Automatización de importación de contactos

Acerca de las automatizaciones de importación de contactos

A menudo, los usuarios desean integrar sus registros de contacto con Qualtrics cargando archivos en un servidor de protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP) o en un servicio de alojamiento de archivos HTTPS, de modo que Qualtrics pueda importar regularmente estos registros a sus cuentas de Qualtrics. Es posible que los usuarios deseen importar estos registros como contactos y, a continuación, programar distribuciones de encuestas para esos contactos, todo con los métodos de transferencia más seguros.

Con las automatizaciones de importación de contactos, puede crear, configurar, actualizar, probar y revisar sus propios jobs de automatización, lo que optimiza su gestión de contactos. Cuando la automatización está programada para ejecutarse, procesará cualquier archivo designado que la automatización aún no haya procesado, incluidos los archivos recién cargados.

Puede configurarlos en la pestaña Automatizaciones de la página Directorios. Estas automatizaciones solo están disponibles para XM Directory.

Paso 1: Inicio y programación de la automatización

1. Vaya a la pestaña Automatizaciones.
   
2. Haga clic en Nueva automatización. 
3. Asigne un nombre a la automatización.
   
4. Haga clic en Crear automatización.
5. Determine si su automatización debe realizarse diariamente, semanalmente, mensualmente o a petición. Si selecciona A petición, la automatización verificará los archivos cada 15 minutos y los procesará.
   
6. Determine la hora del día/día de la semana que debe tener lugar. Puede correr en la hora, o 15, 30 o 45 minutos después de la hora.
   Consejo Q: Todas las automatizaciones se programan en función de UTC y, por lo tanto, no tienen en cuenta el horario de verano.
7. Haga clic en Añadir otra hora para añadir otra hora del día/semana/mes en la que se debe realizar esta actualización.
   Consejo Q: hay un límite de 8 veces al día, 20 veces por semana o 16 veces al mes. Aunque técnicamente puede añadir el mismo tiempo varias veces, la automatización solo se ejecutará una vez en ese momento.
8. Determine la fecha en la que desea que tenga lugar la primera automatización.
   
   Consejo Q: Si la fecha se fija en hoy o en el pasado, la automatización se ejecutará a partir de ahora.
9. Determine cuándo desea que la automatización deje de importar contactos. Siempre puede modificarlo más adelante.
10. Haga clic en Continuar para acceder al siguiente paso, Configurar una fuente de importación.

Paso 2: Configuración de una fuente de importación

Cuando llegue a Configurar fuente de importación en la automatización de importación de contactos, le dirá a Qualtrics la ubicación de los datos de contacto que desea importar. Tienes algunas opciones.

• Qualtrics File Service: Configure un servicio de archivos con Qualtrics. Esto elimina la tarea de configurar un servidor SFTP por su parte. Al seleccionar esta opción, se le mostrarán instrucciones sobre cómo configurarlo.
• Servidor SFTP (contraseña o clave SSH): Tiene su propio servidor donde se alojarán estos archivos. Debe proporcionar el nombre de usuario, la contraseña, la URL del host y el puerto del servidor SFTP para que la automatización importe los archivos. Como alternativa, puede configurar proporcionando la clave SSH.
  Consejo Q: Si tiene varias conexiones SFTP, puede introducir credenciales SFTP separadas para cada automatización de importación individual, de modo que puedan apuntar a un servidor SFTP diferente.
  Consejo Q: Al configurar una conexión SFTP, le recomendamos a su equipo de TI que incluya en la lista de elementos autorizados los rangos IP de Qualtrics. Consulte Lista de elementos autorizados Servidores de Qualtrics.
  Consejo Q: Si su cuenta se encuentra dentro de nuestro entorno FedRAMP, las direcciones IP para la lista de elementos autorizados difieren de las que se encuentran en esta página. Para acceder de forma segura a la información de su dirección IP, inicie sesión en su FedRAMP Customer Success Hub.
• Google Drive o Dropbox: Tiene acceso a un almacenamiento de archivos Open Authorization (OAuth), como Google Drive o Dropbox, donde se alojarán los archivos de importación. Debe iniciar sesión y conceder permiso a Qualtrics para gestionar sus archivos en el almacenamiento de archivos OAuth. La automatización solo gestionará los archivos en una carpeta designada configurada en el siguiente paso.

