Responsable du statut de vaccination

À propos du gestionnaire des statuts de vaccination

Le gestionnaire des statuts de vaccination permet à vos salariés de télécharger facilement leur statut vaccinal et leur documentation. Cette solution inclut une liste de salariés avec des mises à jour complètes et en temps réel du statut de chaque salarié.

Le gestionnaire des statuts de vaccination est composé des projets suivants, tous regroupés sous un même programme :

• Projet d’attestation de vaccination: enquête dans laquelle les participants indiquent leur statut vaccinal (par exemple, entièrement vacciné, partiellement vacciné, non vacciné) et fournit des détails sur leurs vaccinations.
• Projet de statut d’employé : contient la liste complète de vos employés avec le statut actuel de tous les employés, y compris ceux qui n’ont peut-être pas encore répondu.
• Tableau de bord du statut des vaccinations : permet un reporting agrégé sur le statut vaccinal, ainsi que la possibilité de partager des tableaux de bord basés sur les rôles avec les responsables pertinents de votre organisation.

Création d’un gestionnaire de statuts de vaccination

Vous pouvez créer un gestionnaire de statut de vaccination en accédant au catalogue et en le recherchant par nom ou en consultant Projets COVID-19.

Il vous sera demandé de nommer votre projet. Ensuite, une fois que vous avez cliqué sur Lancer le Customizing, la configuration guidée commence.

Pour préparer votre programme et activer les workflows automatisés appropriés, vous devez exécuter les étapes décrites dans les sections suivantes dans leur intégralité :

1. Activer vos workflows
2. Créer un répertoire
3. Empêcher les enregistrements de collaborateurs en double
4. Préparer le fichier de votre liste de salariés
5. Charger les données du salarié
6. Fournir une liste de distribution
7. Fournir des détails pour les configurations facultatives (zones facultatives)

L’assistant de configuration inclura des liens vers les pages clés sur lesquelles vous devez effectuer des tâches, qui s’ouvriront automatiquement dans un nouvel onglet. Nous vous recommandons d’effectuer ces tâches dans une fenêtre ou un onglet distinct de votre navigateur afin de ne pas perdre votre place dans l’assistant de configuration.

Activer vos workflows

Pour vous assurer que les flux de travail automatisés de cette solution fonctionnent correctement, vous devez faire deux choses : obtenir votre jeton API et l’utiliser pour configurer les identifiants à l’échelle du compte pour un service Web et une liste de diffusion pour le synchroniseur d’enquêtes. Ces étapes permettent de s’assurer que la liste de présence de l’employé sera mise à jour à chaque réponse soumise, ce qui permettra au tableau de bord d’afficher les résultats du statut de vaccination en temps opportun.

Obtention d’un jeton API

1. Accédez aux paramètres de votre compte.
2. Sélectionner les ID Qualtrics
3. Sous la section API, copiez votre jeton.

Si vous n’avez pas encore de jeton API, générez un jeton, puis copiez-le. Ne regénérez pas le jeton API si vous en avez déjà un.

Création d’identifiants

Votre jeton API activera deux flux de travail principaux dans votre programme : un service Web qui mettra à jour la liste de présence de vos employés et un synchronisateur d’enquête de liste de diffusion, qui s’assure que votre liste d’employés a un statut à la fois pour ceux qui ont répondu à l’enquête d’attestation et pour ceux qui ne l’ont pas fait. Dans cette section, nous allons vous montrer comment activer ces deux workflows en créant des identifiants pour chacun d’eux.

1. Accédez à l’onglet Administr.
   
   
2. Sélectionnez l’onglet Extensions.
   
3. Sélectionnez Service Web.
4. Cliquez sur Ajouter un compte.
   
   
5. Nommez le compte. Cela permet de se rappeler de qui il s’agit et à quoi il sert (par exemple, service Web Barnaby Vaccination Status).
   
6. Dans la liste déroulante Type de connexion, sélectionnez Clé API.
7. Collez le jeton API que vous avez copié précédemment dans le champ Jeton d’API.
8. Sélectionnez Connecter un compte.
9. Revenez à l’onglet Extensions.
   
10. Sélectionnez Liste de distribution avec Synchroniseur d’enquête.
11. Répétez les étapes 4 à 8.
    

Ajout d’identifiants à l’assistant d’installation

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, l’assistant de configuration vous demandera de sélectionner les identifiants que vous avez créés pour le service Web et pour la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquêtes.

