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Uso de una lista de distribución para el sincronizador de encuestas en las soluciones de respuesta al COVID-19
Acerca de la lista de distribución al sincronizador de encuesta
La lista de distribución para el sincronizador de encuestas es un flujo de trabajo que sirve como componente clave de la configuración de una solución de respuesta a la COVID-19. Garantiza que los datos recopilados sobre el estado de vacunación y las verificaciones de síntomas se sincronicen diariamente, de modo que los dashboards reflejen datos casi en tiempo real.
La lista de distribución para el rol del sincronizador de encuestas en una solución de respuesta al COVID-19
Nuestras soluciones de respuesta al COVID-19 pueden ayudar a mantener a su organización segura asegurando que todas las personas que llegan al lugar de trabajo han sido liquidadas en función de sus respuestas a los requisitos de investigación de salud locales y/u organizativos y CDC.
Esta solución se ejecuta utilizando una serie de encuestas interconectadas, que pueden variar en el nombre, el número y la configuración exactos. Las dos encuestas más relevantes para la lista de distribución para el sincronizador de encuesta son:
- Proyecto de certificación de vacunación: Encuesta semanal en la que se pregunta a los empleados si han sido vacunados por completo y, a continuación, asigna un estado basado en su respuesta.
- Proyecto de estado del empleado: Una encuesta que la lista de distribución solo tiene que actualizar para sincronizar la encuesta y actuar como su lista de empleados. Contiene datos sobre el estado de cada empleado para la semana. Los datos de esta encuesta se asignan a un panel de instrucciones para que sea más fácil tomar decisiones basadas en el estado del empleado.
La lista de distribución para el sincronizador de encuesta es un flujo de trabajo ubicado en el proyecto de certificación de vacunación. Si alguien responde al Proyecto de constancia de vacunación, hay un flujo de trabajo de servicio web que realizará una llamada de API para actualizar las respuestas en el Proyecto de estado del empleado. El servicio web extrae el ID de la encuesta y los datos embebidos surtidos, como un VaccinatedStatus que indica si esa persona está vacunada o no. La lista de distribución al sincronizador de encuesta se programa para que se actualice diariamente, de modo que la información de todos se pueda mantener actualizada en el panel de instrucciones.
Activación de la extensión de lista de distribución a sincronizador de encuesta
Un administrador de organización tendrá que activar la lista de distribución para sincronizar la encuesta de la organización antes de poder utilizarla en cualquier encuesta.
- Diríjase a la página Administración.
- Seleccionar Extensiones.
- Busque “lista de distribución a sincronizador de encuesta”.
- Seleccione esta función.
- Añada una cuenta.
- En Nombre de cuenta, introduzca un nombre para su cuenta. No es necesario que coincida con un nombre de usuario o una dirección de correo electrónico exacta, pero es para que pueda identificar fácilmente estas credenciales más tarde.
- En Clave API, pegue el token de API de su cuenta.
- Haga clic en Conectar cuenta.
Configuración de la lista de distribución en sincronizador de encuesta
- Vaya a la pestaña Flujos de trabajo de su encuesta.
- Cree un workflow.
- Programe el workflow diariamente.
- Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Tarea.
- Seleccione Lista de distribución a sincronizador de encuesta.
- Se le pedirá que seleccione una credencial existente o que cree una nueva credencial guardada. Para crear una nueva credencial guardada, seleccione Añadir cuenta de usuario.
- Introduzca un nombre para su cuenta. No es necesario que coincida con un nombre de usuario o una dirección de correo electrónico exacta, pero es para que pueda identificar fácilmente estas credenciales más tarde.
- En Clave API, pegue el token de API de su cuenta.
- Haga clic en Conectar cuenta.
- Seleccione la cuenta que acaba de añadir y haga clic en Siguiente.
- Seleccione el tipo de workflow:
- Certificado Diario de la MLS: Esta opción fue creada para COVID-19 Back to School Solutions y está destinada a una encuesta diaria de comprobación de síntomas. Esta versión de la lista de distribución al sincronizador de encuesta incluye una configuración llamada Actualizar estado diariamente a “No respondido”. Cuando está habilitada, esta configuración permite que la encuesta de comprobación de síntomas se restablezca a “No respondido” en la cadencia programada, por lo que cada facultad y estudiante puede volver a completar la encuesta al día siguiente sin que se transfiera un estado antiguo.
- MLS Vaccination & Testing Status: Esta opción se creó para el Gerente del Estado de Vacunación y está destinada a la encuesta de Certificación de Vacunación.
- Seleccione el directorio en el que se encuentra su lista de distribución.
Consejo Q: Para el Administrador de estado de vacunación, este es el nuevo directorio que creó para alojar la información de la lista de empleados.
- Seleccione la lista de distribución de la lista de empleados.
Consejo Q: El nombre de esta lista de distribución puede variar en función de cómo usted y/o su Especialista en Implementación del Producto de Qualtrics configuraron inicialmente. Para COVID-19 Back to School Solutions, esto a menudo se llama la “Lista de Mailing de Verificador de Síntomas”.
- Enumere los campos de datos embebidos que desea extraer de la lista de contactos. Para varios campos, los nombres de campo separados por comas. Consulte la sección Campos de datos embebidos para obtener una lista de los campos necesarios que se deben incluir.
Consejo Q: Le recomendamos que enumere todos o la mayoría de los campos de datos embebidos que ve en el flujo de la encuesta de su encuesta de certificación de vacunación o comprobación de síntomas. Asegúrese de que la ortografía, las mayúsculas y el espaciado coincidan exactamente.
- Si lo desea, en Clave de deduplicación, identifique un campo que se pueda utilizar para deduplicar entradas en la lista de contactos. Esta opción solo es relevante para COVID-19 Back to School Solutions, no para el gestor de estado de vacunación.
