Mensajes de error de distribución de correos electrónicos

Acerca de los mensajes de error de distribución de correos electrónicos

Qualtrics ha integrado mensajes que le permiten saber lo que debe hacer para enviar correos electrónicos correctamente. Los errores descritos en esta página se producen en las invitaciones a encuestas, los recordatorios y los correos electrónicos de agradecimiento.

Cómo encontrar mensajes y códigos de error

Los mensajes de error y códigos definidos en esta página de soporte se pueden encontrar en Pestaña distribuciones De tu proyecto de encuesta, en el Correos electrónicos sección.

Asegúrese de ajusta tu vista al estándar, no compacto, para ver códigos de error.

Los códigos de error y mensajes tratados en esta página de soporte son no disponible en Directorio XM o Directorio Lite de XM.

Estos códigos y mensajes de error también lo hacen no Aparecer por tipos de proyectos Aparte de las encuestas, como Proyectos de Experiencia de Empleados.

Códigos de error de distribución

Los códigos de error pueden aparecer en la parte superior de una distribución de invitación a la encuesta para especificar por qué no se ha enviado. En la siguiente tabla, se proporciona una lista de códigos de error y soluciones posibles.

Límite de correos electrónicos

Su tipo de usuario o licencia puede presentar grandes diferencias con respecto al número de correos electrónicos que puede enviar. Si intenta enviar una distribución que sobrepase el límite, aparecerá este mensaje:

Todos los correos electrónicos cuentan para este límite, incluidos los correos electrónicos de invitaciones a encuestas, recordatorios y agradecimiento. Si no está seguro del límite de correos electrónicos o de la cantidad de correos electrónicos que ha utilizado, puede comprobarlo haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en el icono de configuración de la cuenta.
2. Haga clic en Configuración de cuenta.
3. Haga clic en Uso de la cuenta.
4. Visualice la columna Correos electrónicos salientes permitidos.
5. Si lo desea, filtre los correos electrónicos enviados en función de una semana o un día concretos.

“Dominio no válido”

Si va a enviar su correo electrónico y ve un triángulo rojo encima de la dirección de remitente que dice “Dominio no válido”, significa que el dominio de dicha dirección no se puede utilizar para enviar correos electrónicos desde Qualtrics. Este error suele aparecer cuando se utiliza una dirección de remitente personalizada que no se ha configurado para la organización.

Para solucionar este problema, tiene algunas opciones:

• Utilizar la dirección de remitente predeterminada que se rellena automáticamente en el editor de mensajes al hacer clic en Crear correo electrónico.
• Usar una de las direcciones de remitente de Qualtrics.
• Ponerse en contacto con el administrador de organización y solicitarle que configure el dominio para utilizarlo en Qualtrics según las instrucciones de aquí.
• Utilizar una dirección de remitente que la organización ya haya configurado para su uso.
  Consejo Q: ¿No está seguro de qué dominios ya permite la organización que se usen en Qualtrics? Haga una tarea de correo electrónico y vea qué dominios están disponibles en el menú desplegable. Puede eliminar la tarea cuando haya terminado de verificar.
  

“El mensaje requiere un enlace de encuesta”

Si borra el enlace de encuesta de su mensaje de correo electrónico, verá un aviso con el texto “El mensaje requiere un enlace de encuesta” en la esquina inferior izquierda del editor de mensajes y no podrá enviar su correo electrónico.

Si ha borrado el enlace de encuesta y tiene que volver a añadir uno, siga estos pasos:

1. Seleccione el icono de texto dinámico.
2. Elija Enlaces de encuesta.
3. Elija uno de los siguientes:
   • Enlace de encuesta personalizado: escriba el texto en el que desea que los encuestados hagan clic para ir a la encuesta.
   • Enlace de encuesta: inserte el texto que dice “Realizar la encuesta”. Cuando haga clic en el enlace, este lo llevará a la encuesta.
   • URL de encuesta: inserte toda la URL de la encuesta en el correo electrónico.
4. De este modo se añade texto dinámico en el enlace para darse de baja del correo electrónico. Puede mover el texto dinámico que se ha generado a cualquier parte del correo electrónico. Ahora podrá enviar su correo electrónico.

