Herramientas de directorio de empleados (EX)

Acerca de las herramientas del directorio de empleados

Una vez que navegue a su directorio de empleados dentro de la página Directorios, tendrá acceso a algunas herramientas que le ayudarán a gestionar a las personas de su directorio.

Administrar metadatos

Puede gestionar todos los metadatos de sus proyectos de Employee Experience utilizando la herramienta Gestionar metadatos. Las ediciones realizadas aquí no afectarán a los metadatos de los participantes en los proyectos, por lo que no tiene que preocuparse de que se eliminen los datos de las respuestas que ha recopilado.

1. Navegue al Directorio de empleados en la página Directorios.
2. Haga clic en Herramientas en la parte superior derecha.
   
3. Seleccione Gestionar metadatos.
4. Haga clic en un campo de metadatos para que se resalte en azul.
   
5. Para el campo de metadatos seleccionado, tenga en cuenta los posibles valores enumerados a la derecha. Solo se visualizan las primeras 500.
6. Pase el ratón por encima de un campo para obtener el icono de opciones. Haga clic aquí.
7. Haga clic en Eliminar para eliminar de forma permanente los metadatos seleccionados de su organización.
8. Haga clic en Cerrar cuando haya terminado de realizar los cambios.

Administrar relaciones

Gestionar relaciones es muy útil para 360; no se utiliza en ninguna otra parte de la plataforma de Qualtrics. Con esta herramienta, puede gestionar todas las relaciones personalizadas creadas en las encuestas 360 de su organización.

Añadir y eliminar relaciones

1. Navegue al Directorio de empleados en la página Directorios.
2. Haga clic en Herramientas en la parte superior derecha.
   
3. Seleccione Gestionar relaciones.
4. En la parte superior, verá Relaciones integradas. No borre estas relaciones.
   
5. Para cambiar el nombre de una relación personalizada, escriba el nuevo nombre en el cuadro.
6. Existen dos formas diferentes de eliminar relaciones personalizadas, dependiendo de si la relación ya se ha utilizado en un proyecto 360.
   • Si la relación no se ha utilizado, haga clic en el signo menos (–) para eliminar el campo. Esta acción ocurre instantáneamente y es irreversible.
   • Si la relación se ha utilizado, haga clic en Eliminar junto al campo. Se le pedirá que confirme para eliminar la relación. Esto eliminará la relación de cualquier proyecto en el que se esté utilizando. Esta acción es irreversible.
     
7. Para crear una nueva relación, haga clic en Agregar nuevo en la parte inferior de la lista de relaciones personalizadas.
   
8. Cuando termine con las modificaciones, haga clic en Cerrar.

Traducción de relaciones

1. Navegue al Directorio de empleados en la página Directorios.
2. Haga clic en Herramientas en la parte superior derecha.
   
3. Seleccione Gestionar relaciones.
4. Cambie Mostrar traducciones a Activado.
   
5. Haga clic en el signo más (+) y seleccione el idioma que desea añadir.
   Consejo Q: Si su encuesta tiene un idioma personalizado, seleccione Añadir otro idioma en el menú de idiomas y añada el nombre de visualización del idioma, el código de idioma y el idioma base.
6. Escriba las traducciones en los cuadros.
   
7. Si desea que sus relaciones se traduzcan automáticamente, haga clic en el signo de porcentaje.
   Atención: El Traductor de Google ha completado la función de traducción automática de Qualtrics. El texto de las relaciones se envía al Traductor de Google y se devolverá en el idioma que seleccione. Tenga en cuenta que su texto puede permanecer en los servidores de Google. La función de traducción automática de Qualtrics solo envía su texto de relación. Los datos de los encuestados no se envían, sino que permanecen seguros en Qualtrics.
8. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Opciones de traducción

Si hace clic en la cabecera de cualquiera de las columnas de traducción, tendrá varias opciones para gestionar sus traducciones.

1. Ocultar traducción: Ocultar la traducción. Esto puede ser útil si tiene muchas traducciones y necesita crear más espacio en la página.
2. Eliminar traducción: eliminar la traducción por completo.
3. Seleccione qué idioma se visualiza en la columna.
4. Añadir otro idioma: Añada otro idioma a su lista de traducciones de relaciones personalizadas. Es lo mismo que hacer clic en el signo más (+) para añadir una nueva traducción.

Administrar campos de datos de usuario

La herramienta Gestionar campos de datos de usuario es más útil para 360. Cuando los participantes 360 inician sesión en sus portales, pueden abrir sus datos personales para editarlos. Aquí puede gestionar los campos que pueden editar. Aquí también puede añadir campos que son necesarios al iniciar sesión.