Astuce Qualtrics : si rien n’apparaît dans ces listes déroulantes, revenez en arrière et assurez-vous d’avoir correctement terminé les étapes précédentes. Vous devrez peut-être revenir en arrière dans l’assistant de configuration et soumettre à nouveau.

Créer un répertoire

La liste de salariés utilisée dans cette solution contient des informations médicales et est donc soumise à certaines protections. Pour vous assurer que la liste de présence de vos employés est séparée des autres données de contact ou de salarié de votre marque, vous devez créer un nouveau répertoire.

1. Accédez à la page Répertoires.
   
   Astuce Qualtrics : si vous avez le choix entre Répertoire des employés et Répertoire des contacts, sélectionnez Répertoire de contacts.
2. Cliquez sur le nom du répertoire en haut à gauche.
   
3. Sélectionnez Créer un répertoire dans le menu déroulant.
4. Nommez votre répertoire.
   
   Astuce Qualtrics : nous vous recommandons de mettre « Employee Roster » (Liste des employés) quelque part dans le nom.
5. Cliquez sur Créer.

Vous pouvez désormais limiter l’accès à ces enregistrements d’employé en affectant des rôles. Pour en savoir plus sur ce sujet, voir Rôles du répertoire XM.

Empêcher les enregistrements de collaborateurs en double

Afin de vous assurer que chaque employé est mis à jour avec le bon statut, assurez-vous que le répertoire que vous avez créé pour héberger votre liste d’employés sait identifier et fusionner les doublons de contacts.

1. Accédez à votre nouveau répertoire.
   
2. Accédez à l’onglet Paramètres du répertoire.
3. Sélectionnez Fusionner les contacts en double.
4. Créez une règle.
5. Sélectionnez External data reference.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les règles.

Préparer le fichier de votre liste de salariés

Il est temps de créer une liste de vos salariés. Pour que cette solution fonctionne comme prévu, certaines zones obligatoires sont propres à ce programme. Vous pouvez ajouter d’autres zones de données au fichier, mais ne supprimez aucun en-tête.

Télécharger ce fichier pour commencer.

Informations requises

Une grande partie des informations suivantes se trouvent souvent dans le système SIRH de votre entreprise.

• ExternalDataReference : doit contenir l’ID employé de chaque personne.
• Prénom : Prénom du salarié.
• Nom : Nom de famille de l’employé.
• E-mail : E-mail du collaborateur. Cette zone n’est pas obligatoire, mais elle aura un impact sur la configuration de la solution. En savoir plus sur les modifications que vous devrez apporter à la solution si l’e-mail n’est pas disponible pour tous les salariés.
• Lieu de travail : lieu physique (fixe, mobile, par exemple) où le travail ou les opérations de l’employeur sont effectués. Cela n’inclut pas le domicile d’un salarié.
  Astuce Qualtrics : ce champ est inclus pour que les employeurs puissent facilement présenter le nombre d’employés entièrement vaccinés et le nombre total d’employés sur ce lieu de travail, si on leur le demande.
• VaccinationStatus : ce champ doit indiquer « Non vacciné (n’a pas répondu) » pour tous les enregistrements d’employés, sauf si un statut est déjà connu et géré dans un autre système d’enregistrement. Si c’est le cas, utilisez l’une des valeurs suivantes pour définir un statut de salarié. Ne vous écartez pas de cette liste.
  • Entièrement vacciné
  • Partiellement vacciné (dose finale reçue)
  • Partiellement vacciné
  • Non vacciné
• Test requis : ce champ doit indiquer « Oui » pour tous les enregistrements d’employé, sauf si vous pré-remplissez un statut de vaccination de « Entièrement vacciné », auquel cas ces enregistrements d’employé doivent indiquer « Non » pour TestingRequired.
• contactId : ce champ est sensible à la casse, ce qui signifie qu’il doit être en majuscules exactement comme indiqué ici pour être reconnu correctement.

Le fichier doit également contenir les en-têtes suivants sans valeurs, à mettre à jour lorsque les répondants soumettent leurs enquêtes :

• VaccinationUploadLink
• PlanningVaccination
• WorkplaceSituation
• Hébergement
• Hébergement accordé
• Motif de l’hébergement

En plus de ce qui précède, nous vous recommandons également d’inclure les données démographiques appropriées pour chaque salarié (par exemple, service, fonction) comme colonnes supplémentaires dans votre fichier. Vous pouvez nommer ces colonnes comme vous le souhaitez. Gardez simplement à l’esprit de maintenir la cohérence des noms d’en-tête si vous chargez plusieurs fichiers.