Paso 3: Cifrado PGP

El cifrado PGP es un paso opcional para las automatizaciones de importación de contactos para cifrar los datos que envía a Qualtrics. Consulte Cifrado PGP para obtener más información sobre el uso de esta función.

1. Seleccione si desea que el archivo se cifre con software PGP.
   
   Consejo Q: Este cifrado PGP está disponible para automatizaciones mediante servidores SFTP y Qualtrics File Service. Si no ha cifrado una automatización anterior pero desea hacerlo, siempre puede editar la automatización para añadir cifrado.
2. Haga clic en Continuar.
3. Haga clic en Descargar nuestra clave pública. Su equipo de TI deberá utilizar esa clave pública para cifrar los archivos de importación antes de cargarlos en el servidor SFTP o en el servicio de archivos de Qualtrics.
   
   Consejo Q: Si una automatización está configurada para utilizar el cifrado PGP pero recibe un archivo sin cifrar, fallará y notificará a los destinatarios del correo electrónico según las preferencias de notificación en la automatización.
4. Haga clic en Continuar.
5. Ahora definirá sus rutas de carpeta SFTP o irá directamente a Asignación de campo de datos.

Paso 4: Seleccionar rutas de acceso a la carpeta

Después de decidir el origen de sus archivos de datos de contacto, debe especificar las carpetas en las que se guardan estos archivos para que la automatización sepa de dónde recuperarlos.

1. Introduzca el nombre de la carpeta en el servidor SFTP, Google Drive o Dropbox en el que se encuentra el archivo que desea importar. Si la carpeta está dentro de otra carpeta, asegúrese de especificar la ruta, por ejemplo, Carpeta central/Contactos 2018.
   
   Consejo Q: Si está utilizando Google Drive, no tiene que especificar el nombre de la unidad; simplemente coloque el nombre de la carpeta. Por ejemplo, si sus automatizaciones están en su unidad en una carpeta llamada AutomationFiles, coloque AutomationFiles en el campo Ruta de carpeta. Si su carpeta AutomationFiles está dentro de otra carpeta llamada QualtricsStuff, coloque QualtricsStuff/AutomationFiles.
   Consejo Q: este nombre de carpeta distingue entre mayúsculas y minúsculas. Debe ser una carpeta existente o la automatización fallará. La ruta de la carpeta también debe estar relacionada con el directorio predeterminado del usuario SFTP, Google Drive o Dropbox proporcionado para la automatización. Qualtrics no podrá acceder a los archivos si se encuentran en un directorio de nivel superior al especificado en la ruta de la carpeta.
2. Haga clic en Continuar.
3. Seleccione los archivos que se deben importar desde esta carpeta.
   Sus opciones son:
   • Todos los archivos: Todos los archivos de la carpeta.
   • Archivos cuyo nombre contiene un prefijo específico: Cuando se selecciona, puede especificar el prefijo.
   • Archivos cuyo nombre contiene un sufijo específico: Cuando se selecciona, puede especificar el sufijo. Aquí se incluye la extensión del archivo.
     Ejemplo: El nombre del archivo es de 1234-muestra y es un CSV. Desea que todos los archivos que terminen con -sample y sean CSV. Su sufijo sería -sample.csv
   • Ficheros cuyo nombre contiene texto específico: Cuando se selecciona, puede especificar la frase que deben contener los nombres. Esta frase puede estar en cualquier lugar del nombre del archivo.
   Atención: El carácter asterisco ( * ) no puede estar presente en la especificación del patrón de carpeta para el prefijo, el sufijo o el texto específico.
4. Haga clic en Continuar.
5. El archivo procesado se almacenará en Qualtrics y se podrá ver cuando se gestionen automatizaciones anteriores. Haga clic en Continuar.
   

Paso 5: Asignación de campos de datos y listas de distribución

Esta sección cubre dos partes de la automatización de importación de contactos: Asignar campos de datos y Seleccionar lista de distribución. Aquí puede decidir qué campos se importarán a Qualtrics desde sus archivos de contacto, cómo se formatean y a qué lista de distribución específica se importarán los contactos importados.

