccination en accédant au catalogue et en le recherchant par nom ou en consultant Projets COVID-19.

Image du gestionnaire de statuts vaccinaux dans le catalogue ; à droite, une description se termine par un bouton Commencer.

Il vous sera demandé de nommer votre projet. Ensuite, une fois que vous avez cliqué sur Lancer le Customizing, la configuration guidée commence.

Pour préparer votre programme et activer les workflows automatisés appropriés, vous devez exécuter les étapes décrites dans les sections suivantes dans leur intégralité :

  1. Activer vos workflows
  2. Créer un répertoire
  3. Empêcher les enregistrements de collaborateurs en double
  4. Préparer le fichier de votre liste de salariés
  5. Charger les données du salarié
  6. Fournir une liste de distribution
  7. Fournir des détails pour les configurations facultatives (zones facultatives)

L’assistant de configuration inclura des liens vers les pages clés sur lesquelles vous devez effectuer des tâches, qui s’ouvriront automatiquement dans un nouvel onglet. Nous vous recommandons d’effectuer ces tâches dans une fenêtre ou un onglet distinct de votre navigateur afin de ne pas perdre votre place dans l’assistant de configuration.

Attention : une fois que vous avez terminé votre configuration initiale et que vous êtes prêt à le lancer, n’oubliez pas de réaliser les étapes de lancement cruciales.

Activer vos workflows

Pour vous assurer que les flux de travail automatisés de cette solution fonctionnent correctement, vous devez faire deux choses : obtenir votre jeton API et l’utiliser pour configurer les identifiants à l’échelle du compte pour un service Web et une liste de diffusion pour le synchroniseur d’enquêtes. Ces étapes permettent de s’assurer que la liste de présence de l’employé sera mise à jour à chaque réponse soumise, ce qui permettra au tableau de bord d’afficher les résultats du statut de vaccination en temps opportun.

Obtention d’un jeton API

Image de la section ID des paramètres de votre compte, avec la section du jeton dAPI mise en surbrillance

  1. Accédez aux paramètres de votre compte.
  2. Sélectionner les ID Qualtrics
  3. Sous la section API, copiez votre jeton.

Si vous n’avez pas encore de jeton API, générez un jeton, puis copiez-le. Ne regénérez pas le jeton API si vous en avez déjà un.

Création d’identifiants

Votre jeton API activera deux flux de travail principaux dans votre programme : un service Web qui mettra à jour la liste de présence de vos employés et un synchronisateur d’enquête de liste de diffusion, qui s’assure que votre liste d’employés a un statut à la fois pour ceux qui ont répondu à l’enquête d’attestation et pour ceux qui ne l’ont pas fait. Dans cette section, nous allons vous montrer comment activer ces deux workflows en créant des identifiants pour chacun d’eux.

  1. Accédez à l’onglet Administr.
    Choisissez Admin dans la section de navigation en haut à gauche de chaque page du site Web
  2. Sélectionnez l’onglet Extensions.
    Image de loption de service Web dans longlet Extensions
  3. Sélectionnez Service Web.
  4. Cliquez sur Ajouter un compte.
    Image du bouton Ajouter un compte qui apparaît sur la page suivante après avoir cliqué sur le service Web
  5. Nommez le compte. Cela permet de se rappeler de qui il s’agit et à quoi il sert (par exemple, service Web Barnaby Vaccination Status).
    Image des champs de connexion qui saffichent
  6. Dans la liste déroulante Type de connexion, sélectionnez Clé API.
  7. Collez le jeton API que vous avez copié précédemment dans le champ Jeton d’API.
  8. Sélectionnez Connecter un compte.
  9. Revenez à l’onglet Extensions.
    Image de longlet Extensions à nouveau, mais avec la liste de diffusion recherchée cette fois
  10. Sélectionnez Liste de distribution avec Synchroniseur d’enquête.
  11. Répétez les étapes 4 à 8.
    Image de la liste de distribution vers la page didentifiants du synchroniseur denquête, qui comporte un bouton dajout de compte comme le service Web quil a fait
Avertissement : si vous n’effectuez pas toutes ces étapes correctement, votre tableau de bord n’affichera pas les données correctes !

Ajout d’identifiants à l’assistant d’installation

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, l’assistant de configuration vous demandera de sélectionner les identifiants que vous avez créés pour le service Web et pour la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquêtes.

Image de lassistant de configuration - en-tête indique Activer vos workflows et il existe deux zones de liste déroulante, dans lesquelles vous mettez dabord en surbrillance le type didentifiant (par exemple, service Web ou liste de diffusion vers le synchroniseur denquête), puis vous sélectionnez le nom de lidentifiant.

