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Plantilla de artículo

Acerca de la Tarea de correo electrónico

Las tareas de correo electrónico le permiten enviar una notificación por correo electrónico en respuesta a una variedad de eventos en Qualtrics. El ejemplo más común es enviar un correo electrónico a una persona o grupo de personas cada vez que se envía una respuesta a una encuesta .

Ejemplo: Envíe un correo electrónico a un representante de servicio al cliente y a su gerente cada vez que un cliente envíe una respuesta a una encuesta de CSAT. Este correo electrónico incluye un informe de lo que dijo el cliente sobre su interacción de soporte.

Ejemplo: Cuando un cliente se registra para un evento mediante una encuesta, recibe un correo electrónico de seguimiento que confirma su registro y detalla la hora del evento y a quién contacto si tiene más preguntas.

Ejemplo: Todos los lunes, envía un correo electrónico a tu equipo de RR.HH. para recordarles que revisen su lista de verificación semanal.

La tarea de correo electrónico es una gran alternativa a activadores de correo electrónico , y tiene las siguientes mejoras:

Capacidad de utilizar mensajes de biblioteca (y así proporcionar traducciones de mensajes) para el cuerpo del correo electrónico y la línea de sujeto .
Acceso a Informes de Flujos de trabajo para solucionar problemas.
Capacidad de ser activado no sólo por Completar la respuesta de la encuesta , pero también por ediciones de respuestas de encuesta , eventos en Salesforce , un proceso continuo cronograma , cambios realizados en los tickets , y otros eventos .

Configurar una Tarea de correo electrónico

Ir a la Flujos de trabajo pestaña.
Hacer clic Crear un flujo de trabajo .
Determinar si el correo electrónico debe enviarse en un cronograma o basado en un evento . Visite las páginas enlazadas para obtener más información.
Consejo Q : Elección Basado en eventos y luego evento de respuesta a encuesta Es la más común, aunque eres libre de seleccionar otra opción.
Haga clic en el signo más ( + ) y luego Condiciones Para configurar el condiciones bajo el cual se envía el correo electrónico.

Ejemplo: Solo queremos enviar un correo electrónico de seguimiento a los clientes que no estuvieron satisfechos con el servicio que recibieron. Por lo tanto, establecimos una condición según la cual sólo los encuestados que dijeron estar ligeramente insatisfechos o extremadamente insatisfechos recibirán un correo electrónico de seguimiento.
Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Tarea .
Seleccionar Correo electrónico como tu tarea
Seleccione el destinatario del correo electrónico. Puede enviar a varias direcciones de correo electrónico enumerando los correos electrónicos separados por comas. Puedes lista hasta 30 correos electrónicos aquí.

Consejo Q: Si solicitó a los encuestados sus direcciones de correo electrónico, o esta encuesta se distribuyó inicialmente por correo electrónico, puede hacer clic en el texto dinámico Botón y seleccione la pregunta de la Encuesta o el campo del Panel donde se almacena la dirección de correo electrónico del encuestado.
Si desea agregar destinatarios CC o CCO al correo electrónico, haga clic en C.C. o CCO.
Consejo Q: El campo CC será visible para todos los destinatarios, mientras que el campo CCO no será visible para todos los destinatarios.

Consejo Q: El campo CCO no se mostrará al destinatario CCO. Ver el Documento RFC 2822 sobre formato de mensajes de Internet para obtener más información sobre las diferentes formas en que se puede utilizar el campo CCO.
Introduzca una dirección de correo electrónico para CC o CCO. Sólo se puede introducir una dirección de correo electrónico en cada campo.

