Plantilla de artículo

Acerca de las mejores prácticas de automatización

La pestaña Automatizaciones en el XM Directory es una solución integral para optimizar las importaciones de contacto y las distribuciones de encuesta . Dentro de Automatizaciones, puede configurar un proceso que importará contactos periódicamente desde su base de datos, enviará invitaciones a encuesta a una lista de distribución según un cronograma recurrente o vincular ese proceso para que las importaciones de contacto activador automáticamente una encuesta. Sin embargo, hay muchas opciones disponibles y, si bien esto genera posibilidades ilimitadas, es comprensible que necesites un poco de orientación.

Esta página se centrará en las mejores prácticas y casos de uso comunes para las automatizaciones.

Diferenciación de archivos de Contacto por proyecto

Al configurar la automatización de la importación de contacto , deberá indicarle a Qualtrics la ubicación y los archivos específicos que debe buscar en su servidor SFTP . De forma predeterminada, la automatización elegirá Todos los archivos que aún no hayan sido recogidos por el servidor.

Sin embargo, su servidor SFTP puede contener varias listas de correo que formen parte de diferentes proyectos. En lugar de crear diferentes rutas de archivos para todos sus proyectos, puede agregar un prefijo o sufijo específico a sus archivos relevantes y denotarlos en Qualtrics.

La convención de nombres del archivo depende de usted, pero generalmente recomendamos incluir el nombre de su proyecto y la fecha de creación del archivo como su nombre, y luego anotar el nombre del proyecto relevante como sufijo o prefijo. Por ejemplo, su archivo podría llamarse transactional_survey_project_mmddyyyy. Luego, en la automatización, observarás que el prefijo del nombre del archivo es transactional_survey_project.

Seguimiento del éxito de la automatización

Las automatizaciones piden Destinatarios del resumen de ejecución. Esto enviará un correo electrónico a uno o más destinatarios cada vez que finalice la ejecución, indicando si fue una ejecución exitosa o fallida. Dado que esto enviará un correo electrónico cada vez que finalice la importación, recomendamos configurar un dominio de correo electrónico específico de su parte que recibirá todos estos correos electrónicos y configurar un filtro en ese correo electrónico para reenviar cualquier ejecución fallida a las partes interesadas relevantes. Estos correos electrónicos pueden ser utilizados para la resolución de problemas por parte del Soporte técnico de Qualtrics si necesita ayuda para diagnosticar por qué una ejecución no fue exitosa.

Vinculación de automatizaciones de importación de Contacto y Distribución de Encuesta

Si utiliza automatizaciones de importación de contacto y automatizaciones de distribución de encuesta para agilizar el proceso de envío de invitaciones cada vez que se agregan más contacto a una lista de distribución, es imperativo que vincule las automatizaciones. No vincular las automatizaciones y, en su lugar, configurarlas por separado puede generar los problemas descritos en esta sección.

Distribuciones enviadas incorrectamente

Si configura una automatización de importación de contacto y configura una distribución de encuesta para enviar a esa lista de distribución específica sin vinculando las dos automatizacionesLa distribución de la encuesta se enviará a toda la lista de contactos.

Si los correos electrónicos que rebotaron la primera vez son contactados nuevamente, esto podría inflar sus estadísticas de rebote; si tiene Reglas de frecuencia de contacto habilitado, esto podría aumentar sus distribuciones omitidas. Enviar demasiados correos electrónicos a los mismos destinatarios también puede molestarlos, aumentando la probabilidad de que opten por no recibir invitaciones a encuesta .

Datos transaccionales faltantes o que aparecen incorrectamente

Se configuran muchas automatizaciones de importación de contacto con algunos campos marcados como Datos Transaccionales.

Si vincula con éxito las automatizaciones de importación y distribución de contacto , Qualtrics sabrá que debe enviar enlaces de encuesta transaccionales a aquellos contactos que se importaron, y estos campos se guardarán en la información del contacto en el XM Directory y dentro de los datos de la encuesta.

Si las automatizaciones de contacto y distribución son no Sin embargo, es posible que los datos transaccionales especificados en el archivo de contacto no se muestren correctamente en los datos de la encuesta . Esto se debe a que no se le indicó a la automatización de distribución que buscara datos transaccionales en la lista de contactos.

Si está utilizando automatizaciones para enviar distribuciones de encuesta a contactos importados por la automatización SFTP , se recomienda encarecidamente que estas estén vinculadas siguiendo las instrucciones en la configuración. ambos de estas automatizaciones.