Astuce Qualtrics : si rien n’apparaît dans ces listes déroulantes, revenez en arrière et assurez-vous d’avoir correctement terminé les étapes précédentes. Vous devrez peut-être revenir en arrière dans l’assistant de configuration et soumettre à nouveau.
Image du bas de lassistant de configuration, où vous pouvez trouver le bouton Retour à gauche de la suite & boutons suivants

Créer un répertoire

La liste de salariés utilisée dans cette solution contient des informations médicales et est donc soumise à certaines protections. Pour vous assurer que la liste de présence de vos employés est séparée des autres données de contact ou de salarié de votre marque, vous devez créer un nouveau répertoire.

  1. Accédez à la page Répertoires.
    Image du répertoire par défaut avec menu principal ouverte, répertoires mis en surbrillance.

    Astuce Qualtrics : si vous avez le choix entre Répertoire des employés et Répertoire des contacts, sélectionnez Répertoire de contacts.
  2. Cliquez sur le nom du répertoire en haut à gauche.
    Cliquer sur la barre d’outils en haut à gauche et sélectionner la dernière option, Créer un répertoire en bleu
  3. Sélectionnez Créer un répertoire dans le menu déroulant.
  4. Nommez votre répertoire.
    Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec un champ pour le nom du répertoire et un champ Enregistrer bleu en bas à droite de la fenêtre

    Astuce Qualtrics : nous vous recommandons de mettre « Employee Roster » (Liste des employés) quelque part dans le nom.
  5. Cliquez sur Créer.

Vous pouvez désormais limiter l’accès à ces enregistrements d’employé en affectant des rôles. Pour en savoir plus sur ce sujet, voir Rôles du répertoire XM.

Astuce Qualtrics : si vous ne pouvez pas créer de répertoire, il se peut que vous ayez atteint le nombre maximal autorisé pour votre compte. Dans ce cas, contactez votre Commercial ou XM Success Manager pour obtenir un autre répertoire ajouté à votre licence.

Empêcher les enregistrements de collaborateurs en double

Afin de vous assurer que chaque employé est mis à jour avec le bon statut, assurez-vous que le répertoire que vous avez créé pour héberger votre liste d’employés sait identifier et fusionner les doublons de contacts.

  1. Accédez à votre nouveau répertoire.
    Dans le répertoire des employés, affiche longlet Options du répertoire ouvert et fusionne les doublons de contacts sélectionnés à gauche ; au centre de la page, loption Fusionner les nouveaux contacts est définie par défaut.
  2. Accédez à l’onglet Paramètres du répertoire.
  3. Sélectionnez Fusionner les contacts en double.
  4. Créez une règle.
  5. Sélectionnez External data reference.
    Limage montre une nouvelle fenêtre modale dans laquelle ce champ peut être sélectionné, puis le bouton Enregistrer en bas à droite, puis derrière, sous la fenêtre modale à lâge dorigine, le dernier bouton denregistrement sur lequel il faut cliquer
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les règles.
Avertissement : si vous ne cliquez pas sur Enregistrer les règles, la liste de présence de vos collaborateurs ne sera pas mise à jour correctement. Au lieu de cela, chaque fois que quelqu’un répond à l’enquête, des enregistrements d’employé en double seront ajoutés.

Préparer le fichier de votre liste de salariés

Il est temps de créer une liste de vos salariés. Pour que cette solution fonctionne comme prévu, certaines zones obligatoires sont propres à ce programme. Vous pouvez ajouter d’autres zones de données au fichier, mais ne supprimez aucun en-tête.

Télécharger ce fichier pour commencer.

Informations requises

Une grande partie des informations suivantes se trouvent souvent dans le système SIRH de votre entreprise.

