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Automatizaciones de importación de directorio de empleados (EX)


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Acerca de las automatizaciones de importación de directorio de empleados

A menudo, los usuarios desean sincronizar sus registros de empleados (HRIS) con Qualtrics mediante automatizaciones que incorporan esos datos a Qualtrics de forma periódica. Por ejemplo, es posible que desee importar contenido de una descarga de archivos diaria alojada, todo bajo los métodos de transferencia más seguros.

Con las automatizaciones de importación de personas (también llamadas automatizaciones de importación de Employee Directory), puede crear, configurar, actualizar, probar y revisar sus propias tareas de automatización, lo que optimiza sus cargas en el directorio de empleados. Cuando la automatización está programada para ejecutarse, procesará cualquier archivo designado que la automatización aún no haya procesado, incluidos los archivos recién cargados.

La pestaña Automatizaciones en el directorio ex

Puede configurarlos en la pestaña Automatizaciones de su Directorio de empleados.

Consejo Q: Cada usuario puede crear hasta 100 automatizaciones y puede ejecutar cada automatización una cantidad ilimitada de veces. No hay límite para la cantidad total de automatizaciones que puede tener su organización. El tamaño máximo de los archivos procesados en automatizaciones es de 250 MB.
Atención: las importaciones de personas EX admiten archivos CSV con codificación UTF-8 y archivos TSV.

Paso 1: Inicio y programación de la automatización

  1. Asigne un nombre a la automatización.
    dándole un nombre a la automatización y creándola

    Consejo Q: Si ya ha creado una automatización, haga clic en Nueva automatización para empezar.
    haciendo clic en nueva automatización desde la pantalla de automatización
  2. Haga clic en Crear automatización.
  3. Determine si su automatización debe realizarse diariamente, semanalmente, mensualmente o a petición. (En otras palabras, seleccione cuándo se comprobarán las actualizaciones de sus archivos de empleados y luego se cargarán en Qualtrics). Si selecciona A petición, la automatización verificará los archivos cada 15 minutos y los procesará.
    eligiendo cuándo se debe ejecutar la automatización
  4. Determine la hora del día/día de la semana que debe tener lugar. Puede correr en la hora, o 15, 30 o 45 minutos después de la hora.
  5. Haga clic en Añadir otra hora para añadir otra hora del día/semana/mes en la que se debe realizar esta actualización.
    Consejo Q: hay un límite de 8 veces al día, 10 veces por semana o 6 veces al mes. Aunque técnicamente puede añadir el mismo tiempo varias veces, la automatización solo se ejecutará una vez en ese momento.
  6. Utilice el signo menos () para eliminar horas.
  7. Determine la fecha en la que desea que tenga lugar la primera automatización.
    determinar la primera vez que se debe ejecutar la automatización y cuándo debería finalizar

    Consejo Q: Si la fecha se fija en hoy o en el pasado, la automatización se ejecutará a partir de ahora.
  8. Determine cuándo desea que la automatización deje de importar contactos. Siempre puede modificarlo más adelante.
  9. Haga clic en Continuar para acceder al siguiente paso, Configurar una fuente de importación.

Paso 2: Configuración de una fuente de importación

Cuando llegue a Configurar fuente de importación en la automatización de importación de personas, le dirá a Qualtrics la ubicación de los datos de empleado que desea importar. Tienes algunas opciones.

seleccionar una fuente de importación

  • Qualtrics File Service: Configure un servicio de archivos con Qualtrics. Esto elimina la tarea de configurar un servidor SFTP por su parte. Al seleccionar esta opción, se le mostrarán instrucciones sobre cómo configurarlo.
  • Servidor SFTP (contraseña o clave SSH): Tiene su propio servidor donde se alojarán estos archivos. Debe proporcionar el nombre de usuario, la contraseña, la URL del host y el puerto del servidor SFTP para que la automatización importe los archivos. Como alternativa, puede configurar proporcionando la clave SSH.

    Consejo Q: Al configurar una conexión SFTP, le recomendamos a su equipo de TI que incluya en la lista de elementos autorizados los rangos IP de Qualtrics. Consulte Lista de elementos autorizados Servidores de Qualtrics.

    Consejo Q: Si su cuenta se encuentra dentro de nuestro entorno FedRAMP, las direcciones IP para la lista de elementos autorizados difieren de las que se encuentran en esta página. Para acceder de forma segura a la información de su dirección IP, inicie sesión en su FedRAMP Customer Success Hub.
  • Google Drive o Dropbox: Tiene acceso a un almacenamiento de archivos Open Authorization (OAuth), como Google Drive o Dropbox, donde se alojarán los archivos de importación. Debe iniciar sesión y conceder permiso a Qualtrics para gestionar sus archivos en el almacenamiento de archivos OAuth. La automatización solo gestionará los archivos en una carpeta designada configurada en el siguiente paso.
Consejo Q: Es probable que las opciones de Qualtrics File Service y SFTP requieran que trabaje con el equipo de TI de su organización para configurar correctamente.

