Tarea de Microsoft Excel

Acerca de la tarea de Microsoft Excel

Automatice sus flujos de trabajo incorporando los datos que recopila al software que usted y sus colaboradores utilizan más. La tarea de Microsoft Excel le permite añadir automáticamente nuevas respuestas de encuesta como filas nuevas a un libro de Microsoft Excel.

Ediciones de datos

Para esta ampliación, las repeticiones de encuestas siempre se tratan como una respuesta nueva única y se añaden como una nueva fila de datos, en lugar de volver a escribir los datos antiguos.

Cualquier modificación realizada en los datos recopilados previamente en Qualtrics no se reflejará en Microsoft Excel.

Creación de un libro de Microsoft Excel

Si planifica utilizar un libro de Excel existente en su tarea, asegúrese de que ya ha creado un libro de Excel en el que planea importar los datos y asegúrese de que conoce el nombre del libro de trabajo. Si otra persona ha creado el libro de trabajo que planea utilizar, asegúrese de que le haya dado acceso de edición.

El libro de Excel aún no necesita tener datos, pero si planea añadir a una hoja de cálculo existente (pestaña), debe tener cabeceras de columna configuradas antes de configurar la automatización en Qualtrics. Consulte el siguiente ejemplo.

Asegúrese de que no tiene nombres de columna duplicados en su hoja. No utilice comillas (” ) en los nombres de columna.

No edite un libro después de conectarse a las extensiones de Qualtrics o puede que no funcione correctamente.

Conectar una cuenta de Microsoft

Antes de poder utilizar la tarea de Microsoft Excel, debe conectar una cuenta de Microsoft para que Qualtrics importe datos a. Los administradores de organización pueden añadir cuentas para que otros usuarios de la organización las utilicen, o usuarios individuales para su uso personal.

ADICIÓN DE UNA CUENTA COMO ADMINISTRADOR DE MARCA

Si es administrador de organización, siga los pasos de esta sección para añadir una cuenta de Microsoft para algunos o todos los usuarios de su licencia para utilizarla.

1. Mediante el menú de navegación en la parte superior izquierda, vaya a Admin.
   
2. Vaya a Extensiones.
   
3. Haga clic en la extensión Microsoft Excel.
4. Haga clic en Añadir cuenta.
   
5. Asigne un nombre a la cuenta. Este nombre se utiliza para fines organizativos y para identificar la cuenta.
   
6. Haga clic en Conectar cuenta.
7. Continúe para iniciar sesión en su cuenta de Microsoft.
   

Para obtener más información sobre la gestión de los usuarios que tienen acceso a esta cuenta, consulte Determinar quién puede utilizar una cuenta de extensión.

ADICIÓN DE UNA CUENTA COMO USUARIO INDIVIDUAL

Siga los pasos de esta sección para añadir una cuenta de Microsoft para su uso personal. Solo usted podrá utilizar la cuenta a la que se conecte.

1. Siga los pasos de la sección Creación de una tarea de Microsoft Excel hasta llegar al paso en el que selecciona una cuenta para utilizar.
2. Haga clic en Añadir una cuenta de usuario.
   
3. Asigne un nombre a su cuenta. Este nombre se utiliza para fines organizativos y para identificar la cuenta.
   
4. Haga clic en Conectar cuenta.
5. Continúe para iniciar sesión en su cuenta de Microsoft.

Crear una tarea de Microsoft Excel

Al crear una tarea de Microsoft Excel, cada vez que se ejecute la tarea se creará una nueva fila dentro del libro de trabajo de Excel seleccionado.

1. Navegar a la Pestaña Flujos de trabajo de un proyecto, o el página Flujos de trabajo independientes.
   
   Consejo Q: Para enlazar esto a las respuestas de una encuesta en particular, le recomendamos que comience en la pestaña Flujos de trabajo de una encuesta.
2. Haga clic en Crear un flujo de trabajo.
3. Cree un workflow programado o basado en eventos. Consulte Programado frente a. Workflows basados en eventos para obtener más información.
   Consejo Q: Para añadir automáticamente los datos de esta encuesta a su libro de Excel, debería tratarse de un flujo de trabajo basado en eventos.
4. Determine la programación para su workflow (si está programado) o seleccione el evento que inicia el workflow (si está basado en eventos).
   
   Consejo Q: Para añadir automáticamente los datos de esta encuesta a su libro de Excel, este debe ser un evento de respuesta de encuesta con al menos respuestas creadas recientemente seleccionadas.
5. Si lo desea, haga clic en el signo más (+ ) y, a continuación, en Condiciones para añadir condiciones al flujo de trabajo, que determina cuándo se ejecuta el flujo de trabajo.
   Consejo Q: Para obtener más información sobre cómo crear condiciones en los flujos de trabajo, consulte Creación de condiciones.
6. Haga clic en el signo más ( + ) y, a continuación, en Tarea.
7. Seleccione Microsoft Excel.
   
