Dashboards de programación (Studio)

Acerca de la programación de dashboards

Puede programar un dashboard para que actualice o distribuya periódicamente una instantánea en PDF por correo electrónico. Para obtener información sobre la actualización de datos de informe, consulte Actualización de datos de informe.

Programación de una actualización de dashboard

Puede programar una actualización del dashboard para volver a ejecutar periódicamente todos los informes del dashboard en proceso de fondo y almacenar en caché sus resultados. Los informes en caché se servirán más rápido siempre que el caché siga siendo válido.

1. Inicie sesión en Studio.
2. Abra el dashboard.
3. Expanda el menú de opciones en la cabecera del dashboard.
   
4. Seleccione Programar.
5. Como alternativa, puede programar acciones desde el Explorador de cuadros de mandos en la sección Explorar paneles y libros. Expanda el menú de acciones junto a su dashboard.
   
6. Seleccione Programar.
7. Haga clic en Añadir programación en la ventana Programación de dashboard.
   
8. Haga clic en la nueva programación que se agrega.
   
9. Para definir las propiedades de planificación, primero marque la casilla de selección Activado para activar la acción programada. Desmarque la casilla de selección Activado para desactivar temporalmente esta acción.
   
10. Comienza el: defina la fecha y hora en la que se debe desencadenar la acción primero haciendo clic en el icono del calendario y seleccionando el mes y el año.
11. Seleccione la hora en la que se debe desencadenar la acción mediante el selector de tiempo.
12. Seleccione el huso horario mediante el selector de huso horario.
    Consejo Q: Su programación se desactivará automáticamente seis meses después de la fecha y hora de inicio. Se le notificará cuando ocurra. Puede renovarlo por otros seis meses en cualquier momento haciendo clic en el enlace Renovar.
13. Defina la frecuencia con la que se debe desencadenar esta acción seleccionando una de las siguientes opciones del menú Frecuencia:
    • Solo una vez: Actualizar un dashboard solo una vez en Comienza el
    • Semanal: Actualizar un dashboard semanalmente. Seleccione uno o más días de la semana para actualizarla, hasta 7 días si es necesario.
      Consejo Q: Los días seleccionados se resaltan en azul.
    • Mensualmente: Actualice un dashboard mensualmente. Seleccione el día del mes en el que se ejecutará y el número de meses entre las ejecuciones.
14. Seleccione la opción Actualizar del menú Acción.
    
15. Notificar mediante: Seleccione una de las siguientes casillas de verificación para elegir cómo se debe notificar a los usuarios que tienen acceso al dashboard cada vez que finalice una actualización programada desde:
    • Correo electrónico (usuarios compartidos)
    • Correo electrónico (grupos compartidos)
    • En la aplicación (Todo compartido)
16. Introduzca un mensaje personalizado para la notificación en el cuadro Mensaje.
17. Haga clic en Guardar.
    Consejo Q: Asegúrese de guardar todas las programaciones que ha añadido.
18. Para programar más acciones, haga clic en Agregar programación. Puede agregar hasta 5 programaciones independientes por panel de instrucciones.
19. Haga clic en Cerrar para salir de la ventana Programación de dashboard.

Programación de una distribución PDF

Puede programar una distribución periódica por correo electrónico de una instantánea en PDF de un dashboard a un grupo seleccionado de destinatarios.

Los destinatarios de correo electrónico no tienen que iniciar sesión en Studio para ver el dashboard actualizado; simplemente pueden ver el PDF. Sin embargo, los destinatarios deben estar registrados en Studio para poder recibir los correos electrónicos.

1. Inicie sesión en Studio.
2. Abra el dashboard.
3. Expanda el menú de opciones en la cabecera del dashboard.
   
4. Seleccione Programar.
5. Como alternativa, puede programar acciones desde el Explorador de cuadros de mandos en la sección Explorar paneles y libros. Expanda el menú de acciones junto a su dashboard.
   
