Collaborating on Survey Projects

About Collaborating on Survey Projects

Nuestra función de colaboración le permite dar acceso a las encuestas a otros usuarios de Qualtrics cuando se conecten a sus cuentas. De esta manera, puede trabajar en el mismo proyecto sin dar la información de su propia cuenta. Incluso puede elegir restringir el tipo de acceso que otros usuarios tienen al proyecto. Por ejemplo, si tiene traductores trabajando en el proyecto, puede asegurarse de que pueden cargar traducciones en la encuesta, pero que no tienen acceso a los datos que recopila.

Colaboración dentro de la organización

Puede colaborar en encuestas con usuarios individuales y grupos de su organización. Un grupo es un conjunto de usuarios de Qualtrics con acceso a una biblioteca compartida de encuestas, contactos y otros datos del proyecto. Si desea crear un grupo, póngase en contacto con su administrador de organización, que puede crear uno para usted.

1. En la pestaña Encuesta del proyecto, haga clic en Herramientas.
   
2. Seleccione Colaborar.
   Consejo Q: ¿Falta el botón Colaborar? Existen dos motivos por los que esto puede suceder. La primera es que no puede invitar a alguien a colaborar en un proyecto que no le pertenece. Para dar acceso a ese proyecto a otro usuario, tendrá que ponerse en contacto con su creador original. Sin embargo, si usted es el propietario de la encuesta, es muy probable que no tenga permiso para colaborar en su organización. Si cuenta con una licencia de Qualtrics, póngase en contacto con su administrador de organización para solicitar que se active este permiso.
3. Si un usuario se encuentra en la misma organización que usted, puede escribir el nombre o el correo electrónico de esa persona en el campo Escribir el nombre de usuario o el correo electrónico, o buscarlo en la Agenda de direcciones de usuarios y grupos.
   
   Consejo Q: Solo verá los grupos a los que pertenece en la agenda de direcciones.
4. Una vez dentro de la agenda de direcciones, seleccione de la lista el usuario o el grupo de usuarios con el que desea colaborar y haga clic en Agregar selección. Utilice la barra de búsqueda en la esquina superior derecha de la ventana para localizar con rapidez el usuario o grupo de usuarios.
   
   Consejo Q: ¿No ve a la persona que está buscando? Asegúrese de que disponga de una cuenta de Qualtrics dentro de su misma licencia. Si la cuenta no se encuentra en la misma licencia que la suya, no aparecerá en la lista, aunque todavía puede colaborar con estos usuarios introduciendo su dirección de correo electrónico en el campo de la ventana anterior. La dirección de correo electrónico con la que comparte no tiene que coincidir con la cuenta de Qualtrics de ellos.
5. Escriba un mensaje personalizado y haga clic en Invitar cuando haya terminado. Este mensaje se presentará en una invitación que el usuario recibe por correo electrónico, junto con la invitación estándar. Si le parece bien que solo se envíe una invitación estándar, deje la casilla en blanco.
   
6. Marque las casillas de selección de los permisos que desea conceder a cada persona o grupo que haya añadido. Consulte Permisos de colaboración para obtener más detalles sobre cada una de estas opciones.
   
   Consejo Q: Haga clic en la flecha junto a los permisos Editar y Ver informes para personalizar aún más el nivel de acceso que tienen sus colaboradores.
7. Haga clic en Guardar para enviar la invitación.

Colaboración fuera de la organización y con usuarios nuevos

La colaboración con usuarios fuera de la organización funciona de manera muy similar a colaborar dentro de ella. Sin embargo, en lugar de utilizar la libreta de direcciones, simplemente introduzca la dirección de correo electrónico asociada con la cuenta del usuario en el cuadro de texto y haga clic en el botón Agregar. Esta dirección de correo electrónico no tiene que coincidir con la cuenta de Qualtrics del usuario.

Usuarios nuevos

También puede colaborar en una encuesta con un usuario que aún no tenga una cuenta de Qualtrics. Simplemente escriba su dirección de correo electrónico en el cuadro de texto y haga clic en Agregar. Su colaborador deberá crear una nueva cuenta. Su colaborador debe llevar a cabo una de las siguientes acciones:

1. Registrarse con la licencia de Qualtrics que su organización ha comprado.
2. Registrarse para obtener una cuenta gratuita con el enlace que aparece en la invitación que recibió.
   