“No hay enlace para darse de baja”

Si elimina el enlace para darse de baja del mensaje de correo electrónico, se mostrará un mensaje con el texto “No hay enlace para darse de baja” en la esquina inferior izquierda del editor de mensajes y no podrá enviar el correo electrónico. Con el fin de cumplir con la ley federal CAN-SPAM, Qualtrics requiere que incluya un enlace para darse de baja en todos los correos electrónicos que envíe a personas ajenas a su organización. A la hora de enviar correos electrónicos a personas ajenas a su organización, este requisito no permite ninguna excepción. Si ha eliminado el enlace para darse de baja y necesita volver a añadir uno, siga estos pasos:

1. Seleccione el icono de texto dinámico.
2. Seleccione Enlace para darse de baja.
3. Introduzca el texto que quiere que se convierta en hipervínculo del enlace. Por ejemplo, escriba “Darse de baja aquí”.
4. Seleccione Insertar.
5. De este modo se añade texto dinámico en el enlace para darse de baja del correo electrónico. Puede mover el texto dinámico que se ha generado a cualquier parte del correo electrónico. Ahora podrá enviar su correo electrónico.

Si envía su correo electrónico solo a personas dentro de la organización y no desea incluir un enlace para darse de baja, tendrá que comunicarse con el administrador de organización, que se pondrá en contacto con el XM Success Manager de la licencia para solicitar formalmente que se desactive este requisito. Para obtener más información sobre cómo funcionan los enlaces para darse de baja, visite la página Uso del enlace para darse de baja.

“Los correos electrónicos deben aprobarse antes de que se puedan enviar”.

Si ve este mensaje cuando redacta un correo electrónico, significa que una persona de su organización debe aprobar la distribución antes de que se pueda enviar.

Cuando termine de configurar la invitación por correo electrónico, debe seleccionar a una persona del menú desplegable Seleccionar aprobador. A continuación, puede hacer clic en Asignar al aprobador para enviar su correo electrónico al usuario seleccionado para su aprobación.

Una vez aprobadas las distribuciones, se enviarán a la hora programada. Si establece el mensaje en “Enviar ahora”, se enviará tan pronto como se apruebe la distribución.

Estados de distribución

Después de programar la distribución, puede verificar el estado de los correos electrónicos para cada destinatario. Haga clic en el menú desplegable junto a la distribución y seleccione Descargar historial para exportar su historial de distribución.

A continuación, hablaremos sobre el significado de cada estado que puede figurar en el historial.

Estados

La columna de estado del Historial de distribución le ayudará a supervisar el estado actual para cada destinatario: si no pudo recibir el correo electrónico o si ya inició la encuesta. A continuación presentamos una lista descriptiva de posibles condiciones de estado.

• Correo electrónico enviado: El correo electrónico ha salido del servidor de Qualtrics. Este estado también se mostrará para un encuestado cuya respuesta incompleta se haya eliminado porque el progreso era del 0 %.
  Consejo Q: Una vez que un correo electrónico salga de nuestro servidor, no podemos garantizar que dicho correo no se verá afectado por ningún filtro o lista de bloqueados que estén configurados en el extremo opuesto.
• Correo electrónico aún no enviado: El distribuidor de correo de Qualtrics aún no ha distribuido el correo electrónico. Este estado también se mostrará para las respuestas iniciadas a través de enlaces individuales que se eliminaron porque el progreso era del 0 %.
  Consejo Q: Para evitar que las grandes distribuciones de correos electrónicos se marquen como spam, Qualtrics envía correos electrónicos en pequeños lotes. El servidor de correo electrónico de Qualtrics enviará hasta 300 correos electrónicos cada 20 segundos en el caso de distribuciones grandes. Tenga en cuenta que las velocidades de envío reales pueden variar en función de diversos factores, como la carga actual del sistema.
• Correo electrónico no enviado: El distribuidor de correo de Qualtrics no envió este correo electrónico. Este estado mostrará si la dirección de correo electrónico del encuestado está en blanco. Al distribuir enlaces individuales, este estado también aparecerá si el encuestado no ha iniciado la encuesta.
• Correo electrónico abierto: El correo electrónico llegó a la bandeja de entrada del destinatario y el destinatario lo abrió.
• Correo electrónico rebotado: El correo electrónico no llegó a la bandeja de entrada del destinatario. Esto puede deberse a varios motivos: la dirección de correo electrónico no existe, el servidor receptor tiene un cortafuegos de alta seguridad, el buzón receptor está lleno, el servidor del destinatario está fuera de línea, etc.
  Consejo Q: Hay dos tipos de rebotes: rebotes permanentes y rebotes temporales. Los rebotes permanentes son correos electrónicos que no se pueden entregar por un motivo permanente. Esto podría incluir una dirección de correo electrónico que no existe, el servidor del destinatario que no acepta los correos electrónicos o el dominio que no es un dominio de correo electrónico real. Los rebotes temporales son correos electrónicos que no se pueden entregar por motivos temporales. La bandeja de entrada de correos electrónicos del destinatario podría estar llena, el correo electrónico podría ser demasiado grande o el servidor de correo electrónico del destinatario podría estar temporalmente inactivo. Qualtrics reintenta automáticamente el envío de rebotes temporales después de cierto tiempo.
  Consejo Q: Si su distribución contenía correos electrónicos rebotados, puede pasar el cursor por encima del icono i junto al recuento de rebotes para ver más información sobre los rebotes.

