Mejores prácticas y uso de datos de XM Directory

Acerca del uso de datos de XM Directory y Best Practices

Esta página incluye las mejores prácticas sobre cómo gestionar datos en XM Directory. Garantizar la coherencia de la recopilación de datos en su licencia de Qualtrics facilitará la gestión de datos en XM Directory. En esta página, trataremos temas desde cómo mantener organizados los datos de su directorio hasta cómo se utilizan esos datos en toda la plataforma de Qualtrics.

Depurar datos embebidos del directorio

Qualtrics recomienda eliminar campos de datos embebidos vacíos y combinar campos de datos embebidos cuando corresponda. Esto ayudará a reducir los campos de datos embebidos duplicados y a fomentar la estandarización de datos en toda su organización.

Eliminación de datos embebidos vacíos

Los campos que no se utilizan de forma activa en el directorio o cualquier encuesta se pueden eliminar. La opción Gestionar datos embebidos le permite eliminar y fusionar datos embebidos. Esta ventana muestra el número de contactos que utilizan ese campo. Si el número de contactos es cero, entonces ese campo no se utiliza actualmente. Es posible que desee verificar con sus usuarios para asegurarse de que nadie está planeando utilizar el campo en el futuro.

Una vez que haya confirmado que el campo no está en uso, puede eliminar rápidamente un campo que tenga valores cero seleccionando la casilla de verificación y haciendo clic en el ícono de la papelera.

Fusión de datos embebidos

Puede elegir seleccionar manualmente los campos para fusionar o puede ver los campos que Qualtrics ya ha marcado como potencialmente similares. La combinación de campos similares reduce la cantidad de datos incrustados en su directorio y agiliza el diseño de su encuesta. Por ejemplo, campos como “zip” y “código postal” se pueden fusionar.

Ver Administrar datos integrados.

Las encuestas deben actualizarse para utilizar la versión más reciente del campo de datos embebidos. Si el campo actual no es el que se utiliza en la encuesta, se sugiere añadir el campo actual a la encuesta además del campo anterior. Estos campos se pueden combinar dentro de los datos de la encuesta.

Utilización de datos de transacción

Los datos transaccionales permiten el almacenamiento de valores históricos dentro de un campo de datos incrustados, por lo que los registros históricos de cada contacto se almacenan en su cronología de punto de contacto en lugar de sobrescribirse. Estos puntos de datos le ayudan a realizar un seguimiento de los datos de experiencia de un contacto a lo largo del tiempo. Los datos transaccionales son útiles para limitar el número total de campos de datos embebidos en el directorio. En lugar de tener que crear un nuevo campo de datos embebidos para cada interacción, puede almacenar todos los datos del contacto dentro del campo de transacción único.

Estandarización de los datos embebidos en todo el directorio

Proporcionar a sus usuarios una lista de campos de datos embebidos estandarizados ayudará a reducir el número de campos de datos embebidos adicionales e innecesarios añadidos a su directorio. Si bien es posible que algunos proyectos necesiten campos de datos embebidos muy específicos, los campos como “StreetAddress” y “AccountNumber” se estandarizan fácilmente.

Uso de datos embebidos con XM Directory

Los datos embebidos se incluyen con los contactos cuando se añaden a su directorio. En esta sección se explica cómo utilizar los datos embebidos en Qualtrics con su directorio.

Datos embebidos en su encuesta

Los datos embebidos son cualquier información adicional que desee registrar en los datos de la encuesta, además de las respuestas a las preguntas. Puede utilizar los datos embebidos para incluir información demográfica adicional, marcar las respuestas como que han cumplido determinadas condiciones y marcar las respuestas con información de la encuesta, como la URL utilizada para acceder a la encuesta.

Los valores de los campos de datos embebidos pueden ser campos integrados proporcionados por Qualtrics o valores establecidos en el flujo de la encuesta. Si tiene atributos de datos incrustados guardados con un contacto en XM Directory, puede incluir dinámicamente esos valores en la respuesta de la encuesta.

Los campos de datos embebidos tienen un tipo de variable, definido en las opciones de datos embebidos, que determina el formato en el que se guardan los datos y cómo puede utilizar el campo en Qualtrics. Por ejemplo, grabe un campo como tipo de texto para realizar análisis de texto o un tipo de número para realizar análisis estadísticos. Visite la página enlazada para obtener más información sobre cada tipo de datos.

Guardar datos de la encuesta en el directorio

Puede utilizar la tarea de XM Directory en los flujos de trabajo  para cargar datos en XM Directory después de que un encuestado complete una encuesta. Esta es una gran opción para las encuestas de entrada que añaden o actualizan contactos en su directorio. Si actualiza y añade contactos de esta manera, asegúrese de tener configuradas las reglas de deduplicación automática para no crear contactos duplicados.

Para utilizar la tarea de XM Directory, deberá crear una lista de distribución para capturar los contactos creados o actualizados con esa tarea. Las listas son herramientas organizativas para los contactos de su directorio y, si los datos embebidos de un contacto se actualizan en una lista, se actualizarán en todas las listas a las que pertenezca el contacto, así como el contacto del directorio.

