Política sobre datos confidenciales

Acerca de la política de datos confidenciales

La pestaña Política sobre datos confidenciales contiene ExpertReview – Asistente de cumplimiento, una potente herramienta que le ayuda a regular la información personal privada recopilada por su organización de Qualtrics. Muchas organizaciones tienen reglas estrictas sobre el tipo de datos que pueden recopilar de los participantes, y esta herramienta administrativa puede ayudarlo a marcar preguntas y datos que puedan violar el estándar de su organización para la privacidad de los datos de los encuestados.

Con ExpertReview – Asistente de cumplimiento, puede:

• Determine qué temas se marcarán como datos confidenciales utilizando temas preconfigurados o sus propios temas personalizables.
• Alertar a los creadores de encuestas cuando pidan información confidencial.
• Advertir a los encuestados antes de que intenten enviar información confidencial.
• Redacte información confidencial para que los usuarios de su organización nunca la vean.

La configuración de la política de datos confidenciales no es retroactiva. Solo las respuestas recopiladas después de guardar estas opciones se marcarán o redactarán en consecuencia.

Configuración de una política de datos confidenciales

Puede tener varias políticas de datos confidenciales por marca. Todos los administradores de organización pueden acceder y editar las políticas de datos confidenciales de la organización.

1. Diríjase a la página Administración.
   
2. Seleccione la pestaña Privacidad de datos.
   
3. Vaya a la sección Política de datos confidenciales.
4. Haga clic en Agregar temas.
5. Seleccione una de las siguientes opciones:
   • Temas de Qualtrics: elija uno de una biblioteca de temas prediseñados. Utilice la búsqueda o los desplegables para seleccionar los temas que desea utilizar. Los diferentes números de identificación, como la Seguridad Social, se separarán por país y no por industria. Consulte Temas integrados para obtener más detalles.
   • Nuevo tema: Añadir un tema personalizado individual. Consulte Temas personalizados para obtener ayuda con el formato de archivo y Agregación de un único tema personalizado para saber cómo cargar ese archivo una vez que esté listo.
   • Importar archivo de temas: Importar varios temas a la vez. Asegúrese de consultar los temas de Qualtrics antes de utilizar esta opción para cargar temas que ya se utilizan habitualmente. Consulte Temas personalizados para obtener ayuda con el formato de archivo e Importar varios temas personalizados para saber cómo cargar el archivo una vez que esté listo.
6. Guarde los cambios.
   Consejo Q: Puede editar o eliminar estos temas en el futuro.
7. Una vez creados los temas, no olvide ir a Opciones. Allí, determinará si se marcan los creadores de encuestas cuando se realizan preguntas que pueden solicitar datos confidenciales, o si se marca a los encuestados cuando intentan proporcionar información confidencial sobre ellos mismos. Aquí también puede configurar la redacción.
   
   Consejo Q: Consulte Marcar las preguntas de la encuesta que solicitan información sensible y Marcar las respuestas de la encuesta que proporcionan información sensible para obtener más detalles.
8. Asegúrese también de consultar las exenciones. Aquí identificará si alguna encuesta debe quedar exenta de la política de datos confidenciales.
   
   Consejo Q: Las exenciones pueden ser para toda la política de datos confidenciales o para una política específica. Por ejemplo, es posible que se permita que una encuesta recopile números de teléfono y no otra información de identificación. Para establecer una exención para un tema específico, haga clic en el nombre del tema y, a continuación, establezca la exención a la derecha.
   
   

Marcar las preguntas de encuesta que solicitan información sensible

Podrá advertir a los creadores de encuestas de que las preguntas que han creado infringen la política de datos confidenciales de su empresa. Active Marcar las preguntas de encuesta que solicitan información confidencial.

Una vez habilitado, puede hacer clic en Incluir un mensaje de advertencia personalizado para escribir lo que los usuarios verán en la pregunta que infringe esa política.

Qué ven los creadores de encuestas

Cuando un creador de encuestas solicite datos confidenciales, la pregunta se marcará del mismo modo que las preguntas que infringen otras recomendaciones de ExpertReview, con un icono naranja de iQ.

Cuando el usuario hace clic en el icono de iQ, verá qué frases utilizaron que desencadenaron la advertencia. Aquí se mostrará la advertencia de que el administrador ha creado.

Marcar las respuestas de la encuesta que proporcionan información sensible

Puede marcar las respuestas para que los encuestados reciban una advertencia cuando intenten proporcionar información confidencial. También puede indicarlo para que, si ignoran esta advertencia, el creador de la encuesta pueda informar sobre los datos confidenciales que ha recopilado.

