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Acerca de Contacto Importar Automatizaciones

Los usuarios a menudo desean integrar sus registros de contacto con Qualtrics cargando archivos a un servidor de Protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP) o a un servicio de alojamiento de archivos HTTPS, para que Qualtrics pueda importar regularmente estos registros a sus cuentas de Qualtrics . Los usuarios pueden desear importar estos registros como contactos y luego programar distribuciones de encuesta para aquellos contactos, todo bajo los métodos de transferencia más seguros y protegidos.

Con las automatizaciones de importación de contacto , puede crear, configurar, actualizar, probar y revisar sus propios trabajos de automatización, lo que agiliza la gestión de sus contacto . Cuando se programa la ejecución de la automatización, procesará todos los archivos designados que aún no hayan sido procesados por la automatización, incluidos los archivos recientemente cargados.

Puedes configurarlos en el Automatizaciones pestaña de la página Directorios. Estas automatizaciones solo están disponibles para XM Directory .

Paso 1: Iniciar y programar la automatización

1. Ir a la Automatizaciones pestaña.
   
2. Hacer clic Nueva automatización.
3. Ponle nombre a tu automatización.
   
4. Hacer clic Crear automatización .
5. Determina si tu automatización debe realizarse diariamente, semanalmente, mensualmente o bajo demanda. Si selecciona Bajo demanda, la automatización verificará los archivos cada 15 minutos y procesará aquellos que sean elegibles.
   
6. Determinar la hora del día / día de la semana en que debe realizarse. Puedes correr a la hora en punto, o 15, 30 o 45 minutos después de la hora.
   Consejo Q: Todas las automatizaciones están programadas en función del UTC y, por lo tanto, no respetan el horario de verano.
7. Hacer clic Agregar otra hora para agregar otra hora del día/semana/mes en que debería ocurrir esta actualización.
   Consejo Q: Hay un límite de 8 veces al día, 20 veces a la semana o 16 veces al mes. Si bien técnicamente puedes agregar el mismo tiempo varias veces, esto dará como resultado que la automatización solo se ejecute una vez en ese momento.
8. Determina la fecha en la que quieres que se realice la primera automatización.
   
   Consejo Q: Si la fecha está establecida en hoy o en el pasado, la automatización se ejecutará a partir de ahora.
9. Determina cuándo quieres que la automatización deje de importar contactos. Siempre puedes modificar esto más tarde.
10. Hacer clic Continuar para entrar al siguiente paso, Configurar una fuente de importación .

Paso 2: Configurar una fuente de importación

Cuando llegues Configurar fuente de importación En la automatización de la importación de contacto , le indica a Qualtrics la ubicación de los datos de contacto que desea importar. Tienes algunas opciones.

• Servicio de archivos Qualtrics : Configurar un servicio de archivos con Qualtrics. Esto elimina la tarea de configurar un servidor SFTP en su propio lado. Cuando seleccione esta opción, se le mostrarán instrucciones sobre cómo configurarla.
• Servidor SFTP (Contraseña o Clave SSH ) : Tienes tu propio servidor donde se alojarán estos archivos. Debe proporcionar el nombre de usuario, la contraseña, la URL del host y el puerto del servidor SFTP para que la automatización importe los archivos. Alternativamente, puedes configurarlo proporcionando la clave SSH .
  Consejo Q: Si tiene varias conexiones SFTP , puede ingresar credenciales SFTP independientes para cada automatización de importación individual, de modo que cada una pueda apuntar a un servidor SFTP diferente.
  Consejo Q: Al configurar una conexión SFTP , recomendamos que su equipo de TI incluya en la lista de permitidos los rangos de IP de Qualtrics . Ver Lista de permitidos servidores Qualtrics .
  Consejo Q: Si su cuenta está dentro de nuestro entorno FedRAMP , las direcciones IP para la lista blanca difieren de las que se encuentran en esta página. Para acceder de forma segura a la información de su dirección IP , inicie sesión en su Centro de Gerencia de Éxito de FedRAMP.
• Google Drive o Dropbox : Tienes acceso a un almacenamiento de archivos de Autorización Abierta (OAuth), como Google Drive o Dropbox, donde se alojarán tus archivos de importación. Debe iniciar sesión y otorgar permiso a Qualtrics para administrar sus archivos en el almacenamiento de archivos OAuth. La automatización solo administrará los archivos en una carpeta designada configurada en el siguiente paso.

