Añadir y eliminar participantes (EX)

Acerca de la adición y eliminación de &participantes

Puede añadir participantes para su proyecto de Employee Engagement o Ciclo de vida en la sección Participantes de la pestaña Participantes. Puede añadir estos participantes en lotes grandes con un CSV/TSV realizado en Excel, o puede introducir manualmente la información para unos pocos a la vez. Durante este proceso, también puede incluir información adicional llamada metadatos para sus participantes que más tarde le ayudarán a crear jerarquías (EE) y organizar datos en sus dashboards.

Agregación manual de participantes

1. Vaya a la sección Participantes de la pestaña Participantes.
   
2. Haga clic en Agregar participantes en la parte superior derecha.
3. Seleccione Añadir participantes manualmente.
4. Utilice la barra de búsqueda para buscar usuarios ya cargados en su directorio de empleados. Seleccione el usuario para añadirlo a la lista.
   
   Consejo Q: Si su licencia tiene SSO, asegúrese de cargar sus participantes en el directorio con sus nombres de usuario antes de cargar los participantes. Una vez que estén en el directorio, puede cargar participantes y excluir sus nombres de usuario, siempre que tenga sus identificadores únicos.
5. Introduzca la información de los participantes que desea cargar en el Identificador único, Correo electrónico,Nombre yApellidos.
   
6. Haga clic en Añadir metadatos para cada campo de metadatos adicional que desee añadir al participante. Por ejemplo, esto puede ser útil para añadir el idioma del participante o la ubicación donde trabaja.
   Consejo Q: Puede añadir tantos metadatos como desee y puede hacer que los títulos sean lo que desee. Tenga en cuenta que un campo de idioma solo se puede llamar “Idioma”.
7. Haga clic en Agregar participante cuando haya terminado de agregar detalles.
8. Repita los pasos 4-7 para cada participante que desee agregar.
   
9. Cuando haya terminado de introducir participantes, haga clic en Guardar.

Importación de participantes con un archivo

1. Vaya a la sección Participantes de la pestaña Participantes.
   
2. Haga clic en Añadir participantes en la parte superior derecha.
3. Seleccione Importar participantes.
4. Descargue el archivo CSV o TSV de ejemplo. Se trata de archivos de hojas de cálculo que se pueden abrir en Excel y otros programas similares.
   
   Consejo Q: Recomendamos el archivo TSV si alguno de sus campos, como los nombres de los participantes, contiene caracteres que no sean números o el alfabeto inglés.
   Atención: Si utiliza delimitadores por comas para separar varios valores en un campo de metadatos, no podrá utilizar widgets de resumen de participación que filtren por ese campo.
5. Agregue participantes a su hoja de cálculo, con una fila para cada participante (cada participante debe tener una entrada en el campo UniqueIdentifier, columnas Correo electrónico, Nombre y Apellido, aunque otras columnas pueden tener celdas en blanco). Consulte nuestra página de soporte Preparación de su archivo de participante para la importación para obtener más información sobre qué información incluir para crear jerarquías.
   
   Consejo Q: El nombre de usuario del participante será, de forma predeterminada, el mismo valor en la columna Correo electrónico. Si desea especificar un nombre de usuario diferente para sus participantes, añada una columna titulada Nombre de usuario y especifique un nombre de usuario. Este nombre de usuario es lo que sus participantes utilizarán para iniciar sesión para ver paneles.
6. Guarde el archivo como un CSV codificado en UTF-8 (valores separados por comas) o TSV (valores separados por tabulaciones).
   Consejo Q: El tamaño máximo de archivo para cargar una lista de contactos es de 100 MB.
7. Haga clic en Seleccionar un archivo para explorar sus archivos.
   
8. Si el importador detecta problemas iniciales, no le permitirá continuar y mostrará los problemas en rojo. Lea estas descripciones y realice correcciones en su archivo. Después de guardar los cambios, haga clic en Seleccionar un archivo diferente y vuelva a cargar el archivo.
   
9. Si no se detectan problemas, haga clic en Comprobar errores.
   
10. Mientras el importador se carga, puede volver a su lista de participantes.
    
11. Cuando se cargue, el importador resumirá los participantes que se actualizarán o añadirán al proyecto y el impacto que tendrá también en su directorio. El importador también le avisará si hay algún error en sus filas.
    
12. Si está satisfecho con estos cambios, haga clic en Finalizar importación.
13. Se le mostrará el estado de sus importaciones/exportaciones recientes.
    

Errores detectados

Si permite que el importador verifique si hay errores y se detectan algunos, recibirá un informe de errores que podrá descargar como CSV, en caso de que tenga un archivo grande que requiera un informe grande.

Haga clic en Descargar informe de errores para verlo.

El informe dará la fila exacta del archivo que tenía el error, el campo que tenía el problema y el identificador único del participante que tenía los errores.

Errores comunes a los que se debe prestar atención

Aunque esta no es una lista exhaustiva, a continuación encontrará algunos consejos generales para crear su archivo que le ayudarán a evitar problemas al cargar participantes:

• Asegúrese de que la primera fila del archivo tenga UniqueIdentifier, First Name, Last Name y Email.
• Los encabezados de archivo no deben contener caracteres especiales; esto incluye caracteres que no son números o el alfabeto inglés.
  Consejo Q: Esta regla solo se aplica a los encabezados, no a los valores de columna.
• Las cabeceras no pueden superar los 100 caracteres.
• Sus encabezados de archivo no deben usar términos de los campos existentes de Qualtrics:
  • SID
  • RID
  • Auditable
  • EndDate
  • RecordedDate
  • StartDate
  • Estado
  • Puntos
• Tenga cuidado de no incluir duplicados de la misma fila; no puede haber dos participantes con el mismo identificador único o correo electrónico.
• El archivo no debe tener más de 200 campos de cabecera.
• El archivo no debe tener más encabezados que columnas.
• