Gestionnaire des statuts de test

À propos du gestionnaire de statuts des tests

Le Gestionnaire de statuts des tests vous aide à vous assurer que vos employés qui ne sont pas entièrement vaccinés contre la COVID-19 se soumettent à des tests hebdomadaires pour démontrer qu’ils ne sont pas infectés par le coronavirus. Cette solution XM va générer un programme avec les composants suivants :

• Projet de soumission test COVID : enquête hebdomadaire qui permet de charger des informations sur les résultats de test des employés individuellement ou en masse. Les résultats du test et la documentation associée peuvent ensuite être utilisés pour comprendre si les salariés sont autorisés à accéder au poste de travail.
• Projet de contrôle de statut COVID : permet aux salariés de vérifier un statut qui leur indique s’ils peuvent retourner au poste de travail. Le projet de statut compare les dates d’expiration du test du salarié et la date du jour pour indiquer au salarié s’il est autorisé à accéder au poste de travail ou s’il doit soumettre un autre résultat de test.
• Tableau de bord du statut de test : permet un reporting agrégé sur les résultats de test, y compris une liste complète des salariés qui ne sont pas encore entièrement vaccinés. Le tableau de bord inclut également les mêmes pages de tableau de bord que le tableau de bord du statut de vaccination dans le gestionnaire de statuts de vaccination, si vous souhaitez signaler tous les résultats à un seul endroit.

Création d’un gestionnaire de statuts de test

Vous pouvez créer un Gestionnaire de statuts de test en accédant au catalogue et en le recherchant par nom ou sous Projets COVID-19.

Il vous sera demandé de nommer votre projet. Ensuite, une fois que vous avez cliqué sur Lancer le Customizing, la configuration guidée commence.

Pour préparer votre programme et activer les workflows automatisés appropriés, vous devez exécuter les étapes décrites dans les sections suivantes dans leur intégralité :

1. Configuration complète de la solution de gestion des statuts de vaccination
2. Empêcher les enregistrements de collaborateurs en double
3. Préparer le fichier de votre liste de salariés
4. Charger les données du salarié
5. Fournir une liste de distribution
6. Fournir des détails pour les configurations facultatives
7. Envoyer à vos collaborateurs par e-mail leur statut de test
8. Terminer la configuration de la solution du gestionnaire de statuts de test

L’assistant de configuration inclura des liens vers les pages clés sur lesquelles vous devez effectuer des tâches, qui s’ouvriront automatiquement dans un nouvel onglet. Nous vous recommandons d’effectuer ces tâches dans une fenêtre ou un onglet distinct de votre navigateur afin de ne pas perdre votre place dans l’assistant de configuration.

1. Configuration complète de la solution de gestion des statuts de vaccination

Pour vous assurer que la solution Testing Status Manager fonctionne correctement, vous devez d’abord terminer la configuration de la solution Vaccination Status Manager, car ces solutions partagent d’importants workflows automatisés.

Une fois que vous avez créé votre gestionnaire de statuts de vaccination et terminé sa configuration, renseignez les zones suivantes dans votre gestionnaire de statuts des tests.

Sélectionnez vos identifiants de service Web

Vous devez déjà avoir créé vos identifiants de service Web lorsque vous avez terminé la solution Vaccination Status Manager. Ajoutez ces mêmes identifiants dans votre gestionnaire de statuts de test.

Saisissez vos ID de projet d’attestation de vaccination et de statut de salarié.

Au cours de ces étapes, vous allez obtenir l’ID d’enquête pour les projets Attestation de vaccination et Statut de l’employé qui ont été créés dans votre solution de vaccination. Vous allez ensuite coller l’ID dans votre solution de test. Cela nous permet de lier des workflows importants que les programmes partagent.

1. Ouvrez un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre. Ouvrez votre compte Qualtrics ici.
   
2. Accédez à l’icône Mon compte.
3. Sélectionnez Paramètres du compte.
4. Accédez à ID Qualtrics.
5. Dans la liste Enquêtes, recherchez le Projet Attestation de Vaccination. Copiez l’ID de l’enquête (par exemple, SV_xXxXXxxX).
   Astuce Qualtrics : les enquêtes sont répertoriées par ordre alphabétique.
6. Revenez à l’onglet dans lequel se trouve votre gestionnaire de statuts de test.
   