Usuarios con más de una cuenta

A veces, los usuarios tienen más de una cuenta de Qualtrics asociada a la misma dirección de correo electrónico. ¡Está bien! Se enviará un código por correo electrónico al usuario cuando lo invite a colaborar en la encuesta. A continuación, el usuario podrá iniciar sesión en cualquiera de sus cuentas e introducir este código para obtener acceso a la encuesta. Para obtener más información sobre los códigos de colaboración, consulte la sección Acceso a encuestas compartidas.

Usuarios con cuentas SSO

Si la persona con la que está colaborando tiene SSO y no es miembro de su organización, debería poder seguir colaborando con ella. Introduzca su dirección de correo electrónico en el campo y haga clic en Añadir. Para obtener más consideraciones con los usuarios de SSO, consulte la sección Colaboración con usuarios de SSO.

Consideraciones para la colaboración entre organizaciones

Si usted es administrador de organización, las bibliotecas organizativas a las que se hace referencia en esta sección son grupos de toda la organización con los que se pueden compartir contactos, mensajes y encuestas. Cuando se crearon estos grupos, estaba marcado Sí en el campo Disponible para todos los usuarios.

Colaboración con usuarios de SSO

Los usuarios que accedan a sus cuentas de Qualtrics a través del inicio de sesión único (SSO) tendrán algunas consideraciones adicionales a la hora de colaborar en las encuestas. Esto es aplicable sobre todo si usted y su colaborador pertenecen a organizaciones distintas.

Colaborar con la persona correcta

Si está compartiendo con alguien de la misma organización, es más fácil escribir el nombre del usuario en la libreta de direcciones del usuario o grupo, y luego hacer clic en esa persona cuando aparezca en la lista. La cuenta que aparezca siempre será la que esté oficialmente afiliada a su organización.

Si está colaborando con alguien con SSO desde fuera de su organización, puede compartir con cualquier dirección de correo electrónico a la que tenga acceso el usuario. La persona recibirá un código de colaboración seguro, iniciará sesión en la cuenta de Qualtrics que elija e introducirá el código. Consulte la sección Acceso a encuestas compartidas para obtener más detalles sobre los códigos de colaboración.

ignorar enlaces en la invitación

Cuando alguien le invite a colaborar en una encuesta, recibirá esta invitación:

No haga clic en “cuenta nueva”. Aunque aún no tenga una cuenta a través de su organización, no utilice este enlace. Para crear una cuenta nueva, vaya a la URL especial que su organización configuró para Qualtrics. Si no sabe cuál es esta URL, puede buscarla online, preguntárselo a un compañero o llamar al soporte técnico.

Para acceder a la encuesta a la que se le ha invitado a colaborar, inicie sesión en su cuenta de Qualtrics como haría normalmente. A continuación, siga los pasos de Acceso a encuestas compartidas para obtener acceso a su encuesta.

Acceso a encuestas compartidas

Una vez que se haya invitado a los usuarios a colaborar en un proyecto, los colaboradores recibirán un correo electrónico notificándoles y podrán verlo en su carpeta Compartidos conmigo la próxima vez que inicien sesión.

Para acceder a esta carpeta:

1. Vaya a la página Proyectos.
   
2. Seleccione Compartido conmigo.
   
   Consejo Q: Expanda el menú desplegable de carpetas para ver una lista de colegas que han compartido proyectos con usted. También puede ver el propietario de cada encuesta en la carpeta Compartido conmigo si visualiza la columna Propietario.

Código de colaboración

Es posible que algunos usuarios vean, cuando se comparte una encuesta con ellos, que la invitación que reciben contiene un código especial. Se trata de una medida de seguridad adicional que confirma las colaboraciones entre organizaciones y otros casos especiales.

1. Busque en su correo electrónico una invitación a colaborar en una encuesta. Copie el código.
2. Inicie sesión en la cuenta desde la que desea poder acceder a la encuesta.
3. Vaya a su carpeta Compartido conmigo.
   
   Consejo Q: El botón Introducir código de colaboración solo aparece en la carpeta Compartido conmigo. No aparecerá en ninguna de las otras carpetas del proyecto.
4. Haga clic en Introducir código de colaboración.
5. Pegue el código en el campo.
   
6. Haga clic en Enviar.

Gestión de encuestas compartida con usted

En su carpeta Compartido conmigo hay subcarpetas con nombre para cada colaborador. Utilícelas para buscar encuestas según el propietario.

