Grupos de usuarios

Acerca de los grupos de usuarios

Como administrador de organización, puede utilizar grupos para permitir que dos o más usuarios compartan proyectos, gráficos, archivos y mensajes en bibliotecas. Los usuarios dentro de grupos también pueden compartir listas de contactos en su página Contactos. Los grupos pueden incluir a todos en su organización y a todos en un divisióno solo usuarios específicos que haya seleccionado manualmente.

Solo los administradores de organización y división pueden acceder a la administración de grupos en la página Administración.

Crear grupos nuevos

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Grupos.
   
3. Haga clic en Crear un nuevo grupo.
4. Introduzca el Nombre de grupo.
   
   Consejo Q: El nombre de su grupo no debe contener caracteres especiales; esto incluye caracteres que no son números ni letras inglesas.
5. Establezca a quién está disponible el grupo.
   Consejo Q: Para esta organización y Para esta división, significa que todos los usuarios de su organización o de la división especificada, respectivamente, podrán acceder automáticamente al contenido del grupo. No significa que un administrador tendrá que añadir manualmente individuos específicos al grupo.

   Consejo Q: El permiso Disponible para todos los usuarios también se aplica a la configuración de Aprobación del proyecto.

   • Si un grupo tiene el permiso Disponible para todos los usuarios establecido en Para esta organización, y este grupo se selecciona como grupo Responsable de aprobación, todos los usuarios de la organización aparecerán en la lista Seleccionar responsables de aprobación al publicar una encuesta.
   • Si un grupo tiene el permiso Disponible para todos los usuarios establecido en Para esta organización, y este grupo está seleccionado como el grupo Propietario de la encuesta, todos los usuarios de la organización necesitarán aprobación antes de publicar una encuesta.
   • Por el contrario, si un grupo tiene el permiso Disponible para todos los usuarios establecido en No, solo los usuarios de este grupo aparecerán como responsables de aprobación o necesitarán que se aprueben sus encuestas.
6. Seleccione el Tipo de grupo.
   Consejo Q: El tipo de grupo determina qué miembros del grupo pueden hacer con el contenido que pertenece al grupo. En la mayoría de los casos, solo puede utilizar el tipo de grupo predeterminado. Si desea restringir los permisos del grupo, puede crear un nuevo tipo de grupo.
7. Seleccione una división.
8. Haga clic en Guardar.

Añadir usuarios manualmente a un grupo

Si no ha puesto su grupo a disposición de todos los usuarios de su organización o de una división específica, deberá añadir usuarios manualmente.

Para agregar usuarios a un grupo

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Grupos.
   
3. A la derecha del nombre del grupo, haga clic en Agregar.
4. Busque el usuario que desea añadir y, a continuación, seleccione el usuario correspondiente.
   
   Consejo Q: Puede seleccionar varios usuarios manteniendo pulsado Ctrl o Cmd al hacer clic en. Para seleccionar dos usuarios y a todos los usuarios intermedios, mantenga pulsado Mayús y haga clic en el primer y el último usuario.
5. Haga clic en Añadir.

Otorgar permisos de grupo adicional a un usuario

Los administradores de organización pueden editar los permisos de acceso al grupo del usuario. Esto es útil si desea conceder un acceso especial para que un usuario agregue y modifique contenido de grupo más allá del que se otorga a los demás miembros del grupo.

Para modificar los permisos de un miembro del grupo

1. Agregue el usuario al grupo. Esto es necesario incluso si el grupo está disponible para todos los usuarios.
2. Haga clic en el nombre del grupo.
   
3. Haga clic en Editar a la derecha del nombre del usuario.
   
4. Haga clic en las casillas de verificación para establecer los permisos que se aplicarán a este usuario.
   
   Consejo Q: Cuando un usuario se añade manualmente a un grupo, los permisos seleccionados determinarán qué puede hacer el usuario con el contenido que pertenece al grupo. Estos permisos sustituirán los permisos de tipo de grupo para ese usuario.
5. Haga clic en Guardar.

Tipos de grupos

Tipos de grupo, similares a tipos de usuario, son conjuntos de permisos que determinan qué puede hacer un usuario con contenido propiedad de un grupo. Los permisos de tipo de grupo se aplicarán a todos los miembros del grupo, a menos que se especifique lo contrario para un miembro individual.

Para crear un nuevo tipo de grupo

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Tipos de grupo.
   
3. Haga clic en Crear un nuevo tipo de grupo.
4. Asigne un nombre al tipo de grupo y haga clic en las casillas de verificación para activar/desactivar los permisos como desee.
   
