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Introducción básica a administración
Acerca de la página “Administración”
Para acceder a la página Administración, debe ser administrador de Qualtrics. Hay 2 tipos de usuarios administradores con diferentes niveles de autoridad:
- Administrador de organización: puede gestionar todas las cuentas con licencia de Qualtrics de su organización.
- Administrador de división: Solo puede gestionar las cuentas que un administrador de organización le haya asignado dentro de una división.
Responsabilidades administrativas
La página “Admin” permite que los administradores de organización supervisen y gestionen el uso de Qualtrics en su organización. Los administradores gestionan:
- Cuentas de usuario: cree nuevos usuarios y defina tipos de usuario y sus permisos
- Equipos o divisiones: Cree grupos y divisiones y empodere a los administradores de división.
- Configuración de organización y seguridad: Controle la configuración de toda la organización, cree permisos para cosas como acceso a bibliotecas y paneles, acceso al proyecto y seguridad del proyecto. Los niveles de seguridad mejorados también están disponibles para los usuarios corporativos.
Si usted es administrador de organización o división, seleccione la página Administración para que estas herramientas administrativas estén disponibles. Se puede obtener una vista previa de cada una de ellas a continuación.
Informes
La pestaña Informes es el mejor lugar para buscar el uso de toda su licencia.
Código de inscripción propia
El código de autoinscripción sirve como medida de seguridad adicional. Por ejemplo, si no desea restringir los dominios de correo electrónico que las personas pueden utilizar para registrarse con su licencia de Qualtrics, puede elegir un código de autoinscripción en su lugar. Este funciona como un código que los nuevos usuarios tienen que introducir cuando se registran para completar su cuenta.
El código de autoinscripción se genera aleatoriamente y se muestra en la parte superior del informe del administrador en cuanto se activa el permiso para su organización.
Uso de licencia
Esta sección registra el número de respuestas auditables recopiladas en su licencia. Esto incluye cualquier respuesta recopilada en la página Respuestas registradas, excepto los datos de vista previa, los datos de prueba y las respuestas importadas.
Actividad
Esta sección cuenta todas las encuestas de la licencia que tienen un estado de nuevas. También mostrará el porcentaje de encuestas activas e inactivas, y cualquier encuesta que esté pendiente de revisión.
Interacción con el contenido
Esta sección cuenta todos los dashboards.
Interacción de los usuarios
Esta sección cuenta todos los usuarios de todos los grupos.
Exportar
Además de estas métricas, tiene la opción de exportar una hoja de cálculo detallada sobre las estadísticas de uso en su organización. Esta opción de exportación se encuentra en la parte inferior de la pestaña Uso de licencia.
Uso de API
La sección Uso de API cuenta todas las llamadas API realizadas por su organización. Mostrará el estado de las llamadas API, así como el volumen de llamadas API a lo largo del tiempo. Solo se visualizarán los datos de los últimos 30 días. También puede ver los detalles de las llamadas a la API, incluidos el verbo y el estado, el punto de acceso, el ID de usuario y el estado. Para obtener más información sobre la API de Qualtrics, consulte la Referencia de API.
Usuarios
La pestaña Usuarios le permite crear nuevas cuentas de usuario, así como buscar, visualizar y editar cuentas de usuario individuales dentro de su organización.
Para localizar usuarios individuales dentro de su organización, puede buscar por nombre de usuario, nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, ID de encuesta (SV_…) o ID de usuario (UR_…). También puede realizar búsquedas de usuario en función de la división, el tipo de usuario o el estado de la cuenta. Puede realizar búsquedas con varios campos para acotar sus resultados, si así lo desea.
Tipos de usuario
El Tipos de usuario le permite crear conjuntos de permisos específicos para los usuarios. En lugar de editar los usuarios uno por uno para que tengan los mismos permisos, puede crear y asignar tipos de usuario. Luego, siempre que desee realizar un cambio generalizado de permisos, solo tiene que editar el tipo de usuario y todas las cuentas de usuario asociadas se actualizarán automáticamente.
Grupos
El Grupos le permite crear, editar y buscar grupos de usuarios. Puede utilizar grupos para crear y compartir contenido de biblioteca (por ejemplo, encuestas, gráficos, archivos, mensajes). También puede utilizar grupos para compartir contactos. No debe confundirse con las divisiones, los grupos se utilizan principalmente para facilitar el intercambio de contenido entre un subconjunto de usuarios dentro de una marca.
Tipos de grupos
Puede utilizar tipos de grupo para establecer permisos sobre lo que los miembros individuales del grupo pueden ver con el contenido del grupo.
