Creación de Flujos de trabajo

Acerca de los Flujos de trabajo de creación

Los Flujos de trabajo se utilizan para activador tareas en función de eventos o de una programación repetida. Esta página explica cómo utilizar el editor de flujo de trabajo para crear un flujo de trabajo.

Ver Descripción básica de los Flujos de trabajo para obtener una descripción general amplia de los flujos de trabajo, sus casos de uso y cómo flujos de trabajo una vez creados.

El nuevo editor de Flujos de trabajo

Se ha mejorado el editor de Flujos de trabajo para optimizar la forma de crear flujos de trabajo. Si bien la funcionalidad subyacente de los flujos de trabajo sigue siendo la misma, el nuevo editor contiene varias mejoras, entre ellas:

• Una interfaz optimizada para ayudarle a crear flujos de trabajo rápidamente.
• La capacidad de desplazarse y hacer zoom para visualizar sus flujos de trabajo más fácilmente.

Navegando hacia el nuevo editor

Puede acceder al nuevo editor haciendo clic Ver el nuevo editor de flujo de trabajo mientras edita cualquier flujo de trabajo.

Una vez que haya optado por el nuevo editor, será su experiencia predeterminada de ahora en adelante. Si lo desea, puede volver temporalmente al editor anterior haciendo clic en Regresar al antiguo editor de flujo de trabajo.

Construyendo un Flujo de trabajo

1. En cualquiera de los dos Flujos de trabajo pestaña de su proyecto, o la página de flujo de trabajo independiente, haga clic en Crear un flujo de trabajo.
2. Elige cómo quieres crear tu flujo de trabajo:
   • Explorar plantillas:Utilice una plantilla de flujo de trabajo prediseñada. Ver Uso de plantillas de Flujo de trabajo Para más información.
   • Se inicia cuando se recibe un evento:Cree un flujo de trabajo desde cero que se active cuando ocurre un evento específico (por ejemplo, cuando se recibe una respuesta a una encuesta o cuando se cambia el estado de un ticket). Ver Elección de un Evento para obtener más información sobre los eventos disponibles.
   • Comenzó a una hora específica (programada):Cree un flujo de trabajo desde cero que se ejecute según un cronograma que usted establezca (por ejemplo, diariamente a las 5:00 p. m. o el primer día de cada mes). Ver Establecer un cronograma de Flujo de trabajo para obtener ayuda para elegir un cronograma de flujo de trabajo .
   • Extraer, transformar y cargar datos (ETL):Cree un flujo de trabajo desde cero que extraiga datos de un lugar, los transforme si es necesario y los cargue en otro lugar. Ver Creación de un Flujo de trabajo ETL para obtener más información sobre estos tipos de flujo de trabajo.
3. Dependiendo del tipo de flujo de trabajo seleccionado, configure el evento del flujo de trabajo o establezca la programación del flujo de trabajo.
4. Si lo desea, puede cambiar el nombre de su flujo de trabajo escribiendo un nuevo nombre en la esquina superior izquierda del editor de flujo de trabajo .
5. Debajo del activador de su flujo de trabajo, haga clic en el signo más y elija el siguiente componente del flujo de trabajo:
   • Agregar una tarea:Agregue una tarea a su flujo de trabajo, que es lo que desea que suceda como resultado de que el evento cumpla las condiciones. Por ejemplo, enviar un correo electrónico, crear un ticket, distribuir una encuesta y más. Ver Definición de tareas para obtener una lista de tareas disponibles.
   • Agregar una condición:Agregue condiciones a su flujo de trabajo, que son reglas que deben cumplirse antes de que se puedan ejecutar los eventos que siguen. Ver Creando condiciones Para más información.
     Consejo Q: No es necesario agregar condiciones a cada flujo de trabajo. Si no hay condiciones, las tareas de flujo de trabajo se activarán tan pronto como tenga lugar el evento. Por ejemplo, si su evento es la creación de respuesta de encuesta, el flujo de trabajo se iniciará cada vez que se envíe una respuesta de encuesta.
6. Puede agregar múltiples condiciones o tareas repitiendo el paso anterior.
7. Una vez finalizado el flujo de trabajo , asegúrese de que esté activado o desactivado. En.
   Consejo Q: Tan pronto como habilite un flujo de trabajo, estará activo. No es necesario publicar los flujos de trabajo, así que tenga cuidado al añadirlos a las encuestas que están recopilando respuestas de forma activa.
   Consejo Q: Los flujos de trabajo no son instantáneos y pueden tardar entre varios minutos y una hora en iniciarse o completarse.

Consejo Q: Puede utilizar los controles en la esquina inferior izquierda del editor o la rueda de desplazamiento del mouse para acercar o alejar la imagen. También puede hacer clic y arrastrar el editor para desplazarse y visualizar su flujo de trabajo.

Elección de un Evento

Los “eventos” ocurren en Qualtrics u otros sistemas y provocan el inicio de un flujo de trabajo . Para crear un flujo de trabajo basado en eventos, haga clic en Crear un flujo de trabajo y seleccione Se inicia cuando se recibe un evento.

Luego, puedes elegir el evento en el que deseas iniciar el flujo de trabajo. El evento seleccionado determinará qué tipos de condiciones se pueden aplicar al flujo de trabajo. Puede utilizar la barra de búsqueda en la parte superior de la ventana para encontrar fácilmente los eventos disponibles. Los eventos disponibles para usted dependerán de su licencia, permisos y tipo de proyecto. Consulte a continuación una breve explicación de cada tipo de evento y visite las páginas vinculadas para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo configurar cada tarea específica.

Eventos disponibles en todas partes

Los eventos que figuran a continuación están disponibles para su uso tanto en la pestaña Flujos de trabajo de la encuesta como en la página Flujos de trabajo independientes.

• Respuesta de la encuesta: Activador el flujo de trabajo en función de cómo responde un encuestado a su encuesta.
• Mensaje de salida de Salesforce: Activador el flujo de trabajo en función de Mensajes salientes de Salesforce.
  Consejo Q: Este evento no está disponible para los proyectos de EX.
• Ticket Evento: Activador el flujo de trabajo en función de Datos del ticket
• Consejo Q: Este evento no está disponible para los proyectos de EX.
• Evento JSON: Activador el flujo de trabajo en función de un Llamada API.
• Evento de ServiceNow: Active el flujo de trabajo en función de un evento en ServiceNow.
• Evento de Zendesk: Active el flujo de trabajo en función de un evento en Zendesk.
• Evento de Twilo Segment:Inicie un flujo de trabajo basado en eventos de datos en Twilio Segment, actualice la información de contacto en XM Directory según Twilio Segment o agregue una transacción a un contacto de XM Directory según eventos en Twilio Segment.
• Evento Jira: Activador flujos de trabajo en función de cambios en los problemas de Jira, como actualizaciones de estado.
• Evento de XM Discover: Activador un flujo de trabajo basado en alertas textuales o alertas de tarjeta de puntuación enviadas en XM Discover

Eventos solo disponibles en flujos de trabajo independientes

Los siguientes eventos solo están disponibles al configurar un flujo de trabajo basado en eventos a través de la página Flujos de trabajo independientes.

• Evento de umbral de uso de API: Activador el flujo de trabajo en función del uso de la API de su licencia.
• Evento de embudo de XM Directory: Active el flujo de trabajo en función de los eventos que se produzcan en su XM Directory.
• Evento de definición de la encuesta: Activador el flujo de trabajo en función del cambio de estado de un proyecto.
  Consejo Q: El evento de definición de la encuesta no se puede utilizar para tipos de proyectos de EX.
• Evento de anomalía de iQ: Active el flujo de trabajo en función de los picos o caídas en los recuentos de respuestas de encuesta.
• Evento de cambio de Experience iD: Activador flujos de trabajo basados ​​en cambios en datos de contacto , cambios de suscripción o cambios en datos de transacción .
• Evento de segmentos de Experience iD: Activador un flujo de trabajo en función de si se agregó o eliminó un contacto de un segmento.
• Evento de Health Connect: Active el flujo de trabajo en función de un evento en su sistema de historiales médicos electrónicos.
• Evento de plan de acción: Activador el flujo de trabajo en función de los cambios en los planes de acción EX .