Paso 3: Encriptación PGP

El cifrado PGP es un paso opcional para las automatizaciones de importación de contacto para cifrar los datos que envía a Qualtrics. Ver Cifrado PGP para obtener más información sobre el uso de esta función.

1. Seleccione si desea que el archivo se cifre mediante el software PGP .
   
   Consejo Q: Este cifrado PGP está disponible para automatizaciones que utilizan servidores SFTP y el servicio de archivos Qualtrics . Si no cifró una automatización anterior pero desea hacerlo, siempre puede editar la automatización para agregar cifrado.
2. Haga clic en Continuar.
3. Hacer clic Descargue nuestra versión pública llave . Su equipo de TI necesitará usar esa clave pública para cifrar los archivos de importación antes de cargarlos al servidor SFTP o al Servicio de archivos de Qualtrics .
   
   Consejo Q: Si una automatización está configurada para usar el cifrado PGP pero recibe un archivo no cifrado, fallará y notificará a los destinatarios del correo electrónico, según las instrucciones. Preferencias de notificación en la automatización .
4. Haga clic en Continuar.
5. Ahora definirá las rutas de su carpeta SFTP o irá directamente a Mapeo de campos de datos .

Paso 4: Seleccionar rutas de carpetas

Después de decidir el fuente de sus archivos de datos de contacto , debe especificar las carpetas donde se guardan estos archivos para que la automatización sepa dónde recuperarlos.

1. Ingrese el nombre de la carpeta en el servidor SFTP , Google Drive o Dropbox donde se encuentra el archivo que desea importar. Si la carpeta está dentro de otra carpeta, asegúrese de especificar la ruta, por ejemplo, Carpeta central/Contactos 2018.
   
   Consejo Q: Si usa Google Drive, no es necesario que especifique el nombre de la unidad: simplemente coloque el nombre de la carpeta. Por ejemplo, si sus automatizaciones están en su unidad en una carpeta llamada AutomationFiles, coloque AutomationFiles en el campo Ruta de la carpeta. Si su carpeta AutomationFiles está dentro de otra carpeta llamada QualtricsStuff, coloque QualtricsStuff/AutomationFiles.
   Consejo Q: Este nombre de carpeta distingue entre mayúsculas y minúsculas. Esta debe ser una carpeta existente o la automatización fallará. La ruta de la carpeta también debe ser relativa al directorio predeterminado del usuario de SFTP, Google Drive o Dropbox proporcionado a la automatización. Qualtrics no podrá acceder a los archivos si están en un directorio de nivel superior al especificado en la ruta de la carpeta.
2. Haga clic en Continuar.
3. Seleccione qué archivos deben importarse desde esta carpeta.
   Sus opciones son las siguientes:
   • Todos los archivos: Todos los archivos en la carpeta.
   • Archivos cuyo nombre contiene un prefijo específico: Cuando se selecciona, puede especificar el prefijo .
   • Archivos cuyo nombre contiene un sufijo específico: Cuando lo seleccione, podrá especificar el sufijo. La extensión del archivo se incluye aquí.
     Ejemplo: El nombre del archivo es 1234- muestra y está en formato CSV. Desea que todos los archivos terminen con – muestra y sean CSV. Su sufijo sería – muestra. csv
   • Archivos cuyo nombre contiene texto específico: Cuando lo seleccione, podrá especificar la frase que deben contener los nombres. Esta frase puede estar en cualquier parte del nombre del archivo.
   Atención: No se permite que el carácter de asterisco ( * ) esté presente en la especificación del patrón de carpeta para prefijo, sufijo o texto específico.
4. Haga clic en Continuar.
5. El archivo procesado se almacenará en Qualtrics y se podrá ver cuando Gestión de automatizaciones pasadas . Haga clic en Continuar.
   

Paso 5: Asignación de campos de datos y listas de correo

Esta sección cubre dos partes de la automatización de la importación de contacto : Campos de datos del mapa y Seleccionar Lista de correo . Aquí es donde usted decide qué campos se importarán a Qualtrics desde sus archivos de contacto , cómo se formatearán y a qué lista de distribución específica se importarán los contactos importados.

