Tarea de calendario de Google

Acerca de la tarea de calendario de Google

Automatice su proceso de programación vinculando Qualtrics a su calendario. La tarea Calendario de Google le permite crear y cancelar automáticamente eventos de calendario de Google basados en respuestas de encuesta.

Conectar una cuenta de calendario de Google

Antes de poder utilizar la tarea de Google Calendar, debe conectar una cuenta de Google Calendar para que Qualtrics programe eventos con. Los administradores de organización pueden añadir cuentas para que otros usuarios de la organización las utilicen, o usuarios individuales para su uso personal.

Añadir una cuenta como administrador de organización

Si es administrador de organización, siga los pasos de esta sección para añadir una cuenta de Google Calendar para algunos o todos los usuarios de su licencia.

1. Mediante el menú de navegación de la parte superior izquierda, vaya a Admin.
   
2. Vaya a Extensiones.
   
3. Haga clic en la extensión Google Calendar.
4. Haga clic en Añadir cuenta.
5. Asigne un nombre a la cuenta. Este nombre se utiliza para fines organizativos y para identificar la cuenta.
6. Haga clic en Conectar cuenta.
7. Continúe iniciando sesión en su cuenta de Google Calendar.

Para obtener más información sobre la gestión de los usuarios que tienen acceso a esta cuenta, consulte Determinar quién puede utilizar una cuenta de extensión.

Añadir una cuenta como usuario individual

Siga los pasos de esta sección para añadir una cuenta de Google Calendar para su uso personal. Solo usted podrá utilizar la cuenta a la que se conecte.

1. Siga los pasos de la sección Creación de una tarea de calendario de Google hasta llegar al paso en el que selecciona una cuenta para utilizar.
2. Haga clic en Añadir cuenta de usuario.
3. Asigne un nombre a su cuenta. Este nombre se utiliza para fines organizativos y para identificar la cuenta.
4. Haga clic en Conectar cuenta.
5. Continúe iniciando sesión en su cuenta de Google Calendar.

Configuración de una tarea de calendario de Google

Creación de un evento de calendario de Google

1. Navegar a la Pestaña Flujos de trabajo de un proyecto, o la página Flujos de trabajo independientes.
   Consejo Q: Para enlazar esto a las respuestas de una encuesta en particular, le recomendamos que comience en la pestaña Flujos de trabajo de una encuesta.
2. Haga clic en Crear un flujo de trabajo.
3. Cree un workflow programado o basado en eventos. Consulte Programado frente a. Workflows basados en eventos para obtener más información.
   Consejo Q: Para utilizar automáticamente las respuestas de esta encuesta para añadir eventos a su calendario de Google, este debe ser un flujo de trabajo basado en eventos.
4. Determine la programación para su workflow (si está programado) o seleccione el evento que inicia el workflow (si está basado en eventos).
   Consejo Q: Para iniciar el flujo de trabajo basado en una respuesta de encuesta, configure un evento de respuesta de encuesta.
5. Si lo desea, haga clic en el signo más (+ ) y, a continuación, en Condiciones para añadir condiciones al flujo de trabajo, que determina cuándo se ejecuta el flujo de trabajo.
6. Haga clic en el signo más ( + ) y, a continuación, en Tarea.
7. Seleccione Google Calendar.
8. Seleccionar Crear evento.
   
9. Haga clic en Siguiente.
10. Seleccione la cuenta de Google para modificar los eventos del calendario en. Todas las cuentas añadidas por los administradores de organización, así como las cuentas que haya añadido usted mismo, se enumerarán aquí.
11. Si desea añadir nuevas credenciales de cuenta, haga clic en Añadir cuenta nueva y siga los pasos de la sección Conectar una cuenta de calendario de Google.
12. Haga clic en Siguiente.
13. Seleccione un Google Calendar de la lista desplegable.
    
