Compartir dashboards y libros (Studio)

Acerca del uso compartido de dashboards y libros

Compartir su dashboard o libro le permite colaborar en informes con otras personas. Puede compartir con usuarios individuales, grupos o incluso con alguien que aún no se haya registrado en Studio. Al compartir, puede decidir si su colaborador puede editar o simplemente ver el dashboard o el libro.

Existen varias formas de empezar a compartir:

• Cuando esté en la página de inicio de Studio, desplácese hacia abajo hasta Explorar dashboards y libros. Haga clic en el menú junto a su dashboard o libro y, a continuación, seleccione Compartir.
  
  Consejo Q: Para compartir varios dashboards o cuadernos a la vez, selecciónelos utilizando las casillas de selección de la izquierda. Las selecciones múltiples comparten el mismo menú de acciones. Consulte Compartir varios dashboards o libros a la vez a continuación.
• Cuando se abre un dashboard o libro, haga clic en el botón Compartir en el encabezado.
  
• Cuando se abre un dashboard o libro, abra el menú de opciones y seleccione Compartir.
  

Se abrirá una ventana nueva en la que puede decidir con quién compartir su dashboard o reservar.

Compartir un dashboard o un libro

1. Introduzca las personas con las que desea compartir su dashboard o reservar.
   
   • Usuarios de Studio: Escriba el nombre, apellido o correo electrónico del usuario y, a continuación, haga clic en él.
   • Todos los usuarios de Studio: puede distribuir cuadros de mando y libros de toda la organización a cada usuario de Studio en su cuenta maestra seleccionando Compartir con todos los usuarios. Esta configuración la pondrá a disposición de todos los usuarios, incluidos los nuevos usuarios que se registren después de crear el dashboard. Aún puede añadir usuarios y grupos específicos cuando utilice esta opción.
     Consejo Q: Esta acción requiere el permisoCompartir con todos.
   • Grupos de estudio: Escriba el nombre del grupo y, a continuación, haga clic en él. Cuando comparte un dashboard o un cuaderno con un grupo, todos los miembros de ese grupo tendrán acceso. No importa cuándo un usuario se una al grupo; los usuarios que se unan al grupo después de compartirlo seguirán teniendo acceso. Sin embargo, tan pronto como un usuario abandone el grupo, su dashboard o libro ya no será accesible para ese usuario.
   • Usuarios no registrados: escriba la dirección de correo electrónico de una persona con la que desea compartir su dashboard o reservar. A continuación, pulse Intro. Cuando termines de compartir, se invitará a esta persona a crear una cuenta de Studio.
2. Si es propietario de un dashboard, verá Permitir que los editores compartan. Seleccione esta opción para permitir que todos los editores compartan el panel y lo agreguen a cualquier libro al que tengan acceso (creado o compartido). Deje esta opción sin seleccionar para asegurarse de que solo puede compartir el dashboard o añadirlo a los libros.
3. En la sección Añadir, determine qué nivel de acceso debe tener cada usuario o grupo. Las siguientes opciones están disponibles:
   • Puede ver: permite a los usuarios ver, actualizar y exportar su dashboard o reservar, pero no realizar ningún cambio en él.
   • Puede editar: permite a los usuarios realizar algunos cambios en su dashboard o reserva, pero no tanto como el propietario. Para obtener más información, consulte Propietarios vs. Editores vs. Visualizadores.
     Consejo Q: Puede editar no estará disponible al compartir un dashboard o reservar con todos los usuarios de Studio o con usuarios no registrados.
4. Haga clic en el enlace Vista previa para ver los datos como personalizados para un usuario específico en función del nivel de jerarquía de su organización. Para obtener más detalles, consulte Vista previa de una jerarquía de organización.
   
