Automatizaciones de importación y exportación de respuestas

Acerca de las automatizaciones de importación y exportación de respuestas

Las automatizaciones de respuestas se pueden utilizar para exportar automáticamente datos de Qualtrics de forma regular o para importar datos a Qualtrics periódicamente. Las automatizaciones de respuestas le permiten crear, configurar, actualizar, probar y revisar sus propios jobs de automatización. Las respuestas se entregan a través de un protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP). Esto significa que Qualtrics y su servidor SFTP establecen un enlace para transferir las respuestas entre sí.

Configuración de automatizaciones de exportación de respuestas

Las automatizaciones de exportación de respuestas exportan automáticamente las respuestas de Qualtrics y las envían a su servidor SFTP. Puede elegir la frecuencia con la que se exportan las respuestas, así como los datos que se exportan.

1. Asegúrese de estar en la sección Datos de la pestaña Datos y análisis de su encuesta.
   
2. Haga clic en Exportar & Importar.
3. Seleccione Automatización de exportación de respuestas.
   Atención: las automatizaciones de exportación de respuestas tienen un límite de tamaño máximo de archivo de 500 MB. Si el número total de respuestas supera este límite de tamaño de archivo, su exportación no se procesará y recibirá un mensaje de error que dice: “El archivo supera el límite de tamaño”. Si alcanza este límite, utilice un filtro de exportación para reducir el tamaño de los datos que está exportando.
4. Haga clic en Crear.
   
5. Haga clic en Iniciar junto a Configuración de SFTP.
   
6. Introduzca el nombre de host del servidor. Esta es la URL del servidor SFTP.
   
   Consejo Q: La URL generalmente se parece a sftp.example.com.
7. Introduzca el Puerto para su servidor. Por lo general, esto es 22.
8. Introduzca el nombre de usuario del usuario que ha configurado en su servidor SFTP para que Qualtrics se autentique en.
   Consejo Q: Le sugerimos que cree un conjunto único de credenciales solo para el uso de Qualtrics.
9. Introduzca la contraseña del usuario.
10. Escriba un prefijo que se anteponga al nombre del archivo.
    Consejo Q: Se añadirá automáticamente un cronomarcador de cuándo se exportó el archivo al final del nombre del archivo con el formato AAAA-MM-DD_hhmmssSSS. Por ejemplo, un archivo exportado el 1 de enero de 2020 a las 8 AM tendría “2020-01-01_080000000” agregado al nombre del archivo.
    Por ejemplo, puede poner el nombre de la encuesta como prefijo para poder identificar fácilmente los archivos de datos de su encuesta en su servidor SFTP.
11. Introduzca la ruta del directorio donde se debe depositar el archivo en su servidor SFTP, por ejemplo, Carpeta central/Respuestas de la encuesta 2020.
    Consejo Q: esta ruta al directorio distingue entre mayúsculas y minúsculas. Debe ser una carpeta existente o la automatización fallará. La ruta de la carpeta también debe estar relacionada con el directorio predeterminado del servidor SFTP.
12. Si lo desea, seleccione Cifrar archivos con PGP. Para obtener más información sobre este medio adicional de cifrado y protección de datos, consulte Cifrado PGP.
13. Haga clic en Guardar.
14. Haga clic en Iniciar junto a las opciones de Programación.
    
15. Seleccione la frecuencia con la que se ejecutará la automatización. Puede elegir Diario, Semanal o Mensual.
    
    Consejo Q: Si elige Semanal o Mensual, aparecerá una segunda opción que le permitirá seleccionar qué día de la semana o del mes, respectivamente, se ejecutará la automatización.
16. Seleccione la hora en la que se ejecutará la automatización.
    Consejo Q: Asegúrese de comprobar la zona horaria. Será el mismo que el huso horario de su cuenta en las opciones de usuario.
17. Haga clic en Guardar.
18. Haga clic en Editar junto a Opciones de exportación.
    
19. Si lo desea, añada un filtro a los datos que se exportan. Puede elegir cualquiera de los filtros guardados anteriormente para la encuesta.
    