7. Collez l’ID où il est indiqué Saisissez l’ID d’enquête du projet d’attestation de vaccination.
8. Revenez à l’onglet où se trouvent vos ID Qualtrics.
   
9. Copiez l’ID d’enquête pour le projet de statut d’employé.
10. Revenez à l’onglet dans lequel se trouve votre gestionnaire de statuts de test.
    
11. Collez l’ID où il est indiqué Saisissez l’ID d’enquête du projet de statut du salarié.

Saisissez l’ID d’ensemble de réponses de projet pour le statut du salarié.

1. Accédez à l’onglet avec les ID Qualtrics.
   
2. Recherchez le projet de statut du salarié dans la liste ID enquête et cliquez sur son nom.
3. Copiez l’ ID d’ensemble de réponses par défaut (par exemple, RS_XXxXXXxxx).
   
4. Revenez à l’onglet dans lequel se trouve votre gestionnaire de statuts de test.
   
5. Collez l’identifiant de réponse dans le champ.
6. Cliquez sur Suivant pour passer aux étapes suivantes de votre configuration du gestionnaire de statuts de test.

Vous pouvez désormais fermer l’onglet avec vos ID Qualtrics à l’intérieur.

2. Empêcher les enregistrements de salariés en double

Afin de vous assurer que chaque salarié est mis à jour avec le bon statut, assurez-vous que le répertoire que vous avez créé pour héberger la liste de salariés sait comment identifier et fusionner les doublons de contacts.

Consultez la page Gestionnaire du statut de vaccination pour connaître exactement les mêmes étapes.

3. Préparer le fichier de votre liste de salariés

Il est temps de créer une liste de vos salariés. Pour que cette solution fonctionne comme prévu, certaines zones obligatoires sont propres à ce programme.

Consultez la page Gestionnaire du statut de vaccination pour connaître exactement les mêmes étapes.

4. Charger les données des salariés

Pour compléter la liste de présence de vos employés, créez une liste de distribution dans le répertoire que vous venez de créer et téléchargez le fichier que vous y avez créé.

Consultez la page Gestionnaire du statut de vaccination pour connaître exactement les mêmes étapes.

5. Fournir une liste de distribution

Dans l’assistant de configuration de la solution, accédez à la page Sélectionner votre liste de distribution et ajoutez la liste que vous avez créée aux étapes précédentes.

6. Fournir des détails pour les configurations facultatives

À la fin de l’assistant de configuration, quelques fonctionnalités facultatives vous seront présentées.

1. Saisissez l’URL de la politique de votre entreprise : incluez un lien vers la politique de vaccination et de test de votre entreprise dans votre enquête. Nous vous recommandons d’héberger la politique de votre société sur un site Web interne auquel tous les employés peuvent accéder.
   Attention : si vous n’incluez pas ce lien, nous vous recommandons de trouver Q1 dans votre enquête et de le modifier pour supprimer le lien hypertexte.
2. Saisir l’adresse mail la mieux adaptée pour recevoir les demandes d’hébergement : Un courriel peut être envoyé à une équipe de votre choix si les collaborateurs demandent un hébergement de soumission à des tests hebdomadaires. Pour en savoir plus, voir Octroi d’hébergements.

Cette solution inclut également une distribution automatique par e-mail aux salariés qui indiquent que leur statut vaccinal a changé. L’e-mail sortira immédiatement après la soumission de leur statut de test et contiendra un lien vers l’enquête sur l’attestation de vaccination afin que le salarié puisse mettre à jour son statut pour indiquer qu’il est maintenant partiellement ou entièrement vacciné. Cette distribution d’enquête se trouve dans l’onglet Workflows du projet de soumission de test COVID, sous « Send Vaccine Survey » (Envoyer l’enquête sur le vaccin). »

7. Envoyer à vos collaborateurs par e-mail leur statut de test

Comme une dernière remarque, la solution vous dira quelques flux de travail que vous trouverez dans votre programme.