6. Seleccione Programar.
7. Haga clic en Añadir programación en la ventana Programación de dashboard.
   
8. Haga clic en la nueva programación que se agrega.
   
9. Para definir las propiedades de planificación, primero marque la casilla de selección Activado para activar la acción programada. Desmarque la casilla de selección Activado para desactivar temporalmente esta acción.
   
10. Comienza el: defina la fecha y hora en la que se debe desencadenar la acción primero haciendo clic en el icono del calendario y seleccionando el mes y el año.
11. Seleccione la hora en la que se debe desencadenar la acción mediante el selector de tiempo.
12. Seleccione el huso horario mediante el selector de huso horario.
    Consejo Q: Su programación se desactivará automáticamente seis meses después de la fecha y hora de inicio. Se le notificará cuando ocurra. Puede renovar un programa por otros seis meses en cualquier momento haciendo clic en el enlace Renovar. Para obtener más información sobre la renovación de una programación, consulte Gestión de eventos de dashboard programados.
13. Defina la frecuencia con la que se debe desencadenar esta acción seleccionando una de las siguientes opciones del menú Frecuencia:
    • Solo una vez: Distribuya el PDF solo una vez en el Inicio el
    • Semanal: Distribuya el PDF semanalmente. Seleccione uno o más días de la semana para actualizarla, hasta 7 días si es necesario.
      
      Consejo Q: Los días seleccionados se resaltan en azul.
    • Mensualmente: Distribuya el PDF mensualmente. Seleccione el día del mes en el que se ejecutará y el número de meses entre las ejecuciones.
      
14. Seleccione la opción Distribuir el PDF por correo electrónico del menú Acción.
    
15. Seleccione el método de distribución seleccionando 1 de las siguientes opciones del menú Distribución:
    • Opción de usuarios y grupos específicos para añadir usuarios y grupos individuales a la lista de distribución.
    • Seleccione una jerarquía de organización de las jerarquías organizativas disponibles enumeradas en la cabecera Jerarquía de organización para distribuir los correos electrónicos a los usuarios de la jerarquía. Cada usuario recibirá una versión personalizada del dashboard para el nivel de jerarquía más alto disponible.
      Consejo Q: Para los usuarios que pertenecen a varios niveles en una jerarquía de organización, seleccione la opción Consolidar correos electrónicos para generar un único correo electrónico con varias instantáneas de PDF por nivel en lugar de varios correos electrónicos para cada nivel.
      Consejo Q: Si su dashboard está personalizado y el usuario que añade a la lista de distribución forma parte de la jerarquía de la organización aplicada al dashboard, el PDF respetará el nivel de jerarquía de ese usuario (independientemente del método de distribución).
16. Si selecciona Usuarios y grupos específicos, introduzca la dirección de correo electrónico para el usuario o el grupo en el cuadro y haga clic en Agregar.
17. Puede introducir el nombre de un usuario en el cuadro de lista Buscar usuario o grupo en para buscar un usuario o grupo específico.
18. Puede hacer clic en el enlace Enviar correo electrónico de prueba para recibir un correo electrónico de prueba con la configuración actual antes de iniciar una distribución adecuada después de haber seleccionado el método de distribución.
19. Introduzca un nombre para el archivo PDF en el cuadro Nombre de PDF.
    Consejo Q: Escriba la llave { para acceder a una lista de marcadores de posición disponibles que puede utilizar en los campos Nombre de PDF, Asunto de correo electrónico y Cuerpo del correo electrónico.
20. Introduzca un asunto personalizado para los correos electrónicos en el cuadro Asunto de correo electrónico.
21. Introduzca un mensaje de correo electrónico personalizado en el cuadro Cuerpo del correo electrónico.
22. Haga clic en Guardar.
    
    Consejo Q: Asegúrese de guardar todas las programaciones que ha añadido.
23. Para programar más acciones, haga clic en Agregar programación. Puede agregar hasta 5 programaciones independientes por panel de instrucciones.
24. Haga clic en Cerrar para cerrar la ventana Programación de dashboard.