Códigos de cupones
Puede utilizar la Códigos de cupones para generar códigos que permitan a los usuarios actualizar sus permisos de cuenta sin su participación manual.
Seguridad
La pestaña Seguridad es una función premium con configuraciones de seguridad adicionales, como la capacidad de rastrear qué usuarios han iniciado sesión, agregar más requisitos a las contraseñas, modificar cuántos inicios de sesión fallidos llevan a un bloqueo de cuenta, y más. Para obtener más información sobre cómo puede acceder a esta pestaña, póngase en contacto con su Ejecutivo de cuentas.
Privacidad de datos
La pestaña Privacidad de datos está disponible para todos los administradores de organización, pero no para los administradores de división. Contiene la herramienta Datos personales, que le permite eliminar todos los registros de una organización que están relacionados con una dirección de correo electrónico. Esto evita que los usuarios tengan que eliminar en lugares separados (contactos, tickets, respuestas, etc.). Puede considerarse una herramienta muy útil para mantener el cumplimiento del RGPD. También puede configurar aquí las Políticas de datos confidenciales, que le permiten regular la información personal privada recopilada por su organización. Además, puede configurar Reglas de retención que controlan durante cuánto tiempo almacena Qualtrics los datos de respuesta de la encuesta y los umbrales de anonimato, que requieren un número mínimo de respuestas para mostrar datos anónimos. Las reglas de retención de datos y anonimato se aplican a toda la marca, pero se pueden establecer excepciones para encuestas individuales.
Etiquetas de uso
La pestaña Etiquetas de uso le permite desarrollar etiquetas de contenido para crear un sistema de gestión de costes en Qualtrics. Puede supervisar el uso de su plataforma aplicando estas etiquetas a usuarios y proyectos y utilizando las herramientas de reporting integradas.
Aprobaciones
La pestaña Aprobaciones se utiliza para crear reglas de aprobación para proyectos de Qualtrics. Por ejemplo, puede crear una regla en la que un nuevo proyecto deba ser aprobado por un administrador de organización antes de publicarlo. Esta función le permite gestionar qué contenido están creando sus usuarios.
Temas
En la pestaña Temas, los administradores de organización pueden crear temas de encuestas personalizados para sus usuarios. Utilice esta función para crear una experiencia de encuesta consistente para las encuestas enviadas por su organización.
Configuración de la organización
El Configuración de la organización le permite editar las opciones de su organización, como los requisitos de contraseña y la información de la página de inicio de sesión.
Divisiones
Si su licencia incluye un gran número de usuarios, puede crear divisiones para facilitar la gestión de cuentas. Una vez que se ha creado una división, puede otorgar a otros usuarios acceso administrativo sobre divisiones específicas, lo que permite a los administradores de división gestionar las tareas relacionadas con la división. No debe confundirse con los grupos, las divisiones se utilizan principalmente para gestionar de forma masiva permisos de cuenta para un subconjunto de usuarios dentro de una organización.
Extensiones
La pestaña Extensiones controla a qué extensiones de software de terceros tienen acceso sus usuarios. Tenga en cuenta que algunas ampliaciones pueden requerir una compra adicional. Consulte la página del enlace para obtener más información.
Herramientas de control del usuario
A medida que su licencia crezca, deberá gestionar un mayor número de usuarios. El uso de herramientas de control del usuario ayudará a controlar a los usuarios y a garantizar los permisos, el uso y la responsabilidad adecuados. Esta sección contiene recursos disponibles para los administradores de organización y los administradores de división para gestionar usuarios dentro de su licencia.
Creación de usuarios
Utilice las páginas de esta sección para crear usuarios en su licencia. Puede crear usuarios manualmente o habilitar la autoinscripción y la inscripción automática para permitir que los usuarios creen sus propias cuentas.
- Creación manual: como administrador de organización, puede crear nuevas cuentas de usuario para su licencia en la pestaña Usuarios de la página Administración. Los administradores de división también pueden crear usuarios dentro de su división.
- Autoinscripción: Si su organización tiene una página de inicio de sesión personalizada de marca, se puede activar la función de autoinscripción, que permite a los miembros de su organización ir a su página de inicio de sesión de marca y crear sus propias cuentas.
- Inscripción automática: Si su organización utiliza el inicio de sesión único (SSO) para iniciar sesión en Qualtrics, las cuentas de usuario se pueden crear automáticamente cuando los usuarios se autentican correctamente, pero aún no tienen una cuenta en su organización de Qualtrics.