Establecer un cronograma de Flujo de trabajo

Los flujos de trabajo programados le permiten crear flujos que se ejecutan en un momento específico. Puede configurar su flujo de trabajo para que se ejecute de forma periódica y puede elegir cuándo empieza y dónde finaliza el flujo de trabajo.

Para crear un flujo de trabajo programado, seleccione Comenzó a una hora específica (programada) Al crear su flujo de trabajo.

A continuación, seleccione la frecuencia de programación deseada. Esto puede ser por hora, día, semana, mes, trimestre, año o una expresión personalizada.
El siguiente paso dependerá de la frecuencia de su flujo de trabajo:

• Semanal y mensual: Seleccione los días que desea que se ejecute haciendo clic en el menú desplegable y marcando las casillas de selección junto a cada día.
  
  Consejo Q: Si selecciona una fecha que no existe cada mes (por ejemplo, 29, 30 o 31), el flujo de trabajo no se producirá durante esos meses.
• Trimestral: Seleccione el mes del trimestre y el día del mes en el que se debe ejecutar el flujo de trabajo.
  Consejo Q: Si desea que el flujo de trabajo se ejecute el último día del mes, asegúrese de seleccionar Último día.
• Anualmente: seleccione el día específico del año en el que se debe ejecutar el flujo de trabajo.
• Expresión cron personalizada: Introduzca una expresión cron que represente cuándo debe ejecutarse el flujo de trabajo . Hacer clic Mostrar detalles para ver cómo se evalúa su expresión cron. Ver Este sitio web para obtener ayuda para generar una expresión Cron.
  
  Consejo Q: Las expresiones cron solo pueden tener 5 partes y deben contener caracteres válidos. No se permiten intervalos inferiores a 1 hora. Mira esto Guía de expresiones cron Para más información.
  Ejemplo: En la captura de pantalla anterior, el flujo de trabajo programado se ejecutará cada 3 horas, a partir de la 1:00 a. m., cada 2 días.

A continuación, escriba o haga clic en el menú desplegable para seleccionar la hora de inicio de su flujo de trabajo.

Si desea que el flujo de trabajo se ejecute varias veces el mismo día, haga clic en Añadir una hora de inicio.

Ejemplo:Digamos que desea ejecutar su flujo de trabajo 3 veces al día. Establezca la frecuencia en diaria y agregue las 3 horas del día en que desea que se ejecute el flujo de trabajo . Este flujo de trabajo se ejecutará a las 9:00, 12:00 y 15:00 de cada día.

A continuación, seleccione la zona horaria en la que desea que se ejecute el flujo de trabajo. De forma predeterminada, se seleccionará la zona horaria de la cuenta.

A continuación, seleccione cuándo desea que se inicie el flujo de trabajo y que deje de ejecutarse. De forma predeterminada, los flujos de trabajo programados comenzarán a ejecutarse inmediatamente después de activarse y solo se detendrán cuando se desactiven. Sin embargo, puede seleccionar una fecha de inicio y una fecha final para su flujo de trabajo programado.

1. Elija cuándo el flujo de trabajo Comienza:
   • De inmediato, una vez activado: el flujo de trabajo se ejecutará según su programación una vez activado.
   • Fecha: El flujo de trabajo comenzará a ejecutarse en la fecha elegida. Introduzca una fecha en formato MM/DD/AAAA o seleccione una fecha del selector de calendario.
     
2. Elija cuándo el flujo de trabajo Finaliza:
   • Nunca: El flujo de trabajo se ejecutará hasta que esté desactivado.
   • Después: El flujo de trabajo comenzará a ejecutarse en la fecha elegida. Introduzca una fecha en formato MM/DD/AAAA o seleccione una fecha del selector de calendario.

Activar manualmente flujos de trabajo programados

En lugar de esperar a que se inicie un flujo de trabajo programado, puede activarlo con un clic. En el editor de flujos de trabajo, puede hacer inmediatamente que se active un flujo de trabajo durante el proceso de pruebas.

1. Después de crear su flujo de trabajo programado, asegúrese de que esté activado.
2. Haga clic en el botón Ejecutar inmediatamente para probar el flujo de trabajo programado.