Exemple : dans l’image ci-dessous, les champs obligatoires ont été renseignés pour notre collaborateur. Nous avons également ajouté une colonne Service, car nous aimerions que ces données soient utiles dans le reporting, bien qu’il ne soit pas nécessaire que la solution fonctionne. Les champs obligatoires supplémentaires ne sont pas renseignés pour la solution à renseigner. (Vous devrez peut-être cliquer sur l’image pour la développer.)

Exigences relatives au type de fichier

Votre fichier peut être enregistré sur votre ordinateur sous forme de fichier CSV avec encodage UTF-8 ou TSV. Aucun autre type de fichier n’est compatible avec le répertoire XM.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire sur la résolution des problèmes de configuration des fichiers, voir Problèmes de téléchargement CSV/TSV.

Charger les données du salarié

Pour compléter votre liste d’employés, créez une liste de diffusion dans le répertoire que vous venez de créer et téléchargez le fichier que vous y avez créé.

1. Accédez à votre nouveau répertoire.
   
2. Cliquez sur Segments & lists.
3. Cliquez sur Listes.
4. Cliquez sur Créer une liste.
5. Nommez votre liste.
   
6. Cliquez sur Confirmer.
7. Sélectionnez Télécharger un fichier.
   
8. Chargez le fichier que vous avez créé.
   
9. Cliquez sur Télécharger le fichier sur le serveur.
10. Cliquez sur Ajoutez vos contacts.
    
    

Pour résoudre les problèmes liés au téléchargement de fichiers, consultez les pages d’assistance Créer des listes de distribution de répertoire XM et Problèmes de téléchargement CSV/TSV.

Fournir une liste de distribution

Dans l’assistant de configuration de la solution, accédez à la page Sélectionner votre liste de distribution et ajoutez la liste que vous avez créée aux étapes précédentes.

Astuce Qualtrics : si rien n’apparaît dans cette liste déroulante, revenez en arrière et assurez-vous d’avoir correctement terminé les étapes précédentes. Vous devrez peut-être revenir en arrière dans l’assistant de configuration et soumettre à nouveau.

Fournir des détails pour les configurations facultatives et terminer la configuration

À la fin de l’assistant de configuration, quelques fonctionnalités facultatives vous seront présentées.

1. Saisissez l’URL de la politique de votre entreprise : si votre organisation applique une politique écrite en matière de vaccination, renseignez le champ affiché pour inclure un lien vers la politique de votre entreprise dans votre enquête. Nous vous recommandons d’héberger la politique de votre société sur un site Web interne auquel tous les employés peuvent accéder.
   Attention : si vous n’incluez pas ce lien, nous vous recommandons de trouver Q1 dans votre enquête et de le modifier pour supprimer le lien hypertexte.
2. Saisir l’adresse mail la mieux adaptée pour recevoir les demandes d’hébergement : Créer un mail automatique qui sortira à une équipe de choix si les salariés demandent un hébergement pour être entièrement vaccinés sur la base d’un motif médical ou religieux. Si vous souhaitez exclure ce workflow de votre solution, ne renseignez pas cette zone.

Il existe également une distribution qui sera envoyée aux employés qui indiquent qu’ils ne sont que partiellement vaccinés au moment de la réalisation de l’enquête, mais qu’ils seront entièrement vaccinés dans les 2 semaines. 14 jours après leur réponse initiale, les employés recevront un courriel leur demandant de remplir à nouveau l’enquête sur l’attestation de vaccination pour confirmer leur statut vaccinal. Cette configuration d’e-mail est disponible dans l’onglet Workflows de l’enquête sur l’attestation de vaccination, sous “Mettre à jour le statut de vaccination“.

Une fois votre configuration terminée, vous serez dirigé vers un programme qui contient votre projet d’attestation de vaccination, votre projet de statut d’employé et votre tableau de bord du statut de vaccination à un seul endroit. La barre latérale d’aide fournira des instructions sur les étapes suivantes, qui consisteront à lancer votre projet.

