Roles de participante (EX)

Acerca de las funciones de participante

Los roles de participante se utilizan para controlar el acceso a los dashboards y a las jerarquías de la organización. Los roles son la mejor manera de gestionar los permisos para grandes grupos de participantes. Configure un rol y asígnele varios participantes para ahorrar tiempo al no asignar permisos uno por uno.

Tipos de dashboards con roles

Los roles se configuran para cada proyecto individual. Los roles descritos en esta página son para proyectos de Employee Experience, incluyendo:

• Compromiso de los empleados
• Ciclo de vida
• 360
• Pulso
• Investigación de la experiencia de empleado ad hoc
• Análisis del recorrido del empleado

En esta página de soporte no se tratan los dashboards que no se mencionan anteriormente. Si bien es posible que otros productos de dashboard de Qualtrics tengan funciones similares, esta página de soporte solo detalla la funcionalidad que se encuentra en los tipos de dashboards enumerados anteriormente.

Crear un rol

1. Vaya a la sección Roles en la pestaña Participantes y seleccione Añadir nuevo rol.
   
2. Asigne un nombre a su rol.
   
   Consejo Q: Siempre puede cambiar el nombre de su rol más tarde haciendo clic en el icono del lápiz situado a la derecha del nombre del rol.
   
3. Seleccione Crear.

Permisos del rol

Existen varios permisos que se pueden activar o desactivar para un rol. Consulte:

• Permisos del proyecto
• Permisos para el dashboard

También puede modificar los permisos de los participantes a nivel individual haciendo clic en el nombre o el correo electrónico de un participante. Esto abrirá la ventana de información del participante donde puede realizar cambios en un nivel individual.

Permisos Interacciones entre varios roles

• • Si un participante está asignado a varios roles, y ambos roles restringen los datos por metadatos, el participante tendrá el acceso más indulgente. Por ejemplo, si un rol les permite ver los datos de la oficina de EE. UU., mientras que el otro rol les permite ver los datos de la oficina australiana, verán los datos de las oficinas de Estados Unidos y Australia.
    Consejo Q: Sin embargo, si el participante está asignado a varios roles y un rol restringe los datos, pero otro tiene configurado Ver todos los datos, los datos no estarán restringidos. Qualtrics aplicará el conjunto más liberal de restricciones de datos.
  • Si un participante está asignado a dos roles y ambos roles restringen los datos por jerarquía organizativa, el participante tendrá acceso a ambas restricciones. Por ejemplo, si un rol les permite ver las respuestas en la Unidad 1, mientras que el otro le permite ver las respuestas en la Unidad 2, verán los datos de la Unidad 1 y la Unidad 2.
  • Si a un participante se le asignan dos roles que restringen los datos, uno con restricciones basadas en metadatos y otro con restricciones basadas en la jerarquía de la organización, entonces el participante tendrá acceso a los datos que coincidan tanto con la restricción de metadatos como con la restricción de la jerarquía de la organización. Por ejemplo, si un rol les permite ver los datos de la oficina de EE. UU., mientras que el otro rol les permite ver las respuestas en la unidad 1 de la jerarquía organizativa, tendrán acceso a todas las respuestas de la oficina de EE. UU. (restricción de metadatos) además de todas las respuestas de la unidad 1 (restricción de jerarquía de la organización).

&Agregando; eliminando participantes

Para añadir participantes a un rol, siga los pasos que se indican a continuación.

1. Seleccione Añadir/Exportar.
   
2. Seleccione Agregar participantes o Agregar participantes utilizando filtros.
3. Si selecciona Agregar participantes, busque la persona utilizando su nombre o dirección de correo electrónico y seleccione el participante de la lista. Tenga en cuenta que puede seleccionar varias personas.
4. Si selecciona Agregar participantes utilizando filtros, tendrá que establecer las condiciones en las que los participantes se añadirán a un rol. Sus condiciones se pueden basar en metadatos, dirección de correo electrónico o el gestor de jerarquía de la organización.
   
   Consejo Q: Puede agregar varias condiciones haciendo clic en los tres puntos de la derecha y seleccionando Insertar condición a continuación.
5. Haga clic en Añadir.

Para eliminar participantes de un rol, pase el cursor por encima de la persona y seleccione el icono de papelera en el lado derecho.

Añadir delegados a funciones

Si ha agregado delegados a su proyecto de compromiso, puede utilizar roles para asignar rápidamente los permisos de sus delegados en masa.

1. Navegue a la sección Roles.
   
2. Cree un nuevo rol o seleccione uno existente.
3. Haga clic en Añadir/Exportar.
4. Seleccione Agregar participantes utilizando filtros.
5. Seleccione Jerarquía organizativa Delegar.
   