La solution enverra automatiquement par e-mail à chaque salarié qui soumet un résultat de test sa date d’expiration du test. Ces e-mails sont destinés à aider les employés à comprendre quand ils doivent être testés à nouveau et/ou peuvent être utilisés comme preuve pour entrer sur le lieu de travail. Cet e-mail est disponible dans l’onglet Workflows du projet de soumission de test COVID, sous “Notification de résultat de COVID positif/négatif”.

En outre, la solution enverra également un e-mail automatique à un salarié 6 jours après la soumission d’un résultat de test négatif et 85 jours après la soumission d’un résultat de test positif. Cet e-mail est destiné à rappeler au collaborateur de soumettre un autre résultat de test pour s’assurer qu’il peut accéder au poste de travail. Ces e-mails sont disponibles dans l’onglet Workflows du projet de soumission test COVID. Ils sont tous créés à l’aide d’événements de réponse à l’enquête avec des conditions qui mènent aux tâches d’e-mail.

8. Terminer la configuration de la solution du gestionnaire de statuts de test

Vous pouvez utiliser le bouton Retour pour vérifier vos réponses. Sinon, lorsque vous avez terminé la configuration de votre gestionnaire de statuts de test, cliquez sur Terminer.

Vous accéderez à un programme qui contient votre contrôle du statut de la COVID, l’enquête hebdomadaire de soumission de test COVID et le tableau de bord du statut de test à un seul endroit. La barre latérale d’aide fournira des instructions sur les étapes suivantes, qui consisteront à lancer votre projet.

Lancement du gestionnaire des statuts de test

Maintenant que vous avez terminé la configuration initiale, vous devez effectuer certaines actions pour lancer correctement votre solution :

1. Modifier les authentificateurs de l’enquête
2. Synchroniser la liste de vos employés
3. Planifier votre distribution

Modifier les authentificateurs de l’enquête

Lorsque les salariés visitent le COVID Test Submission Project et le COVID Status Check, ils sont invités à se connecter. Cela est dû à la présence d’un authentificateur dans le flux d’enquête.

Par défaut, vos authentificateurs sont basés sur une liste de distribution. Si votre organisation dispose de l’authentification unique (SSO), vous pouvez modifier votre configuration en authentificateur SSO. Quel que soit votre choix, vous devez configurer tous vos authentificateurs de la même manière.

Astuce Qualtrics : le projet de soumission test COVID a deux authentificateurs avec la même configuration. L’une se trouve dans une branche qui indique « Je réponds à cette enquête en mon nom », et l’autre sous une branche qui indique « Je réponds à cette enquête au nom d’un employé ». Le contrôle de statut COVID n’a qu‘un seul authentificateur.

Authentificateur basé sur une liste de distribution

Cette section explique comment l’authentificateur est configuré par défaut, en fonction d’une liste de distribution. Ce type d’authentificateur peut être pris en charge par n’importe quelle organisation. Il utilisera les informations que vous avez déjà configurées dans le répertoire XM lors des étapes précédentes.

1. Pour les trois authentificateurs, le Type d’authentification est défini sur Contact.
   
2. La liste de diffusion qui contient la liste de vos employés doit être sélectionnée. Il s’agit de la même liste que celle que vous avez indiquée précédemment lors de la configuration.
   Exemple : ici, nous avons nommé notre liste de diffusion « Responsable du statut vaccinal ».
3. Le champ Authentification est défini sur Référence externe de données.
   Astuce Qualtrics : nous utilisons l’étiquette facultative pour indiquer à la personne qui se connecte à l’enquête qu’elle doit saisir son « ID Collaborateur ». En effet, il s’agit des informations que nous avons enregistrées en tant que Référence externe de données dans la liste de distribution.
4. Cliquez sur Options sur l’authentificateur pour afficher plus de paramètres.
5. Nous avons activé Autoriser les répondants authentifiés à reprendre la section authentifiée.
   
