Enviar correos electrónicos en XM Directory

Acerca del envío de correos electrónicos en XM Directory

En lugar de obligarle a volver a su encuesta para distribuir invitaciones, XM Directory le permite enviar correos electrónicos directamente desde la pestaña Distribuciones. Aquí puede enviar correos electrónicos simples o invitaciones a una encuesta a una lista de distribución, a una muestra, a un segmento o incluso a un solo contacto a la vez.

Proyectos que puede enviar a través de XM Directory

Puede utilizar XM Directory para enviar invitaciones para varios tipos de proyectos de Qualtrics. Sin embargo, no todos los tipos de proyecto de Qualtrics son compatibles con XM Directory.

XM Directory se puede utilizar para enviar lo siguiente:

• Proyectos de encuesta
• Conjoint / MaxDiff
• Ciertas soluciones XM que no son de EX

Por el contrario, XM Directory no puede para distribuir cualquier proyecto de Employee Experience (EX). Esto significa que no se pueden utilizar proyectos EX con XM Directory, incluidos Engagement, Pulse, 360 y más.

Los datos de contacto de XM Directory están completamente separados de la información de empleado/participante guardada en el Directorio de empleados. Esto significa que los datos editados en un directorio nunca afectarán al otro.

Envío de invitaciones a la encuesta

1. En la pestaña Distribuciones, haga clic en Crear distribución.
   
2. Seleccione Correo electrónico.
   
3. Haga clic en Continuar.
4. Seleccione la encuesta para la que desea enviar una invitación.
   
   Consejo Q: Puede utilizar la barra de búsqueda y la lista desplegable de carpetas para localizar su encuesta.
5. Haga clic en Cambiar tipo de enlace y expiración para asegurarse de que está utilizando el tipo de enlace que desea y ha establecido la expiración como desee.
   
   Consejo Q: Consulte el Tipo de enlace y la Expiración para obtener más información.
6. Haga clic en Enviar esta encuesta.
7. Seleccione la lista de distribución o muestra que desea enviar por correo electrónico. O, si lo desea, envíelo a un único contacto.
   
   Consejo Q: puede utilizar la barra de búsqueda y la lista desplegable de carpetas para localizar su lista o muestra. La barra de búsqueda no se puede utilizar para buscar contactos individuales en este momento.
   Consejo Q: también puede distribuirlo a un segmento o grupo de transacciones en lugar de a una lista de contactos o una muestra.
8. Haga clic en Enviar a la lista.
9. Seleccione si desea programar la distribución para más tarde o hacer el envío ya.
   
   Consejo Q: Si lo programa por error para más adelante, puede realizar modificaciones en la distribución, incluida la cancelación o el cambio cuando sale. Las distribuciones no se pueden recuperar una vez enviadas.
10. Haga clic en Continuar.
11. Introduzca la dirección de correo electrónico del remitente.
    
    Consejo Q: puede utilizar el nombre que desee (por ejemplo, MyCompany@qemailserver.com), pero el dominio debe estar aprobado por Qualtrics. Esto mejora la legitimidad de su correo electrónico y disminuye las probabilidades de que rebote. Si su organización tiene un dominio de correo electrónico personalizado configurado, esto también aparecerá como opción.
12. Introduzca el nombre del remitente.
13. Introduzca una dirección de correo electrónico de respuesta.
14. Introduzca un asunto.
15. Escriba el mensaje. O haga clic en el menú desplegable Mensaje para elegir un mensaje guardado en su biblioteca.
    Consejo Q: Consulte nuestra sección sobre Personalización de correos electrónicos.
16. Si lo desea, haga clic en Enviar correo electrónico de prueba para enviar un correo electrónico de vista previa a la dirección de correo electrónico que desee. Este correo electrónico contendrá un enlace a la versión de vista previa de su encuesta.
    
17. Haga clic en Continuar.
18. Revise el contenido. Haga clic en Editar junto a cualquier campo para volver y modificarlo.
    