1. Hacer clic Descargar archivo de ejemplo . Esto descargará un CSV a su computadora que proporciona un ejemplo de una plantilla de archivo correcta. También puede utilizar su propio archivo de plantilla, que puede ser de distintos tipos. Todos los archivos importados por esta automatización deberán coincidir con el formato del archivo de ejemplo que cargue.
   
2. Cuando su archivo esté listo, haga clic en Seleccionar archivo y cargue su archivo de ejemplo.
   Atención: Los tamaños de archivos de Muestra no pueden superar los 100 MB.
3. Elija un delimitador.
   
4. Haga clic en Continuar.
5. Se proporcionarán encabezados de columna sugeridos para asignaciones de campos de Qualtrics ; sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de datos embebidos existente modificando los menús desplegables en el Importar como nombre de campo fila.Tenga en cuenta que si nombra una columna con el nombre de un campo de datos embebidos , debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
   
6. Utilice el Importar como tipo de campo fila para determinar si cada campo es un campo de contacto , datos embebidos, datos transaccionales , fecha de la transacción , o si debe excluirse de la importación.

   Consejo Q: Las fechas de Transacción son las fechas en que ocurrió una transacción . Se asumirá que las fechas están en UTC a menos que la zona horaria se incluya explícitamente en el valor de la fecha. Si la columna de fecha está vacía, la fecha de la transacción se establecerá en la fecha actual. Si la fecha no es válida, la fila fallará. A continuación se muestra una lista de formatos de hora compatibles:

   • ANSIC (lunes 2 de enero 15:04:05 2006)
   • UnixDate (lunes 2 de enero 15:04:05 MST 2006)
   • RFC822 (02 de enero de 2006, 15:04 MST)
   • RFC850 (lunes, 02-ene-06 15:04:05 MST)
   • RFC1123 (lunes, 2 de enero de 2006, 15:04:05 MST)
   • RFC 3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
   Atención: Si importa un archivo que contiene 1 o más columnas que no están asignadas en la definición de automatización, los campos se importarán como datos transaccionales .
7. Una vez que haya revisado sus campos, haga clic en Continuar .
   Consejo Q: Si desea reemplazar el archivo que cargó, haga clic en Subir un nuevo archivo de ejemplo .
8. Seleccione la lista de distribución en su XM Directory donde se encuentran los contactos de su fuente de importación Serán importados. Al hacer clic en este menú desplegable, puede crear una nueva lista de distribución o buscar una lista preexistente por nombre.
   
9. Haga clic en Continuar.
10. Decide si no debe haber distribución o si debe configurarse una automatización de distribución con esta automatización de contacto . Puedes vincular múltiples distribuciones. Ver el Vinculación de automatizaciones de Distribución Sección para más detalles. Si no eligió vincular una automatización de distribución , Termine de configurar su automatización .
    
    Consejo Q: Incluso si no configura una automatización de distribución ahora, puede regresar y vincular una existente más tarde.

Paso 6: Vinculación con automatizaciones de Distribución

Las automatizaciones admiten la capacidad de enviar múltiples distribuciones desde una única importación de contacto . Esto se logra vinculando automatizaciones de distribución de encuesta a una automatización de importación de contacto . Las automatizaciones de distribución vinculadas enviarán invitaciones a encuesta según la configuración de la automatización de distribución tan pronto como finalice la automatización de importación de contacto .

Puede vincular su automatización de importación de contacto a cualquier cantidad de automatizaciones de distribución siempre que la cantidad total de automatizaciones no exceda las 100.

1. Navegar hasta el Distribuciones de enlaces Sección de la automatización.
   
2. Seleccionar Sí .
3. Haga clic en Continuar.
4. Seleccione a crear una nueva automatización de distribución , o seleccione entre las automatizaciones existentes.
   
5. Una vez que se agrega una automatización de distribución , puede elegir Navegar a Automatización o Eliminar él.
6. Hacer clic Mostrar criterios para agregar las condiciones bajo las cuales se agregan contactos a esta distribución.
7. Para agregar condiciones, seleccione Filtro los contactos .
   