- Indique un nombre para el campo ID de respuesta casi en tiempo real. Este ID vincula a su empleado con el listado y permite que funcione la lista de distribución al sincronizador de encuestas. Este campo también se incluye en el workflow de servicio web.
Consejo Q: No modifique el nombre de este campo después de haber recopilado datos.
- Seleccione la encuesta en la que se copiarán los datos.
Consejo Q: Por lo general, debería ser el Proyecto de estado del empleado. El nombre de esta encuesta puede variar en función de cómo usted y/o su especialista en implementación de productos de Qualtrics configuró inicialmente.
- Haga clic en Guardar.
Campos de datos embebidos
Gerente del estado de vacunación
En el Proyecto de certificación de vacunación, asegúrese de que todos los campos de datos embebidos conectados a la configuración del sincronizador de la lista de distribución también se creen en el flujo de la encuesta. Los campos clave de datos embebidos que se deben configurar en el flujo de encuesta de la encuesta de certificación de vacunación incluyen contactId, así como los mismos que incluye en el archivo del listado de empleados, por ejemplo, WorkPlace, VaccinationUploadLink, VaccinationStatus, etc. Consulte la lista completa de campos.
COVID-19 Solución para volver a la escuela
En la encuesta del rastreador de encuestados casi en tiempo real, asegúrese de que todos los campos de datos embebidos conectados a la configuración del sincronizador de la lista de distribución también se crean en el flujo de la encuesta. Estos son los campos de datos embebidos clave que deben configurarse en el flujo de la encuesta del rastreador de encuestados casi en tiempo real:
| Nombre de campo | Descripción |
| Estado de respuesta | Si el estudiante/miembro de la facultad es autorizado o no para venir al campus ese día. Los valores posibles son CLEAR, SYMPTOMATIC, GET TESTED, NOT RESPONDED |
| Fecha de respuesta | Los valores deben estar en formato UTC, por ejemplo, aaaa-MM-dd. Los valores deben incluir fecha y hora. Asegúrese de que el tipo de variable es texto (por defecto), no fecha. |
| Nombre | Nombre del contacto. |
| Apellido | Apellido del contacto. |
| correo electrónico | Dirección de correo electrónico del contacto. |
| teléfono | Número de teléfono del contacto. |
| ID de referencia | Datos de referencia externos del contacto. |
| contactId | El ID del contacto en la lista de distribución. Es fundamental que el “ID de contacto” esté escrito correctamente; este campo distingue entre mayúsculas y minúsculas y es necesario para que la automatización se ejecute correctamente. Vuelva a comprobarlo para asegurarse de que sea correcto. |
| nearRealTimeResponseID | El ID de respuesta para la encuesta del verificador de síntomas que se debe actualizar mediante workflow. Este campo no es obligatorio, pero se recomienda. |
| ha anulado la suscripción | Estado de suscripción del contacto. Los valores posibles incluyen falso (el contacto se ha dado de alta) y verdadero (el contacto se ha excluido). |
Deduplicación
La deduplicación es el acto de consolidar entradas duplicadas en una lista de contactos, es decir, asegurarse de que si las mismas entradas se enumeran varias veces en una lista de contactos, no se enumeren varias veces en el dashboard.
Una “clave de duplicación” es un campo de lista de distribución o campo de datos embebidos que se puede utilizar para identificar cuándo las entradas son duplicados. Es mejor cuando este campo es algún tipo de identificador único, como el ID de un estudiante, el ID de empleado, etc., a diferencia de algo como un número de teléfono o un apellido, que puede compartirse entre los miembros de la familia.
Ejemplo: John y Jane Smith tienen una hija llamada Daphne. Sus contactos en XM Directory tienen un campo llamado StudentID y cada uno contiene el valor 54321.
Tonya y Tom Redford tienen un hijo llamado Sam. Cada contacto en XM Directory también tiene un campo llamado StudentID, y cada uno contiene el valor 12345.
En el panel resultante, solo Daphne y Sam aparecerán con su estado de síntoma.
La clave de deduplicación debeguardarse como un valor de datos embebidos en la misma encuesta vinculada al sincronizador de la lista de distribución, el rastreador de encuestados casi en tiempo real.
Consejo Q: Puede utilizar cualquier campo de datos embebidos que desee y, por lo general, tendrá que hacer coincidir la ortografía y las mayúsculas exactamente cuando añada estos campos al flujo de la encuesta. Sin embargo, para utilizar los datos de referencia externos de XM Directory como un campo de datos embebidos, utilice el nombre del campo “ExternalDataReference” sin espacios, como se muestra a continuación.
Resolución de problemas
Esta sección contiene algunos consejos de configuración y resolución de problemas adicionales.
Campos de datos embebidos
La lista de distribución al sincronizador de encuesta no funcionará si los campos de datos embebidos no están configurados correctamente. Consulte Campos de datos embebidos.
Cuando el sincronizador de la lista de distribución a la encuesta no realiza una actualización de datos diaria
Si se cumplen las siguientes condiciones en la solución Vuelta a la escuela de COVID-19 18, la lista de correo electrónico para el sincronizador de encuestas no actualizará los datos según lo programado:
- Si firstName, lastName, email, & teléfono no se han actualizado.
- Si los campos de datos embebidos adicionales no se han actualizado.
Gestión de informes de flujo de trabajo
La información sobre la lista de distribución para el sincronizador de encuesta no está disponible en el informe de flujo de trabajo. Si la información de su Proyecto de estado del empleado / Rastreador de encuestados casi en tiempo real no se actualiza en al menos seis horas desde el momento en que se supone que debe hacerlo, póngase en contacto con el servicio de asistencia de.