Si decide que ya no desea participar en un proyecto, puede eliminar su acceso haciendo clic en el menú desplegable situado junto al proyecto y haciendo clic en Eliminar proyecto compartido. No se preocupe. Con esta opción no se elimina nada. Simplemente anula la posibilidad de acceder al proyecto.

Permisos de colaboración

Cuando colabora en un proyecto con alguien, no tiene que darle acceso total. Puede restringir el contenido que se puede ver o editar en su proyecto.

1. Ver encuesta: La activación de este permiso otorga al colaborador acceso de solo lectura a las funciones de la pestaña Encuesta (como el flujo de la encuesta, las opciones de la encuesta, las preguntas de la encuesta y el aspecto y fondos de la encuesta).
   Atención: Si desea conceder acceso de solo lectura, asegúrese de que el permiso Editar también esté desactivado.
2. Editar: Al desactivar este permiso, se anula el acceso a toda la pestaña Encuesta, donde se realizan las modificaciones de la encuesta. El colaborador tampoco podrá renombrar la encuesta ni traducirla. Sin embargo, si solo desea desactivar algunos permisos de edición, haga clic en el menú desplegable situado junto al permiso y edite los permisos que se detallan a continuación.
   • Editar encuestas: Al desactivar este permiso se anula el acceso a la pestaña Encuesta y el cambio de nombre de la encuesta. Los colaboradores aún pueden traducir la encuesta.
     Advertencia: Para activar cualquiera de los permisos de edición descritos a continuación, también debe activar Editar encuestas.
     Consejo Q: Sus colaboradores necesitarán acceso a este permiso para acceder a la pestaña Flujos de trabajo.
   • Copiar preguntas de encuesta: Desactivar este permiso evita que el usuario copie preguntas dentro de la encuesta. Sin embargo, su colaborador aún puede copiar preguntas y bloques en la biblioteca.
   • Crear conjuntos de respuestas: Los conjuntos de respuestas son una función que ya no se utiliza.
   • Eliminar preguntas de encuesta: Desactivar este permiso evita que los colaboradores eliminen preguntas y saltos de página del generador de encuestas.
     Consejo Q: No tiene que preocuparse por los colaboradores que eliminan todo el proyecto. Independientemente de los permisos que estén activados, los colaboradores no pueden eliminar un proyecto en el que sean colaboradores. Solo el propietario puede eliminar el proyecto.
   • Usar análisis de texto: La desactivación de este permiso evita que los colaboradores realicen análisis de texto en Text iQ. Los colaboradores aún pueden ver (pero no editar) su análisis de texto si tienen el permiso Ver análisis de texto que se encuentra en los detalles de permiso Ver informes.
   • Utilizar análisis conjunto: La desactivación de este permiso evita que los colaboradores utilicen el análisis conjunto.
   • Permitir recuento de respuestas descartadas: Desactivar este permiso significa que no puede utilizar la opción Respuesta descartada para personalizar un elemento de fin de encuesta en el flujo de la encuesta. Es posible que no vea esta opción si no ha adquirido acceso a esta función, lo que le permite mantener un recuento de descartes en una pantalla sencilla. Cuando está activado, este permiso debe combinarse con Editar el flujo de la encuesta.
   • Utilizar índice de contenido: Esta opción solo aparecerá si tiene acceso a la función de índice. Al desactivar estos permisos, su colaborador no podrá añadir un Índice en el flujo de la encuesta.
   • Traducir encuestas: si se desactiva, el usuario no puede traducir la encuesta.
   • Establecer opciones de encuesta: Si se desactiva, el usuario no puede editar las opciones de encuesta.
   • Editar preguntas de encuesta: Cuando se desactiva, el usuario no puede editar preguntas, incluido el comportamiento de la pregunta. La única edición de preguntas permitida es la capacidad de añadir un salto de página. This permission is also required to access the Weighting tab in Data & Analysis.
   • Editar el flujo de la encuesta: Al desactivar este permiso se anula la capacidad del usuario para editar el flujo de la encuesta.
     Consejo Q: Si tiene marcado el permiso para Editar el flujo de la encuesta, pero el permiso Editar preguntas de encuesta está desmarcado, el usuario no podrá editar los elementos de datos embebidos en el Flujo de la encuesta.
   • Usar bloques: La desactivación de este permiso evita que los colaboradores eliminen, muevan, añadan, cambien de nombre o copien bloques dentro de la encuesta. Sin embargo, los colaboradores aún pueden usar las opciones de bloque no relacionadas con estas tareas, como bucle y fusión, aleatorización de preguntas y copia de un bloque a una biblioteca.
   • Utilizar desencadenantes: Al desactivar este permiso, se elimina la capacidad del usuario de utilizar desencadenantes de la lista de contactos y desencadenantes de correo electrónico.
   • Utilizar cuotas avanzadas: Este permiso solo aparecerá si tiene acceso a Cuotas avanzadas. Si se desactiva, el colaborador no puede utilizar las cuotas lógicas cruzadas, la gestión de coincidencias múltiples ni el panel de control público de cuotas. Cuando este permiso esté desactivado, los usuarios seguirán teniendo acceso a las funciones básicas de Cuota, incluida la capacidad de crearlas, editarlas y eliminarlas.
   • Usar bloques de referencia: cuando está activado, permite al usuario añadir bloques de referencia a la encuesta utilizando material en su cuenta.
3. Ver informes: Si no elige especificar permisos, activar este permiso le da a su colaborador acceso total a la ficha Datos. Sin embargo, si solo desea desactivar algunos permisos de resultados, haga clic en el menú desplegable situado junto al permiso y edite los permisos que se detallan a continuación.
   • Editar respuestas de encuesta: La desactivación de este permiso impide que el colaborador elimine datos o utilice la función de edición de respuestas. Además, aunque aún puede generar una encuesta de repetición como nuevo enlace de respuesta, no puede generar un enlace de repetición normal. Este permiso, cuando se desactiva, permite a los colaboradores añadir datos, pero no les permite modificar los existentes de ninguna manera.
   • Ver los resultados de la encuesta: si desactiva este permiso, se eliminarán los datos y el análisis; la pestaña Análisis y la pestaña Informes.
     Advertencia: Para activar cualquiera de los permisos de resultados descritos en esta sección, DEBE activar también Ver resultados de encuesta.
   • Filtrar resultados de encuesta: cuando está activado, este permiso permite al usuario filtrar las respuestas recopiladas en las pestañas Datos y análisis e Informes.
   • View Restricted Data: Disabling this permission censors the standard contact fields, IP address, location latitude, location longitude, and custom fields marked as sensitive in the Data & Analysis tab and in all exports.