    Advertencia: Las automatizaciones de exportación de respuestas están diseñadas para exportar todas las respuestas registradas recientemente desde la última ejecución de automatización. Cualquier filtro añadido a esta automatización solo se aplicará a las respuestas recién registradas desde la última ejecución de automatización. Debido a este comportamiento, no utilice filtros que filtren campos de tiempo, como Fecha de inicio, Fecha de fin o Fecha registrada, ya que es posible que su conjunto de datos exportado no contenga las respuestas que espera.
20. Seleccione el Formato de archivo del archivo exportado. Puede elegir CSV, TSV, SPSS, JSON, NDJSON o XML
21. Habilite opciones de exportación adicionales según sus preferencias. Entre ellas se incluyen:
    • En lugar de exportar el valor recodificado para la opción de respuesta, exporte el texto de la opción de respuesta: esta opción exporta sus datos como el texto de la opción de respuesta seleccionada en lugar del valor recodificado de la opción de respuesta.
    • Incluya información de orden de visualización en su exportación. Útil para encuestas con aleatorización: Esta opción incluirá información adicional en su exportación de datos sobre el orden en el que los encuestados vieron preguntas aleatorias. Para ayudar a interpretar estos datos, lea esta página de soporte.
    • Dividir los campos de varios valores en columnas: algunos tipos de preguntas permiten seleccionar varias opciones de respuesta para una sola pregunta. Esta opción coloca cada respuesta posible a la pregunta en una columna exclusiva en lugar de combinar todas las respuestas seleccionadas en una única columna.
    • Utilice una coma como separador decimal en lugar de un punto: esta opción le permite utilizar una coma como punto decimal para números.
      Atención: Si activa esta opción, no exporte el archivo como CSV.
    • Use este valor como delimitador de línea nueva para la exportación: esta opción rara vez es necesaria. Le permite especificar un determinado carácter que actuará como carácter de nueva línea en el archivo de datos exportado. Los caracteres de nueva línea indican que se ha iniciado una nueva línea de texto, normalmente iniciando un nuevo párrafo pulsando la tecla Intro o Retorno en el teclado.
    • Recodificar preguntas vistas pero sin respuestas con este valor: Esta opción le permite asignar un valor numérico a las preguntas que los encuestados vieron pero que optaron por no responder. De forma predeterminada, las preguntas sin responder están vacías en el archivo de datos. Esto le ayuda a distinguir entre las preguntas sin responder y las preguntas que el encuestado no ha visto
    • Recodificar preguntas vistas pero respondidas para preguntas de selección múltiple: Esta opción es similar a la opción “recodificar preguntas vistas pero respondidas con este valor”. Solo debe activar esta opción si también está seleccionada la opción Dividir campos de varios valores en columnas.
22. Haga clic en Guardar.
23. Haga clic en Editar junto a Configuración de notificaciones.
    

24. Escriba una dirección de correo electrónico para recibir un correo electrónico una vez que se complete la automatización.

    Consejo Q: Al configurar notificaciones, solo puede notificar correos electrónicos conectados a su organización.

25. Asigne un nombre a su automatización.
    
26. Active la automatización para que empiece a ejecutarse.
27. Haga clic en Cerrar. 

Configuración de automatizaciones de importación de respuestas

Las automatizaciones de importación de respuestas se utilizan para importar datos en Qualtrics desde su servidor SFTP de forma regular.

1. Asegúrese de estar en la sección Datos de la pestaña Datos y análisis de su encuesta.
   
2. Haga clic en Exportar & Importar.
3. Seleccione Automatización de importación de respuestas.
   Atención: las automatizaciones de importación de respuestas permiten una importación de hasta 200 archivos por ejecución, con cada archivo individual con un límite de tamaño de archivo de 100 MB y un límite de tamaño de archivo total de 2 GB. Cada archivo puede tener un máximo de 200 columnas. Si supera estos límites, verá un mensaje de error que dice: “El archivo que intenta importar es mayor que el tamaño máximo admitido”, “El tamaño total en %d archivos coincidentes supera el tamaño máximo (%dMB)”, “Demasiados archivos que coinciden con el prefijo %s en el directorio” o “No se ha podido crear una asignación en la columna %d”.
4. Haga clic en Iniciar junto a Configuración de SFTP.
   