Paso 3: Cifrado PGP

El cifrado PGP es un paso opcional para que las personas importen automatizaciones para cifrar los datos que envía a Qualtrics. Consulte Cifrado PGP para obtener más información sobre esta función.

  1. Seleccione si desea que el archivo se cifre con software PGP.
    elegir sí para usar cifrado

    Consejo Q: Este cifrado PGP está disponible para automatizaciones mediante servidores SFTP y Qualtrics File Service. Si no ha cifrado una automatización anterior pero desea hacerlo, siempre puede editar la automatización para añadir cifrado.
  2. Haga clic en Continuar.
  3. Haga clic en Descargar nuestra clave pública. Su equipo de TI deberá utilizar esa clave pública para cifrar los archivos de importación antes de cargarlos en el servidor SFTP o en el servicio de archivos de Qualtrics.
    hacer clic en Descargar nuestra clave pública en la pantalla de configuración de automatización

    Consejo Q: Si una automatización está configurada para utilizar el cifrado PGP pero recibe un archivo sin cifrar, fallará y notificará a los destinatarios del correo electrónico según las preferencias de notificación en la automatización.
  4. Haga clic en Continuar.
  5. Ahora definirá sus rutas de carpeta SFTP o irá directamente a la asignación de campos de datos.
Consejo Q: La clave pública y la huella digital de PGP rotarán cada pocos meses. Sin embargo, todas las claves públicas anteriores se pueden utilizar para automatizaciones existentes y nuevas siempre que la clave no esté comprometida.

Paso 4: Seleccionar rutas de acceso a la carpeta

Consejo Q: Solo completará estos pasos si elige SFTP, Google Drive o Dropbox como fuente de importación. Si ha seleccionado Qualtrics File Service, no tendrá que completar este paso.

Después de decidir el origen de sus archivos de empleado, debe especificar las carpetas donde se guardan estos archivos para que la automatización sepa de dónde recuperarlos.

  1. Introduzca el nombre de la carpeta en el servidor SFTP, Google Drive o Dropbox en el que se encuentra el archivo que desea importar.
    introduciendo la ruta de la carpeta

    Consejo Q: este nombre de carpeta distingue entre mayúsculas y minúsculas. Debe ser una carpeta existente o la automatización fallará. La ruta de la carpeta también debe estar relacionada con el directorio predeterminado del usuario SFTP, Google Drive o Dropbox proporcionado para la automatización.
  2. Haga clic en Continuar.
  3. Seleccione los archivos que se deben importar desde esta carpeta.
    seleccionar los archivos para importar Sus opciones son:

    • Todos los archivos: Todos los archivos de la carpeta.
    • Archivos cuyo nombre contiene un prefijo específico: Cuando se selecciona, puede especificar el prefijo.
    • Archivos cuyo nombre contiene un sufijo específico: Cuando se selecciona, puede especificar el sufijo. Aquí se incluye la extensión del archivo.
      Ejemplo: El nombre del archivo es de 1234-muestra y es un CSV. Desea que todos los archivos que terminen con -sample y sean CSV. Su sufijo sería -sample.csv
    • Ficheros cuyo nombre contiene texto específico: Cuando se selecciona, puede especificar la frase que deben contener los nombres. Esta frase puede estar en cualquier lugar del nombre del archivo.
  4. Haga clic en Continuar.
  5. El archivo procesado se almacenará en Qualtrics y se podrá ver cuando se gestionen automatizaciones anteriores. Haga clic en Continuar.
    haciendo clic en Continuar

 

Paso 5: Asignación de campo de datos

Aquí puede decidir qué campos se importarán a Qualtrics desde sus archivos y cómo se formatean.

Atención: Debe incluir una columna de Nombre, Apellido, ID único y Correo electrónico. Estos deberían corresponderse con los siguientes tipos de campo:

  • Nombre – Campo Persona
  • Apellido – Campo Persona
  • Correo electrónico – Campo de persona
  • ID unívoco: Campo de ID unívoco de persona
  1. Haga clic en Descargar archivo de ejemplo. Esto descargará un CSV en su ordenador que proporciona un ejemplo de una plantilla de archivo correcta. También puede utilizar su propio archivo de plantilla, siempre que sea un archivo CSV válido. Todos los archivos importados por esta automatización tendrán que coincidir con las cabeceras de columna del archivo de ejemplo.
    seleccionar descargar el archivo de ejemplo y luego cargar nuestro propio archivo
  2. Cuando el archivo esté listo, haga clic en Seleccionar archivo y cargue el archivo de ejemplo.
    Consejo Q: Los archivos de ejemplo no pueden superar los 100 MB para cada automatización.
  3. Seleccione un Delimitador.
    eligiendo el delimitador de archivo
  4. Haga clic en Continuar.
  5. Se proporcionarán cabeceras de columna sugeridas para las asignaciones de campos de Qualtrics; sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de metadatos existente modificando los desplegables en la fila Importar como nombre de campo. Tenga en cuenta que si va a nombrar una columna después de un campo de Datos de metadatos, generalmente debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
    revisar los campos de importación antes de importar el archivo
  6. Utilice la fila Importar como tipo de campo para determinar si cada campo es un Campo de persona (Correo electrónico, nombre, apellido), Campo ID único de persona, Campo de metadatos, o si debe excluirse de la importación.