  • ExternalDataReference : doit contenir l’ID employé de chaque personne.
  • Prénom : Prénom du salarié.
  • Nom : Nom de famille de l’employé.
  • E-mail : E-mail du collaborateur. Cette zone n’est pas obligatoire, mais elle aura un impact sur la configuration de la solution. En savoir plus sur les modifications que vous devrez apporter à la solution si l’e-mail n’est pas disponible pour tous les salariés.
  • Lieu de travail : lieu physique (fixe, mobile, par exemple) où le travail ou les opérations de l’employeur sont effectués. Cela n’inclut pas le domicile d’un salarié.
    Astuce Qualtrics : ce champ est inclus pour que les employeurs puissent facilement présenter le nombre d’employés entièrement vaccinés et le nombre total d’employés sur ce lieu de travail, si on leur le demande.
  • VaccinationStatus : ce champ doit indiquer « Non vacciné (n’a pas répondu) » pour tous les enregistrements d’employés, sauf si un statut est déjà connu et géré dans un autre système d’enregistrement. Si c’est le cas, utilisez l’une des valeurs suivantes pour définir un statut de salarié. Ne vous écartez pas de cette liste.
    • Entièrement vacciné
    • Partiellement vacciné (dose finale reçue)
    • Partiellement vacciné
    • Non vacciné
  • Test requis : ce champ doit indiquer « Oui » pour tous les enregistrements d’employé, sauf si vous pré-remplissez un statut de vaccination de « Entièrement vacciné », auquel cas ces enregistrements d’employé doivent indiquer « Non » pour TestingRequired.
  • contactId : ce champ est sensible à la casse, ce qui signifie qu’il doit être en majuscules exactement comme indiqué ici pour être reconnu correctement.
Attention : Faites toujours attention avec l’orthographe et la ponctuation que vous utilisez pour ces champs. Si quelque chose est mal orthographié ou ponctué différemment (par exemple, en ajoutant un espace entre les mots, en oubliant les parenthèses), le répertoire le reconnaîtra comme un point de données distinct, ce qui peut affecter votre capacité à générer des rapports sur ces données.

Le fichier doit également contenir les en-têtes suivants sans valeurs, à mettre à jour lorsque les répondants soumettent leurs enquêtes :

  • VaccinationUploadLink
  • PlanningVaccination
  • WorkplaceSituation
  • Hébergement
  • Hébergement accordé
  • Motif de l’hébergement

En plus de ce qui précède, nous vous recommandons également d’inclure les données démographiques appropriées pour chaque salarié (par exemple, service, fonction) comme colonnes supplémentaires dans votre fichier. Vous pouvez nommer ces colonnes comme vous le souhaitez. Gardez simplement à l’esprit de maintenir la cohérence des noms d’en-tête si vous chargez plusieurs fichiers.

Exemple : dans l’image ci-dessous, les champs obligatoires ont été renseignés pour notre collaborateur. Nous avons également ajouté une colonne Service, car nous aimerions que ces données soient utiles dans le reporting, bien qu’il ne soit pas nécessaire que la solution fonctionne. Les champs obligatoires supplémentaires ne sont pas renseignés pour la solution à renseigner. (Vous devrez peut-être cliquer sur l’image pour la développer.)
Image dans laquelle les zones obligatoires sont renseignées comme décrit

Exigences relatives au type de fichier

Votre fichier peut être enregistré sur votre ordinateur sous forme de fichier CSV avec encodage UTF-8 ou TSV. Aucun autre type de fichier n’est compatible avec le répertoire XM.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire sur la résolution des problèmes de configuration des fichiers, voir Problèmes de téléchargement CSV/TSV.

Charger les données du salarié

Pour compléter votre liste d’employés, créez une liste de diffusion dans le répertoire que vous venez de créer et téléchargez le fichier que vous y avez créé.

  1. Accédez à votre nouveau répertoire.
    Image illustrant la création dune liste de diffusion dans le répertoire des employés
  2. Cliquez sur Segments & lists.
  3. Cliquez sur Listes.
  4. Cliquez sur Créer une liste.
  5. Nommez votre liste.
    Image dune nouvelle fenêtre qui souvre
  6. Cliquez sur Confirmer.
  7. Sélectionnez Télécharger un fichier.
    Image de la liste nouvellement créée - deux options en bas pour les méthodes dajout de contacts
  8. Chargez le fichier que vous avez créé.
    Image dune nouvelle fenêtre dans laquelle le fichier peut être glissé-déposé/cliqué pour être téléchargé au centre
  9. Cliquez sur Télécharger le fichier sur le serveur.
  10. Cliquez sur Ajoutez vos contacts.
    Image de la fenêtre de confirmation finale

Pour résoudre les problèmes liés au téléchargement de fichiers, consultez les pages d’assistance Créer des listes de distribution de répertoire XM et Problèmes de téléchargement CSV/TSV.

Fournir une liste de distribution

Dans l’assistant de configuration de la solution, accédez à la page Sélectionner votre liste de distribution et ajoutez la liste que vous avez créée aux étapes précédentes.

Image dune liste déroulante dans lassistant de configuration avec en-tête pour fournir une liste de distribution

Astuce Qualtrics : si rien n’apparaît dans cette liste déroulante, revenez en arrière et assurez-vous d’avoir correctement terminé les étapes précédentes. Vous devrez peut-être revenir en arrière dans l’assistant de configuration et soumettre à nouveau.
Image du bas de lassistant de configuration, où vous pouvez trouver le bouton Retour à gauche de la suite & boutons suivants

Fournir des détails pour les configurations facultatives et terminer la configuration

À la fin de l’assistant de configuration, quelques fonctionnalités facultatives vous seront présentées.