Creación de condiciones

Puede agregar condiciones a su flujo de trabajo para que solo se ejecuten cuando se cumplan ciertos criterios. Se pueden agregar condiciones después de un evento en un flujo de trabajo basado en eventos, o después de ciertos tipos de tareas. Por ejemplo, es posible que no desee enviar un correo electrónico a los gerentes sobre cada respuesta de la encuesta , pero puede que quiera informarles cuando un cliente indique baja satisfacción.

Las condiciones se construyen creando declaraciones lógicas que utilizan información del evento o tarea elegidos:

1. Al crear el flujo de trabajo, haga clic en el signo más (+) y seleccione Agregar una condición.
2. Si su condición tiene múltiples afirmaciones, elija cómo deben evaluarse estas afirmaciones:
   • Todas de las siguientes son verdaderasPiense en esto como si todas las afirmaciones en la condición estuvieran vinculadas por “Y”.
   • Cualquiera de las siguientes son verdaderasPiense en esto como si todas las afirmaciones en la condición estuvieran vinculadas por “O”.
3. Utilice el menú desplegable para elegir en qué debe basarse la condición . Las opciones disponibles aquí dependerán del evento del flujo de trabajo o de cualquier tarea anterior. Por ejemplo, si su flujo de trabajo se basa en respuestas de la encuesta, entonces tu condiciones Puede basarse en respuestas a preguntas, datos embebidos o cuotas de esa encuesta.
4. Seleccione el campo que desea utilizar en la condición (por ejemplo, Q1: ¿Cómo calificaría la facilidad o dificultad de navegar en este sitio web?).
5. Seleccione la respuesta, respuesta, valor, etc. específicos que desea que coincidan (por ejemplo, Extremadamente fácil, Detractor, etc.).
6. Seleccione el operador que determina cómo desea que coincida con el valor que elija (por ejemplo, se selecciona/no se selecciona, se muestra/no se muestra, etc.).
   Consejo Q: Ver Lista de operadores para obtener más información sobre los operadores disponibles. Tenga en cuenta que esta página trata sobre el filtrado de datos de respuesta, pero la información sobre las condiciones es la misma para los flujos de trabajo.
7. Puede agregar múltiples condiciones haciendo clic en el menú de tres puntos y seleccionando Insertar condición a continuación. Seleccione la inserción conjunto de condiciones a continuación opción para agregar un conjunto de condiciones en su lugar, que es una nueva agrupación de condiciones que pueden controlarse mediante su propia configuración “cualquiera” o “todas”.

Ejemplo: En este ejemplo, el flujo de trabajo se activador cuando se cumplan estas condiciones:

• • Si el encuestado responde que está “extremadamente insatisfecho” con la empresa.
    O
  • Si el encuestado es de la región de la UE Y no se ha cumplido la cuota para Europa, Oriente Medio y África.

Puede incluir varios bloques de condición en un flujo de trabajo. Cuando se ejecuta el flujo de trabajo, las condiciones y tareas de flujo de trabajo se evaluarán en el orden en que aparecen en el editor de flujos de trabajo. Por lo tanto, la condición inicial debe cumplirse antes de ser evaluada para la siguiente condición. En cuanto no se cumpla una condición, el flujo de trabajo no continuará evaluando las siguientes condiciones.

Ejemplo: En este ejemplo, usamos un flujo de trabajo para incluir a los encuestados en un sorteo y luego enviamos un correo electrónico a los ganadores del sorteo. Los participantes se identifican automáticamente al realizar la encuesta, y solo queremos que los ganadores reciban un correo electrónico.

1. El flujo de trabajo comienza cuando un encuestado envía una respuesta a la encuesta.
2. Añadimos una condición inicial para determinar la elegibilidad para sorteo. Esto sucede cuando el encuestado realiza la encuesta y se especifica mediante el campo de datos embebidos “RaffleEntry” como “Verdadero”.
3. A continuación, añadimos una tarea de código, que utiliza JavaScript para determinar aleatoriamente si el encuestado ganó o perdió el sorteo.
4. Añadimos otra condición para determinar si necesitamos enviar un correo electrónico a un ganador del sorteo. Esta condición depende de la salida de la tarea de código.
5. Hemos añadido una tarea de correo electrónico para enviar un correo electrónico al encuestado.