    Consejo Q: Se proporcionarán las cabeceras de columna sugeridas para las asignaciones de campo de Qualtrics. Puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de metadatos existente modificando los desplegables de la fila Importar como tipo de campo.  Tenga en cuenta que si va a nombrar una columna después de un campo de metadatos, debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.

    Consejo Q: Si desea reemplazar el archivo que ha cargado, haga clic en Cargar un nuevo archivo de ejemplo.
  7. Una vez que haya revisado los campos, haga clic en Continuar.

Paso 6: Envío de informes de ejecución y activación de la automatización

Los pasos finales de una automatización de importación de personas incluyen determinar quién se envía por correo electrónico cuando se ejecuta una automatización y, a continuación, activar la automatización. Esto incluye los destinatarios del resumen de ejecución y las partes de revisión de la automatización.

  1. Determine quién recibirá una alerta con un correo electrónico cuando se ejecute la automatización introduciendo su dirección de correo electrónico en la casilla.
  2. Utilice los signos más ( + ) o el botón Añadir correo electrónico de destinatario para añadir destinatarios adicionales. Utilice el signo menos ( ) para eliminar destinatarios.
    cómo agregar correos electrónicos para recibir el correo electrónico del informe
  3. Si lo desea, verifique No enviar un informe por correo electrónico si no se ha realizado ningún trabajo. Esto evitará que el informe se envíe si no se actualizó ningún empleado de su directorio.
  4. Haga clic en Continuar.
  5. Haga clic en Editar al lado para volver a cualquier sección y realizar cambios.
    haciendo clic en editar en cualquier parte de la automatización. Haga clic en Activar automatización en la parte superior izquierda
  6. Haga clic en Activar automatización para iniciar la automatización o haga clic en Finalizar sin permitir que guarde la automatización, pero no la inicie.

Modificación de campos de datos incluidos en la automatización

Puede que haya ocasiones en las que desee modificar los campos incluidos en la automatización de importación de personas. Por ejemplo, quizás se haya dado cuenta de que ha olvidado incluir una columna de dirección de paciente en sus importaciones de personas y ahora desea guardar la información de la dirección del paciente en futuras importaciones de personas.

El archivo de ejemplo que cargue en la sección Asignar campos de importación determina los campos de metadatos que se cargarán en Qualtrics. Esto significa que puede excluir cabeceras de columna para omitirlas, o puede utilizar el nombre exacto y la ortografía de un campo para incluirlo en importaciones futuras.

Para modificar los campos incluidos en una importación:

  1. Vaya a la automatización deseada y haga clic en el menú desplegable.
    haciendo clic en el menú de opciones de automatización y editando la automatización
  2. Haga clic en Editar automatización.
  3. Haga clic en Editar junto a donde dice Asignar campos de datos.
    haciendo clic en Editar en Asignar campos de datos de nuestra automatización
  4.  Haga clic en Cargar un nuevo archivo de ejemplo.
    haciendo clic en Cargar un nuevo archivo de ejemplo en la parte superior de la ventana de campos de datos de mapa
  5. Haga clic en Descargar archivo de ejemplo.la ventana de carga para descargar el archivo de ejemplo y cargar su propio archivo
  6. Edite el archivo para que incluya los encabezados que desee. Asegúrese de que la ortografía y las mayúsculas sean las mismas.
    Ejemplo: Los archivos que mantiene en su carpeta de origen tienen un campo llamado Dirección. En el archivo de ejemplo, añada una cabecera llamada Dirección. El uso de una “a” minúscula no funcionará.
  7. Haga clic en Seleccionar archivo. Cargue su nuevo archivo.
  8. Haga clic en Continuar.
  9. Se proporcionarán cabeceras de columna sugeridas para las asignaciones de campos de Qualtrics; sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de metadatos existente modificando los desplegables en la fila Importar como nombre de campo. Tenga en cuenta que si va a nombrar una columna después de un campo de metadatos existente, generalmente debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
    El contenido del archivo se previsualiza con columnas de datos. La segunda y la tercera filas de datos son en realidad listas desplegables y campos en los que puede realizar ajustes como se describe en estos pasos
  10. Utilice la fila Importar como tipo de campo para determinar si cada campo es un Campo de persona, ID único, Metadatos, o si se debe excluir de la importación.
  11. Una vez que haya revisado los campos, haga clic en Continuar.