  1. Saisissez l’URL de la politique de votre entreprise : si votre organisation applique une politique écrite en matière de vaccination, renseignez le champ affiché pour inclure un lien vers la politique de votre entreprise dans votre enquête. Nous vous recommandons d’héberger la politique de votre société sur un site Web interne auquel tous les employés peuvent accéder.
    Attention : si vous n’incluez pas ce lien, nous vous recommandons de trouver Q1 dans votre enquête et de le modifier pour supprimer le lien hypertexte.
  2. Saisir l’adresse mail la mieux adaptée pour recevoir les demandes d’hébergement : Créer un mail automatique qui sortira à une équipe de choix si les salariés demandent un hébergement pour être entièrement vaccinés sur la base d’un motif médical ou religieux. Si vous souhaitez exclure ce workflow de votre solution, ne renseignez pas cette zone.

Il existe également une distribution qui sera envoyée aux employés qui indiquent qu’ils ne sont que partiellement vaccinés au moment de la réalisation de l’enquête, mais qu’ils seront entièrement vaccinés dans les 2 semaines. 14 jours après leur réponse initiale, les employés recevront un courriel leur demandant de remplir à nouveau l’enquête sur l’attestation de vaccination pour confirmer leur statut vaccinal. Cette configuration d’e-mail est disponible dans l’onglet Workflows de l’enquête sur l’attestation de vaccination, sous “Mettre à jour le statut de vaccination“.

Une fois votre configuration terminée, vous serez dirigé vers un programme qui contient votre projet d’attestation de vaccination, votre projet de statut d’employé et votre tableau de bord du statut de vaccination à un seul endroit. La barre latérale d’aide fournira des instructions sur les étapes suivantes, qui consisteront à lancer votre projet.

Image dun programme avec les trois projets décrits à lintérieur

Lancement du gestionnaire de statuts de vaccination

Maintenant que vous avez terminé la configuration initiale, vous devez suivre trois étapes pour lancer correctement votre solution :

  1. Synchroniser la liste de vos employés
  2. Personnaliser vos e-mails
  3. Planifier votre distribution
Attention : il est essentiel de synchroniser la liste des salariés avant de distribuer votre solution.

Synchroniser la liste de vos employés

Attention : En raison du temps nécessaire à l’exécution de la synchronisation, nous vous recommandons de le faire au moins six heures avant de commencer à collecter la documentation vaccinale.

La première chose que vous devrez faire lors du lancement de votre solution est de vous assurer que la liste de vos collaborateurs a été chargée dans l’enquête sur le statut de l’employé.

  1. Rendez-vous sur votre enquête sur l’attestation de vaccination.
    Image dune enquête sur lattestation de vaccination dans la liste des projets à gauche dans le programme
  2. Accédez à l’onglet Workflows.
    Image du synchroniseur de listes de distribution dans longlet Workflows de lenquête
  3. Cliquez n’importe où sur le flux de travail Synchroniseur de liste de distribution pour l’ouvrir.
  4. Cliquez sur la liste déroulante à droite et sélectionnez Exécuter immédiatement.
    Image de létape décrite

Cela lancera la synchronisation initiale de la liste de présence de vos employés à des fins de reporting. Ce processus peut prendre plusieurs heures, selon le nombre de salariés de votre organisation. Une fois la synchronisation terminée, vous verrez la liste complète de vos salariés dans l’onglet Données et analyse du projet de statut du salarié.

Personnaliser vos e-mails

Par défaut, le gestionnaire des statuts de vaccination est créé pour collecter la documentation vaccinale via des enquêtes envoyées par e-mail. Pour préparer l’envoi d’enquêtes à vos employés, nous vous recommandons de créer un message dans la bibliothèque de votre compte.

Astuce Qualtrics : vous devez créer deux messages : l’un doit être de type E-mails d’invitation et l’autre doit être de type E-mails de rappel.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message d’invitation. N’oubliez pas de renseigner les informations [CAPITALISÉES DANS BRACKETS]. Une version de ce modèle compatible avec Microsoft Word peut également être téléchargée ici.

OBJET : ACTION REQUISE : ENQUÊTE DE STATUT DE VACCINATION - COMPLÈTE PAR [DATE]

 Chers collègues,

 Comme vous le savez peut-être, tous les employés de [ORGANISATION] doivent être vaccinés contre la COVID-19 ou soumettre à un test hebdomadaire prouvant qu'ils ne sont pas infectés par le coronavirus à [POLITIQUE DE LA SOCIÉTÉ : par exemple, « travail de nos bureaux »].

Nous demandons à TOUS les employés de fournir des détails sur leur statut vaccinal. Vous devez répondre à cette enquête sur votre statut vaccinal au plus tard le [DATE].