Definición de tareas

Puede añadir hasta 20 tareas por flujo de trabajo para realizar un seguimiento de sus respuestas de encuesta e investigación. Con cada tipo de tarea se puede resolver una serie de problemas. Puede utilizar la barra de búsqueda en la parte superior del selector de tareas para buscar sus tareas disponibles. Para obtener una lista completa de tareas, consulte la Tareas categoría en el Flujos de trabajo sección del sitio de soporte.

Consejo Q: Haga clic en el icono i de una tarea para obtener más información sobre ella. Esta ventana también incluye un enlace a la página de soporte técnico de esa tarea específica si necesita ayuda para configurarla.

Tareas de flujos de trabajo generales

Las siguientes tareas se pueden utilizar en toda la plataforma de Qualtrics.

• Tarea de ticket: Los detractores NPS pueden activar tickets de soporte técnico de prioridad alta.
• Tarea de correo electrónico: Las consultas de los estudiantes pueden activar correos electrónicos para que los docentes les ayuden.
• Tarea de servicio web: Las noticias pueden actualizarse en tiempo real a través de las API.
• Tarea de XM Directory: Distribuya una encuesta o actualice la información de contacto en su XM Directory.
• Tarea de código: Utilice JavaScript personalizado para manipular los datos que se transfieren entre tareas.
• Tarea de feed de notificaciones: Cree una notificación como resultado del flujo de trabajo.
• Tarea de calcular métrica: Active una respuesta en función de los cambios en las métricas agregadas en su conjunto de datos.
• Tarea de opinión de primera línea: Cree una nueva solicitud en su proyecto de opiniones de primera línea basada en una respuesta de encuesta.

Tareas de ampliación de complementos

• Tarea de Slack: Las métricas de logros pueden activar mensajes del canal de Slack.
• Tarea de Salesforce: Los análisis de texto pueden iniciar eventos de Salesforce.
• Tarea de Zendesk: La extensión Zendesk le permite crear y actualizar tickets en Zendesk en función de las respuestas recopiladas con las encuestas de Qualtrics.
• Tarea de Freshdesk: La extensión Freshdesk le permite crear tickets en Freshdesk en función de los flujos de trabajo activados en Qualtrics.
• Tarea de Hubspot: La extensión de Hubspot le permite crear y actualizar acuerdos y contactos en Hubspot a partir de las respuestas de encuesta recopiladas.
• Tarea de ServiceNow: La extensión ServiceNow le permite crear y actualizar incidentes en ServiceNow, así como actualizar la información de contacto del cliente proporcionada por las respuestas de encuesta.
• Microsoft Dynamics: La extensión de Microsoft Dynamics le permite vincular su cuenta a una encuesta de Qualtrics para las funciones Asignación de respuestas y Web to Lead.
• Tarea de Tango Card: Incentiva encuestas con Tango Card.
• Tarea de Marketo: Envíe datos a Marketo como actividad personalizada.

Compartir credenciales para tareas de extensión

Si su tarea requiere que inicie sesión con las credenciales de esa extensión, el propietario del flujo de trabajo debe tener al menos acceso de solo lectura a la cuenta para que el flujo de trabajo se ejecute correctamente. Cuentas creadas por el Administrador de Marca/organización en el Extensiones Las pestañas no necesitan tener sus credenciales compartidas.

1. Crear una tarea de extensión.
   
2. Seleccione su cuenta personal .
3. Haga clic en Siguiente.
4. Seleccionar Otorgar al propietario del flujo de trabajo acceso de solo lectura a esta cuenta.
   
5. Hacer clic Continuar con la configuración de la tarea.
6. Termine de configurar su tarea. Navegar hasta el Páginas de soporte de tarea Para más información.

Para eliminar el acceso del propietario del flujo de trabajo a sus credenciales:

1. Haga clic en la tarea y navegue hasta el menú de selección de cuenta . Por lo general, simplemente harás clic en el botón anterior.
2. Haga clic en el menú de tres puntos siguiente a su cuenta.
   
