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Acerca de la Tarea de Google Calendar

Automatice su proceso de programación vinculando Qualtrics a su calendario. La tarea de Google Calendar le permite crear y cancelar automáticamente eventos de Google Calendar en función de las respuestas de la encuesta .

Cómo conectar una Cuenta de Google Calendar

Antes de poder utilizar la tarea de Google Calendar, debe conectar una cuenta de Google Calendar para que Qualtrics pueda programar eventos. Los administradores de Marca/organización pueden agregar cuentas para que las utilicen otros usuarios de la marca/organización , o bien pueden hacerlo usuarios individuales para su uso personal.

Cómo agregar una Cuenta como administrador de Marca/organización

Si eres un Administrador de Marca/organización, siga los pasos de esta sección para agregar una cuenta de Google Calendar para algunos o todos los usuarios en su licencia de uso.

1. Utilizando el menú de navegación en la parte superior izquierda, vaya a Administración.
   
2. Ir a Extensiones.
   
3. Haga clic en el Calendario de Google extensión.
4. Haga clic en Añadir Cuenta.
5. Dale una cuenta a nombre. Este nombre se utiliza con fines organizativos y para identificar la cuenta.
6. Hacer clic Conectar Cuenta.
7. Proceda a iniciar sesión en su cuenta de Google Calendar.

Para obtener más información sobre cómo administrar qué usuarios tienen acceso a esta cuenta, consulte Cómo determinar quién puede utilizar una Cuenta de extensión.

Cómo agregar una Cuenta como usuario individual

Siga los pasos de esta sección para agregar una cuenta de Google Calendar para su uso personal. Sólo usted podrá utilizar la cuenta que conecte.

1. Siga los pasos en Cómo crear una Tarea de Google Calendar sección hasta llegar al paso donde selecciona una cuenta para usar.
2. Hacer clic Agregar cuenta de usuario.
3. Dale un toque a tu cuenta nombre. Este nombre se utiliza con fines organizativos y para identificar la cuenta.
4. Hacer clic Conectar Cuenta.
5. Proceda a iniciar sesión en su cuenta de Google Calendar.

Configurar una Tarea de Google Calendar

Cómo crear un Evento de Google Calendar

1. Diríjase a la pestaña Flujos de trabajo pestaña de un proyecto, o el autónomo Flujos de trabajo página.
   Consejo Q: Para vincular esto a las respuestas de una encuesta particular, recomendamos comenzar en la pestaña Flujos de trabajo de una encuesta.
2. Hacer clic Crear un flujo de trabajo.
3. Cree un flujo de trabajo programado o basado en eventos. Ver Programado vs. Flujos de trabajo basados ​​en eventos Para más información.
   Consejo Q: Para utilizar automáticamente las respuestas de esta encuesta para agregar eventos a su Calendario de Google, este debe ser un flujo de trabajo basado en eventos.
4. Determinar el cronograma para su flujo de trabajo (si está programado) o elija el evento que inicia el flujo de trabajo (si está basado en eventos).
   Consejo Q: Para iniciar el flujo de trabajo basado en una respuesta de la encuesta , configure una evento de respuesta a encuesta.
5. Si lo desea, haga clic en el signo más ( + ) entonces Condiciones para agregar condiciones a su flujo de trabajo, que determina cuándo se ejecuta el flujo de trabajo .
6. Haga clic en el signo más ( + ) y luego Tarea.
7. Seleccionar Calendario de Google.
8. Seleccionar Crear evento.
   
9. Hacer clic Siguiente.
10. Seleccione la cuenta de Google para modificar los eventos del calendario. Aquí aparecerán todas las cuentas agregadas por los administradores de Marca/organización , así como las cuentas que usted mismo haya agregado.
11. Si desea agregar nuevas credenciales de cuenta , haga clic en Agregar nueva cuenta y siga los pasos en el Cómo conectar una Cuenta de Google Calendar sección.
12. Hacer clic Siguiente.
13. Seleccione un calendario de Google del menú desplegable.
    