6. Facultatif : vous pouvez définir le message dans l’élément de fin d’enquête ramifié ou les messages d’erreur dans les options de l’authentificateur pour fournir des instructions supplémentaires sur la manière dont les salariés peuvent trouver leur ID de collaborateur. Elle n’est pas incluse par défaut.
7. Enregistrez votre flux d’enquête lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications.

Authentificateur SSO

Ce type d’authentificateur ne peut être configuré que si vous avez configuré l’authentification unique (SSO) pour la licence Qualtrics de votre organisation. Gardez à l’esprit que vous devrez peut-être être en contact étroit avec un membre de l’équipe informatique de votre organisation pour configurer cela.

Consultez la page d’assistance Authentificateur SSO pour en savoir plus sur les étapes détaillées pour chaque type de connexion SSO. Veillez également à effectuer les opérations suivantes :

1. Sélectionnez Associer le répondant au panel.
   
   
2. Sélectionnez la liste de diffusion contenant la liste de présence de vos employés. Dans cet exemple, il s’agit de la liste « Gestionnaire du statut vaccinal ».
3. Sous Identifié par zone(s), sélectionnez Référence externe de données.
4. Cliquez sur Options sur l’authentificateur.
5. Sélectionnez Autoriser les répondants authentifiés à reprendre la section authentifiée.
   
6. Facultatif : définissez le message à la fin de l’enquête ou les messages d’erreur dans les options d’authentification pour fournir des instructions supplémentaires sur la manière dont les collaborateurs peuvent trouver leur ID de collaborateur.
7. Enregistrez le flux de votre enquête.
8. Accédez à vos autres enquêtes et répétez les mêmes étapes pour chaque authentificateur.

Planifier votre distribution

Une fois que vous avez synchronisé votre liste de salariés et configuré vos e-mails, vous pouvez commencer à partager vos enquêtes avec vos employés.

Faciliter la recherche des deux enquêtes pour les collaborateurs

La soumission test COVID permet aux salariés de soumettre leur test hebdomadaire et le contrôle de statut COVID leur permet de vérifier leur statut actuel. Vous devrez vous assurer qu’il est facile pour les employés de trouver ces deux enquêtes.

• Liens anonymes: il s’agit d’un lien général vers l’enquête que vous pouvez publier sur un site Web/intranet interne de l’entreprise. Malgré ce nom, les réponses ne seront pas anonymes, car les employés se connecteront à l’enquête avec leur identifiant.
• Codes QR®: imprimez ce code afin que les employés puissent le scanner avec leur téléphone pour accéder à l’enquête sur leur navigateur mobile.

Envoyer aux collaborateurs des e-mails hebdomadaires leur rappelant de charger les résultats des tests

L’une des meilleures façons de rappeler à vos collaborateurs de remplir leurs tests est de les envoyer par e-mail. Cette section décrit la manière dont vous pouvez configurer des e-mails automatisés qui seront envoyés chaque semaine aux employés admissibles.

1. Créez un segment dans le répertoire XM.
   
   Astuce Qualtrics : assurez-vous qu’il se trouve dans le répertoire de liste de présence des employés que vous avez créé pour le gestionnaire de statuts de vaccination.
2. Nommez ce segment « Test requis ».
   
3. Sous Afficher uniquement les contacts qui répondent aux critères, ajoutez la condition suivante :
   • Les données intégrées « TestingRequired » sont égales à « Oui ».
4. Créez votre segment. La génération peut prendre du temps.
5. Ensuite, créez une automatisation de la distribution des enquêtes.
   
6. Planifiez cette distribution pour qu’elle sorte chaque semaine le même jour.
   
7. Faites du segment Test requis le destinataire.
   
8. Définissez l’enquête sur le projet de soumission test COVID.
   
9. Terminez la création de votre automatisation de distribution.

Vous déterminez à quel moment la première répartition est effectuée lors de l’étape d’ordonnancement. Vous pouvez arrêter ou lancer manuellement la distribution à tout moment.