Atención: Si se ha especificado una dirección de correo electrónico CCO para su división de usuario, esta dirección de correo electrónico se incluirá automáticamente en CCO en todos los correos electrónicos de la tarea.Si no forma parte de una división o no hay una dirección de correo electrónico CCO especificada para su división, la dirección de correo electrónico CCO especificada para la marca/organización, si hay una, se incluirá automáticamente en CCO en todos los correos electrónicos de la tarea.
Editar el Dirección de origen como desees. Utilice el menú desplegable de dominio para seleccionar cualquier dominio de envío disponible.
Consejo Q: A menudo, una marca/organización tiene una serie de dominios FROM personalizados que un administrador de Marca/organización y el equipo de TI de su organización configurarán. Estos dominios válidos le permiten utilizar cualquier dirección de correo electrónico con un dominio válido como su dirección “De”. Por ejemplo, si es estudiante de la Universidad de Qualtrics, puede usar cualquier dirección de correo electrónico que termine en @qualtricsuniversity.edu. Si tiene problemas para configurar su correo electrónico “De”, comuníquese con su Administrador de Marca/organización .
Editar el De Nombre como desees.
Escriba el nombre de usuario y el dominio del Responder al correo electrónico . Esta es la dirección de correo electrónico que recibe las respuestas de sus encuestados al mensaje. Si no desea recibir respuestas, puede utilizar cualquiera de los Dominios de correo electrónico predeterminados de Qualtrics . De lo contrario, puedes utilizar un Dominio configurado para su uso en su licencia , o envíe un texto por correo electrónico para traer un correo electrónico desde la encuesta o el panel.
Consejo Q: El correo electrónico que utilices no tiene por qué ser real. Por ejemplo, si no desea recibir respuestas pero quiere que la dirección parezca oficial, puede configurar Responder a como SuCompañía@qemailserver.com.

Atención: Sólo se puede introducir una dirección de correo electrónico en el responder a campo.
Agregar un Sujeto a tu correo electrónico.
Consejo Q :Las líneas de Sujeto deben tener menos de 254 caracteres.

Consejo Q: Si hace clic en el menú desplegable siguiente a Sujeto campo, puedes elegir un sujeto guardado en tu biblioteca (que puede tener traducciones ), o añadir texto dinámico .
Elija cuánto tiempo después de que ocurra el evento desencadenante (por ejemplo, cuánto tiempo después de enviar una respuesta a una encuesta ) se enviará el correo electrónico. El período de tiempo más corto que puede elegir es inmediatamente y el más largo es 30 meses.
Escribe tu mensaje de correo electrónico. Puedes utilizar el Cargar mensaje menú desplegable para usar algo de su biblioteca , o, si escribe un mensaje que desea reutilizar, haga clic en Guardar como en la parte superior derecha para guardarlo en tu biblioteca para más tarde. Para obtener más información sobre cómo personalizar este mensaje, consulte la editor de contenido enriquecido página.

Consejo Q: Si hace clic en el menú desplegable siguiente a Mensaje campo, puedes elegir uno mensaje general guardado en tu biblioteca o añadir texto dinámico . Si agrega texto dinámico, los campos de otras tareas en su flujo de trabajo estarán disponibles en el menú. Por ejemplo, si tienes una tarea de tickets En el flujo de trabajo anterior a su tarea de correo electrónico, los campos del ticket estarán disponibles en el menú de texto dinámico .

Consejo Q: De forma predeterminada, los mensajes en la tarea de correo electrónico estarán en inglés. Puedes traducir tu tarea usando datos embebidos y mensajes traducidos de su biblioteca de mensajes . Primero, deberás asegurarte de tener una Q_Lenguaje campo de datos embebidos en su flujo de la encuesta . Una vez que tengas eso, tendrás que seleccionar Texto canalizado > Campo de datos integrado en el Mensaje campo desplegable y luego ingrese Q_Lenguaje en el cuadro que aparece. Esto le permitirá presentar dinámicamente su mensaje en el idioma en el que el encuestado completó la encuesta .

Atención: Si incluye imágenes en su mensaje de correo electrónico, debe Insertar las imágenes a través de la Icono de imagen en el editor de contenido enriquecido . Podrás elegir cualquier imagen guardada en tu biblioteca (y agregue nuevas imágenes a su biblioteca desde el editor de correo electrónico). Si pega manualmente una imagen en su mensaje de correo electrónico, la tarea de correo electrónico fallará.
Decidir si Incluir informe de respuesta y Incluir datos del Destinatario son apropiados para este correo electrónico. Ver informes de respuesta Para más detalles.
Consejo Q: “Incluir informe de respuesta” agrega un resumen de las preguntas y las respuestas de los encuestados al cuerpo del correo electrónico (y también incluye un enlace a una versión en línea). “Incluir datos del Destinatario ” muestra información sobre la respuesta de la encuesta del encuestado.
Haga clic en Guardar.

Consejo Q: Enlaces de Darse de baja Solo funciona en mensajes creados para invitaciones a encuesta , recordatorios y correos electrónicos de agradecimiento. No funcionarán con tareas de correo electrónico.

Informes de respuesta

Consejo Q: Estamos migrando los antiguos enlaces de informes de respuesta que contienen Report.php. Para obtener una lista de soluciones, consulte Migración de Informes de respuesta desde Report.php .