 ${l://SurveyLink ?d=Cliquez %20here%20to%20report%20your%20vaccination%20status}, ou copiez et collez le lien ci-dessous dans votre navigateur :
 ${l://SurveyURL}

 La brève enquête demandera ce qui suit :

 1. Votre statut vaccinal - complet, partiel ou non vacciné

 2. Pour ceux qui sont entièrement ou partiellement vaccinés :

 -Détails de votre administration du vaccin, y compris le type de vaccin, la date et le nom du

 prestataire -Preuve de vaccination (par exemple, carte d’enregistrement de la vaccination, dossier de vaccination d’un professionnel de santé)

 -Si vous ne disposez pas de preuve de vaccination, vous devrez attester de votre statut

 vaccinal 3. Pour ceux qui ne sont pas entièrement vaccinés :

 -Si vous prévoyez de vous faire vacciner

 complètement -Si vous avez reçu ou allez chercher un logement

 médical ou religieux -Si vous travaillez dans un endroit (c'est-à-dire chez vous, à l'extérieur, dans un endroit où vous n'avez aucun contact avec des clients ou des collègues)

 Voici des informations [LIEN] à la politique de notre entreprise.

Encore une fois, cette enquête doit être complétée par TOUS les employés au plus tard le [DATE].

Merci de nous avoir aidés à préserver la sécurité et la santé de tous nos employés et de leurs familles.

Cordialement,
 [INSÉRER SIGNATURE]
Astuce Qualtrics : faites attention en copiant et collant du texte inséré (p. ex., ${l://SurveyURL}). La mise en forme du texte peut être reportée et invalider le texte inséré, de sorte que cela ne fonctionne pas comme prévu. Nous vous recommandons de générer du texte inséré directement dans l’éditeur de contenu riche de l’éditeur de message de la bibliothèque.
Image d’un message d’invitation en cours de création. Dans l’éditeur de contenu riche, vous pouviez ajouter le texte du message. Il existe un bouton pour le texte inséré, avec des options de lien vers l’enquête.

Planifier votre distribution

Attention : assurez-vous de synchroniser la liste de vos employés au moins six heures avant de commencer à collecter la documentation vaccinale.

Une fois que vous avez synchronisé votre liste de salariés et configuré vos e-mails, vous pouvez envoyer le projet Attestation de vaccination à vos employés. Nous vous recommandons de distribuer cette enquête par e-mail. Si vous sélectionnez une autre méthode de répartition, vous devrez apporter des modifications à la configuration, que nous expliquerons en détail.

E-mail

Vous pouvez envoyer un e-mail à partir de l’onglet Distributions de l’enquête ou du répertoire lui-même. Dans les deux cas, assurez-vous de distribuer dans la liste d’e-mails des salariés que vous avez créée précédemment.

Image de létape finale dune distribution, dans laquelle vous confirmez les détails avant de tout envoyer

Lorsque vous avez terminé, revenez à l’onglet Distributions pour planifier un rappel (dans l’enquête, dans le répertoire). Assurez-vous que le rappel sera envoyé après l’invitation initiale.

Astuce Qualtrics : les rappels s’adressent uniquement aux répondants qui n’ont pas terminé l’enquête. Vous n’avez donc rien de plus à faire pour vous assurer qu’il ne sera adressé qu’aux employés qui n’ont pas rempli l’attestation.

SMS (texte)

Vous pouvez envoyer l’enquête sur l’attestation de vaccination à vos employés par SMS plutôt que par e-mail. Pour distribuer l’enquête par SMS, vous devez vous assurer que vous avez acheté des crédits SMS par l’intermédiaire de votre Responsable de compte Qualtrics.

Si vous disposez de crédits SMS, vous pouvez commencer à préparer votre distribution SMS. Tout d’abord, assurez-vous que tous les enregistrements de vos collaborateurs dans le répertoire XM ont un numéro de téléphone portable dans le champ Téléphone. Le numéro de téléphone portable doit inclure un code pays. Voir Importation de numéros de téléphone pour connaître les formats exacts que vous devez utiliser.

Votre fichier requiert uniquement une colonne ExternalDataReference avec des matricules et une colonne Téléphone pour les numéros de téléphone. Vous pouvez ensuite charger les modifications dans la liste de distribution.

Astuce Qualtrics : le paramètre du répertoire « Consolider les doublons » veillera à ce que les contacts soient mis à jour au lieu d’être remplacés.

Une fois vos numéros de téléphone téléchargés, vous pouvez envoyerune distribution de SMS unidirectionnelle à vos employés. Un lien sera envoyé par SMS à chaque collaborateur, qui ouvrira l’enquête sur le navigateur mobile de son téléphone.