1. Haga clic en Descargar archivo de ejemplo. Esto descargará un CSV en su ordenador que proporciona un ejemplo de una plantilla de archivo correcta. También puede utilizar su propio archivo de plantilla, que puede ser una variedad de tipos de archivo. Todos los archivos importados por esta automatización tendrán que coincidir con el formato del archivo de ejemplo que cargue.
   
2. Cuando el archivo esté listo, haga clic en Seleccionar archivo y cargue el archivo de ejemplo.
   Atención: Los archivos de muestra no pueden superar los 100 MB.
3. Seleccione un delimitador.
   
4. Haga clic en Continuar.
5. Se proporcionarán cabeceras de columna sugeridas para las asignaciones de campo de Qualtrics; sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de datos embebidos existente modificando los desplegables en la fila Importar como nombre de campo.  Tenga en cuenta que si va a nombrar una columna después de un campo de datos embebidos, debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
   
6. Utilice la fila Importar como tipo de campo para determinar si cada campo es un campo de contacto, datos embebidos, datos transaccionales, fecha de transacción o si debe excluirse de la importación.

   Consejo Q: Las fechas de transacción son las fechas en las que se produjo una transacción. Se supondrá que las fechas están en UTC a menos que el huso horario se incluya explícitamente en el valor de fecha. Si la columna de fecha está vacía, la fecha de transacción se fijará en la fecha actual. Si la fecha no es válida, fallará la fila. Esta es una lista de formatos de hora compatibles:

   • ANSIC (lun. ene. _2 15:04:05 2006)
   • UnixDate (Lun ene _2 15:04:05 MST 2006)
   • RFC822 (02 Ene 06 15:04 MST)
   • RFC850 (lunes, 02-ene 06 15:04:05 MST)
   • RFC1123 (Lun, 02 ene 2006 15:04:05 MST)
   • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
   Atención: Si importa un archivo que contiene 1 o más columnas que no están asignadas en la definición de automatización, los campos se importarán como datos transaccionales.
7. Una vez que haya revisado los campos, haga clic en Continuar.
   Consejo Q: Si desea reemplazar el archivo que ha cargado, haga clic en Cargar un nuevo archivo de ejemplo.
8. Seleccione la lista de distribución en su XM Directory donde se importarán los contactos de su fuente de importación. Al hacer clic en este menú desplegable, puede crear una nueva lista de distribución o buscar una lista preexistente por nombre.
   
9. Haga clic en Continuar.
10. Decida si no debería configurarse ninguna distribución o una automatización de distribución con esta automatización de contactos. Puede enlazar varias distribuciones. Consulte la sección Vinculación de automatizaciones de distribución para obtener más detalles. Si no ha elegido vincular una automatización de distribución, termine de configurar la automatización.
    
    Consejo Q: aunque no configure ahora una automatización de distribución, puede volver y vincular uno existente más tarde.

Paso 6: Vinculación con automatizaciones de distribución

Las automatizaciones admiten la capacidad de enviar varias distribuciones desde una sola importación de contacto. Esto se consigue vinculando las automatizaciones de distribución de encuestas a una automatización de importación de contactos. Las automatizaciones de distribución vinculadas enviarán invitaciones a encuestas en función de la configuración de la automatización de distribución en cuanto finalice la automatización de importación de contactos.

Puede vincular la automatización de importación de contactos a cualquier número de automatizaciones de distribución siempre que el número total de sus automatizaciones no supere 100.

1. Vaya a la sección Distribuciones de enlace de la automatización.
   
2. Seleccione Sí.
3. Haga clic en Continuar.
4. Seleccione para crear una automatización de distribución nueva o seleccione entre las automatizaciones existentes.
   
5. Una vez añadida una automatización de distribución, puede seleccionar Ir a la automatización o Quitarla.
6. Haga clic en Mostrar criterios para añadir las condiciones en las que se añaden contactos a esta distribución.
7. Para añadir condiciones, seleccione Filtrar los contactos.
   