     Attention: If you invite someone to collaborate on a survey, and give access to “View Restricted Data,” the collaborator must also have the “View Restricted Data” user permission enabled. If not, the user won’t be able to view the survey’s restricted data. Users can reach out to a Brand Administrator to get their permissions changed. Below, you’ll see a table describing how the collaboration permission and the user permission interact.

     Collaboration permission	User Permission	Resultado
     Desactivado	Desactivado	User cannot view the collaborated survey’s restricted data.
     Activada	Activada	User can view the collaborated survey’s restricted data.
     Activada	Desactivado	User cannot view the collaborated survey’s restricted data.
     Desactivado	Activada	User cannot view the collaborated survey’s restricted data.

   • Descargar resultados de encuesta: Permite al usuario exportar datos desde la pestaña Datos y análisis. Si se desactiva, los colaboradores ya no podrán exportar desde la pestaña “Datos”; “Análisis”, pero sí podrán exportar informes.
   • Utilizar tablas de referencias cruzadas: brinda al usuario la capacidad de analizar los resultados con la función de tablas de referencias cruzadas.
   • Ver ID de respuesta: Cuando está activado, este permiso permite al usuario ver el ID de respuesta, un ID exclusivo asignado a cada respuesta individual.
   • Ver análisis de texto: cuando está habilitado, el colaborador tiene acceso de visualización al análisis de texto realizado en Text iQ. El colaborador no podrá editar los detalles de su análisis de texto sin el permiso Utilizar análisis de texto que se encuentra en los detalles del permiso Editar.
4. Activar/Desactivar: Cuando se selecciona, este permiso permite al usuario activar, pausar o reanudar la recopilación de respuestas de la encuesta.
5. Copiar: Cuando se desactiva, el colaborador no puede copiar el proyecto ni crear un proyecto a partir de una copia de la encuesta colaborada. Los colaboradores aún pueden copiar preguntas y bloques dentro del mismo proyecto, o copiar la encuesta en la biblioteca.
6. Distribuir: Determina si el colaborador tiene acceso a la pestaña Distribuciones y, por lo tanto, si puede distribuir la encuesta.