19. Cuando esté listo para enviar la distribución, haga clic en Enviar encuestas.

Los botones Editar desparecerán en cuanto se envíe la distribución. Haga clic en Volver a la bandeja de salida para volver a la bandeja de salida. Desde aquí puede iniciar otra distribución o gestionar las anteriores.

Personalización de mensajes de recordatorio

Personalizar mensajes de correo electrónico en XM Directory es muy similar a como se hace en la pestaña Distribuciones de un proyecto.

Una de las principales diferencias es que parte del editor de contenido enriquecido está oculta en un menú desplegable, como se muestra a continuación. Este editor de contenido enriquecido no incluye preguntas en línea.

Para obtener ayuda adicional, consulte las siguientes páginas:

• Personalización del mensaje de correo electrónico: Además de escribir un mensaje genérico, las invitaciones por correo electrónico se pueden personalizar con la información de la lista de contactos del participante. Esta página pasa por un importante texto dinámico que necesitará.
• Uso del enlace para darse de baja: Más información sobre el enlace para darse de baja.
• Distribución en varios idiomas: Descubra cómo crear un mensaje con versiones en varios idiomas y cómo asegurarse de que lleguen a los contactos adecuados.

&Vencimiento de tipo de enlace

Al seleccionar la encuesta que desea distribuir, puede cambiar el tipo de enlace a la encuesta y puede cambiar el vencimiento.

Tipo de enlace de encuesta

El tipo de enlace determina la forma en que se registrará la información de contacto en la encuesta y si la persona encuestada podrá responder a la encuesta más de una vez.

• Enlace individual: cada participante recibe un enlace personalizado que solo se puede utilizar una vez. La información de contacto procedente de la lista de distribución se vinculará a la respuesta de la encuesta. Este es el tipo de enlace predeterminado.
• Enlace de varias respuestas: Cada participante recibe un enlace personalizado que se puede utilizar varias veces. Cada vez que se utiliza este enlace, se añade una nueva respuesta a sus resultados y se registra la misma información de la lista de contactos. Tenga en cuenta que los correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento no son compatibles con este enlace.
• Enlace anónimo: Cada participante recibe el enlace anónimo, que no registra información de contacto. Tenga en cuenta que los correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento no son compatibles con este enlace.

Más información sobre los tipos de enlace en la página “Enviar invitaciones a encuesta por correo electrónico”.

Expiración de enlace

La expiración del enlace determina la duración de los enlaces hasta que ya no se puedan usar para acceder a la encuesta.

Una vez expirado un enlace, esta acción no se puede revertir.

Enviar a un solo contacto

También puede enviar correos electrónicos a un solo contacto de una lista de distribución. Una vez que haya llegado a la página Seleccionar destinatarios, seleccione una lista de distribución y, a continuación, seleccione Enviar a un solo contacto.

Una vez que haya pasado a la página siguiente, puede seleccionar el contacto que desea enviar por correo electrónico. Recuerde que solo puede elegir uno y que solo se muestran los miembros de la lista de distribución.

Después de seleccionar el contacto deseado, haga clic en Enviar a un solo contacto para continuar con su correo electrónico o seleccione Elegir nueva lista para elegir otra lista de distribución en su lugar.

Enviar correos electrónicos sin una encuesta

¿Necesita enviar un mensaje a la lista de distribución, pero no necesariamente un encuesta entera? Puede enviar correos electrónicos sin encuestas.

Todo lo relacionado con la creación de un correo electrónico sin una encuesta es lo mismo que una invitación a la encuesta, excepto que en la página Seleccionar una encuesta, hace clic en Enviar correos electrónicos sin una encuesta.

Aún se puede realizar un seguimiento de los correos electrónicos sin encuestas en el historial de un contacto.

&Cancelación; reanudación de distribuciones

Puede cancelar la creación de una distribución en cualquier momento. Vaya a la X en la parte superior derecha de la página.

Si abandona la pestaña Distribuciones, puede volver y continuar donde lo dejó haciendo clic en Reanudar distribución. También puede borrar esta distribución y empezar de nuevo accediendo a Nueva distribución.

Preguntas frecuentes