Gestión de permisos de usuario
Las páginas de esta sección cubren los permisos de usuario. Puede editar permisos de usuario de forma individual o gestionar permisos en masa mediante divisiones y tipos de usuario.
- Usuarios: la pestaña Usuarios le permite crear nuevas cuentas de usuario, así como buscar, ver y editar cuentas de usuario individuales dentro de su organización.
- Tipos de usuario: Los tipos de usuario le permiten crear conjuntos de permisos que se pueden aplicar a varios usuarios a la vez, en lugar de alterar los permisos de usuario por usuario.
- Divisiones: Con una licencia grande, puede crear divisiones para dividir su licencia en entidades más pequeñas y permitir el acceso administrativo en divisiones específicas como administrador de división.
- Códigos de cupones: En lugar de cambiar los permisos uno por uno para varios usuarios, puede crear códigos de cupón que cambien el tipo de usuario o la división una vez que el usuario los introduzca en su cuenta.
- SSO: Si su organización utiliza el inicio de sesión único (SSO) para iniciar sesión en Qualtrics, puede utilizar los atributos que se pasan a Qualtrics a través de este proceso de inicio de sesión para asignar y actualizar automáticamente el tipo de usuario, la división y el grupo de un usuario.
Contenido de usuario compartido
En esta sección se tratan las opciones de marca que permiten a los usuarios compartir contenido. Esto incluye grupos para compartir encuestas, gráficos y archivos, así como la configuración de toda la organización, como temas de encuestas y extensiones de terceros.
- Grupos: Los grupos permiten a un subconjunto de usuarios compartir contenido como encuestas, gráficos, mensajes, archivos y contactos.
- Tipos de grupos: Los tipos de grupo, similares a los tipos de usuario, son conjuntos de permisos que determinan qué puede hacer un usuario con contenido propiedad de un grupo.
- Temas: La pestaña Temas de la página Administración le permite crear temas dinámicos con marca para que toda la organización los utilice.
- Extensiones: Como Qualtrics le permite integrarse con muchos software diferentes, puede gestionar configuraciones que determinan a qué cuentas debe vincularse toda la organización cuando utilizan estas extensiones. También puede añadir credenciales de ampliación para compartirlas con sus usuarios.
Uso de plataforma de supervisión
Los administradores de licencias pueden utilizar los recursos que se enumeran a continuación para supervisar el uso de licencias. Las páginas que se enumeran a continuación le ayudan a ver la actividad de su licencia y a configurar las opciones de seguridad que se aplican a todos sus usuarios.
- Informes de administrador: La pestaña Informes de administración le ayuda a comprender fácilmente el uso de toda su licencia.
- Configuración de la organización: Aquí puede editar la configuración, como los requisitos de contraseña, la información de la página de inicio de sesión y los dominios “Desde” personalizados para su uso en toda su organización.
- Seguridad: La pestaña Seguridad es un complemento adicional, pero incluye funciones como la capacidad de realizar un seguimiento de los usuarios que han iniciado sesión, añadir más requisitos a las contraseñas, modificar cuántos inicios de sesión fallidos provocan un bloqueo de cuenta y mucho más.
- Privacidad de datos: la pestaña Privacidad de datos le permite configurar una política de datos confidenciales, así como abordar solicitudes de datos personales.
- Etiquetas de uso: Las etiquetas de uso ayudan a realizar un seguimiento de cuántas respuestas de encuesta o plazas de usuario se han consumido para diferentes partes de su organización en un período de tiempo determinado.
- Aprobaciones: El proceso de aprobación de proyectos permite a los administradores configurar reglas para cuando las encuestas requieren aprobación antes de que se publiquen.
Áreas del producto afectadas por el administrador
La administración de usuarios en la página Administración afecta a todas las áreas del producto Qualtrics. Esto incluye todo, desde proyectos hasta directorios, flujos de trabajo, dashboards y más. Puede pensar que la página Administración es la administración de nivel superior para su organización de Qualtrics y todas las funciones o usuarios incluidos en ella.
Dicho esto, existen formas adicionales de gestionar determinados productos. Estos métodos de administración generalmente se añaden a, no en sustitución de, lo que se controla en la página Administración. Estos métodos de administración tampoco requieren necesariamente que los usuarios sean administradores de organización o división; en su lugar, se pueden aplicar otros tipos de usuarios, por lo que no tiene que dar todo el poder administrativo a demasiadas personas.
Estos son ejemplos de otras funciones de administración en toda la plataforma:
- Permisos de colaboración en encuestas
- Tableros de CX
- Experiencia del empleado
- Prácticas recomendadas de administración de XM Directory