Creación de automatizaciones adicionales

Una vez creadas las automatizaciones, puede añadir más haciendo clic en Nueva automatización en la parte superior derecha.

haciendo clic en nueva automatización desde la pantalla de automatización

Editar automatizaciones existentes

Consejo Q: Solo verá las automatizaciones que ha creado, no todas las automatizaciones de la organización.

Puede modificar la configuración de cualquiera de sus automatizaciones haciendo clic en el menú desplegable y seleccionando Editar automatización.

seleccionando la automatización de edición en la lista desplegable de opciones de automatización

Consejo Q: también puede hacerlo haciendo clic en la automatización y haciendo clic en el botón azul Editar automatización.

el botón de automatización de edición que aparece al visualizar un histórico de automatización

Al hacer clic en Editar automatización volverá a una página donde puede cambiar los diferentes pasos de la automatización, como los servidores referenciados, las carpetas, etc.

Renombrar automatización

Al hacer clic en el menú desplegable y seleccionar Renombrar automatización, puede renombrar su automatización.

la opción de cambio de nombre de automatización en la lista desplegable de opciones de automatización

Eliminar automatización

Al hacer clic en el menú desplegable y seleccionar Eliminar automatización, puede eliminar la automatización.

seleccionar Eliminar automatización de la lista desplegable de opciones de automatización

Advertencia: Una vez que elimine una automatización, ya no estará disponible de forma permanente. No borre automatizaciones a menos que esté absolutamente seguro de que desea deshacerse de ellas.
Consejo Q: ¿Desea desactivar temporalmente una automatización? En su lugar, intente pausarla haciendo clic en la automatización, haciendo clic en el menú desplegable Opciones de ejecución y seleccionando Pausar automatización.

Gestión de programaciones de automatización y notificaciones

Para ver cuándo se ha ejecutado la automatización en el pasado, puede hacer clic en su nombre o en el menú desplegable y, a continuación, en Ver historial de ejecución.

haciendo clic en Ver historial de ejecución en el menú de opciones de automatización

Automatizaciones pasadas

Una vez intentadas las automatizaciones, aparecerán aquí con información sobre la hora de inicio y fin, cuántos empleados se han importado, la duración y el estado.

Consejo Q: Puede hacer clic en una ejecución de automatización en la tabla para obtener más detalles sobre el resultado de la ejecución.

El estado puede ser Éxito o Error. Generalmente, los fallos se deben a configuraciones incorrectas, como la referencia al servidor SFTP incorrecto, el nombre de usuario y la contraseña incorrectos, etc.

haciendo clic en la opción Ordenar por para ordenar el historial de ejecución

Puede cambiar el orden de sus automatizaciones pasadas utilizando el menú desplegable Ordenar por en la parte superior izquierda.

Archivos procesados

Cuando hace clic en una automatización realizada en el pasado, puede hacer clic en Ver archivo para ver los archivos que se importaron durante esta automatización.

Automatización seleccionada. A la derecha del menú de la parte inferior hay un enlace de archivo de vista azul

Pausar/Reanudar automatización

Puede pausar o reanudar una automatización haciendo clic en Opciones de ejecución dentro de la automatización o haciendo clic en el menú desplegable junto a una automatización.

la opción de automatización de pausa en las opciones de ejecución

la opción de automatización de pausa en la lista desplegable de opciones de automatización

Pausar automatización le permite pausar temporalmente la automatización. A continuación, puede reanudar la automatización siempre que desee seleccionando Reanudar automatización.

Ejecuciones manuales

Puede ejecutar una automatización adicional fuera de la programación actual realizando una ejecución manual. Puede iniciar una ejecución manual haciendo clic en Opciones de ejecución dentro de la automatización o haciendo clic en el menú desplegable situado junto a una automatización.

la opción Iniciar ejecución manual en las opciones de ejecución

la opción Iniciar ejecución manual en la lista desplegable automatizaciones

Ejemplo: Supongamos que la automatización de importación de personas se ejecuta a las 9 am según lo programado, pero olvidó cargar su archivo de datos de empleado en la carpeta asignada antes de eso. Puede cargar su archivo y seleccionar Iniciar ejecución manual para ejecutar la automatización una vez más y obtener el archivo importado.

Volver a las automatizaciones

Haga clic en la X situada en la parte superior derecha para volver a la página principal de la pestaña Automatizaciones.

el botón X en la parte superior derecha para salir de su automatización

Consejo Q: También puede hacer clic en la pestaña Automatizaciones para volver a su página principal.

Preguntas frecuentes

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