Astuce Qualtrics : l’enquête sur l’attestation de vaccination n’est pas compatible avec les distributions par SMS bilatéraux.

Codes QR et liens anonymes

Si vous souhaitez que les employés accèdent à l’enquête Attestation de vaccination via un code QR® ou un lien statique publié sur l’intranet de votre entreprise, vous devez d’abord ajouter un authentificateur à l’enquête Attestation de vaccination.

  1. Accédez à l’onglet Enquête de votre enquête sur l’attestation de vaccination.
    Image illustrant louverture du flux denquête et lajout dun nouvel élément sous ce premier élément de données intégrées
  2. Accédez au flux d’enquête.
  3. En haut, sélectionnez Ajouter en dessous du bloc de données intégrées initial, puis Branche.
  4. Ajoutez une condition pour que les champs de données intégrées FirstName et LastName soient tous les deux vides. Indique que le salarié doit saisir son matricule pour s’authentifier.
    Limage montre que la condition de la branche dit exactement ceci : le prénom des données intégrées est vide et le nom de famille des données intégrées est vide.
  5. Dans cette branche, ajoutez un nouvel élément et sélectionnez Authentificateur.
    Image illustrant lajout dun élément en retrait sous la branche
  6. Définissez le type d’authentification sur Contact
    Image de lauthentificateur avec les options décrites
  7. Sélectionnez la liste de diffusion contenant la liste de présence de vos employés. Dans cet exemple, il s’agit de la liste “Liste des salariés (gestionnaire des statuts de vaccination)”.
  8. Définissez le champ Authentification sur External Data Reference (Référence externe de données).
    Astuce Qualtrics : utilisez le champ d’étiquette facultatif pour indiquer à l’employé l’identifiant à saisir. Ici, nous avons écrit “Matricule” car il s’agit des informations que nous avons sauvegardées comme référence externe de données.
  9. Cliquez sur Options sur l’authentificateur.
  10. Sélectionnez Autoriser les répondants authentifiés à reprendre la section authentifiée.
    Image de la fenêtre doptions dans lauthentificateur
  11. Sous l’authentificateur, ajoutez une branche pour les personnes dont les données intégrées FirstName, LastName et ExternalDataReference sont toutes vides.
    Image de retour dans le flux d’enquête, une autre branche sous l’authentificateur

    Astuce Qualtrics : veillez à joindre toutes les conditions avec « ET ».
  12. Sous cette branche, ajoutez un élément de fin d’enquête.
    Image dun élément de fin denquête en retrait sous la nouvelle branche

    Astuce Qualtrics : cela signifie que les employés qui passent par cette agence ne pourront pas remplir l’enquête car ils n’ont pas fourni les informations correctes. Ils devront réessayer et fournir un ID de collaborateur.
  13. Facultatif : définissez le message à la fin de l’enquête ou les messages d’erreur dans les options d’authentification pour fournir des instructions supplémentaires sur la manière dont les collaborateurs peuvent trouver leur ID de collaborateur.
  14. Enregistrez le flux de votre enquête.

Une fois ces étapes terminées, accédez à l’enquête Attestation de vaccination pour obtenir le code QR ou le lien anonyme.

Télécharger les documents de vaccination

Afin de télécharger le dossier vaccinal d’un seul salarié,

  1. Accédez à la page Répertoires.
    en cliquant sur le menu de navigation dans le coin supérieur droit et en sélectionnant Répertoires ;
  2. Ouvrez votre nouveau répertoire.
    Rechercher et cliquer sur un contact dans le répertoire des listes de salariés
  3. Accédez à l’onglet Contacts du répertoire.
  4. Recherchez le nom du salarié.
  5. Cliquez sur le nom du collaborateur.
  6. Vérifiez les attributs du contact, puis copiez et collez la valeur VaccinationUploadURL dans votre navigateur pour télécharger le fichier.

Vous pouvez également télécharger tous les documents de vaccination que vos salariés ont fournis en masse. Notez que ces fichiers, bien qu’étiquetés par ID de réponse, ne seront pas nécessairement étiquetés par le répondant.

  1. Rendez-vous sur l’enquête sur l’attestation de vaccination.
    Onglet Données et analyse de l’enquête vaccinale ; possibilité d’exporter les données sur la droite
  2. Accédez à l’onglet Données & Analysis.
  3. Exportez les données.
  4. Sélectionnez Fichiers soumis par l’utilisateur en haut.
    Image dune nouvelle fenêtre qui souvre, avec des options de format de fichier en haut et un bouton de téléchargement à la fin
  5. Cliquez sur Télécharger.

Consultez la page Exporter des données relatives aux réponses pour en savoir plus.

