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Acerca de XM Directory Consejos de Organización y mantenimiento del directorio

Esta página destaca las diferentes características que Administradores de Marca/organización y los administradores de directorio pueden usarlo para organizar el XM Directory y administrar el acceso al directorio . Mantener un directorio organizado es fundamental para recopilar datos consistentes, lo que le ayudará a extraer la mejor información de sus datos de experiencia.

Crear múltiples directorios

Tener múltiples directorios le permite segmentar sus contactos en función de temas comunes o divisiones que existen dentro de su empresa. Por ejemplo, se puede crear un directorio para contener a los probadores de sus productos mientras que un directorio diferente puede almacenar todos los contactos de atención al cliente. El uso de varios directorios también le permite aplicar diferentes configuraciones a todo el directorio, de modo que distintos conjuntos de contactos puedan tener diferentes frecuencia de contacto y reglas de deduplicación . El Creación y gestión de varios directorios La página de soporte tiene más información sobre cómo configurar varios directorios.

Configurar el control de acceso basado en roles

Configuración Funciones del XM Directory Le permite controlar quién tiene acceso a sus directorios y quién puede editar la configuración del directorio . Restringir el acceso al directorio limita la cantidad de contactos y campos de datos embebidos que se pueden agregar a su directorio, lo que reduce la cantidad de limpieza necesaria. El control de acceso basado en roles es crucial para administrar múltiples directorios entre los usuarios de su organización.

Crear reglas de frecuencia de Contacto

Configuración Reglas de frecuencia de contacto Le permitirá evitar el sobremuestreo de sus contactos. Puede decidir limitar la cantidad de mensajes enviados a los contactos durante un período de tiempo determinado o establecer un período de tiempo que debe transcurrir antes de que el mismo contacto pueda recibir otro mensaje. Asegurarse de que sus contactos no reciban demasiados mensajes suyos puede ayudar a prevenir la fatiga de las encuesta .

Fusionar contactos Duplicar

La fusión de contactos duplicar le permite reducir la cantidad de contactos en su directorio y garantiza que no esté distribuyendo correos electrónicos a múltiples instancias del mismo contacto. Puede tomar medidas para asegurarse de que los contactos se fusionen automáticamente cuando se carguen en su directorio. Si ya existen duplicados en su directorio, tiene la posibilidad de fusionarlos manualmente.

Fusionar contactos existentes

Puede fusionar contactos existentes dentro de la configuración del directorio o mediante el uso del Herramienta “consolidar duplicados” en el directorio. Al fusionar contactos, tiene la opción de seleccionar qué campo desea utilizar para identificar los duplicados. El correo electrónico es el campo más común que se utiliza para fusionar contactos, pero puede seleccionar varios campos. Todos los campos seleccionados deben coincidir para que se puedan fusionar los contactos duplicar .

Una vez identificados los contactos duplicar , puedes consolidar cada conjunto individualmente.

Al fusionar contactos, el valor de datos embebidos actualizado más recientemente se conservará en el contacto consolidado.

Fusión automática de nuevos contactos

También puedes elegir Fusionar automáticamente los contactos duplicar a medida que se cargan en su directorio. Cuando carga contactos al XM Directory, la plataforma buscará contactos con campos de deduplicación coincidentes y actualizará los registros de contacto en consecuencia en lugar de crear otros nuevos. Tenga en cuenta que los campos vacíos no se deduplicarán, por lo que si las reglas de combinación están configuradas para correo electrónico y carga una lista de contactos que no contienen un campo de correo electrónico, no se consolidarán. Para escenarios como estos, considere agregar reglas de respaldo adicionales para fusionar contactos.

Eliminar contactos submuestreados

Los directorios más antiguos suelen tener grandes cantidades de contactos que no han sido encuestados durante meses o años. Eliminar con frecuencia los registros de contacto no utilizados ayudará a que su directorio funcione sin problemas.

Puede encontrar fácilmente contactos no utilizados utilizando filtros de directorio basados ​​en estadísticas de contacto . El Creado, Última modificación, Último correo electrónico, Última invitación recibida, y Última respuesta Los campos son útiles para encontrar contactos según la edad o la capacidad de respuesta. Al filtrar contactos, tenga en cuenta que solo debe incluir los contactos que se hayan suscrito a su directorio, ya que al eliminarlos, podrían suscribirse a su directorio si se vuelven a cargar. Lea más sobre el filtrado de contactos en Búsqueda y filtrado de contactos del Directorio.

Ejemplo: En este ejemplo, filtramos los contactos que se modificaron por última vez el 30 de junio de 2020 o antes para encontrar contactos que no se hayan actualizado en más de un año.

Una vez que haya creado su filtro, puede eliminar contactos en forma masiva siguiendo las instrucciones en el Administrar múltiples contactos del Directorio página.