Lancement du gestionnaire de statuts de vaccination

Maintenant que vous avez terminé la configuration initiale, vous devez suivre trois étapes pour lancer correctement votre solution :

1. Synchroniser la liste de vos employés
2. Personnaliser vos e-mails
3. Planifier votre distribution

Synchroniser la liste de vos employés

La première chose que vous devrez faire lors du lancement de votre solution est de vous assurer que la liste de vos collaborateurs a été chargée dans l’enquête sur le statut de l’employé.

1. Rendez-vous sur votre enquête sur l’attestation de vaccination.
   
2. Accédez à l’onglet Workflows.
   
3. Cliquez n’importe où sur le flux de travail Synchroniseur de liste de distribution pour l’ouvrir.
4. Cliquez sur la liste déroulante à droite et sélectionnez Exécuter immédiatement.
   

Cela lancera la synchronisation initiale de la liste de présence de vos employés à des fins de reporting. Ce processus peut prendre plusieurs heures, selon le nombre de salariés de votre organisation. Une fois la synchronisation terminée, vous verrez la liste complète de vos salariés dans l’onglet Données et analyse du projet de statut du salarié.

Personnaliser vos e-mails

Par défaut, le gestionnaire des statuts de vaccination est créé pour collecter la documentation vaccinale via des enquêtes envoyées par e-mail. Pour préparer l’envoi d’enquêtes à vos employés, nous vous recommandons de créer un message dans la bibliothèque de votre compte.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message d’invitation. N’oubliez pas de renseigner les informations [CAPITALISÉES DANS BRACKETS]. Une version de ce modèle compatible avec Microsoft Word peut également être téléchargée ici.

OBJET : ACTION REQUISE : ENQUÊTE DE STATUT DE VACCINATION - COMPLÈTE PAR [DATE]

 Chers collègues,

 Comme vous le savez peut-être, tous les employés de [ORGANISATION] doivent être vaccinés contre la COVID-19 ou soumettre à un test hebdomadaire prouvant qu'ils ne sont pas infectés par le coronavirus à [POLITIQUE DE LA SOCIÉTÉ : par exemple, « travail de nos bureaux »].

Nous demandons à TOUS les employés de fournir des détails sur leur statut vaccinal. Vous devez répondre à cette enquête sur votre statut vaccinal au plus tard le [DATE].

 ${l://SurveyLink ?d=Cliquez %20here%20to%20report%20your%20vaccination%20status}, ou copiez et collez le lien ci-dessous dans votre navigateur :
 ${l://SurveyURL}

 La brève enquête demandera ce qui suit :

 1. Votre statut vaccinal - complet, partiel ou non vacciné

 2. Pour ceux qui sont entièrement ou partiellement vaccinés :

 -Détails de votre administration du vaccin, y compris le type de vaccin, la date et le nom du

 prestataire -Preuve de vaccination (par exemple, carte d’enregistrement de la vaccination, dossier de vaccination d’un professionnel de santé)

 -Si vous ne disposez pas de preuve de vaccination, vous devrez attester de votre statut

 vaccinal 3. Pour ceux qui ne sont pas entièrement vaccinés :

 -Si vous prévoyez de vous faire vacciner

 complètement -Si vous avez reçu ou allez chercher un logement

 médical ou religieux -Si vous travaillez dans un endroit (c'est-à-dire chez vous, à l'extérieur, dans un endroit où vous n'avez aucun contact avec des clients ou des collègues)

 Voici des informations [LIEN] à la politique de notre entreprise.

Encore une fois, cette enquête doit être complétée par TOUS les employés au plus tard le [DATE].

Merci de nous avoir aidés à préserver la sécurité et la santé de tous nos employés et de leurs familles.

Cordialement,
 [INSÉRER SIGNATURE]

Astuce Qualtrics : faites attention en copiant et collant du texte inséré (p. ex., ${l://SurveyURL}). La mise en forme du texte peut être reportée et invalider le texte inséré, de sorte que cela ne fonctionne pas comme prévu. Nous vous recommandons de générer du texte inséré directement dans l’éditeur de contenu riche de l’éditeur de message de la bibliothèque.

Planifier votre distribution

Une fois que vous avez synchronisé votre liste de salariés et configuré vos e-mails, vous pouvez envoyer le projet Attestation de vaccination à vos employés. Nous vous recommandons de distribuer cette enquête par e-mail. Si vous sélectionnez une autre méthode de répartition, vous devrez apporter des modifications à la configuration, que nous expliquerons en détail.