Octroi de logements

Lorsqu’un employé demande une mesure d’adaptation, une équipe de votre choix que vous avez spécifiée lors de la configuration (par exemple, Ressources humaines) sera prévenue par e-mail. Si le logement de cette personne a été approuvé, l’équipe peut mettre à jour l’enregistrement de cet employé dans le répertoire XM pour refléter cette approbation. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Accédez à la page Répertoires.
    en cliquant sur le menu de navigation dans le coin supérieur droit et en sélectionnant Répertoires ;
  2. Ouvrez votre nouveau répertoire.
    Image dun collaborateur sélectionné dans le répertoire
  3. Accédez à l’onglet Contacts du répertoire.
  4. Recherchez le nom du salarié.
  5. Cliquez sur le nom du collaborateur.
  6. Suivez les étapes liées ici pour modifier le contact.
  7. Ajustez la zone Logement accordé pour indiquer « Oui » pour indiquer qu’un hébergement a été accordé pour ce salarié.
    Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Ajouter un attribut, une fenêtre souvre dans laquelle vous pouvez ajouter le champ Hébergement accordé et la valeur

Définition de la mise à jour automatique de la liste des employés

Selon la manière dont les données de vos employés sont stockées, vous pouvez les configurer de sorte que Qualtrics mette automatiquement à jour les tableaux de service de vos employés pour tenir compte des nouvelles embauches et d’autres données d’employés qui changent.

Tout d’abord, vous aurez besoin d’une source d’importation, comme détaillé sur la page d’assistance Sources d’importation de fichiers pour les automatisations de contacts. Contactez votre équipe informatique pour voir si l’une de ces options est disponible.

Si votre équipe informatique ne peut pas utiliser l’une des options ci-dessus, Qualtrics peut héberger le serveur moyennant des frais d’hébergement annuels. Contactez votre Responsable de compte si vous souhaitez ajouter ce service.

Une fois que vous avez déterminé comment la liste de présence des employés sera transférée vers Qualtrics, vous pouvez configurer une automatisation d’importation du répertoire XM avec le répertoire dans lequel vous stockez la liste de présence de vos employés. Pour en savoir plus, consultez la page d’assistance Automatisation de l’importation de contacts.

Tableau de bord du statut de vaccination

Le tableau de bord du statut de vaccination se trouve sur la page Projets ou dans votre programme en recherchant son nom, « Tableau de bord du statut de vaccination ».

Dans ce projet se trouve un tableau de bord préfait conçu par nos meilleurs experts. Il comprend les pages suivantes :

Une image de tableau de bord affiche les pages décrites à gauche, un logo et une introduction au centre.

  • Synthèse du statut vaccinal : voir combien de salariés correspondent à chaque statut vaccinal, combien se sont vu accorder des situations particulières sur le lieu de travail et combien de personnes recherchent ou ont obtenu un logement.
  • Liste des employés : liste de tous les employés actuels et de leurs statuts de vaccination.
  • Détails de l’hébergement et du lieu de travail : cette page détaille les détails des employés qui déclarent avoir :
    • ont demandé ou obtenu un aménagement raisonnable en vertu de la législation relative aux droits civils; ou
    • Travail à domicile, en extérieur ou sur un lieu de travail où aucune autre personne, comme des collègues ou des clients, n’est présente.
  • Lieu de travail : cette page donne des informations similaires à la synthèse du statut de vaccination, mais ventilées par lieux de travail.

Vous pouvez ajouter d’autres pages ou apporter des modifications si nécessaire. Si vous supprimez le contenu du tableau de bord prédéfini, il ne sera pas récupérable et vous devrez le recréer à zéro.

Modification du tableau de bord

Consultez ces pages d’introduction pour commencer.

Astuce Qualtrics : une fois que vous avez chargé tous les utilisateurs de votre tableau de bord, vous pouvez facilement envoyer à chacun ses identifiants de connexion.

Gestion de votre programme

Une fois que vous aurez créé votre gestionnaire de statut de vaccination, un nouveau programme sera créé. Il contient diverses ressources que nous avons développées pour vous aider à exécuter votre programme, notamment le projet d’attestation de vaccination, le projet de statut des salariés et le tableau de bord du statut de vaccination.

Image dun programme avec les trois projets décrits à lintérieur

Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter et supprimer des projets de ce programme.

Au centre se trouve une liste de suivi. Il s’agit d’un emplacement utile pour suivre les taux de réponse sans examiner les enquêtes individuelles.

Pour en savoir plus sur la navigation générale dans un programme et l’ajustement des rapports de liste de surveillance, consultez la page d’assistance Programmes.

Astuce Qualtrics : vous pouvez partager ce programme avec d’autres utilisateurs de votre licence Qualtrics.