Envoi de rappels hebdomadaires aux salariés pour le téléchargement des résultats de test

Vous pouvez envoyer un lien vers l’enquête de soumission test à vos employés par SMS plutôt que par e-mail. Pour ce faire, vous devrez vous assurer que vous avez acheté des crédits SMS par l’intermédiaire de votre Responsable de compte Qualtrics. Le nombre de crédits que vous pouvez vérifier directement sur la plateforme.

Si vous disposez de crédits SMS, vous pouvez commencer à configurer votre distribution SMS.

1. Ouvrez le répertoire XM Directory. Assurez-vous qu’il se trouve dans le répertoire des listes de salariés que vous avez créé pour le gestionnaire des statuts de vaccination.
2. Pour chaque contact auquel vous souhaitez envoyer des distributions par SMS, assurez-vous de télécharger les numéros de téléphone dans les formats décrits ici.
3. Suivez les étapes pour distribuer les invitations aux enquêtes par SMS.

Utilisation de cette solution XM pour confirmer le statut de test de la COVID des employés

Utilisez les ressources créées par cette solution pour déterminer si vos salariés sont éligibles pour retourner au bureau.

Utilisation de l’enquête de contrôle de statut COVID

Le projet de contrôle de statut COVID peut être utilisé pour confirmer si un salarié peut entrer dans le bureau. Nous vous recommandons de publier un lien vers le contrôle de statut COVID sur l’intranet de l’entreprise, de le partager via un code QR ou d’envoyer un lien par e-mail directement aux salariés. (Voir les options de distribution.)

Lorsqu’ils ouvriront l’enquête, les employés se connecteront avec leur ID d’employé ou avec une authentification unique.

Une fois connectés, les salariés recevront leur statut vaccinal actuel. Cela peut être utilisé pour effectuer des contrôles en temps réel sur le statut de test sur site.

Utilisation du tableau de bord des statuts de test

Les opérations RH et de sécurité peuvent exploiter le tableau de bord du statut des tests pour suivre le nombre de personnes éligibles pour entrer au bureau.

Passez la souris sur le texte pour voir le nom complet. Les nombres de salariés suivants sont disponibles dans le tableau de bord :

1. Salariés devant subir des tests : employés qui, en fonction de leur statut vaccinal, doivent effectuer des tests hebdomadaires de dépistage de la COVID-19 pour entrer sur le lieu de travail de l’entreprise.
2. Tests négatifs : moins de 7 jours : employés ayant reçu un résultat négatif au test COVID-19 au cours des 7 derniers jours. Ils sont autorisés à entrer dans les postes de travail de l’entreprise.
3. Tests positifs : moins de 10 jours : employés ayant reçu un résultat de test positif à la COVID-19 au cours des 10 derniers jours. Ils ne sont pas autorisés à entrer dans les postes de travail de l’entreprise.
4. Tests positifs : 10 à 90 jours : employés ayant reçu un résultat positif au test COVID-19 entre 10 et 90 jours. Ils peuvent être autorisés à entrer dans les postes de travail de l’entreprise.
   Astuce Qualtrics : les directives CDC encouragent les entreprises à interdire aux employés de retourner sur leur lieu de travail pendant un certain nombre de jours après les premiers symptômes rencontrés par l’employé. Consultez le site officiel de la CDM pour obtenir les informations les plus récentes.
5. Tests expirés : employés dont le dernier test a eu lieu il y a plus de 7 jours (résultat négatif) ou il y a plus de 90 jours (résultat positif). Ils ne sont pas autorisés à entrer dans les postes de travail de l’entreprise.
6. Non testé : il s’agit des employés qui n’ont jamais soumis de résultats de test. Ils ne sont pas autorisés à entrer dans les postes de travail de l’entreprise.

Télécharger documents de résultat de test COVID

Vos employés chargeront une image de leur résultat de test COVID-19 dans le projet de soumission test COVID. Il est facile de télécharger tous les tests chargés en une seule fois.

1. Rendez-vous sur l’enquête sur l’attestation de vaccination.
   
2. Accédez à l’onglet Données & Analysis.
3. Exportez les données.
4. Sélectionnez Fichiers soumis par l’utilisateur en haut.
   