    Consejo Q: Solo puede seleccionar calendarios de los que es propietario.
14. Seleccione Evento de todo el día si el evento durará todo el día. Cuando se selecciona esta opción, no tiene que seleccionar una hora de inicio o de fin.
15. Seleccione Usar fecha personalizada si desea utilizar un formato de fecha que no sea aaaa-mm-dd.
16. Especifique una fecha de inicio y una fecha de fin para el evento. Si el evento no es de todo el día, especifique una hora de inicio y una hora de fin.
    Consejo Q: Las fechas deben tener el formato aaaa-mm-dd y las horas, hh:mm.
    Atención: Las fechas de finalización son exclusivas. Si está programando un evento para que sea del 1 al 2 de abril, deberá seleccionar una fecha de fin del 3 de abril al configurar su evento.
17. Seleccione el huso horario para el evento.
18. Seleccione la frecuencia con la que se debe repetir el evento.
19. Si lo desea, añada invitados al evento del calendario escribiendo una lista de correos electrónicos separados por comas.
    
20. Elija si desea enviar un recordatorio al host basado en la configuración de su calendario, o enviar un correo electrónico a los invitados cuando se cree el evento.
21. Seleccione los permisos que desea que tengan sus huéspedes marcando las casillas correspondientes.
    • Modificar evento: Dé a los invitados la capacidad de editar el evento. Esta opción está desactivada por defecto.
      Atención: Si no concede a los invitados el permiso Modificar evento, no podrán cambiar la fecha u hora del evento en su propio calendario.
    • Invitar a otros: Ofrezca a los invitados la capacidad de añadir otros invitados al evento. Esto está activado por defecto.
    • Consulte la lista de invitados: Dé a los invitados la capacidad de ver qué otros invitados se agregan al evento. Esto está activado por defecto.
    Consejo Q: Si selecciona Modificar evento, se seleccionarán de forma predeterminada Invitar a otros y Ver lista de invitados.
22. Agregue un título de evento. Si lo desea, también puede añadir una descripción y una ubicación.
    
    Consejo Q: Si selecciona Añadir videoconferencia de Google Meet, se añadirá el botón “Unirse con Google Meet” a la invitación del calendario.
23. Seleccione la visibilidad del calendario para este evento.
24. Cuando haya terminado de añadir todos los campos, haga clic en Guardar.

Usar Texto dinámico

Al crear un evento de Google Calendar también tiene la opción de utilizar texto dinámico para cualquiera de los campos. Esto le permite personalizar los eventos del calendario en función de la información específica de cada encuestado, en lugar de utilizar la misma información para cada encuestado. Haga clic en el icono {a} situado junto a un campo para dinamizar el texto de la encuesta. Los campos disponibles para el texto dinámico son los siguientes:

• Pregunta de encuesta: La respuesta a una pregunta de encuesta específica.
• Campo de datos embebidos: El valor de un campo de datos embebidos específico.
• Ubicación de GeoIP: La información de ubicación de un encuestado.
• DateTime: Una fecha u hora específica.
  Consejo Q: Al dinamizar una fecha, debe tener el formato aaaa-mm-dd.
• Campo de panel: El valor de un campo de directorio específico.
• Cuota: El recuento de una cuota de encuesta.

Ejemplo: Texto dinámico de un campo de panel para añadir automáticamente el encuestado a la encuesta como invitado en el evento del calendario.

Cancelar un evento de calendario de Google

La cancelación de un evento implica muchos de los mismos pasos que la creación de un nuevo evento de calendario.

1. Siga los pasos 1-7 de la sección Creación de una tarea de calendario de Google hasta llegar al paso 8, donde puede seleccionar la tarea de calendario de Google que desea utilizar.
2. Seleccionar Cancelar evento.
3. Haga clic en Siguiente.
4. Seleccione la cuenta de Google para modificar los eventos del calendario en. Todas las cuentas añadidas por los administradores de organización, así como las cuentas que haya añadido usted mismo, se enumerarán aquí.
5. Si desea añadir nuevas credenciales de cuenta, haga clic en Añadir cuenta nueva y siga los pasos de la sección Conectar una cuenta de calendario de Google.
6. Haga clic en Siguiente.
7. Seleccione un calendario.
8. Si lo desea, seleccione una fecha específica para mostrar solo los eventos que ocurren en esa fecha. Si no se selecciona ninguna fecha, el menú desplegable del evento mostrará todos los eventos para el calendario seleccionado.
9. Seleccione el evento que desea cancelar. Marque Notificar a los invitados que este evento se ha cancelado si desea que los invitados reciban un correo electrónico sobre la cancelación.
10. Haga clic en Guardar.

Preguntas frecuentes