Paso 1: Prepararse para su encuesta de Employee Engagement

Desarrollo del contenido de su proyecto

El primer paso para elaborar su proyecto de Employee Engagement es determinar las preguntas que le gustaría realizar. Al desarrollar el contenido de su encuesta de compromiso, tenga en cuenta que es una práctica recomendada mantener la encuesta lo más concisa y simple posible y centrar las preguntas en comportamientos específicos sobre los que puede tomar medidas para mejorar la experiencia del empleado. Por lo general, hay tres grupos de preguntas que se utilizan: preguntas que miden el compromiso u otros índices anclados en el comportamiento sobre los que desea tomar medidas, preguntas de opinión de respuesta libre y preguntas demográficas (si es necesario).

• Preguntas escaladas: estas preguntas deben formar la mayor parte de su encuesta de compromiso. Normalmente, estas encuestas están formadas por una serie de 30 a 50 enunciados que giran en torno a la experiencia del empleado y pregunta a los participantes que evalúen su grado de acuerdo. Todos los enunciados deben estar agrupados en categorías específicas de temas para formar una perspectiva integral de la experiencia del empleado. Algunas categorías pueden incluir “Comunicación”, “Reconocimiento”, “Liderazgo empresarial”, etc. También querrá asegurarse de que la encuesta incluya de 3 a 5 preguntas que midan específicamente el compromiso del empleado.
• Preguntas con entrada de texto: las preguntas con entrada de texto le permiten recopilar comentarios abiertos de los evaluadores. Descubrimos que las encuestas de compromiso del empleado más efectivas utilizan preguntas de entrada de texto para recopilar comentarios específicos que les permiten profundizar en los resultados de sus encuestas de compromiso.
• Datos demográficos: hay dos formas de incorporar datos demográficos en su proyecto de Employee Engagement:
  • Obteniéndolos del sistema de información de recursos humanos (HRIS) o de su base de datos, e incluyéndolos en la lista de participantes que va a cargar. Solo se recomienda incluir preguntas demográficas en su encuesta si no puede obtener la información de su sistema de información de recursos humanos (HRIS).
  • Incluyendo preguntas en la encuesta para recopilar datos demográficos. Las preguntas demográficas suelen ser preguntas de opción múltiple destinadas a recopilar información como la antigüedad, la ubicación de la oficina, el idioma y el sexo.

Haga clic aquí para descargar algunas preguntas de ejemplo. Haga clic aquí para obtener algunas recomendaciones de mejores prácticas de nuestros expertos en la materia.

Establecimiento de la jerarquía correcta para su proyecto

La elaboración de una jerarquía de organización en la plataforma de Qualtrics constituye un factor clave para sacar el máximo partido de los informes con nuestros dashboards. Una jerarquía precisa facilita el establecimiento de permisos de dashboard y el filtrado de respuestas de su encuesta de compromiso. Utilizará una jerarquía superior-inferior o basada en niveles para estructurar su organigrama.

Una vez que haya seleccionado el tipo de jerarquía que mejor se adapte a los datos disponibles para su organización, deberá empezar a compilar los datos necesarios para introducir la jerarquía en Qualtrics. Descargue a continuación la plantilla para el estilo de jerarquía que quiera utilizar.

Ejemplo de jerarquía superior-inferior:

Haga clic aquí para acceder a la plantilla de archivo de jerarquía superior-inferior. Tenga en cuenta que la columna Identificador único puede actuar como su ID de empleado.

Ejemplo de jerarquía basada en niveles:

Haga clic aquí para acceder a la plantilla de archivo de jerarquía basada en nivel. La columna Identificador único se proporciona en caso de que su licencia tenga acceso a esta función.

Formato del archivo de datos de carga del participante

Cuando configure los archivos de datos de participante, comprobará que cada participante está situado en una fila del archivo a modo de lista. Las primeras tres columnas del archivo corresponderán al nombre, apellido y dirección de correo electrónico del participante. El resto de columnas del archivo mostrarán metadatos u otras variables de información del participante. Puede utilizar estos metadatos para crear la jerarquía de su organización o utilizarla como filtros en el dashboard.