E-mail

Vous pouvez envoyer un e-mail à partir de l’onglet Distributions de l’enquête ou du répertoire lui-même. Dans les deux cas, assurez-vous de distribuer dans la liste d’e-mails des salariés que vous avez créée précédemment.

Lorsque vous avez terminé, revenez à l’onglet Distributions pour planifier un rappel (dans l’enquête, dans le répertoire). Assurez-vous que le rappel sera envoyé après l’invitation initiale.

SMS (texte)

Vous pouvez envoyer l’enquête sur l’attestation de vaccination à vos employés par SMS plutôt que par e-mail. Pour distribuer l’enquête par SMS, vous devez vous assurer que vous avez acheté des crédits SMS par l’intermédiaire de votre Responsable de compte Qualtrics.

Si vous disposez de crédits SMS, vous pouvez commencer à préparer votre distribution SMS. Tout d’abord, assurez-vous que tous les enregistrements de vos collaborateurs dans le répertoire XM ont un numéro de téléphone portable dans le champ Téléphone. Le numéro de téléphone portable doit inclure un code pays. Voir Importation de numéros de téléphone pour connaître les formats exacts que vous devez utiliser.

Votre fichier requiert uniquement une colonne ExternalDataReference avec des matricules et une colonne Téléphone pour les numéros de téléphone. Vous pouvez ensuite charger les modifications dans la liste de distribution.

Une fois vos numéros de téléphone téléchargés, vous pouvez envoyerune distribution de SMS unidirectionnelle à vos employés. Un lien sera envoyé par SMS à chaque collaborateur, qui ouvrira l’enquête sur le navigateur mobile de son téléphone.

Codes QR et liens anonymes

Si vous souhaitez que les employés accèdent à l’enquête Attestation de vaccination via un code QR® ou un lien statique publié sur l’intranet de votre entreprise, vous devez d’abord ajouter un authentificateur à l’enquête Attestation de vaccination.

1. Accédez à l’onglet Enquête de votre enquête sur l’attestation de vaccination.
   
2. Accédez au flux d’enquête.
3. En haut, sélectionnez Ajouter en dessous du bloc de données intégrées initial, puis Branche.
4. Ajoutez une condition pour que les champs de données intégrées FirstName et LastName soient tous les deux vides. Indique que le salarié doit saisir son matricule pour s’authentifier.
   
5. Dans cette branche, ajoutez un nouvel élément et sélectionnez Authentificateur.
   
6. Définissez le type d’authentification sur Contact
   
   
7. Sélectionnez la liste de diffusion contenant la liste de présence de vos employés. Dans cet exemple, il s’agit de la liste “Liste des salariés (gestionnaire des statuts de vaccination)”.
8. Définissez le champ Authentification sur External Data Reference (Référence externe de données).
   Astuce Qualtrics : utilisez le champ d’étiquette facultatif pour indiquer à l’employé l’identifiant à saisir. Ici, nous avons écrit “Matricule” car il s’agit des informations que nous avons sauvegardées comme référence externe de données.
9. Cliquez sur Options sur l’authentificateur.
10. Sélectionnez Autoriser les répondants authentifiés à reprendre la section authentifiée.
    
11. Sous l’authentificateur, ajoutez une branche pour les personnes dont les données intégrées FirstName, LastName et ExternalDataReference sont toutes vides.
    
    Astuce Qualtrics : veillez à joindre toutes les conditions avec « ET ».
12. Sous cette branche, ajoutez un élément de fin d’enquête.
    
    Astuce Qualtrics : cela signifie que les employés qui passent par cette agence ne pourront pas remplir l’enquête car ils n’ont pas fourni les informations correctes. Ils devront réessayer et fournir un ID de collaborateur.
13. Facultatif : définissez le message à la fin de l’enquête ou les messages d’erreur dans les options d’authentification pour fournir des instructions supplémentaires sur la manière dont les collaborateurs peuvent trouver leur ID de collaborateur.
14. Enregistrez le flux de votre enquête.

Une fois ces étapes terminées, accédez à l’enquête Attestation de vaccination pour obtenir le code QR ou le lien anonyme.

Télécharger les documents de vaccination

Afin de télécharger le dossier vaccinal d’un seul salarié,

1. Accédez à la page Répertoires.
   
2. Ouvrez votre nouveau répertoire.
   
3. Accédez à l’onglet Contacts du répertoire.
4. Recherchez le nom du salarié.
5. Cliquez sur le nom du collaborateur.
6. Vérifiez les attributs du contact, puis copiez et collez la valeur VaccinationUploadURL dans votre navigateur pour télécharger le fichier.