5. Haga clic en Guardar.

Una vez guardado, su tipo de grupo ahora estará en su lista de tipos de grupo disponibles. Esta lista también incluye todos los tipos de grupo predeterminados.

Para aplicar un tipo de grupo

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Seleccione Grupos.
   
3. Haga clic en el nombre del grupo.
4. Seleccione el Tipo de grupo en el menú desplegable.
   
5. Haga clic en Guardar.

Borrar grupos o tipos de grupo

Para eliminar un grupo o tipo de grupo, haga clic en Eliminar en la columna Acciones del grupo específico que desea eliminar.

Uso de grupos de usuarios

Para aprender a compartir una encuesta con un grupo, siga los pasos de la página de soporte Compartir un proyecto.

También puede copiar encuestas, gráficos, archivos y mensajes a bibliotecas de grupo. Puede encontrar estas instrucciones en la página Biblioteca.

Para encontrar instrucciones sobre cómo compartir una lista de contactos con un grupo, vaya a la sección Compartir listas de nuestra página de búsqueda, clasificación y organización; organización de listas de distribución y muestras.

Creación de una biblioteca en toda la organización

A menudo resulta útil crear una biblioteca para toda la organización para que todos sus usuarios de Qualtrics la compartan. Aquí puede almacenar activos para que los usuarios los utilicen al crear encuestas. Al configurar la biblioteca de toda la organización, puede limitar qué usuarios pueden cargar contenido nuevo, al tiempo que se da acceso al contenido de la biblioteca a todos los usuarios.

1. Vaya a la pestaña Administración.
   
2. Vaya a Tipos de grupo.
   
3. Haga clic en Crear un nuevo tipo de grupo.
4. Asigne un nombre a su tipo de grupo.
   
5. En la sección Permisos de biblioteca de la pestaña General, active todos los permisos que comiencen por “Usar biblioteca” y desactive todos los permisos que comiencen por “Gestionar biblioteca”.
   
6. Haga clic en Guardar.
7. Vaya a la pestaña Grupos.
   
8. Haga clic en Crear un nuevo grupo.
9. Asigne un nombre a su grupo. Este es el nombre que verán los usuarios al seleccionar la biblioteca del grupo.
   
10. Seleccione Para esta organización para el campo Disponible para todos los usuarios.
11. Seleccione el Tipo de grupo que ha creado anteriormente.
12. Haga clic en Guardar.
13. Para agregar usuarios para gestionar el contenido de la biblioteca (es decir, los usuarios que pueden agregar y eliminar contenido del grupo), vaya al grupo que acaba de crear y haga clic en Agregar.
    
14. Buscar usuarios por nombre o apellido.
    
15. Seleccione los usuarios que desea gestionar el contenido del grupo.
16. Haga clic en Añadir.
17. Haga clic en su nombre de grupo.
    
18. Haga clic en Editar junto a uno de los usuarios de su grupo.
    
19. En la sección Permisos de biblioteca de la pestaña General, active los permisos “Gestionar biblioteca”. Estos permisos permiten al usuario cargar y eliminar contenido de la biblioteca.
    
20. Haga clic en Guardar.
21. Repita los pasos 18 a 20 para todos los usuarios del grupo.
22. Cuando termine, haga clic en Guardar.
    

Con la configuración anterior, la biblioteca de grupos está disponible para todas las personas de su organización, pero solo un conjunto limitado de usuarios puede cargar contenido a la biblioteca. Sin embargo, cualquier usuario de su licencia puede utilizar el contenido cargado en la biblioteca.

Mejores prácticas

Algunos ejemplos de grupos de usuarios prácticos son:

• Instancias en las que desea que los usuarios compartan proyectos, gráficos, archivos y mensajes en bibliotecas
• Cree una biblioteca de toda la organización para la colaboración entre todos sus usuarios
• Las bibliotecas de toda la organización son excelentes para ciertas aplicaciones; sin embargo, tener grupos especializados para varios equipos impide que todo el mundo lo vea todo; puede permitir un programa más estructurado y organizado

Al crear grupos, tenga en cuenta estas consideraciones importantes:

• Los grupos no están pensados para utilizarse para el control de permisos de usuario fuera del alcance de un esfuerzo de colaboración/proyecto determinado, para ese tipo de usuario se recomendaría
• Si todos aprovechan la biblioteca global para todas las tareas/fines de almacenamiento, puede resultar complicado navegar

Preguntas frecuentes