1. Puede editar: Decida si los participantes de 360 grados pueden cambiar un campo. Esto resulta útil si existe cierta información de empleado que puede cambiar de vez en cuando y desea que los participantes puedan solucionarse a sí mismos.
   Consejo Q: Cuando un usuario inicia sesión en 360 por primera vez, se le solicita que cambie su contraseña. Los campos que pueden editar también se muestran en esa ventana emergente inicial.
2. Obligatorio: Decida si el campo es necesario para iniciar sesión en la plataforma.
3. Nombre de campo: escriba el nombre del campo o seleccione uno existente de la lista desplegable.
4. Utilice el signo más (+) para añadir campos y el signo menos (–) para eliminar campos.
5. Tipo de datos: Modifique el tipo de datos. Puede ser Entrada de texto, donde el usuario puede escribir los campos, o una casilla de selección, donde tiene un número finito de opciones.

Uso del tipo de datos de casilla de selección

1. Vaya a la ventana Gestionar campos de datos de usuario.
   
2. En Tipo de datos, seleccione Seleccionar casilla.
3. Haga clic en Editar opciones.
4. Escriba las opciones, separadas por líneas.
   
   Consejo Q: Pulse Intro en el teclado para añadir opciones adicionales si se queda sin líneas.
5. Haga clic en Guardar.

Gestionar importaciones/actualizaciones/exportaciones anteriores

La opción Administrar importaciones/actualizaciones/exportaciones le permite revisar cuándo se importaron los participantes al directorio, se exportaron desde el directorio, se eliminaron del directorio o se actualizaron sus identificadores únicos.

La siguiente información está disponible para cada job:

• ID de trabajo: Un ID interno para esta ejecución de trabajo específica. Este ID puede ser útil para proporcionarlo al soporte técnico de Qualtrics si necesita ayuda para identificar por qué un trabajo ha fallado.
• Tipo: el tipo de puesto (como cargar personas al directorio o exportar personas del directorio).
• Estado: le permite ver los resultados del trabajo o descargar el archivo de exportación (si el trabajo es un trabajo de exportación). Consulte a continuación para obtener más información sobre el uso de los datos de esta columna.
• Contexto de job: Describe dónde se ha realizado el job, ya sea en su directorio o en un proyecto específico.
• ID de usuario: El ID de usuario de Qualtrics del usuario que ha solicitado el trabajo.
• Fecha de creación: la fecha y la hora en que se solicitó la tarea.
• Finalización: La fecha y hora en que se completó el trabajo. Si la tarea está en curso, esta columna mostrará el estado de finalización de la tarea como un porcentaje.
• Cancelar: si el job se está ejecutando o está en cola para ejecutarlo, puede hacer clic en la X de esta columna para cancelar el job.

Si hace clic en Ver resultados debajo de la columna Estado, recibirá un informe de lo que ha logrado esta carga. Si se han producido errores que han impedido la carga, se mencionarán aquí.

Para cualquier trabajo de exportación de participantes, puede hacer clic en Descargar para descargar la lista de participantes exportados a su ordenador.

Consejo Q: Si un trabajo de importación, exportación o actualización está en curso, aparecerá un banner en la parte superior del directorio. Haga clic en Ver progreso en este banner para ir a la ventana Gestionar importaciones/actualizaciones/exportaciones. Mientras un job está en curso, no se puede iniciar otro.

Etiquetado de acceso a los datos

La herramienta Etiquetado de acceso a datos determina qué campos se asignan a una etiqueta de acceso a datos, lo que evita que las personas que no están asignadas al rol de acceso a datos vean esos datos. Para obtener más información, consulte Opciones de acceso a datos.

1. Haga clic en la casilla de selección a la izquierda de un nombre de campo para seleccionarlo. Puede seleccionar varios campos, si lo desea.
   
2. Visualice sus campos en el cuadro Campos seleccionados. Si necesita eliminar un campo, haga clic en la X.
3. Seleccione una etiqueta de acceso a datos de la lista desplegable.
4. Haga clic en Aplicar etiqueta.

Actualizar identificadores únicos

La opción Actualizar identificadores únicos le permite actualizar los identificadores únicos de las personas de su directorio de empleados cargando un archivo que contenga su identificador único antiguo y su nuevo identificador único.

Consulte esta página de soporte para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo actualizar identificadores únicos.