Seleccione Marcar respuestas de encuesta que proporcionen información confidencial para permitir que los creadores de encuestas informen sobre infracciones. Estos se enumeran por tema, no se proporcionan datos confidenciales exactos (por ejemplo, número de teléfono de EE. UU., no 555-555-5555).

Al activar Advertir a los encuestados cuando proporcionan información confidencial, se ha creado un mensaje en la encuesta cuando los encuestados intentan enviar contenido confidencial.

Si selecciona Editar información confidencial de las respuestas de la encuesta, la información que infringe la política se eliminará por completo. El resto de la respuesta estará bien, pero la información marcada y redactada se eliminará y será irrecuperable. Los desarrolladores de encuestas podrán seguir informando sobre infracciones, pero estas infracciones se enumerarán por tema, no por violación específica.

Advertir a los encuestados de que han proporcionado información confidencial

Este es el aspecto que tiene cuando un encuestado intenta proporcionar información confidencial. La apariencia de la encuesta y las preguntas formuladas variará en función de lo que haya creado, pero la ventana mostrará el número de preguntas afectadas y permitirá a los encuestados revisar sus respuestas.

Se le preguntará al encuestado si desea cambiar lo que escribió (Revisar respuestas) o seguir adelante en la encuesta (Continuar sin revisar).

Redactar información confidencial

Cuando se redacta la información, se sustituye por una serie de asteriscos ( * ) para que los generadores de encuestas no puedan utilizar ninguna información confidencial que el encuestado haya proporcionado.

La desactivación de esta opción en la política de datos confidenciales no restaurará los datos redactados. Todos los datos redactados se borran de forma permanente.

Global frente a Redacción de tema

Cuando se redacta la información, se sustituye por una serie de asteriscos para que los generadores de encuestas no puedan utilizar ninguna información confidencial que el encuestado haya proporcionado.

A veces, desea redactar la información proporcionada relativa a algunos temas, pero no a otros. Por ejemplo, aunque definitivamente puede redactar cualquier número de la seguridad social que los encuestados intenten participar en una encuesta, es posible que desee que los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico se queden solos, para que pueda realizar un seguimiento de los encuestados si es necesario.

La edición global se puede habilitar en la configuración utilizando la opción Redact sensible a la información de las respuestas de la encuesta. Redacta todos los datos marcados, independientemente del tema.

Para redactar información de un tema a la vez:

1. Haga clic en el nombre del tema que desea editar.
   
2. Expanda la configuración de la directiva.
   
3. Seleccione Sustituir configuración de políticas globales.
4. Seleccione Redactar información confidencial perteneciente a este tema a partir de las respuestas de la encuesta.
5. Haga clic en Guardar.

Informes sobre infracciones de la política de datos en las respuestas

Las respuestas se pueden marcar en función de las políticas de privacidad que infrinjan. Los generadores de encuestas pueden informar sobre las políticas infringidas utilizando el campo Q_DataPolicyViolations.

Los temas etiquetados en una respuesta de encuesta pueden no corresponderse con los temas infringidos al crear la encuesta. Por ejemplo, considere una política que marque los números de teléfono de EE. UU. Un generador de encuestas puede solicitar números de teléfono, pero si ningún encuestado proporciona esta información, no se marcará ninguna respuesta. Por el contrario, si tiene una pregunta de opinión general en la que un cliente proporciona un número de teléfono sin petición, esta respuesta se marcará.

Temas integrados

Si bien no se garantiza que se definan a la perfección, los temas integrados son una excelente manera de comenzar con su política de datos confidenciales. Proporcionan opciones muy investigadas con diccionarios de palabras clave grandes y regex cuidadosamente definido.

Una vez que haya terminado de configurar por primera vez, puede seleccionar más temas integrados más adelante haciendo clic en Añadir temas y seleccionando temas de Qualtrics.

En esta ventana, utilice los desplegables o la barra de búsqueda para buscar los temas deseados. Los números de identificación y otros números de registro se encuentran en su país de origen. (Por ejemplo, el número de seguro del Reino Unido está bajo su país respectivo en lugar de una industria.)

Si desea eliminar todos los temas enumerados, haga clic en Eliminar encima de toda la lista de temas seleccionados.

Temas personalizados

A veces, es posible que desee marcar temas que son exclusivos de su organización, como el ID de empleado, o utilizar temas que Qualtrics ni siquiera ha pensado todavía. Por suerte, puede importar sus propios temas personalizados.