Si alguna vez necesita editar esta configuración, navegue al menú Colaborar en el proyecto de forma normal, realice los cambios y haga clic en Guardar.

Resolución de problemas

Problemas de configuración de cuenta / Varias cuentas de Qualtrics

Si su organización cuenta con una licencia de Qualtrics, debe seguir detenidamente los pasos de la página Creación de una cuenta para poder crear una cuenta y empezar a colaborar. En concreto, debe asegurarse de que se ha registrado en Qualtrics desde la URL correcta.

Si ha elegido “Cuenta gratuita” en la página de inicio de Qualtrics al registrarse, tiene una cuenta gratuita. Las cuentas gratuitas creadas antes del 4 de octubre de 2019 no pueden colaborar; todas las cuentas gratuitas creadas después de esta fecha pueden colaborar. Si creó una cuenta gratuita más antigua y su organización no tiene una licencia de Qualtrics, deberá crear una nueva cuenta gratuita antes de poder colaborar. Sin embargo, si se registró de esta manera por error y su organización sí tiene una licencia de Qualtrics, consulte nuestra página Traslado de usuarios para encontrar varias soluciones que le permitirán trasladar su cuenta a la licencia correcta y colaborar en proyectos.

Si se registró para obtener una cuenta utilizando el enlace de la invitación de colaboración, podrá colaborar en encuestas sin ningún problema. Sin embargo, no está registrado en Qualtrics con una organización específica, lo que puede significar que no tiene acceso a otras funciones por las que su organización ha pagado (por ejemplo, preguntas de carga de archivos, la aplicación sin conexión). Si alguna vez debe trasladar su cuenta a una organización diferente, consulte nuestra página Traslado de usuarios para obtener más detalles.

Si está totalmente seguro de haberse registrado en Qualtrics con la URL correcta y tiene problemas para colaborar, póngase en contacto con el administrador de organización para asegurarse de que tiene los permisos adecuados habilitados.

No se puede encontrar el correo electrónico de colaboración

Si no ha recibido el correo electrónico de colaboración, pruebe lo siguiente:

1. Consulte las carpetas de correo basura y correo no deseado.
2. Asegúrese de que el propietario de la encuesta ha compartido con la cuenta correcta.
   Consejo Q: Si el propietario de la encuesta está compartiendo directamente con una dirección de correo electrónico, recuerde que solo tiene que ser un correo electrónico al que tiene acceso y no tiene que ser el de la cuenta. Esto también se aplica a los usuarios de SSO.
3. Si 1 y 2 no funcionan, pida al propietario de la encuesta que lo elimine, guarde y vuelva a colaborar.

El proyecto no aparecerá en la cuenta

Si el proyecto no aparecerá en su carpeta Compartidos conmigo, intente lo siguiente:

1. Asegúrese de haber introducido el código de colaboración.
2. Si ya introdujo el código de colaboración, haga clic en el icono Configuración de cuenta en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Actualizar cuenta.
   
3. Pida al propietario de la encuesta que lo borre, guarde y vuelva a colaborar.

Alternativas a la colaboración

La colaboración está pensada para dar a varios usuarios la capacidad de editar y distribuir una encuesta, editar los datos de la encuesta, exportarlos según sea necesario y crear informes. Con los permisos de colaboración, puede incluso elegir a cuáles de estas funciones desea que tenga acceso el usuario.

Sin embargo, la colaboración no siempre es la mejor solución para sus objetivos. A continuación, exponemos algunas necesidades similares y la mejor manera de satisfacerlas:

• Si desea que alguien vea la encuesta pero no la edite, intente enviarle un enlace de vista previa o un documento de Word de la encuesta.
• Si desea que alguien vea los informes, pero que no los edite, pruebe compartir los informes avanzados o compartir los informes de resultados.
• Si desea que alguien vea los datos sin procesar, pero que no los edite, pruebe exportar los datos y enviarle el archivo.
• Si pronto va a abandonar su organización y desea que otra persona sea la propietaria de su encuesta y sus datos, póngase en contacto con su administrador de organización y pídale que transfiera la encuesta.
• Si solo desea que alguien tenga una copia de su encuesta (sin los datos), pruebe exportar una copia QSF de la encuesta y enviar el archivo a su compañero.

Preguntas frecuentes