  

• Correo electrónico fallido: El correo electrónico no salió de nuestros servidores. La causa más común de que no se pueda enviar un correo electrónico es que se haya usado una dirección con formato incorrecto, por ejemplo, sin @. Este número no incluye los rebotes.
• Correo electrónico omitido: El correo electrónico no se envió debido a la configuración de Frecuencia de contacto en XM Directory. Consulte la página Reglas de frecuencia de contacto para obtener más información sobre esta configuración.
• Omitido como duplicado/Correo electrónico bloqueado: El correo electrónico no se envió porque es un duplicado. Los correos electrónicos duplicados son aquellos que presentan el mismo mensaje, la misma línea de asunto y el mismo destinatario que otro correo que se haya enviado en las 12 horas anteriores. Si en su lista de distribución aparece la misma dirección de correo electrónico varias veces, se considerará como un duplicado y, para evitar que se marque como spam, el distribuidor de correo de Qualtrics no los enviará. Consulte la página Edición de contactos en una lista para obtener ayuda para consolidar duplicados de directorios/contactos básicos, o consulte Consolidación de contactos duplicados si su licencia incluye XM Directory.
  Consejo Q: Supongamos que tiene clientes que revisan tres productos diferentes que poseen. Si añade el mismo destinatario a la lista de distribución tres veces con un valor de datos embebidos diferente para cada producto y se asegura de canalizar estos datos embebidos en su correo electrónico, los duplicados se enviarán correctamente. Esto se debe a que los distintos datos embebidos diferenciarán los correos electrónicos que se envíen de manera suficiente para que no se marquen como spam.
  Consejo Q: Si necesita reenviar un mensaje al mismo usuario (por ejemplo, que perdió el correo electrónico/enlace), puede copiar el enlace desde el Historial de distribución y enviarlo por correo electrónico manualmente, o puede enviar otro correo electrónico a esta persona con un mensaje/línea de asunto ligeramente modificado. La línea de asunto o el mensaje modificado permitirá garantizar que el mensaje no se marque como spam.
• Encuesta iniciada: El destinatario ha hecho clic en el enlace, pero no ha enviado la encuesta.
• Encuesta finalizada: El destinatario ha enviado la encuesta.
• Sesión caducada: El destinatario inició la encuesta, pero no terminó en el período asignado y la respuesta se eliminó. Este estado también se muestra para las respuestas que se descartaron pero no se guardaron y para las respuestas incompletas eliminadas.
• Descartado: Se eliminó al destinatario de la encuesta mediante la función complementaria Descartar . Esto incluye el nombre específico del descartado. Solo verá este estado después de que la encuesta se haya cerrado (o “pausado”) para recibir respuestas.
• Encuesta parcialmente finalizada: Este estado ocurre cuando el encuestado ha proporcionado una respuesta incompleta que se registró. Esto significa que nunca finalizó la respuesta y que la sesión de encuesta caducó antes de que pudiera finalizarla, o usted, como propietario de la encuesta, eligió cerrar la respuesta antes de que pudieran finalizarla.