• Metadatos específicos de la jerarquía superior-inferior: Cada fila de empleado debe incluir tanto el “ID de empleado” como el ID de empleado de su gerente (“ID de gerente”). Estos ID aparecen en dos columnas diferentes, pero se utilizan ambos para crear la jerarquía.
• Metadatos específicos de la jerarquía en función del nivel: Estos metadatos variarán de una organización a otra. Los valores que aparecen en las columnas se volverán más variados a medida que se añadan más columnas. Normalmente, la columna del primer nivel mostrará información de la división del empleado. La del segundo nivel indicará los nombres de departamento dentro de esas divisiones, y una última mostrará los nombres de los equipos dentro de esos departamentos.
• Metadatos adicionales: Los valores de metadatos que se suelen agregar al archivo de datos del participante para su uso con filtros de dashboard incluyen la ubicación, la antigüedad, el grupo/generación de edad y el sexo.

Para obtener más detalles sobre el formato del archivo de datos de participante, visite Crear y cargar su archivo de participante en el paso 3 aquí. Si desea obtener más información, consulte la página de soporte técnico “Preparar la importación de su archivo de participantes”.

Desarrollo de comunicaciones de encuesta

Una vez que haya elaborado las preguntas de su encuesta y preparado la plantilla de jerarquía, tendrá que redactar mensajes para invitar a los empleados a participar en su proyecto de Employee Engagement. La mayoría de los proyectos cuentan con un correo electrónico de invitación y dos mensajes de recordatorio.

Le recomendamos que incluya una serie de elementos clave al redactar sus comunicaciones de proyecto para asegurarse de que sus empleados conocen las condiciones de participación en el proyecto de Employee Engagement. Utilice la lista de verificación que aparece a continuación para garantizar la exhaustividad de sus correos electrónicos.

Lista de verificación de cosas que se deben incluir en los mensajes

• La duración prevista del proyecto
• La fecha de cierre del proyecto
• Un breve enunciado sobre el propósito del proyecto y los resultados clave extraídos de programas anteriores
• Un enunciado sobre el umbral de anonimato del proyecto y la confidencialidad del proyecto
• Un enlace al proyecto
• Una dirección de correo electrónico interna y detalles de contacto a los que dirigir cualquier pregunta sobre el proyecto

Haga clic aquí para descargar algunos ejemplos de invitaciones a proyectos de compromiso y mensajes de recordatorio. Si desea obtener más información sobre los mensajes, consulte la página de soporte técnico “Descripción general de los mensajes de correo electrónico“.

Identificación de los usuarios del panel de instrucciones y sus objetivos de datos

Incluso antes de crear nuestros dashboards, es importante pensar en quiénes son nuestros dashboards y en qué deben poder cumplir nuestros usuarios con estos dashboards. Sus conclusiones aquí no solo determinarán las decisiones sobre qué datos incluir en su dashboard y cómo presentarlos, sino que también lo ayudarán incluso antes, cuando determine qué información debe incluir en su archivo de participante.

Los dashboards permiten a distintos destinatarios visualizar los datos de diferentes maneras, sin tener que crear varios dashboards. La vista principal de los datos en los paneles de instrucciones se basa en la jerarquía y permite a los gerentes desglosar la jerarquía y analizar los resultados de la unidad a la que pertenecen. Sin embargo, también se pueden crear roles para aquellas instancias en las que las necesidades primarias de un usuario se desvían de la jerarquía. La tabla anterior puede ayudarle a determinar si necesita realizar roles y de qué tipo.

Creación de un calendario de proyecto

El paso final en la preparación de su ejemplo de proyecto de compromiso es la creación de un calendario para la publicación de su proyecto. Utilice la tabla que aparece a continuación para describir las tareas del proyecto de compromiso, establecer plazos y mantener un registro del progreso.

Preguntas frecuentes