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Gestión de automatizaciones

Acerca de la gestión de automatizaciones

Con las automatizaciones de importación de contactos y las automatizaciones de distribución de encuestas en XM Directory, puede crear, configurar, actualizar, probar y revisar sus propias tareas de automatización, lo que optimiza la creación de contactos y la distribución de encuestas. Edite sus automatizaciones existentes, elimínelas, actívelas o desactívelas en la pestaña Automatizaciones de su página Directorios.

Consejo Q: Solo verá las automatizaciones que ha creado, no todas las automatizaciones de la organización.

Editar automatizaciones existentes

Puede modificar la configuración de cualquiera de sus automatizaciones haciendo clic en el menú desplegable y seleccionando Editar automatización. Utilice la barra de búsqueda para buscar una automatización por nombre o ID.

Consejo Q: también puede hacerlo haciendo clic en la automatización y haciendo clic en el botón azul Editar automatización.

Al hacer clic en Editar automatización volverá a una página donde puede cambiar los diferentes pasos de la automatización seleccionando Editar junto a un paso determinado en el menú de la derecha.

Iniciar ejecución manual

La opción Iniciar ejecución manual le permitirá ejecutar una automatización adicional fuera de la programación actual.

Consejo Q: No puede iniciar una ejecución manual de una automatización de distribución vinculada a una automatización de importación de contactos. En su lugar, inicie una ejecución manual en la automatización de importación de contactos para iniciar una importación y distribución.

Consejo Q: Puede iniciar una ejecución manual de una automatización pausada para realizar una ejecución de prueba. Si una automatización de distribución está vinculada a una automatización de contactos e inicia una ejecución manual en la automatización de contactos, también ejecutará la automatización de distribución, incluso si ambas automatizaciones están pausadas.

Ejemplo: Supongamos que la automatización de importación de contactos se ejecuta a las 9 según lo programado, pero ha olvidado cargar su archivo de contactos en la carpeta asignada antes de eso. Puede cargar su archivo y seleccionar Iniciar ejecución manual para ejecutar la automatización una vez más y obtener el archivo importado.

Pausar y reanudar automatizaciones

La opción que vea variará en función de si su automatización está activa o inactiva. Pausar automatización le permite pausar temporalmente la automatización. A continuación, puede reanudar la automatización siempre que desee seleccionando Reanudar automatización.

Consejo Q: Si una automatización de distribución está vinculada a una automatización de contacto, solo tiene que pausar la automatización de contacto para pausar ambos.

Consejo Q: Si pausa una automatización de distribución vinculada a una automatización de contacto, la automatización de distribución seguirá intentando ejecutarse una vez completada la automatización de contacto. Si la automatización de contactos se ha ejecutado manualmente, la automatización de distribución se ejecutará correctamente. Si la ejecución de automatización de contactos era una ejecución programada, la automatización de distribución fallará con el mensaje “La automatización no está activa y no se puede ejecutar”.

Renombrar automatización

Al hacer clic en el menú desplegable y seleccionar Renombrar automatización, puede renombrar su automatización.

Eliminar automatización

Al hacer clic en el menú desplegable y seleccionar Eliminar automatización, puede eliminar la automatización.

Advertencia: Una vez que elimine una automatización, ya no estará disponible de forma permanente. No borre automatizaciones a menos que esté absolutamente seguro de que desea deshacerse de ellas.

Consejo Q: ¿Desea desactivar temporalmente una automatización? En su lugar, intente pausarla haciendo clic en la automatización, haciendo clic en el menú desplegable Opciones de ejecución y seleccionando Pausar automatización.

Una imagen de las opciones de ejecución dentro de una automatización, en la parte superior, y la opción de pausar la automatización.

Gestión de destinatarios de automatización y planificaciones

Haga clic en el nombre de una automatización o seleccione Ver historial de ejecución de la lista desplegable para verlo cuando se haya ejecutado en el pasado. Desde esta página, también puede pausar y reanudar automatizaciones.

Automatizaciones pasadas

Una vez ejecutadas las automatizaciones, se enumerarán aquí con información sobre la hora de inicio y de fin, la cantidad de contactos que se han importado o invitado (en función de si se trata de una automatización de contactos o de una automatización de la distribución), la duración y el estado.

Consejo Q: Puede hacer clic en una ejecución de automatización en la tabla para obtener más detalles sobre el resultado de la ejecución.

El estado puede ser Éxito o Error. Generalmente, los fallos se deben a configuraciones incorrectas, como la referencia al servidor SFTP incorrecto, el nombre de usuario y la contraseña incorrectos, etc. Puede hacer clic en una ejecución de la tabla para ver más detalles sobre el fallo específico y cómo resolverlo. Puede hacer clic en Reintentar ejecución para ejecutar manualmente la automatización. Si este botón está en gris, no hay archivos para que los cargue la automatización.

Las ejecuciones agrupadas son ejecuciones de automatización que se han producido en el mismo período de 24 horas.

Puede cambiar el orden de sus automatizaciones pasadas utilizando el menú desplegable Ordenar por en la parte superior izquierda.

Archivos procesados

Cuando hace clic en una automatización de importación de contactos realizada en el pasado, puede hacer clic en Ver archivo para ver los archivos que se importaron durante esta automatización.

Consejo Q: Los datos se conservan durante 30 días en Qualtrics File Service. Durante este período, los archivos en reposo se cifran hasta que se eliminan una vez que pasa el período.

Opciones de ejecución

El botón Opciones de ejecución en la parte superior derecha tiene las mismas dos opciones descritas anteriormente: Pausar / Reanudar automatización e Iniciar ejecución manual.

Agregar destinatarios

¿Desea que se notifique a los miembros del equipo cada vez que se lleve a cabo esta automatización? Puede enviar un resumen de la automatización cada vez que se complete al configurar su automatización con el Destinatarios del resumen de la ejecución paso. Puede editar sus destinatarios en cualquier momento.

Al editar la automatización, vaya a Ejecutar destinatarios de resumen.
Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario.
Haga clic en Agregar correo electrónico de destinatario o en el signo más (+ ) para agregar otro destinatario.
Si no desea enviar a estos correos electrónicos un informe cuando no se ha realizado ningún trabajo para informar, marque la casilla de selección.
Consejo Q: Si esta casilla está marcada, se enviarán notificaciones de error.
Haga clic en Continuar para continuar editando la automatización o Guardar y finalizar más tarde para guardar las modificaciones.

Consejo Q: Pulse el signo menos ( – ) junto al correo electrónico de un destinatario para eliminarlo.

Ejemplo: a continuación se muestra un ejemplo de cómo puede ser un correo electrónico de automatización de ejecución fallida. En este ejemplo, el error se ha producido porque el usuario ya no tiene acceso al servidor SFTP en el que se encuentran los archivos. Si tiene preguntas sobre por qué ha fallado una ejecución, inicie sesión en Customer Success Hub para ponerse en contacto con el soporte técnico. Recuerde incluir la información incluida en el correo electrónico.

Imagen de un ejemplo de un correo electrónico de ejecución fallida con sugerencias sobre cómo resolver el fallo

Volver a las automatizaciones

Haga clic en la X situada en la parte superior derecha para volver a la página principal de la pestaña Automatizaciones.

Consejo Q: También puede hacer clic en la pestaña Automatizaciones para volver a su página principal.

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