Una vez creada una tarea de XM Directory, puede copiar los workflows para no tener que volver a configurarla. Puede acceder a la página Flujos de trabajo desde su menú de navegación en la esquina superior izquierda para ver todos los flujos de trabajo que ha creado. Una vez aquí, puede copiar un workflow existente y editarlo para realizar las modificaciones necesarias.

También puede utilizar la tarea Cargar datos de cuenta B2B en XM Directory para importar datos de contacto de una fuente de datos externa. Puede encontrar más información sobre la importación de datos externos a Qualtrics en la página Uso de tareas de flujos de trabajo para crear flujos de trabajo ETL.

Datos embebidos de Salesforce

Qualtrics proporciona una serie de soluciones listas para usar para integrar los datos de su encuesta con Salesforce. Por ejemplo, la tarea de extracción de datos de Salesforce le permite extraer datos de Salesforce y luego importarlos a XM Directory utilizando la carga de datos de cuenta B2B descrita anteriormente en la tarea de XM Directory.

Además de actualizar XM Directory con datos de Salesforce, también puede distribuir una encuesta basada en un evento de Salesforce y enviar datos de respuesta de encuesta a Salesforce. Consulte nuestra página en la tarea de Salesforce para obtener más información.

Mejores prácticas para automatizaciones de directorios

El uso de una automatización de importación de contactos emparejada con una automatización de distribución elimina gran parte del trabajo manual necesario actualmente para cargar una lista de contactos y enviar una encuesta. Con las automatizaciones, solo tiene que colocar el archivo de la lista de contactos en la ubicación especificada y Qualtrics tomará el archivo, lo importará como una lista de contactos y distribuirá la encuesta a esos nuevos contactos.

Las automatizaciones de importación de contactos requieren la utilización de un servicio de archivos externo, ya sea Google Drive, un SFTP alojado en Qualtrics o un SFTP alojado por su equipo. Una vez configuradas, las automatizaciones de importación de contactos vinculadas a las automatizaciones de distribución le permiten utilizar datos transaccionales.

Para obtener más información, consulte Prácticas recomendadas de automatizaciones.

Datos de transacción

Los datos transaccionales son similares a los datos embebidos. Se puede incorporar a los resultados de la encuesta y se puede utilizar para filtrar, mostrar lógica, desgloses y cualquier otra función disponible actualmente con datos embebidos. Sin embargo, los datos transaccionales le permiten registrar varios valores para el mismo campo sin sobrescribir los valores históricos. Los datos transaccionales también se excluyen de los datos embebidos de su directorio, lo que significa que la gestión de los datos embebidos de su directorio se puede simplificar migrando algunos campos a datos transaccionales.

Tenga en cuenta que puede cargar manualmente los datos transaccionales utilizando la pestaña Transacciones en XM Directory. Al crear grupos de transacciones, puede registrar datos de interacción sobre eventos asociados con sus contactos representando una interacción específica en un momento específico en el tiempo.

También puede guardar los datos de respuesta de la encuesta como una transacción para sus contactos mediante una tarea de XM Directory.

Mejores prácticas de generación de informes de distribución

Embudo de encuestados

El embudo de encuestados es la función más reciente para los informes de distribución. Le permite informar sobre las distribuciones de todos sus proyectos de encuesta en un solo lugar y comienza a recopilar datos de distribución desde el momento en que está activado en la configuración del directorio.

Una vez que el embudo de encuestados esté activado en su cuenta, un administrador de organización debe activar la función para todos los usuarios que deberían tener acceso al embudo. También tendrán que habilitar el panel de embudo del encuestado en la configuración del directorio para comenzar a recopilar datos de distribución. Los datos solo se registrarán para las distribuciones enviadas después de activar el embudo.

El embudo de encuestados permite generar informes sobre datos transaccionales y distribuciones automatizadas. Deberá añadir campos de datos embebidos y transaccionales a la configuración del embudo de encuestados antes de poder generar informes sobre ellos en los paneles de embudo de encuestados.

Una vez que haya activado y configurado los campos de datos, cualquier persona con acceso al embudo de encuestados puede crear paneles de embudo de encuestados para obtener información estratégica de toda la organización sobre las distribuciones. Los paneles de embudo del encuestado se pueden filtrar según los datos operativos, como el rango de fechas, la instancia de la encuesta o el grupo de clientes, o según los datos experimentales, como los grupos de NPS, para obtener información estratégica más granular.

Generación de informes de distribución (obsoleto)

La generación de informes de distribución le permite asignar fuentes de distribución directamente a dashboards de datos de respuesta de encuesta. Tenga en cuenta que esta es una función heredada y le recomendamos que utilice el embudo de encuestado en su lugar.

Segmentos y mejores prácticas

La función Segmentos permite la división de contactos según demografía, prioridades, intereses comunes y otros criterios. Estos segmentos se definen automáticamente en función de los criterios que defina y se utilizan con frecuencia en lugar de crear múltiples directorios para permitir que diferentes grupos segmenten sus contactos desde el directorio más grande respetando las reglas de deduplicación y frecuencia de contacto.

Le recomendamos que base sus segmentos en datos demográficos o de comportamiento comunes que puede guardar como datos embebidos de contactos. Una posible lista de campos incluye: Edad, Sexo, Ocupación, Salario, última encuesta realizada, última vez que visitaron su tienda, País, Idioma y grupo NPS.

Preguntas frecuentes