Mantenimiento de XM Directory y consejos de la organización

Acerca de XM Directory Maintenance & consejos de la organización

Esta página destaca las diferentes funciones que los administradores de organización y los administradores del directorio pueden utilizar para organizar XM Directory y gestionar el acceso al directorio. Mantener un directorio organizado es crucial para recopilar datos consistentes, lo que lo ayudará a extraer la mejor información estratégica de sus datos de experiencia.

Crear múltiples directorios

Tener varios directorios le permite segmentar sus contactos en función de los temas o divisiones comunes que existen en su empresa. Por ejemplo, se puede crear un directorio para que contenga a los probadores de productos, mientras que otro directorio puede almacenar todos los contactos de atención al cliente. El uso de múltiples directorios también le permite aplicar diferentes configuraciones para todo el directorio, de modo que distintos conjuntos de contactos pueden tener diferentes frecuencias de contacto y reglas de deduplicación. La página de soporte Creación y administración de varios directorios tiene más información sobre la configuración de varios directorios.

Configurar control de acceso basado en roles

La configuración de roles de XM Directory le permite controlar quién tiene acceso a sus directorios y quién puede editar la configuración del directorio. Restringir el acceso al directorio limita el número de contactos y campos de datos embebidos que se pueden añadir a su directorio, lo que reduce la cantidad de limpieza necesaria. El control de acceso basado en roles es crucial para gestionar múltiples directorios en los usuarios de su organización.

Crear reglas de frecuencia de contacto

La configuración de reglas de frecuencia de contacto le permitirá evitar el exceso de muestreo de sus contactos. Puede decidir limitar la cantidad de mensajes enviados a contactos durante un período de tiempo determinado o fijar un período de tiempo que debe transcurrir antes de que el mismo contacto pueda recibir otro mensaje. Garantizar que sus contactos no reciban demasiados mensajes puede ayudar a evitar la fatiga de la encuesta.

Fusión de contactos duplicados

Fusionar contactos duplicados le permite reducir el número de contactos en su directorio y garantiza que no distribuya correos electrónicos a varias instancias del mismo contacto. Puede tomar medidas para asegurarse de que los contactos se fusionan automáticamente cuando se cargan en su directorio. Si ya existen duplicados en su directorio, puede fusionarlos manualmente.

Fusión de contactos existentes

Puede fusionar los contactos existentes dentro de la configuración del directorio o utilizando la herramienta “consolidar duplicados” en el directorio. Al fusionar contactos, tiene la opción de seleccionar qué campo desea utilizar para identificar duplicados. El correo electrónico es el campo más común que se utiliza para fusionar contactos, pero puede seleccionar varios campos. Todos los campos seleccionados deben coincidir para que se fusionen los contactos duplicados.

Una vez identificados los contactos duplicados, puede consolidar cada conjunto individualmente.

Al fusionar contactos, el último valor de datos embebidos actualizado se conservará en el contacto consolidado.

Fusión automática de contactos nuevos

También puede optar por fusionar automáticamente los contactos duplicados a medida que se cargan en su directorio. Cuando cargue contactos en XM Directory, la plataforma buscará contactos con campos de deduplicación coincidentes y actualizará los registros de contacto en consecuencia en lugar de crear otros nuevos. Tenga en cuenta que los campos vacíos no deduplicarán, por lo que si las reglas de fusión se fijan en correo electrónico y carga una lista de contactos que no contienen un campo de correo electrónico, no se consolidarán. Para escenarios como estos, considere añadir reglas de copia de seguridad adicionales para fusionar contactos.

Eliminar contactos no incluidos en la muestra

Los directorios más antiguos suelen tener un gran número de contactos que no han sido encuestados durante meses o años. La eliminación frecuente de registros de contactos no utilizados le ayudará a que su directorio se ejecute sin problemas.

Puede encontrar fácilmente contactos no utilizados utilizando filtros de directorio basados en estadísticas de contacto. Los campos Creado, Última modificación, Último correo electrónico, Última invitación recibida y Última respuesta son útiles para buscar contactos en función de la antigüedad o la capacidad de respuesta. Al filtrar por contactos, tenga en cuenta que solo debe incluir contactos que se hayan incluido en su directorio, ya que la eliminación de contactos dados de baja podría incluirlos en su directorio si se vuelven a cargar. Obtenga más información sobre cómo filtrar contactos en Buscar y filtrar contactos del directorio.

Ejemplo: En este ejemplo, estamos filtrando los contactos que se modificaron por última vez el 30 de junio de 2020 o antes para encontrar contactos que no se han actualizado en durante más de un año.

Una vez que haya creado el filtro, puede eliminar contactos en masa siguiendo las instrucciones en la página Gestión de contactos de varios directorios.