Al crear una tarea de correo electrónico, tiene la opción de seleccionar Incluir informe de respuesta . Los informes de respuesta son un resumen de las preguntas y las respuestas del encuestado. Vienen en el cuerpo del correo electrónico, en una página web vinculada y en una exportación PDF .

Atención: Los informes de respuesta muestran el texto actual de su encuesta tal como aparece en el editor de encuesta . Si ha realizado cambios en su encuesta pero no los ha publicado, dichos cambios se reflejarán igualmente en el informe de respuestas.

Texto dinámico

En lugar de habilitar “Incluir informe de respuesta”, puede agregar un enlace al informe de respuesta única en su tarea de correo electrónico utilizando el siguiente texto dinámico. Esto le permite controlar dónde aparece el enlace del informe de respuesta en su mensaje.

${srr://Enlace de informe de respuesta única}

Atención: Si ha copiado el texto anterior, asegúrese de pégalo sin formato . De lo contrario, es posible que se aplique un formato HTML adicional al texto dinámico y que no funcione. También puedes volver a escribir el texto dinámico tal como aparece arriba directamente en tu tarea de correo electrónico.

Además, puede agregar los siguientes parámetros para personalizar su enlace de informe de respuesta.

Título: La expiración de tu enlace en segundos. El valor predeterminado es 7 días (604800 segundos). La expiración del enlace se calcula desde el momento en que se envía la tarea de correo electrónico .
Ejemplo: ${srr://Enlace de informe de respuesta única ?ttl=60 } generará un enlace que expirará en 60 segundos.
Datos de edición: El tipo de datos embebidos que se mostrarán en el informe. Las opciones válidas son “todos”, “ninguno” y “usuario”. El valor predeterminado es “usuario”.
Ejemplo: ${srr://Enlace de informe de respuesta única ?edata=ninguno } excluirá todos los datos embebidos del informe.
contraseña: La contraseña necesaria para acceder al enlace. El valor predeterminado es sin protección con contraseña.
Ejemplo: ${srr://Enlace de informe de respuesta única ?contraseña=prueba123 } requerirá que cualquier persona que acceda al enlace ingrese la contraseña “test123” antes de poder ver el informe.

Puedes combinar estos parámetros en un solo enlace. El primer parámetro debe tener un signo de interrogación ( ? ) delante de ella. Une todos los siguientes parámetros con un ampersand ( &erio; ).

Ejemplo: Si quiero incluir los tres parámetros en el enlace, se vería así:

${srr://Enlace de informe de respuesta única ?ttl=60&edata=none&contraseña=prueba123 }

Expiración

Como medida de seguridad adicional, puedes establecer cuándo caducará el enlace del informe de respuesta. Esto solo afecta a la página web y a la exportación en PDF , no al cuerpo del correo electrónico. Esta expiración puede determinarse por horas, días o meses a partir del envío de la tarea de correo electrónico .

Consejo Q: Si seleccionas Nunca para el vencimiento, recibirás una advertencia. Si decide que nunca desea que los informes de respuestas caduquen, debe asegurarse de que su encuesta no solicite ningún dato confidencial al encuestado.

Idioma

Determinar el idioma del informe de respuesta. Esto le permite redactar diferentes tareas de correo electrónico para diferentes encuestados por idioma; utilizando Q_Lenguaje y correspondiente códigos de idioma , puede establecer las condiciones bajo las cuales se envían las tareas de correo electrónico con cuerpos de mensajes traducidos e idiomas de informes de respuesta especificados.

Datos embebidos

El informe de respuesta puede contener la datos embebidos que se guarda con la respuesta. Puede elegir incluir todos los datos embebidos, solo los datos embebidos definidos en su flujo de la encuesta , o no hay datos embebidos.

Visualización y exportación de Informes de respuesta

Cuando los informes de respuesta están habilitados en una tarea de correo electrónico, aparecerán en tres formatos:

Texto en el propio correo electrónico.
Una exportación PDF .
Un enlace en vivo.
Consejo Q: Recuerde que la configuración de expiración en la tarea de correo electrónico define cuándo se deshabilita este enlace.

Los informes de respuesta vienen con tres encabezados de información: Datos del Destinatario , Resumen de respuesta y Datos integrados.

Los datos del Destinatario contienen información como la fecha en que se completó la respuesta de la encuesta , la dirección IP , el ID de respuesta interna y la URL para ver el informe de respuesta. El resumen de respuestas contiene todas las preguntas de la encuesta y sus respuestas. Finalmente, los datos integrados contienen todos los datos embebidos que configure en su Flujo de la Encuesta, además de varios campos predeterminados.