Al utilizar un archivo JSON, los temas que importe siempre se agregan como temas nuevos, no agregados a los existentes, similares. Por ejemplo, si seleccionó manualmente Seguridad Social como tema y luego importó un archivo JSON con un tema llamado Seguridad Social que tenía palabras clave adicionales, tendría dos temas de Seguridad Social en su Ayuda de conformidad. Esto no perjudica la capacidad de la herramienta de verificar su marca en busca de violaciones a la privacidad de ninguna manera.

Exporte un archivo JSON de sus temas haciendo clic en Exportar en la parte superior de la ventana de temas. Puede utilizar este archivo para importar sus temas a otra organización o para editar el archivo JSON y añadir nuevos temas personalizados.

Eliminación de temas

Vaya al menú desplegable Acciones situado a la derecha del tema y haga clic en el icono de papelera para eliminar un tema. Esto se puede hacer tanto para las personalizadas como para las preintegradas.

Encuestas exentas de políticas de datos confidenciales

Es posible que en ocasiones necesite marcar encuestas como exentas de infracciones de la política de datos confidenciales. Por ejemplo, si tiene un flujo de trabajo en el que debe ponerse en contacto con los clientes que escribieron molesto, probablemente deba recopilar algún tipo de información de contacto, incluso si generalmente prohíbe que otras encuestas de la marca lo hagan.

Encuestas de calificación exentas

1. Haga clic en Excepciones en masa.
   
2. Haga clic en Añadir encuesta.
3. Buscar una encuesta por nombre. Solo puede seleccionar una encuesta a la vez. No busque por ID de encuesta.
   
4. Seleccione una de las siguientes opciones:
   • La encuesta está exenta de todos los temas actuales y futuros de la Política sobre datos confidenciales
   • La encuesta está exenta solo de los temas seleccionados de la Política sobre datos confidenciales
     Consejo Q: Puede seleccionar varios temas. Haga clic en la papelera para eliminar un tema de la lista de temas de los que está exenta la encuesta.
5. Haga clic en Guardar.

Consejo Q: Las exenciones pueden ser para toda la política de datos confidenciales o para una política específica. Por ejemplo, es posible que se permita que una encuesta recopile números de teléfono y no otra información de identificación. Para establecer una exención para un tema específico, haga clic en el nombre del tema y, a continuación, establezca la exención a la derecha.

Gestión de exenciones

Una vez que haya marcado las encuestas exentas de la política de datos confidenciales, aparecerán en la página Exenciones.

Haga clic en el texto azul de los temas para cambiar los temas de los que la encuesta está exenta.

Haga clic en la papelera para eliminar la exención.

Exenciones de temas

De forma predeterminada, los temas de política de datos confidenciales se aplican a todas las preguntas y encuestas. Sin embargo, puede crear exenciones para temas. Puede eximir una encuesta completa o una pregunta de una encuesta.

1. Haga clic en el tema para el que desea añadir exenciones.
   
2. Para añadir exenciones para una encuesta específica, vaya a Nivel de encuesta.
   
3. Comience a escribir en el cuadro para seleccionar una encuesta a la que aplicar la exención.
4. Para añadir exenciones para una pregunta de encuesta específica, vaya a Nivel de pregunta.
   
5. Haga clic en Agregar preguntas.
6. Comience a escribir para buscar la encuesta que contiene las preguntas para las que desea crear exenciones.
   
7. Haga clic en Continuar.
8. Seleccione las preguntas a las que desea añadir la exención.
   
9. Haga clic en Aplicar.

Aplicación de políticas de datos confidenciales a determinadas encuestas

De forma predeterminada, las políticas de datos confidenciales se aplicarán a todas las encuestas de su organización, salvo las exenciones que haya creado. Sin embargo, puede modificar el comportamiento de una política individual de datos confidenciales para que las encuestas se suscriban explícitamente a la política para que surta efecto.

1. Vaya a Opciones.
2. Habilite la opción “Aplicar para seleccionar solo” la política de datos confidenciales.
3. Haga clic en Guardar.
4. Elija la política que desea aplicar a una encuesta.
   
5. Active la opción Aplicar para seleccionar solo.
   
6. Comience a escribir en el cuadro para seleccionar una encuesta a la que aplicar la política.
7. Para eliminar una encuesta, haga clic en el icono de papelera junto a ella.

Preguntas frecuentes