    Consejo Q: Sólo puedes seleccionar calendarios de los que seas propietario.
14. Seleccionar evento de todo el día Si el evento durará todo el día. Cuando se selecciona esta opción, no es necesario seleccionar una hora de inicio ni una hora de finalización.
15. Seleccionar Utilice una fecha personalizada Si desea utilizar un formato de fecha distinto de aaaa-mm-dd.
16. Especifique una fecha de inicio y una fecha de finalización para el evento. Si el evento no evento todo el día, especifique una hora de inicio y una hora de finalización.
    Consejo Q: Las fechas deben tener el formato aaaa-mm-dd, y las horas deben tener el formato hh:mm.
    Atención: Las fechas de finalización son excluyentes. Si está programando un evento para el 1 y 2 de abril, deberá seleccionar una fecha de finalización del 3 de abril al configurar su evento.
17. Seleccione la zona horaria para el evento.
18. Elija con qué frecuencia debe repetirse el evento .
19. Si lo desea, agregue invitados al evento del calendario escribiendo una lista de correos electrónicos separados por comas.
    
20. Elija si desea enviar un recordatorio al anfitrión según la configuración de su calendario o enviar un correo electrónico a los invitados cuando se crea el evento .
21. Seleccione los permisos que desea que tengan sus invitados marcando las casillas correspondientes.
    • Modificar evento: Ofrezca a los invitados la posibilidad de editar el evento. Esta opción está deshabilitada de forma predeterminada.
      Atención: Si no les das a los invitados la Modificar evento permiso, no pueden cambiar la fecha ni la hora del evento en su propio calendario.
    • Invitar a otros: Ofrezca a los invitados la posibilidad de agregar otros invitados al evento. Esta opción está habilitada de forma predeterminada.
    • Ver lista de invitados: Ofrece a los invitados la posibilidad de ver qué otros invitados se han agregado al evento. Esta opción está habilitada de forma predeterminada.
    Consejo Q: Si seleccionas Modificar evento, ambos Invitar a otros y Ver lista de invitados Se seleccionará de forma predeterminada.
22. Añade un título al evento . Si lo desea, también puede agregar una descripción y ubicación.
    
    Consejo Q: Al seleccionar Agregar videoconferencia de Google Meet, se agregará un botón “Unirse con Google Meet” a la invitación del calendario.
23. Seleccione la visibilidad del calendario para este evento.
24. Cuando haya terminado de agregar todos los campos, haga clic en Ahorrar.

Usar Texto dinámico

Al crear un evento de Google Calendar, también tienes la opción de usar texto dinámico para cualquiera de los campos. Esto le permite personalizar los eventos del calendario en función de la información específica de cada encuestado, en lugar de utilizar la misma información para cada encuestado. Haga clic en el {a} icono siguiente a un campo para introducir texto desde la encuesta. Los campos disponibles para el texto dinámico son los siguientes:

• Pregunta de la Encuesta : La respuesta a una pregunta específica de la encuesta .
• Campo de datos incrustado: El valor de un campo de datos embebidos específico.
• Ubicación GeoIP: La lInformación sobre la ubicación del encuestado.
• Fecha y hora: Una fecha u hora específica.
  Consejo Q: Al ingresar una fecha, ésta debe tener el formato aaaa-mm-dd.
• Campo del Panel : El valor de un campo de directorio específico.
• Cuota : El recuento de una cuota de encuesta .

Ejemplo: Canalice texto desde un campo del panel para agregar automáticamente al encuesta como invitado en el evento del calendario.

Cómo cancelar un Evento de Google Calendar

Cancelar un evento implica muchos de los mismos pasos que crear un nuevo evento de calendario.

1. Siga los pasos 1 a 7 en Cómo crear una Tarea de Google Calendar sección hasta llegar al paso 8, donde seleccionas qué tarea de Google Calendar deseas utilizar.
2. Seleccionar Cancelar Evento.
3. Hacer clic Siguiente.
4. Seleccione la cuenta de Google para modificar los eventos del calendario. Aquí aparecerán todas las cuentas agregadas por los administradores de Marca/organización , así como las cuentas que usted mismo haya agregado.
5. Si desea agregar nuevas credenciales de cuenta , haga clic en Agregar nueva cuenta y siga los pasos en el Cómo conectar una Cuenta de Google Calendar sección.
6. Hacer clic Siguiente.
7. Seleccione un calendario.
8. Si lo desea, seleccione una fecha específica para mostrar solo los eventos que ocurran en esa fecha. Si no se selecciona ninguna fecha, el menú desplegable de evento mostrará todos los eventos del calendario seleccionado.
9. Seleccione el evento que desea cancelar. Controlar Notificar a los invitados que este evento ha sido cancelado. Si desea que los invitados reciban un correo electrónico sobre la cancelación.
10. Hacer clic Ahorrar.

Preguntas frecuentes