8. Las condiciones se suman a “Todos” o “Cualquiera”. Ver Campos por los que puede Filtro . Las condiciones pueden ser anidado .
   Consejo Q: Sólo puedes agregar hasta 10 condiciones. La interfaz de usuario le indicará cuántas condiciones le quedan por agregar.
9. Elija si desea distribuir a todos los contactos que cumplan con sus criterios o si desea muestra una selección limitada de ellos.
10. Si elige tomar una muestra de contactos, seleccione cómo desea crear la muestra:
    • Número de contactos: Introduzca el número de destinatarios que desea que reciban la encuesta. Este número no puede exceder la cantidad de contactos en su lista.
      Ejemplo :Si tiene una lista de 1000 contactos pero solo desea encuesta a la mitad de ellos, ingrese 500.
    • Porcentaje de lista de distribución de origen :Ingrese el porcentaje de destinatarios que desea que reciban la encuesta.
      Ejemplo: Si tienes una lista de 1.000 contactos e ingresas el 75%, entonces 750 contactos recibirán la encuesta.
11. Para vincular esta automatización de importación de contacto a otra automatización de distribución , haga clic en Agregar otra automatización y repita los pasos 4 a 10 según sea necesario.
12. Cuando haya terminado de vincular las automatizaciones, haga clic en Continuar para pasar a la Pasos finales de su automatización .

Paso 7: Envío de Informes de ejecución y habilitación de la automatización

Los pasos finales de una automatización de importación de contacto incluyen determinar a quién se envía un correo electrónico cuando se ejecuta una automatización y luego habilitar la automatización. Esto abarca la Destinatarios del resumen de ejecución y Revisar porciones de la automatización.

1. Determine quién recibirá una alerta por correo electrónico cuando se ejecute la automatización. Utilice los signos más ( + ) o el Agregar correo electrónico del Destinatario Botón para agregar destinatarios adicionales.
   
2. Si no desea enviar por correo electrónico un informe cuando no se realizó ningún trabajo sobre el cual informar, marque la casilla.
3. Haga clic en Continuar.
4. Hacer clic Editar A siguiente para volver a cualquier sección y realizar cambios.
   
5. Hacer clic Habilitar la automatización para iniciar su automatización, o haga clic en Finalizar sin habilitar para guardar la automatización pero no iniciarla.

Cambio de campos de datos incluidos en la automatización

Es posible que haya ocasiones en las que desees modificar los campos incluidos en la automatización de importación de contacto . Por ejemplo, tal vez se dio cuenta de que olvidó incluir una columna de dirección del paciente en sus importaciones de contacto y ahora desea guardar la información de la dirección del paciente en futuras importaciones de contacto .

El archivo de ejemplo que cargas en el Campos de importación de mapas La sección determina los campos de datos embebidos que se cargarán en Qualtrics. Esto significa que puede excluir encabezados de columnas para omitirlos, o puede usar el nombre y la ortografía exactos de un campo para incluirlo en futuras importaciones.

Para cambiar los campos incluidos en una importación:

1. Vaya a la automatización deseada y haga clic en el menú desplegable.
   
2. Hacer clic Automatización de edición .
3. Hacer clic editar al siguiente de donde dice Campos de datos del mapa .
   
4. Hacer clic Subir un nuevo archivo de ejemplo .
5. Hacer clic Descargar archivo de ejemplo .
6. Edite el archivo para que incluya los encabezados deseados. Asegúrese de que la ortografía y las mayúsculas sean las mismas.
   Ejemplo: Los archivos que guarda en su carpeta de origen tienen un campo llamado Dirección. En el archivo de ejemplo, agregue un encabezado llamado Dirección. Usar una ‘a’ minúscula no funcionará.
7. Hacer clic Seleccionar archivo . Sube tu nuevo archivo.
   
8. Haga clic en Continuar.
9. Se proporcionarán encabezados de columna sugeridos para asignaciones de campos de Qualtrics ; sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de datos embebidos existente modificando los menús desplegables en el Importar como nombre de campo fila.Tenga en cuenta que si nombra una columna con el nombre de un campo de datos embebidos , debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
   
10. Utilice el Importar como tipo de campo fila para determinar si cada campo es un campo de contacto , datos embebidos, datos transaccionales , fecha de la transacción , o si debe excluirse de la importación.
11. Una vez que haya revisado sus campos, haga clic en Continuar .

Creación de automatizaciones adicionales

Una vez que haya creado automatizaciones, puede agregar más haciendo clic en Nueva automatización En la parte superior derecha.

Preguntas frecuentes