Vous pouvez également télécharger tous les documents de vaccination que vos salariés ont fournis en masse. Notez que ces fichiers, bien qu’étiquetés par ID de réponse, ne seront pas nécessairement étiquetés par le répondant.

1. Rendez-vous sur l’enquête sur l’attestation de vaccination.
   
2. Accédez à l’onglet Données & Analysis.
3. Exportez les données.
4. Sélectionnez Fichiers soumis par l’utilisateur en haut.
   
5. Cliquez sur Télécharger.

Consultez la page Exporter des données relatives aux réponses pour en savoir plus.

Octroi de logements

Lorsqu’un employé demande une mesure d’adaptation, une équipe de votre choix que vous avez spécifiée lors de la configuration (par exemple, Ressources humaines) sera prévenue par e-mail. Si le logement de cette personne a été approuvé, l’équipe peut mettre à jour l’enregistrement de cet employé dans le répertoire XM pour refléter cette approbation. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à la page Répertoires.
   
2. Ouvrez votre nouveau répertoire.
   
3. Accédez à l’onglet Contacts du répertoire.
4. Recherchez le nom du salarié.
5. Cliquez sur le nom du collaborateur.
6. Suivez les étapes liées ici pour modifier le contact.
7. Ajustez la zone Logement accordé pour indiquer « Oui » pour indiquer qu’un hébergement a été accordé pour ce salarié.
   

Définition de la mise à jour automatique de la liste des employés

Selon la manière dont les données de vos employés sont stockées, vous pouvez les configurer de sorte que Qualtrics mette automatiquement à jour les tableaux de service de vos employés pour tenir compte des nouvelles embauches et d’autres données d’employés qui changent.

Tout d’abord, vous aurez besoin d’une source d’importation, comme détaillé sur la page d’assistance Sources d’importation de fichiers pour les automatisations de contacts. Contactez votre équipe informatique pour voir si l’une de ces options est disponible.

Si votre équipe informatique ne peut pas utiliser l’une des options ci-dessus, Qualtrics peut héberger le serveur moyennant des frais d’hébergement annuels. Contactez votre Responsable de compte si vous souhaitez ajouter ce service.

Une fois que vous avez déterminé comment la liste de présence des employés sera transférée vers Qualtrics, vous pouvez configurer une automatisation d’importation du répertoire XM avec le répertoire dans lequel vous stockez la liste de présence de vos employés. Pour en savoir plus, consultez la page d’assistance Automatisation de l’importation de contacts.

Tableau de bord du statut de vaccination

Le tableau de bord du statut de vaccination se trouve sur la page Projets ou dans votre programme en recherchant son nom, « Tableau de bord du statut de vaccination ».

Dans ce projet se trouve un tableau de bord préfait conçu par nos meilleurs experts. Il comprend les pages suivantes :

• Synthèse du statut vaccinal : voir combien de salariés correspondent à chaque statut vaccinal, combien se sont vu accorder des situations particulières sur le lieu de travail et combien de personnes recherchent ou ont obtenu un logement.
• Liste des employés : liste de tous les employés actuels et de leurs statuts de vaccination.
• Détails de l’hébergement et du lieu de travail : cette page détaille les détails des employés qui déclarent avoir :
  • ont demandé ou obtenu un aménagement raisonnable en vertu de la législation relative aux droits civils; ou
  • Travail à domicile, en extérieur ou sur un lieu de travail où aucune autre personne, comme des collègues ou des clients, n’est présente.
• Lieu de travail : cette page donne des informations similaires à la synthèse du statut de vaccination, mais ventilées par lieux de travail.

Vous pouvez ajouter d’autres pages ou apporter des modifications si nécessaire. Si vous supprimez le contenu du tableau de bord prédéfini, il ne sera pas récupérable et vous devrez le recréer à zéro.

Modification du tableau de bord

Consultez ces pages d’introduction pour commencer.

• Prise en main des tableaux de bord expérience client
• Étape 1 : création de votre projet & ajout d’un tableau de bord
• Étape 2 : Mappage d’une source de données de tableau de bord
• Étape 3 : Planification de Dashboard Design
• Étape 4 : Création de votre tableau de bord
• Étape 5 : personnalisation du tableau de bord supplémentaire
• Étape 6 : Partage et administration des utilisateurs

Gestion de votre programme

Une fois que vous aurez créé votre gestionnaire de statut de vaccination, un nouveau programme sera créé. Il contient diverses ressources que nous avons développées pour vous aider à exécuter votre programme, notamment le projet d’attestation de vaccination, le projet de statut des salariés et le tableau de bord du statut de vaccination.