Consejo Q: De forma predeterminada, todas las respuestas a todas las preguntas y todos los datos embebidos se incluyen en un informe de respuestas. Sin embargo, nuestro equipo de Servicios de Ingeniería puede crear informes de respuesta personalizados para adaptarse a las necesidades de su organización. Contacto con tu Ejecutivo de Cuenta Si estás interesado en esta solución.

Para una solución más manual, considere usar texto dinámico en una tarea de correo electrónico . Esto requerirá crear informes desde cero, que no tendrán la posibilidad de exportarlos en PDF ni de vincularlos en vivo.

Atención: Si su informe de respuesta muestra el mensaje de error “Ya no tiene acceso al informe de respuesta”, el permiso se ha deshabilitado para su marca/organización. Para obtener acceso, contacto con su administrador de Marca/organización y pedirles que habiliten el Permitir informe de respuesta organización permiso .

Asignación de un vínculo a un informe de respuesta en Salesforce

Puede asignar un vínculo de informe de respuesta a Salesforce para que aparezca en las páginas de registro. Para asignar un vínculo de informe de respuesta a Salesforce, consulte Asignación de un enlace a un informe de respuesta .

Cuando se envían tareas de correo electrónico

Todos los tipos de respuestas de encuesta pueden provocar que se envíen tareas por correo electrónico en determinadas condiciones.

Terminado Las respuestas (personas que llegaron hasta el final de la encuesta) generarán tareas de correo electrónico para las que cumplan las condiciones.
respuestas de encuesta incompletas (personas que no terminaron su encuesta) no generan correos a menos que A la tarea se le añade una condición y La respuesta queda registrada .
respuestas importadas Solo generar correos electrónicos si son seleccionado como condición de respuesta .
Aplicación offline Las respuestas solo generan correos electrónicos si son seleccionado como condición de respuesta y son entonces subido .
Vista previa de respuestas siempre generar correos electrónicos que cumplan con las condiciones, a menos que haya algo específico una condición que dice que no deben generar una respuesta .
respuestas de prueba siempre generar correos electrónicos que cumplan con las condiciones, a menos que haya algo específico una condición que dice que no deben generar una respuesta .

Atención: Una vez completado un flujo de trabajo , el correo electrónico programado no se podrá eliminar. Por ejemplo, si una respuesta recién enviada cumple la condición de una tarea de correo electrónico y usted desea eliminar la tarea de correo electrónico, el correo electrónico para esa respuesta aún estará programado.

Solución de problemas de tareas de correo electrónico

Esta sección tiene enlaces a recurso adicionales que pueden ayudarle a solucionar problemas relacionados con las tareas de correo electrónico.

Cómo identificar si las tareas de correo electrónico fallaron: Informes de Flujos de trabajo Le permite verificar el estado de las tareas en su encuesta e identificar si tuvieron éxito. Esta herramienta de resolución de problemas es mejor para verificar problemas en la configuración de tarea y no lo ayudará a profundizar en problemas de capacidad de entrega de correo electrónico, como destinatarios no válidos.
Solución de problemas de entregabilidad de correo electrónico: Hay ciertas reglas que se pueden aplicar a cualquier distribución de correo electrónico en Qualtrics. Verificar Solución de problemas de distribución de correo electrónico para una guía completa.
Condiciones de solución de problemas: La forma en que se redacta una condición en una tarea de correo electrónico puede cambiar cuando se ejecuta dicha tarea de correo electrónico . Primero, recuerda: Consulte las reglas generales sobre quién recibe tareas por correo electrónico y cuándo . Si necesita ayuda para solucionar problemas relacionados con la forma en que se escriben las condiciones, consulte estos recurso:
- Creando condiciones (Con ejemplo paso a paso)
- Nuevas condiciones y conjuntos de Condición
- Todos vs. Cualquiera
- Lógica de anidamiento

Consejo Q: Algunos de los recurso para la creación de condiciones utilizan ejemplos de filtrado de datos en lugar de Flujos de trabajo. Sin embargo, la lógica detrás de estas condiciones es la misma.

Ejemplos de casos de uso para tareas de correo electrónico

A veces puede resultar difícil decidir cómo o cuándo utilizar una función hasta que sepas cómo otros usuarios la han utilizado con éxito en el pasado. A continuación, tenemos una lista de casos de uso comunes que incluyen tareas de correo electrónico.

Preguntas frecuentes

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