5. Introduzca el nombre de host del servidor. Esta es la URL del servidor SFTP.
   
   Consejo Q: La URL generalmente se parece a sftp.example.com.
6. Introduzca el Puerto para su servidor.
7. Introduzca el nombre de usuario del usuario que ha configurado en su servidor SFTP para que Qualtrics se autentique en.
   Consejo Q: Le sugerimos que cree un conjunto único de credenciales solo para el uso de Qualtrics.
8. Introduzca la contraseña del usuario.
9. Introduzca el prefijo que identificará los archivos que Qualtrics importará.
   Ejemplo: Dado que los servidores SFTP pueden contener muchos archivos, solo queremos importar nuestro archivo de datos de encuesta a Qualtrics. Decidimos añadir “Qualtrics” al principio de cada nombre de archivo que se va a importar e indicarlo como prefijo al configurar la automatización. Por ejemplo, 1 nombre de archivo podría ser “Qualtrics_Survey2_Data”. Dado que el prefijo de nuestro archivo coincide con el prefijo introducido aquí, este archivo se importará. Tenga cuidado con los archivos que se están importando. Se importará cualquier archivo en su directorio de recogida con el prefijo especificado.
10. Introduzca el Directorio de recogida o la ruta de acceso al directorio donde debe ubicarse el archivo en su servidor SFTP, por ejemplo, Carpeta central/Respuestas de encuesta 2020.
    Consejo Q: esta ruta al directorio distingue entre mayúsculas y minúsculas. Debe ser una carpeta existente o la automatización fallará. La ruta de la carpeta también debe estar relacionada con el directorio predeterminado del servidor SFTP.
11. Si lo desea, seleccione Descifrar archivos antes de importar con PGP. Para obtener más información sobre este medio adicional de cifrado y protección de datos, consulte Cifrado PGP.
    Consejo Q: Asegúrese de que los archivos que desea importar están cifrados con la clave pública de Qualtrics antes de cargarlos en su servidor SFTP. Para ello, es posible que deba hablar con su equipo de TI.
12. Haga clic en Guardar.
13. Haga clic en Inicio junto a Opciones de programación.
    
14. Seleccione la Frecuencia en la que se ejecuta la automatización. Puede seleccionar diariamente, semanalmente o mensualmente.
    
15. Si ha seleccionado semanal o mensual, también tendrá que seleccionar qué día de la semana o día del mes, respectivamente, se ejecuta la automatización en.
16. Seleccione la hora del día en la que se ejecutará la automatización.
    Consejo Q: La zona horaria se basa en la zona horaria de su cuenta. Puede cambiar su zona horaria en la configuración de su cuenta.
17. Haga clic en Guardar.
18. Haga clic en Iniciar junto a Asignación de respuestas.
    
19. En este paso, debe cargar un archivo de muestra que tenga las mismas cabeceras y el mismo formato de los archivos que importará la automatización. Haga clic en Examinar para seleccionar un archivo.
    
    Consejo Q: ¿Necesita ayuda para crear un archivo de ejemplo? Puede exportar los datos de su encuesta (asegúrese de generar al menos 1 respuesta de prueba primero) y utilizar el archivo exportado como archivo de muestra.
20. Seleccione el delimitador de su archivo. Seleccione coma si utiliza un archivo CSV o seleccione Tab si utiliza un archivo TSV.
21. Haga clic en Cargar.
22. Asigne los campos de su archivo a los campos de la encuesta. Para obtener más información sobre la asignación de respuestas para importar, consulte Configuración de la importación.
    
    Consejo Q: Si tiene problemas para importar su archivo, consulte nuestra página Problemas relacionados con la carga de CSV/TSV.
    Consejo Q: Haga clic en Más opciones para ver opciones adicionales para el importador. Esto incluye elegir en qué fila de su archivo empiezan las respuestas, seleccionar el formato y el huso horario de las fechas y guardar las opciones de importación para poder reutilizarlas en el futuro.
    
23. Haga clic en Guardar configuración.
24. Haga clic en Editar junto a Configuración de notificaciones.
    

25. Escriba una dirección de correo electrónico para recibir un correo electrónico una vez que se complete la automatización.

26. Asigne un nombre a su automatización.
    
27. Active la automatización. Una vez activada, la automatización se ejecutará según las opciones programadas.
28. Haga clic en Cerrar.

Reutilización de la configuración de asignación de respuestas

Puede guardar y reutilizar las opciones de la asignación de respuesta para configurar rápidamente automatizaciones futuras. Esto resulta especialmente útil si está ejecutando varias encuestas que son similares o está copiando la misma encuesta para usarla varias veces.

1. Después de asignar sus respuestas, haga clic en Descargar configuración en la ventana de asignación de respuestas. No modifique el archivo descargado de ninguna manera.
   
2. Para importar sus opciones, haga clic en Más opciones en la ventana de asignación de respuesta.
   
3. Haga clic en Cargar opciones y, a continuación, seleccione el archivo de configuración en su ordenador.
   

Editar automatizaciones

1. Asegúrese de estar en la sección Datos de la pestaña Datos y análisis de su encuesta.
   
2. Haga clic en Exportar & Importar.
3. Seleccione la automatización que desea editar.
4. Haga clic en Editar junto a las opciones que desea cambiar y realice cualquier edición asociada.
   