Au centre se trouve une liste de suivi. Il s’agit d’un emplacement utile pour suivre les taux de réponse sans examiner les enquêtes individuelles.

Pour en savoir plus sur la navigation générale dans un programme et l’ajustement des rapports de liste de surveillance, consultez la page d’assistance Programmes.

Autorisations requises pour le gestionnaire de statuts de vaccination

Voici une liste des autorisations requises pour créer cette solution.

• Général
  • Accéder à l’API
  • Créer des enquêtes
  • Gérer les flux de travail dans les projets
  • Utiliser des tableaux de bord expérience client
  • Téléchargement de fichier
  • Signature
• Répertoire XM
  • Gérer les répertoires
  • Répertoires multiples
• Extensions
  • Service Web
  • Liste de distribution avec synchroniseur d’enquêtes

Nous recommandons à un Administrateur d’entreprise de créer le Solution Manager de vaccination, car il dispose souvent de la plupart des autorisations requises, en plus de l’accès à l’onglet Extensions.

Service Web « Mettre à jour le statut de la vaccination »

Le gestionnaire des statuts de vaccination contient plusieurs automatisations, que vous pouvez trouver dans l’onglet Workflows du projet Attestation de vaccination. L’un de ces workflows contient un service Web.

Chaque fois qu’un salarié soumet une mise à jour de son statut vaccinal, le service Web met à jour la réponse du salarié dans la liste de présence afin que ce statut puisse être signalé à l’aide des tableaux de bord correspondants. Pour détailler davantage cela,

1. Le workflow est déclenché chaque fois que quelqu’un répond au Projet Attestation de Vaccination. Cela signifie qu’il s’agit d’un workflow basé sur un événement basé sur une réponse à l’enquête.
   
   Astuce Qualtrics : cet événement doit être déclenché uniquement pour les réponses aux enquêtes nouvellement créées, et non pour celles mises à jour par l’API.
   
2. Une tâche du répertoire XM met à jour les informations de contact dans la liste de distribution que vous avez créée pour cette solution.
   
3. Une tâche de service Web utilise l’API Mettre à jour réponse pour mettre à jour le statut vaccinal du salarié dans le projet Statut du salarié. Cela prend la réponse que le collaborateur vient de soumettre et s’assure qu’elle est mise à jour ailleurs, afin qu’elle puisse faire l’objet d’un rapport dans le tableau de bord.
   
   Astuce Qualtrics : les ID de réponse sont des ID Qualtrics internes liés à des réponses individuelles à une enquête. La zone qui stocke cet ID pour le bien de ce service Web est une zone créée par la liste de diffusion au synchroniseur d’enquêtes. Ce champ est généralement appelé par exemple « VaccinationStatusResponseId ». Elle permet d’identifier la réponse correcte du salarié dans le projet de statut du salarié et de le mettre à jour en conséquence.
   
4. Une condition est ajoutée pour que si un salarié affirme être entièrement vacciné dans les deux semaines, il reçoive un autre e-mail dans deux semaines lui demandant de remplir à nouveau l’enquête sur l’attestation de vaccination et ainsi de mettre à jour son statut vaccinal. Cet e-mail est envoyé à l’aide d’une tâche du répertoire XM.
   
   Astuce Qualtrics : cet e-mail est mentionné à la fin de la configuration de la solution.

Ressources supplémentaires de résolution des problèmes

Outre les étapes décrites sur cette page, d’autres ressources peuvent vous aider à résoudre les problèmes liés au gestionnaire de statuts de vaccination.

• Dépannage de la solution Qualtrics Vaccination &amp ; Testing Manager : Page décrivant comment résoudre une solution similaire.
• Utilisation d’une liste de distribution pour synchroniser les enquêtes dans les solutions de réponse COVID-19 : Page qui explique comment utiliser la liste de diffusion pour synchroniser les enquêtes dans le Gestionnaire de statuts de vaccination.
• Tester/Modifier une enquête active : Guide utile sur les modifications qui sont sécurisées et celles que vous ne pouvez pas apporter en toute sécurité à une enquête après avoir commencé à collecter des données.

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