Resolución de problemas de distribuciones de correos electrónicos

Los siguientes consejos pueden ser útiles cuando se resuelven los problemas de los correos electrónicos que han rebotado, han fallado o no se han recibido.

Consejos generales para mejorar la entrega

1. Consulte nuestros consejos para asegurarse de que un correo electrónico no se considere como spam.
2. Si es administrador de organización, considere la posibilidad de configurar una dirección de remitente personalizada para que los miembros de su organización la utilicen al enviar distribuciones en Qualtrics.
3. Si está enviando una distribución a personas de la misma organización que usted, pida a su equipo de TI que incluya los servidores de Qualtrics en la lista de elementos autorizados.
4. Pida a los destinatarios que agreguen su dirección de remitente a la libreta de direcciones. Esto le dice al proveedor de correo electrónico que la dirección es de confianza. Puede hacerlo tanto si tiene una dirección de remitente personalizada como si utiliza las direcciones de remitente de Qualtrics predeterminadas.
5. Tome nota de los errores que Qualtrics le muestre. Esta página contiene una guía de muchos errores comunes y sus soluciones.
6. Vuelva a comprobar las direcciones de correo electrónico a las que se envió la distribución. Asegúrese de que la ortografía y el formato sean correctos.
   Consejo Q: Para obtener orientación sobre problemas con la carga de listas de distribución, consulte también Descripción básica de XM Directory Lite y Problemas al cargar archivos CSV/TSV.
7. Conozca a sus destinatarios.

Los correos electrónicos marcados como “Enviados” no se han entregado

Si un correo electrónico está marcado como “Enviado” en el historial de distribución, pero el destinatario no lo ve en la bandeja de entrada, puede probar lo siguiente con el destinatario:

1. Pida a los destinatarios que agreguen su dirección de remitente a la libreta de direcciones. Esto le dice al proveedor de correo electrónico que la dirección es de confianza. Puede hacerlo tanto si tiene una dirección de remitente personalizada como si utiliza las direcciones de remitente de Qualtrics predeterminadas.
2. Pida al destinatario que nos incluya en la lista de elementos autorizados.
3. Si los correos electrónicos no se envían a un grupo de personas que pertenecen a la misma organización, pida a los destinatarios se comuniquen con su equipo de TI. Es posible que haya otra configuración de correo electrónico que el equipo de TI de esa organización deba ajustar.

Los correos electrónicos no se han enviado

Además de los consejos generales sobre la entrega de correos electrónicos, a continuación se muestran otras soluciones que pueden ayudar cuando los correos electrónicos no se marcan como enviados:

1. Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de los destinatarios estén escritas correctamente y de que puedan aceptar correos.
2. Asegúrese de no haber alcanzado el límite de correos electrónicos.
3. Si tiene una retransmisión SMTP, consulte con su equipo de TI para asegurarse de que no haya problemas con este servidor.
4. Verifique el vencimiento del enlace y la disponibilidad de la encuesta.
5. Asegúrese de que ningún correo electrónico tenga direcciones de dominio que terminen en .invalid o .fake.

Resolución de tasas de rebote altas

Un rebote de correo electrónico es un error en la entrega que impide que el correo electrónico llegue a la bandeja de entrada del destinatario. La tasa de rebote se calcula dividiendo el número de correos electrónicos rebotados por el número de correos electrónicos enviados. Las tasas de rebote son utilizadas por organizaciones antispam para identificar spammers. Si la tasa de rebote es significativamente superior a los estándares actuales del mercado, Qualtrics bloqueará la distribución de correos electrónicos para evitar posibles envíos de spam. Para obtener más información sobre sus responsabilidades al enviar correos electrónicos, consulte nuestra política de Uso aceptable de correos electrónicos.

Diagnóstico de quejas

Una queja es una señal que se envía a Qualtrics cuando los destinatarios hacen clic en “Marcar este correo electrónico como spam”. Las quejas pueden impedir que nuestros servidores envíen correos electrónicos debido a la probabilidad de que los mensajes provenientes de nuestros servidores no sean deseados. Si la tasa de quejas es superior al 0,1%, Qualtrics bloqueará la distribución de correo electrónico para evitar posible spam.