8. Las condiciones se unen con “Todos” o “Cualquiera”. Consulte Campos por los que puede filtrar. Las condiciones se pueden anidar.
   Consejo Q: Solo puede añadir hasta 10 condiciones. La interfaz de usuario le indicará cuántas condiciones le quedan por agregar.
9. Elija si desea distribuir a todos los contactos que cumplen sus criterios o si desea mostrar una selección limitada de ellos.
10. Si decide tomar una muestra de contactos, seleccione cómo desea crear la muestra:
    • Número de contactos: introduzca el número de destinatarios a los que desea recibir la encuesta. Este número no puede superar el número de contactos de la lista.
      Ejemplo: Si tiene una lista de 1.000 contactos pero solo desea encuestar a la mitad de ellos, introduzca 500.
    • Porcentaje de la fuente de lista de distribución: Introduzca el porcentaje de destinatarios a los que le gustaría recibir la encuesta.
      Ejemplo: Si tiene una lista de 1.000 contactos e introduce el 75%, 750 contactos recibirán la encuesta.
11. Para vincular esta automatización de importación de contactos a otra automatización de distribución, haga clic en Añadir otra automatización y repita los pasos 4-10 según sea necesario.
12. Cuando haya terminado de vincular automatizaciones, haga clic en Continuar para pasar a los pasos finales de su automatización.

Paso 7: Envío de informes de ejecución y activación de la automatización

Los pasos finales de una automatización de importación de contactos incluyen determinar quién se envía por correo electrónico cuando se ejecuta una automatización y, a continuación, activar la automatización. Esto incluye los destinatarios del resumen de ejecución y las partes de revisión de la automatización.

1. Determine quién recibirá una alerta con un correo electrónico cuando se ejecute la automatización. Utilice los signos más ( + ) o el botón Añadir correo electrónico de destinatario para añadir destinatarios adicionales.
   
2. Si no desea enviar un informe por correo electrónico cuando no se ha realizado ningún trabajo para el informe, marque la casilla de selección.
3. Haga clic en Continuar.
4. Haga clic en Editar al lado para volver a cualquier sección y realizar cambios.
   
5. Haga clic en Activar automatización para iniciar la automatización o haga clic en Finalizar sin permitir que guarde la automatización, pero no la inicie.

Modificación de campos de datos incluidos en la automatización

Puede que haya ocasiones en las que desee modificar los campos incluidos en la automatización de importación de contactos. Por ejemplo, quizás se haya dado cuenta de que ha olvidado incluir una columna de dirección de paciente en sus importaciones de contactos y ahora desea guardar la información de la dirección del paciente en futuras importaciones de contactos.

El archivo de ejemplo que cargue en la sección Asignar campos de importación determina los campos de datos embebidos que se cargarán en Qualtrics. Esto significa que puede excluir cabeceras de columna para omitirlas, o puede utilizar el nombre exacto y la ortografía de un campo para incluirlo en importaciones futuras.

Para modificar los campos incluidos en una importación:

1. Vaya a la automatización deseada y haga clic en el menú desplegable.
   
2. Haga clic en Editar automatización.
3. Haga clic en Editar junto a donde dice Asignar campos de datos.
   
4.  Haga clic en Cargar un nuevo archivo de ejemplo.
5. Haga clic en Descargar archivo de ejemplo.
6. Edite el archivo para que incluya los encabezados que desee. Asegúrese de que la ortografía y las mayúsculas sean las mismas.
   Ejemplo: Los archivos que mantiene en su carpeta de origen tienen un campo llamado Dirección. En el archivo de ejemplo, añada una cabecera llamada Dirección. El uso de una “a” minúscula no funcionará.
7. Haga clic en Seleccionar archivo. Cargue su nuevo archivo.
   
8. Haga clic en Continuar.
9. Se proporcionarán cabeceras de columna sugeridas para las asignaciones de campo de Qualtrics; sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de datos embebidos existente modificando los desplegables en la fila Importar como nombre de campo.  Tenga en cuenta que si va a nombrar una columna después de un campo de datos embebidos, debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
   
10. Utilice la fila Importar como tipo de campo para determinar si cada campo es un campo de contacto, datos embebidos, datos transaccionales, fecha de transacción o si debe excluirse de la importación.
11. Una vez que haya revisado los campos, haga clic en Continuar.

Creación de automatizaciones adicionales

Una vez creadas las automatizaciones, puede añadir más haciendo clic en Nueva automatización en la parte superior derecha.

Preguntas frecuentes