Eliminar personas del directorio

Eliminar personas del directorio le permite eliminar personas de su directorio de empleados en masa. Esta función funciona cargando un archivo CSV que contiene los identificadores únicos de cada persona que desea eliminar.

1. Navegue al Directorio de empleados en la página Directorios.
2. Haga clic en Herramientas.
   
3. Seleccione Eliminar personas del directorio.
4. Haga clic en CSV de ejemplo para descargar un archivo CSV que contenga el formato correcto.
5. Abra el archivo de ejemplo en un editor de hojas de cálculo en su ordenador.
6. Agregue los identificadores únicos de las personas que desea eliminar en la columna Identificador único.
   
7. Guarde el archivo como CSV con codificación UTF-8.
8. Vuelva a Qualtrics y haga clic en Examinar para cargar el archivo.
9. Cuando termine, haga clic en Eliminar personas y datos.

Exportar participantes

Puede exportar un CSV de todo el directorio utilizando el menú de herramientas. Esta exportación contendrá las columnas para cada miembro del nombre, los apellidos, el identificador único, el nombre de usuario, el tipo de usuario, el último inicio de sesión del directorio y todas las columnas de metadatos añadidas a un participante de la organización.

1. Navegue al Directorio de empleados en la página Directorios.
2. Haga clic en Herramientas en la parte superior derecha.
   
3. Seleccione Exportar participantes.
4. Qualtrics preparará el archivo. Cuando el archivo esté listo, haga clic en Descargar.
   
5. Seleccione el tipo de archivo como desea exportar el archivo. Puede seleccionar CSV, TSV o SSV.

Exportar lista de participantes filtrados

Puede exportar una lista filtrada de los participantes de su directorio a un archivo CSV. Este archivo de exportación contendrá los siguientes datos de participante: Nombre, Apellido, Identificador único, Nombre de usuario, Tipo de usuario, Último inicio de sesión y todos los campos de metadatos para el subconjunto seleccionado de participantes.

1. Navegue al Directorio de empleados en la página Directorios.
2. Haga clic en Herramientas.
   
3. Seleccione Exportar lista filtrada de participantes.
4. Haga clic en Añadir criterios.
   
5. Utilice la lista desplegable Seleccionar campo de metadatos para elegir un campo de metadatos para filtrar los participantes para la exportación.
   
6. Utilice la lista desplegable Seleccionar un valor para elegir el valor que los participantes deben tener para que el campo de metadatos seleccionado se incluya en la exportación. Puede seleccionar varios valores, que se tratarán con la lógica “O”, lo que significa que un participante solo debe tener 1 de los valores que se incluirán en la exportación.
   
   Ejemplo: La condición “Contabilidad del departamento” exportará cualquier participante que tenga un valor de “Contabilidad” para el campo de metadatos “Departamento”.
7. Puede añadir varias condiciones haciendo clic en el botón Añadir criterios de nuevo y repitiendo los pasos 5 y 6.
   Al añadir varias condiciones, tenga en cuenta lo siguiente:
   • Solo puede utilizar un campo de metadatos determinado en 1 condición. No puede tener varias condiciones que utilicen el mismo campo de metadatos, pero puede seleccionar varios valores para el mismo campo de metadatos.
   • Las condiciones múltiples están separadas por un “Y” implícito, lo que significa que un participante debe cumplir con todas las condiciones para ser exportado.
8. Para eliminar una condición, haga clic en el signo menos ( – ) a la derecha de la condición.
9. Cuando termine de configurar las condiciones, haga clic en Exportar.

Activación del portal de participantes de 360 en varios idiomas

Puede hacer que el portal de participantes esté disponible en varios idiomas, lo que permite a los participantes ver el portal en su idioma nativo. Para habilitar su portal en idiomas adicionales, siga los siguientes pasos.

1. Vaya a Directorios.
   
2. Seleccione el Directorio de empleados.
   
3. Haga clic en Herramientas.
   
4. Seleccione Gestionar campos de datos de usuario (Manage User Data Fields). 
5. Haga clic en Añadir campo.
   
6. Introduzca Idioma como nombre del campo.
   
7. Haga clic en Editar opciones.
8. Seleccione los idiomas que desea que estén disponibles.
   
9. Haga clic en Cerrar en la ventana de idioma y en la ventana de datos de usuario cuando haya terminado.

Los participantes verán automáticamente el portal en el idioma especificado por su campo de metadatos Idioma, si está disponible. Los usuarios podrán cambiar entre cualquier idioma disponible haciendo clic en el icono del globo (“Conmutador de idioma”) en la parte superior del portal.

Preguntas frecuentes