5. Cliquez sur Télécharger.

Consultez la page Exporter des données relatives aux réponses pour en savoir plus.

Tableau de bord des statuts de test

Le tableau de bord d’état des tests se trouve sur la page Projets ou dans votre programme Testing Status Manager en recherchant son nom, « Testing Status Dashboard » (Tableau de bord des statuts de test).

Dans ce projet se trouve un tableau de bord préfait conçu par nos meilleurs experts. Il comprend les pages suivantes :

• Synthèse du statut des tests : suivre le nombre de personnes autorisées à entrer au bureau. Cette page affiche le nombre d’employés qui doivent soumettre un test, le nombre de résultats de test positifs ou négatifs qui ont été signalés, etc. (Voir Utilisation de cette solution XM pour confirmer le statut de test COVID des employés.) Cette page contient également une liste d’employés qui ont signalé des résultats de test positifs, divisés selon qu’ils ressentent ou non des symptômes.
• Test de la liste des employés : pour assurer la santé et la sécurité des salariés, vous devrez peut-être fournir une liste des salariés actuels, ainsi que le statut de test Covid-19. Cette page fournit cette liste de présence, qui peut être facilement téléchargée, si nécessaire.
• Synthèse du statut vaccinal : voir combien de salariés correspondent à chaque statut vaccinal, combien se sont vu accorder des situations particulières sur le lieu de travail et combien de personnes recherchent ou ont obtenu un logement.
• Vaccine Employee Roster : liste de tous les employés actuels et de leur statut vaccinal.
• Détails de l’hébergement et du lieu de travail : cette page détaille les détails des employés qui déclarent avoir :
  • ont demandé ou obtenu un aménagement raisonnable en vertu de la législation relative aux droits civils; ou
  • Travail à domicile, en extérieur ou sur un lieu de travail où aucune autre personne, comme des collègues ou des clients, n’est présente.
• Lieu de travail : cette page donne des informations similaires à la synthèse du statut de vaccination, mais ventilées par lieux de travail.

Vous pouvez ajouter d’autres pages ou apporter des modifications si nécessaire. Si vous supprimez le contenu du tableau de bord prédéfini, il ne sera pas récupérable et vous devrez le recréer à partir de zéro.

Modification du tableau de bord

Consultez ces pages d’introduction pour commencer.

• Prise en main des tableaux de bord expérience client
• Étape 1 : création de votre projet & ajout d’un tableau de bord
• Étape 2 : Mappage d’une source de données de tableau de bord
• Étape 3 : Planification de Dashboard Design
• Étape 4 : Création de votre tableau de bord
• Étape 5 : personnalisation du tableau de bord supplémentaire
• Étape 6 : Partage et administration des utilisateurs

Octroi de logements

Lorsqu’un employé demande une mesure d’adaptation, une équipe de votre choix que vous avez spécifiée lors de la configuration (par exemple, Ressources humaines) sera prévenue par e-mail. Si le logement de cette personne a été approuvé, l’équipe peut mettre à jour l’enregistrement de cet employé dans le répertoire XM pour refléter cette approbation. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à la page Répertoires.
   
2. Ouvrez votre nouveau répertoire.
   
3. Accédez à l’onglet Contacts du répertoire.
4. Recherchez le nom du salarié.
5. Cliquez sur le nom du collaborateur.
6. Suivez les étapes liées ici pour modifier le contact.
7. Ajustez la zone Test requis pour indiquer “Non” pour indiquer qu’un hébergement test a été accordé pour ce salarié.
   

Autre maintenance et informations importantes du programme

Voici une liste des étapes pertinentes qui ne sont pas traitées sur cette page. Ils sont les mêmes dans le Gestionnaire de statut des tests et dans le Gestionnaire du statut de vaccination :

• Synchroniser la liste de vos employés
• Définition de la mise à jour automatique de la liste des employés

En outre, les autorisations requises pour créer le gestionnaire du statut de test sont les mêmes que celles requises pour la solution de vaccination.

FAQ