3. Seleccionar Administrar el acceso.
4. Haga clic en Eliminar acceso.
   
   
5. Hacer clic Ahorrar.

Flujos de trabajo ETL

Los flujos de trabajo ETL utilizan tareas de extracción y carga de datos para importar datos de una fuente de terceros e importarlos a Qualtrics. Los flujos de trabajo ETL requieren que utilice determinadas tareas entre sí para completar su flujo de trabajo. Consulte Uso de tareas de flujos de trabajo para crear flujos ETL para obtener más información.

Uso de plantillas de Flujo de trabajo

Al crear un nuevo flujo de trabajo, tendrá la opción de utilizar una plantilla de Qualtrics. Se trata de flujos de trabajo preconfigurados diseñados para facilitar la configuración de flujos de trabajo útiles. Los expertos en la materia de Qualtrics crean las plantillas de flujo de trabajo a fin de aprovechar los estándares de la industria para las automatizaciones del flujo de trabajo.

Ejemplo: la plantilla Importar datos de Salesforce a XM Directory combina una tarea de extracción de datos de Salesforce y una tarea de carga de datos de cuenta B2B en XM Directory en una configuración guiada para importar fácilmente datos de Salesforce y guardarlos en Qualtrics XM Directory.

Uso de plantillas

1. Desde la pestaña de flujo de trabajo de un proyecto o la Flujos de trabajo independientes página, haga clic Crear un flujo de trabajo y seleccione Explorar plantillas.
   
2. Las plantillas se figuran a continuación de la sección “desde cero”. Hay muchos flujos de trabajo diferentes disponibles en función de varios resultados, así que tómese su tiempo para encontrar el flujo de trabajo que mejor funcione para sus objetivos.
   
3. Cuando haya encontrado la plantilla que desea utilizar, haga clic en ella.
   
4. En el panel lateral, revise la descripción de la plantilla. Contendrá una descripción general del flujo de trabajo, para qué se utiliza mejor, cómo ayuda a su organización y qué se incluye en la plantilla.
5. Cuando esté listo para continuar, haga clic en Comenzar.
6. Se le dirigirá a una configuración guiada para configurar el flujo de trabajo. Utilice las instrucciones paso a paso para ayudarle a configurar el flujo de trabajo. Visite las páginas de soporte técnico de los enlaces de las instrucciones para obtener más información sobre cada elemento del flujo de trabajo.
   
7. Haga clic en los diferentes elementos del flujo de trabajo para configurar cada uno.
   Consejo Q: Se resaltarán los pasos pendientes del flujo de trabajo.
8. Cuando termine de configurar el flujo de trabajo, asegúrese de activarlo.

Plantillas de ejemplo

A continuación se muestran algunas plantillas de ejemplo. Esta no es una lista exhaustiva de plantillas disponibles. Inicie sesión en la plataforma para comenzar a explorar todas las opciones disponibles.

Consejo Q: Utilice la búsqueda en la parte superior del catálogo para buscar plantillas. Puede buscar por palabras clave en la plantilla. Por ejemplo, busque “ticket” para encontrar todas las plantillas que utilizan tareas de ticket. También puede utilizar los grupos de filtros para visualizar las plantillas que cumplen determinados criterios.

• Crear un ticket de Qualtrics para solicitudes de soporte técnico de sitio web o de aplicación: esta plantilla utiliza una tarea de ticket para crear un ticket de Qualtrics cuando se recibe una nueva respuesta de encuesta para soporte técnico en un sitio web o interceptación de aplicación.
  
• Recibir un correo electrónico cuando NPS disminuya semana tras semana: Esta plantilla utiliza una tarea de calcular métrica para calcular la puntuación semanal de NPS de su organización y envía un correo electrónico si la puntuación cae por debajo de un determinado umbral que ha establecido.
  
• Importar datos de Salesforce a XM Directory: esta plantilla combina una tarea de extracción de datos de Salesforce y una tarea de carga de datos de cuenta B2B en XM Directory en una configuración guiada para importar fácilmente datos de Salesforce y guardarlos en Qualtrics XM Directory.
  

Preguntas frecuentes