8. Seleccione la cuenta de Microsoft a la que añadir datos. Todas las cuentas añadidas por los administradores de organización, así como las cuentas que haya añadido usted mismo, se enumerarán aquí.
   
9. Si desea añadir nuevas credenciales de cuenta, haga clic en Añadir una cuenta de usuario y siga los pasos de la sección Conectar una cuenta de Microsoft.
10. Haga clic en Siguiente.
11. Seleccione un libro de Microsoft Excel. Puede buscar por nombre si el libro de trabajo no aparece en la parte superior de la lista.
    
    Atención: No se pueden crear nuevos libros, debe seleccionar un libro existente.
    Consejo Q: Es posible que un libro de trabajo no aparezca en una búsqueda. Un método posible para corregir esto es “reindexar su unidad”. Las instrucciones sobre cómo reindexar se pueden encontrar aquí. Si este problema persiste, póngase en contacto con el soporte técnico de Microsoft.
12. Seleccione la hoja de trabajo (pestaña) del archivo al que desea añadir datos. Puede seleccionar una de las siguientes opciones:
    • Crear una hoja de cálculo nueva. Si selecciona esta opción, tendrá que nombrar la nueva hoja de cálculo.
    • Añada el archivo a una hoja de cálculo existente. Asegúrese de que la hoja de trabajo ya tiene cabeceras dentro y asegúrese de que no haya celdas vacías en la fila de cabecera de la hoja de cálculo.
      Consejo Q: ¿Aún no ve reflejados en Qualtrics los cambios realizados en un archivo de Excel? No hay problema. En Qualtrics, haga clic en Volver en la parte inferior izquierda de la ventana y, a continuación, vuelva a seleccionar la cuenta a la que desea conectarse. Esto volverá a cargar los datos extraídos de Excel, por lo que aparecerán los archivos o columnas nuevos.
13. Seleccione una tabla existente dentro de la hoja de trabajo para añadir datos o cree una tabla nueva.
    
14. Si está creando una tabla nueva, introduzca un nombre para la tabla.
    Atención: El nombre de tabla no puede estar vacío ni contener caracteres especiales.
15. Si está creando una tabla nueva, introduzca una posición inicial para la tabla.
    Consejo Q: La posición de inicio estándar es A1.
16. Haga clic en Añadir un campo para asignar los datos de la encuesta a las cabeceras de la hoja de cálculo.
17. Si ha seleccionado una tabla existente, seleccione una cabecera del menú desplegable. Para añadir una cabecera nueva, seleccione Nueva cabecera.
18. Si está añadiendo una cabecera nueva, introduzca un nombre para la cabecera.
19. En Datos, introduzca el valor para el campo. Recomendamos utilizar el botón de texto dinámico ( {a}) para vincular dinámicamente las respuestas de los encuestados a las columnas. Consulte Consejos para asignar texto dinámico a columnas.
20. Cuando haya terminado de añadir todos los campos, haga clic en Guardar.

Consejos para asignar texto dinámico a columnas

Para obtener más información sobre el texto dinámico, consulte la página de soporte enlazada.

• El texto dinámico se puede utilizar para extraer datos de lo siguiente:
  • Preguntas de encuesta
  • Campos de datos embebidos
  • Ubicación de GeoIP
  • Fecha y hora
  • Campos de panel
  • Cuotas
  • ID de respuesta (consulte la columna “ID de respuesta” en la página Comprensión del conjunto de datos)
  • Enlace de respuesta (enlace al informe de respuestas. No requiere ningún tipo de inicio de sesión o configuración de seguridad para ver)
  • Estado (consulte la columna “Estado” en la página Comprensión del conjunto de datos)
• Al agregar el texto dinámico de una pregunta, la opción “Opciones seleccionadas” pegará dinámicamente la respuesta que el encuestado haya seleccionado en el campo.
• Cuando añade el texto dinámico para una pregunta, la opción “Opciones seleccionadas: recodificar” pegará dinámicamente el valor numérico de la respuesta que el encuestado seleccionó. Asegúrese de que los valores recodificados se definan antes de recopilar datos, sin embargo, dado que está ingiriendo datos en Excel tal y como se envían a Qualtrics, cualquier cambio que realice en los valores recodificados más adelante no se reflejará en los libros de Excel.
• “Campos de panel” hace referencia a la información de la lista de contactos. Esto solo será relevante si distribuyó su encuesta con un método que requiriera una lista de contactos. (Correo electrónico, SMS, autenticador, enlaces personales, etc.)
• Puede escribir valores en los campos en lugar de usar texto dinámico, pero no siempre recomendamos hacer esto, ya que significa que todos los encuestados tendrán el mismo valor para ese campo. Podría ser útil si utiliza condiciones en sus flujos de trabajo para asignar dinámicamente diferentes valores a diferentes grupos de encuestados, pero incluso entonces, a menudo es mejor utilizar la lógica y los datos embebidos para asignar valores, y dinamizar el valor de los datos incrustados en el libro de Excel; de esa manera, los datos se guardan en la respuesta de la encuesta y el libro de Excel, no solo en el libro de Excel.