Creación de listas de distribución

Acerca de Creación de listas de distribución

Antes de poder enviar invitaciones para sus encuestas, debe crear listas de distribución. Las listas de distribución son listas de contactos de su directorio a los que puede enviar correos electrónicos. Puede crear listas de distribución mediante una carga de archivos o manualmente.

A diferencia de los contactos del directorio, las listas de distribución no son visibles para toda la organización. Sin embargo, muchos de los pasos descritos para añadir contactos a listas de distribución son similares a añadir contactos al directorio. Cada contacto añadido a una lista de distribución se añadirá automáticamente al directorio.

Los datos de la lista privada solo serán visibles dentro de la lista a la que se agregaron y no serán visibles dentro del directorio.

Proyectos que pueden utilizar listas de distribución

Puede utilizar XM Directory para crear listas de distribución y enviar invitaciones para varios tipos de proyectos de Qualtrics. Sin embargo, no todos los tipos de proyecto de Qualtrics son compatibles con XM Directory.

XM Directory se puede utilizar para enviar lo siguiente:

• Proyectos de encuesta
• Conjoint / MaxDiff
• Ciertas soluciones XM que no son de EX

Por el contrario, XM Directory no puede para distribuir cualquier proyecto de Employee Experience (EX). Esto significa que no se pueden utilizar proyectos EX con XM Directory, incluidos Engagement, Pulse, 360 y más.

Los datos de contacto de XM Directory están completamente separados de la información de empleado/participante guardada en el Directorio de empleados. Esto significa que los datos editados en un directorio nunca afectarán al otro.

Campos disponibles

Consulte los campos disponibles enumerados en la página de soporte Adición de contactos del directorio.

Datos de lista privada

Los datos de la lista privada son datos embebidos que se pueden crear en listas de distribución específicas y solo son visibles para los usuarios con acceso a la lista. Los beneficios de los datos de listas privadas incluyen controlar el acceso a atributos específicos, al tiempo que se evita sobrescribir o editar campos de datos embebidos en todo el directorio.

Los administradores del directorio pueden habilitar los datos de la lista privada en la configuración del directorio. Consulte Edición de diferentes directorios para obtener instrucciones.

Creación de una lista de distribución

1. Navegue a sus directorios.
   
2. Seleccione el directorio en el que desea agregar una lista. Es posible que solo tenga acceso a 1 directorio.
   
3. Vaya a la pestaña Segmentos y listas.
   
4. Seleccione Listas de la izquierda.
5. Haga clic en Crear una lista.
6. Asigne un nombre a la lista.
   
   Consejo Q: Los nombres de lista no son compatibles con algunos caracteres especiales (por ejemplo, =, {} o <>).
7. Marque la casilla si desea hacer que los datos de esta lista sean privados. Cuando se selecciona, los datos de la lista solo serán visibles para los usuarios que tengan acceso a la lista.
8. Haga clic en Confirmar.

Una vez dentro de su lista de contactos, puede optar por cargar contactos a través de una carga de archivo o manualmente.

Cargar un archivo

1. Haga clic en Cargar un archivo.
2. En Excel, cree un documento con los campos necesarios y guárdelo como CSV o TSV. O haga clic en Descargar una plantilla de muestra, rellene las columnas adecuadas, añada los Datos embebidos que desee y guarde el archivo.
3. Cuando el archivo esté listo, haga clic en Seleccionar un archivo y seleccione el archivo de su carpeta o arrastre el archivo a la ventana.
4. Haga clic en Siguiente.
5. Revise las condiciones de importación de contactos. Aquí se mostrará cualquier regla válida para toda la dirección para fusionar contactos duplicados. Estas reglas se configuran en la configuración del directorio y se aplicarán a los contactos de su archivo.
   
   Consejo Q: El acceso a la pestaña Configuración del directorio requiere el permiso Gestionar directorio. Póngase en contacto con el administrador de organización si le interesa obtener acceso a esta configuración. Este permiso no está disponible en XM Directory Lite.
6. Revise los campos de su archivo para asegurarse de que la información es correcta. En caso de que alguno de los campos no se hubiera reconocido adecuadamente, haga clic en el nombre de campo para ver una lista desplegable de opciones y seleccionar el campo correcto.
   Consejo Q: Si los datos no tienen el formato correcto en la vista previa (por ejemplo, agrupados en lugar de divididos en columnas), es posible que sus datos no estén separando (o “delimitando”) correctamente. Para solucionarlo, seleccione un Delimitador y/o Cierre diferente encima de la sección Verificar campos.
   
7. Haga clic en Cargar el archivo para cargar sus contactos en la lista de distribución.

Mensajes de error comunes

• Archivo demasiado grande: el tamaño del archivo supera los 500 MB y/o tiene más de 750.000 contactos.
• Algunos campos de su archivo tienen demasiados caracteres; asegúrese de que los caracteres de cada uno de estos campos sean inferiores o iguales a los números mostrados y vuelva a intentarlo: su archivo tiene un campo o varios campos que superan el límite de caracteres. Límites de caracteres a continuación:
  • Idioma: 20
  • Nombre: 100
  • Apellido: 100
  • Dirección de correo electrónico: 254
  • Número de teléfono: 20
  • Referencia externa: 100
  • Campo de datos embebidos: 200
  • Valor de datos embebidos: 1.024
• Falta un nombre de cabecera; verifique las cabeceras del archivo e inténtelo de nuevo: puede que tenga una columna en el archivo CSV a la que le falte una cabecera.
• El archivo contiene una o más filas que no se asignan a los encabezados; corríjalo en el archivo e inténtelo de nuevo: Existe una discrepancia entre el número de encabezados y el número de campos.
• Campo duplicado: El archivo tiene dos campos con el mismo nombre. Asegúrese de que cada campo sea unívoco.

Entrada manual

1. Seleccione Entrada manual.
   
2. Revise las condiciones de importación de contactos. Aquí se mostrará cualquier regla válida para toda la dirección para fusionar contactos duplicados. Estas reglas se configuran en la configuración del directorio y se aplicarán a los contactos que introduzca.
   
   Consejo Q: La configuración del directorio no está disponible en XM Directory Lite.
3. Rellene los campos disponibles.
4. Haga clic en el signo más (+) para añadir una columna adicional para los datos embebidos. Recuerde que puede incluir lo que quiera en estos campos.
5. Haga clic en Siguiente para cargar sus contactos.

Creación y actualización automática de contactos

A menudo, es posible que se encuentre recopilando datos demográficos o transaccionales, y querrá actualizar los miembros existentes de la lista de distribución o crear nuevas listas de nuevos contactos a partir de la información proporcionada en una respuesta de encuesta.

La función de tareas de XM Directory, ubicada dentro de la pestaña Flujos de trabajo, puede ayudarle a configurar este proceso para que las listas de distribución se creen o actualicen automáticamente a medida que ingresan las respuestas.

Preguntas frecuentes