6. Seleccione la jerarquía de su proyecto que contiene los delegados.
7. Haga clic en Añadir. Todos los delegados de la jerarquía de la organización que se seleccionó se añadirán automáticamente al rol.
8. Haga clic en Agregar un panel de instrucciones y seleccione el panel de instrucciones al que los delegados deben tener acceso.
   
9. Active Restringir datos.
   
10. Utilizando los menús desplegables, seleccione Jerarquía organizativa, luego la jerarquía organizativa de interés y, a continuación, Todos los resultados debajo de su posición delegada. Esto restringirá los datos en función de su puesto de delegado en la jerarquía y no de su gerente o cargo de empleado a cargo.

Después de agregar delegados a un rol y otorgarles acceso a su panel de instrucciones, los delegados ahora tendrán acceso al panel de instrucciones de interés según el puesto delegado en la jerarquía de la organización.

Asignación automática de roles

La asignación automática de roles le permite añadir automáticamente usuarios a roles en función de sus metadatos. Si posteriormente modifica los metadatos de un usuario, su rol también se actualizará en consecuencia.

La asignación automática de roles funciona mejor cuando se combina con una automatización de usuario de dashboard, que agrega automáticamente usuarios de dashboard a su proyecto desde el directorio global. El uso de ambas funciones a la vez le permite otorgar permisos a sus paneles de instrucciones del ciclo de vida automáticamente en función de los cambios en su organización.

1. Haga clic en Añadir/Exportar.
   
2. Seleccione Asignación automática de roles.
3. Seleccione un atributo de metadatos.
   
   Consejo Q: La lista de campos de metadatos disponibles se basa en los metadatos de los participantes en su proyecto. Solo podrá seleccionar campos que existan para los participantes que se encuentren actualmente en el proyecto. Si desea crear una asignación de roles automática antes de cargar su lista de participantes real, deberá añadir participantes de prueba que contengan los campos de metadatos que desea utilizar en la automatización.
4. Seleccione su operador:
   • Igual a: Es lo que debe elegir la mayoría de las veces. Esto garantiza una coincidencia exacta.
   • In: Esta opción es ideal si sus metadatos tienen varios valores, como los separados por dos puntos (por ejemplo, Seattle::Provo). “En” le permite dar cuenta de estos valores separados por dos puntos.
     Ejemplo: A continuación, “País en Australia” garantiza que incluso los usuarios cuyos metadatos de país sean algo así como “Australia::USA” se incluyan en el rol.
     
5. Seleccione el valor Los metadatos de usuario deben coincidir para añadirlos a este rol. Podrá seleccionar de una lista de valores existentes o seleccionar Introducir personalizado para escribir un nuevo valor.
   Ejemplo: Está creando un rol llamado Seattle Team. Quiere que todos los usuarios con una Oficina de Seattle sean puestos en este papel.
   Consejo Q: puede escribir para buscar valores en este campo.
6. Puede hacer clic en los puntos y, a continuación, Insertar condición a continuación para añadir otra condición a la asignación automática de roles.
   
7. Si desea añadir un conjunto de condiciones completamente nuevo, seleccione Insertar conjunto de condiciones a continuación.
8. Para modificar cómo se unen varias condiciones, ajuste la Cualquiera / Todo desplegable.
   
9. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.

Cómo funciona la asignación automática de roles cuando los metadatos de un usuario individual tienen varios valores

Algunos metadatos tienen varios valores. Por ejemplo, si está enumerando la oficina principal de un empleado, pueden tener varios si viajan por trabajo. Si un atributo de metadatos tiene varios valores, cambia cómo funciona con la asignación automática de roles.

Recursos adicionales para crear condiciones de autoinscripción

Para obtener más información sobre cómo crear y combinar condiciones, consulte los siguientes recursos:

• Conjuntos de condiciones
• Todos y todos los conjuntos

Opciones de rol

1. Cambiar nombre: Cambie el nombre de su rol haciendo clic en el icono del lápiz a la derecha del nombre del rol.
2. Eliminar: Al hacer clic en el icono de papelera junto al nombre del rol, se eliminará el rol seleccionado y se eliminará de cualquier participante al que se haya aplicado.
3. Exportar participantes: Se exportarán todos los participantes en la función seleccionada a un archivo CSV. La exportación contendrá el nombre, los apellidos, el correo electrónico y el ID único de cada participante.

Buscar un rol

Si su función contiene muchos participantes, puede utilizar la barra Buscar sobre una función para buscar un participante dentro de la función. Solo podrá buscar por el nombre o el correo electrónico del participante.