   Consejo Q: Esta función es opcional. Es muy útil para paneles o cuadernos personalizados, y si su puesto en la jerarquía de la organización es igual o superior al usuario con el que está compartiendo.
5. Proporcione un mensaje. (Opcional)
   
6. Seleccione Notificar por correo electrónico si desea enviar un correo electrónico además de la notificación en la aplicación a todos los usuarios y grupos con los que ha compartido.
   Consejo Q: Si comparte con todos los usuarios, no todos recibirán una notificación por correo electrónico. Solo se enviarán por correo electrónico los usuarios y grupos de la sección Añadir.
7. Haga clic en Copiar enlace de dashboard para copiar un enlace a este dashboard en el portapapeles (o Copiar enlace de libro si está compartiendo un libro).
   Consejo Q: Puede pegar este enlace en el campo Mensaje.
8. Haga clic en Compartir.

Propietarios vs. Editores vs. Espectadores

La siguiente tabla proporciona un resumen de lo que puede hacer cada tipo de usuario en el dashboard que ha compartido.

Compartición de dashboard frente a Uso compartido de libros

Puede compartir un dashboard individualmente o como parte de un libro. El uso compartido de cuadros de mandos y el uso compartido de libros funcionan de forma independiente. Es posible que un usuario no tenga acceso a un panel individual y aún pueda verlo como parte de un libro compartido.

Puede ver todos los usuarios que tienen acceso a su dashboard en la ventana Compartir dashboard. Se organizan en estas listas:

• Compartido anteriormente. Se han compartido con usuarios individuales y grupos con el dashboard. Puede modificar su nivel de acceso (Puede ver o Puede editar) y eliminarlos de esta lista por completo.
• Ya compartido con x usuarios o grupos a través de libros: (Donde x es el número de usuarios y grupos). Usuarios y grupos con los que se comparte el dashboard como parte del libro. El uso compartido de libros solo otorga acceso a nivel de visualizador. Para eliminar usuarios de esta lista, debe cambiar al uso compartido de libros.

Compartir varios dashboards o libros a la vez

Puede compartir varios paneles y/o cuadernos a la vez.

1. En la página de inicio de Studio, desplácese hacia abajo hasta Explorar dashboards y libros.
   
2. Seleccione varios elementos utilizando las casillas de selección de la izquierda.
3. Haga clic en el menú junto a cualquiera de los elementos seleccionados.
4. Haga clic en Compartir.
5. Especifique los usuarios o grupos con los que desea compartir.
   
6. Si tiene los permisos Compartir con todos los usuarios, puede seleccionar Gestionar acceso para compartir para todos los usuarios.
7. Para cada usuario o grupo, elija entre puede ver o editar permisos, o eliminar su acceso.
8. Verá una lista de elementos que está compartiendo. Podrá eliminar elementos utilizando el botón x.
   
9. Proporcione un mensaje. (Opcional)
10. Seleccione Notificar por correo electrónico si desea enviar un correo electrónico además de la notificación en la aplicación a todos los usuarios y grupos con los que ha compartido.
    Consejo Q: Si comparte con todos los usuarios, no todos recibirán una notificación por correo electrónico. Solo se enviarán por correo electrónico usuarios y grupos individuales en la sección Actualizar.
11. Haga clic en Compartir.

Dejar de compartir un dashboard o libro

1. Abra la ventana Compartir.
   
2. Para eliminar una persona, busque el usuario o grupo en la sección Compartido anteriormente y seleccione Eliminar acceso.
3. Para dejar de compartir su dashboard con todos, haga clic en el enlace Eliminar todo en la parte superior de Compartido anteriormente
4. Haga clic en Compartir para guardar las modificaciones.
   

Edición del dashboard con otros usuarios

Cuando edita un dashboard que ya está editando otra persona, aparecerá un mensaje que indicará a cada uno de los usuarios quién está editando el dashboard.

Cuando varios usuarios están editando el mismo dashboard al mismo tiempo, la última grabación sobrescribirá todas las modificaciones anteriores.

Preguntas frecuentes