Autorisations requises pour le gestionnaire de statuts de vaccination

Voici une liste des autorisations requises pour créer cette solution.

  • Général
    • Accéder à l’API
    • Créer des enquêtes
    • Gérer les flux de travail dans les projets
    • Utiliser des tableaux de bord expérience client
    • Téléchargement de fichier
    • Signature
  • Répertoire XM
    • Gérer les répertoires
    • Répertoires multiples
  • Extensions
    • Service Web
    • Liste de distribution avec synchroniseur d’enquêtes

Nous recommandons à un Administrateur d’entreprise de créer le Solution Manager de vaccination, car il dispose souvent de la plupart des autorisations requises, en plus de l’accès à l’onglet Extensions.

Service Web « Mettre à jour le statut de la vaccination »

Le gestionnaire des statuts de vaccination contient plusieurs automatisations, que vous pouvez trouver dans l’onglet Workflows du projet Attestation de vaccination. L’un de ces workflows contient un service Web.

Image des workflows. onglet de l’enquête sur l’attestation de vaccin ; au centre de la page se trouve un workflow nommé Mettre à jour le statut de vaccination

Chaque fois qu’un salarié soumet une mise à jour de son statut vaccinal, le service Web met à jour la réponse du salarié dans la liste de présence afin que ce statut puisse être signalé à l’aide des tableaux de bord correspondants. Pour détailler davantage cela,

  1. Le workflow est déclenché chaque fois que quelqu’un répond au Projet Attestation de Vaccination. Cela signifie qu’il s’agit d’un workflow basé sur un événement basé sur une réponse à l’enquête.
    Image de lévénement de lenquête dans le workflow ; il indique Réponse à lenquête - quelquun a répondu au projet dattestation de vaccination

    Astuce Qualtrics : cet événement doit être déclenché uniquement pour les réponses aux enquêtes nouvellement créées, et non pour celles mises à jour par l’API.
    dans un événement de réponse à lenquête, choisir de déclencher en fonction des nouvelles réponses ou des mises à jour
  2. Une tâche du répertoire XM met à jour les informations de contact dans la liste de distribution que vous avez créée pour cette solution.
    Image de la tâche du répertoire XM. Elle indique Ajouter des informations de contact au gestionnaire de statuts de vaccins (nom de notre liste de diffusion)
  3. Une tâche de service Web utilise l’API Mettre à jour réponse pour mettre à jour le statut vaccinal du salarié dans le projet Statut du salarié. Cela prend la réponse que le collaborateur vient de soumettre et s’assure qu’elle est mise à jour ailleurs, afin qu’elle puisse faire l’objet d’un rapport dans le tableau de bord.
    Image du service Web, indiquant la création dune demande de service Web nécessitant une authentification

    Astuce Qualtrics : les ID de réponse sont des ID Qualtrics internes liés à des réponses individuelles à une enquête. La zone qui stocke cet ID pour le bien de ce service Web est une zone créée par la liste de diffusion au synchroniseur d’enquêtes. Ce champ est généralement appelé par exemple « VaccinationStatusResponseId ». Elle permet d’identifier la réponse correcte du salarié dans le projet de statut du salarié et de le mettre à jour en conséquence.
    Image des paramètres dans le service Web ; l’URL d’API pour la mise à jour des réponses est ajoutée, mais au lieu d’un ID, le texte inséré pour le champ d’ID de réponse du statut de vaccination
  4. Une condition est ajoutée pour que si un salarié affirme être entièrement vacciné dans les deux semaines, il reçoive un autre e-mail dans deux semaines lui demandant de remplir à nouveau l’enquête sur l’attestation de vaccination et ainsi de mettre à jour son statut vaccinal. Cet e-mail est envoyé à l’aide d’une tâche du répertoire XM.
    Une condition qui dit tout ce qui suit est vraie : la réponse à la question qui, parmi les suivantes, décrit le mieux votre statut et je serai entièrement vacciné dans les 2 semaines est sélectionnée. Ensuite, une tâche de distribution denquête qui distribue lenquête sur lattestation de vaccination

    Astuce Qualtrics : cet e-mail est mentionné à la fin de la configuration de la solution.

Ressources supplémentaires de résolution des problèmes

Outre les étapes décrites sur cette page, d’autres ressources peuvent vous aider à résoudre les problèmes liés au gestionnaire de statuts de vaccination.

Attention : lorsque vous modifiez l’enquête, gardez à l’esprit que les modifications que vous apportez aux questions peuvent également affecter les workflows et les tableaux de bord intégrés à la solution. Il est recommandé d’éviter de supprimer du contenu et d’effectuer des modifications d’enquête avant de commencer à collecter des données.

FAQ

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