Visualización de eventos programados del panel de instrucciones

La sección Programaciones de dashboard le permite ver y gestionar eventos de dashboard programados. Se debe programar al menos un evento antes de poder acceder a la gestión de programaciones. Si ha programado al menos una acción, puede acceder a todas las acciones programadas en la página Programaciones del panel de instrucciones.

Para obtener información sobre la gestión de eventos de dashboard programados, consulte la sección Gestión de eventos de dashboard programados.

1. Inicie sesión en Studio.
2. Expanda el menú de avatar de usuario en el área de navegación superior.
   
3. Seleccione Programaciones de información gráfica.
   
4. En la página Programaciones del panel de instrucciones, puede filtrar las programaciones por sus respectivos propietarios del panel de instrucciones.
   
5. Como alternativa, puede buscar una programación de dashboard introduciendo el nombre del dashboard en el cuadro Buscar programaciones de dashboard.
6. Puede hacer clic en el nombre de un panel de instrucciones en la columna Nombre para abrir la ventana de configuración de programación.
7. Puede ver la fecha en la que se agregó o modificó por última vez la programación en la columna Modificado.
8. Puede ver la fecha de la última ejecución en la columna Última ejecución. Se muestra un guion (–) si un evento no tiene ejecuciones restantes (cuando la frecuencia se establece en “Solo una vez”).
9. Puede ver la fecha de la siguiente ejecución en la columna Próxima ejecución.
10. Puede ver el propietario del panel de instrucciones programado en la columna Propietario.

Gestión de eventos de dashboard programados

La sección Programaciones de dashboard le permite ver y gestionar eventos de dashboard programados. Se debe programar al menos un evento antes de poder acceder a la gestión de programaciones. Si ha programado al menos una acción programada, puede acceder a todas las acciones programadas en la sección Programaciones del panel de instrucciones.

Después de programar una actualización de dashboard o una distribución PDF, puede hacer lo siguiente:

• Desactivar una acción programada
• Renovar una acción programada
• Eliminar una programación de dashboard

1. Inicie sesión en Studio.
2. Expanda el menú de avatar de usuario en el área de navegación superior.
   
3. Seleccione Programaciones de información gráfica.
   
4. En la página Programaciones del panel de instrucciones, haga clic en el menú de acciones junto a un evento programado para realizar una de las siguientes acciones:
   • Cancelar cualquier ejecución programada y desactivar temporalmente una programación, pero mantener la programación en Studio.
   • Active un evento desactivado para volver a activarlo.
   • Modifique la configuración de la programación o agregue hasta 5 programaciones.
   • Visualizar todas las ejecuciones anteriores (tiempo y estado).
5. Para cancelar cualquier ejecución programada, seleccione Desactivar en el menú de acciones junto a un evento programado.
6. Para activar un evento desactivado, seleccione Activar en el menú de acciones junto a un evento programado.
   
7. Para modificar la configuración de la programación o agregar hasta 5 programaciones, seleccione Modificar en el menú de acciones junto a un evento programado. Se le dirigirá a la ventana Programación de dashboard, donde puede modificar las opciones de programación.
8. En la ventana Programación de dashboard, tiene la opción de desmarcar la casilla de selección Activado para desactivar temporalmente la acción.
   
9. En la ventana Programación de panel, tiene la opción de hacer clic en el botón x en la cabecera de la programación en la ventana Programación de panel para eliminar la programación de forma permanente.
10. En la ventana de configuración de programación, tiene la opción de hacer clic en Renovar en la ventana Programación de panel para posponer el vencimiento de la programación seis meses más después de la fecha actual.
    Consejo Q: De forma predeterminada, todas las programaciones vencerán automáticamente seis meses después de la fecha de inicio.
11. Para ver todas las ejecuciones anteriores (tiempo y estado), seleccione Visualizar todas las ejecuciones.
12. La ventana Todas las ejecuciones muestra todo el tiempo y el estado de todas las ejecuciones anteriores.