Para evitar quejas, los usuarios deben verificar cómo se recopilan sus direcciones de correo electrónico:

• Las listas de correo electrónico adquiridas en línea sin consentimiento explícito nunca deben utilizarse.
• Si los correos electrónicos se recopilan a través de transacciones, los usuarios deben asegurarse de que los destinatarios estén bien informados sobre los correos electrónicos que recibirán.
• Los usuarios deben consultar las directrices específicas del país para la adquisición de listas de correo electrónico, como CAN-SPAM o RGPD.

Otra forma de evitar quejas es asegurarse de que todas las distribuciones de correos electrónicos tengan un enlace para darse de baja y los asuntos, el contenido y las direcciones de remitente correspondientes. Puede encontrar más consejos en nuestra página Evite la marca de spam.

Motivos comunes de los rebotes

La columna de estado del historial de distribución brinda información sobre las direcciones de correo electrónico que rebotaron. Los motivos más comunes de los rebotes son:

• Direcciones de correo electrónico incorrectas. La dirección de correo electrónico no existe o el buzón está desactivado. Los buzones desactivados podrían ser utilizados como trampas de spam por los sistemas de protección contra spam para evitar que los servidores de correo electrónico envíen mensajes no deseados, por lo que es fundamental que estas direcciones sean eliminadas de la lista de distribución.
• El buzón del destinatario está lleno. Por lo general, los buzones completos no son el motivo principal de las altas tasas de rebote y, por lo tanto, no requerirán correcciones. Sin embargo, si sigue apareciendo este mensaje de error, el buzón probablemente fue abandonado y puede convertirse en una trampa de spam en el futuro.
• La configuración de seguridad del destinatario y la protección antispam.

Póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics si necesita más información sobre por qué los correos electrónicos han recibido un estado de rebote.

Corrección de rebotes

Corrección de rebotes mediante direcciones de correo electrónico incorrectas:

• Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico se recopilen de forma adecuada y revise sus listas con regularidad. Las listas de distribución compradas tienden a incluir direcciones de correo electrónico incorrectas y no se deben utilizar para la recopilación. Si sus listas son antiguas, grandes o ambas, pueden contener una gran cantidad de direcciones de correo electrónico que ya no están activas. Las direcciones de correo electrónico incorrectas deben eliminarse lo antes posible.
  Consejo Q: Si tiene XM Directory activado en su cuenta, puede fusionar contactos duplicados y consolidar su directorio.
• Valide las direcciones de correo electrónico nuevas para asegurarse de que no haya errores tipográficos. Los errores tipográficos pueden afectar a la entrega, por lo que es importante asegurarse de que las direcciones de correo electrónico sean correctas.
• Revise las estadísticas de entrega de correos electrónicos de forma periódica. Las altas tasas de rebote y las quejas son indicadores que utilizan los proveedores de servicios de correo electrónico para determinar si usted es o no una organización que envía spam.
• Confirme la suscripción mediante el envío de un correo electrónico de confirmación una vez que reciba una dirección de correo electrónico que permita al usuario suscribirse a futuros correos electrónicos. De forma alternativa, cree un proceso de suscripción claro para asegurarse de que los destinatarios desean seguir escuchándolo.
• Utilice un software de validación y limpieza de correos electrónicos de terceros para mantener listas de correo electrónico limpias con tasas de quejas bajas y supervisar posibles trampas de spam en su lista.
• Investigue las marcas de prueba que haya creado. Es más común que las marcas de prueba tengan listas obsoletas que no se actualizan.
• No añada contactos que se hayan dado de baja de una lista de correo electrónico sin confirmar que desean suscribirse a una nueva.

Corrección de rebotes a través de la protección antispam y la seguridad de los destinatarios:

• Asegúrese de que su dominio se ha configurado correctamente.
• Póngase en contacto con el equipo de TI del destinatario y comuníquele el problema. Por lo general, la solución requerirá que se incluyan las direcciones IP de Qualtrics en la lista de elementos autorizados.

Preguntas frecuentes