&Pausar amp; eliminar automatizaciones

1. Asegúrese de estar en la sección Datos de la pestaña Datos y análisis de su encuesta.
   
2. Haga clic en Exportar & Importar.
3. Seleccione la automatización que desea pausar o borrar.
4. Interrumpa temporalmente la automatización desactivando la opción Activar automatización.
   
5. Haga clic en Eliminar automatización para eliminar la automatización de forma permanente. Se le pedirá que confirme la eliminación antes de eliminar la automatización.

Visualización del historial de ejecuciones de automatización

El Historial de ejecución de sus automatizaciones contiene información sobre cada vez que se ejecuta la automatización. Puede ver una ejecución de automatización específica para ver más detalles al respecto.

1. Asegúrese de estar en la sección Datos de la pestaña Datos y análisis de su encuesta.
   
2. Haga clic en Exportar & Importar.
3. Seleccione Ver historial de automatización.

Verá una tabla con información sobre el nombre, el estado y la hora de finalización de cada ejecución de automatización, junto con la capacidad de ver más información sobre la ejecución.

1. Nombre de la automatización: Este es el nombre de la automatización que se ha completado.
2. Estado: Indica el estado de la automatización. Los valores incluyen
   • Completa: La automatización se ha completado.
   • Fallido: La automatización ha intentado ejecutarse pero ha fallado y no se ha podido completar.
   • Tiempo de espera agotado: Se ha agotado el tiempo de espera de la automatización. A menudo, esto significa que el servidor de Qualtrics no ha recibido una respuesta del servidor. Las automatizaciones que agotan el tiempo de espera se vuelven a intentar 5 veces con cada intento cada 5 minutos. Si la automatización sigue caducando después de volver a intentarlo, fallará.
3. Hora de finalización: La hora y la fecha en que se completó la automatización.

Haga clic en Ver en una entrada individual para ver más información sobre esa ejecución de automatización.

Esta ventana le muestra información sobre la ejecución, incluyendo cuánto tiempo se tardó en completarse, cuántas respuestas se exportaron, el nombre del archivo que se exportó y quién recibió el correo electrónico de confirmación para la automatización.

Si la automatización falla o se agota el tiempo de espera, esta ventana es especialmente útil para solucionar los problemas por los que no se ha podido completar la automatización.

Solución de problemas de importación de respuestas y automatizaciones de exportación

Si la automatización falla, lo primero que debería hacer es consultar el Historial de ejecución de su automatización para ver si hay un mensaje de error específico que explica por qué ha fallado la automatización. Si tiene problemas para que la automatización se ejecute correctamente, pruebe lo siguiente:

1. Asegúrese de que la URL que ha introducido para el servidor SFTP es un host SFTP válido y que se puede acceder a él en el puerto especificado.
2. Asegúrese de que las credenciales de nombre de usuario y contraseña son válidas.
3. Asegúrese de que el servidor SFTP no está detrás de un cortafuegos o de que las direcciones IP de Qualtrics adecuadas están incluidas en la lista de elementos autorizados.
   Consejo Q: Si su cuenta se encuentra dentro de nuestro entorno FedRAMP, las direcciones IP para la lista de elementos autorizados difieren de las que se encuentran en la página vinculada. Para acceder de forma segura a la información de su dirección IP, inicie sesión en su FedRAMP Customer Success Hub.
4. Asegúrese de que el servidor SFTP esté configurado para usar uno de nuestros algoritmos de encriptación compatibles. Consulte los cifrados admitidos por Qualtrics.
5. Asegúrese de que Qualtrics tiene permiso para ejecutar comandos en su servidor SFTP. Específicamente, el usuario SFTP que ha configurado para Qualtrics debe tener los permisos cp y ls en su servidor SFTP.
6. Consulte Resolución de problemas de SFTP para obtener consejos adicionales.

Si sigue estos pasos y aún tiene problemas con su automatización, póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics.

Automatizaciones de respuestas en diferentes tipos de proyecto

Las automatizaciones de importación y exportación de respuestas están disponibles en algunos tipos diferentes de proyectos. Los pasos y las opciones descritos en esta página se aplican a los siguientes tipos de proyecto:

• Proyectos de encuesta
• Soluciones XM
• EE
• Ciclo de vida
• Investigación de la experiencia de empleado ad hoc
• Pulso
• 360

Aunque técnicamente puede configurar estas automatizaciones en proyectos Conjoint y MaxDiff, no recomendamos hacerlo. No puede importar datos conjuntos y específicos de MaxDiff, solo preguntas de encuestas adicionales, como demografías y pantallas.

Los proyectos de datos importados no son compatibles con las automatizaciones de respuesta.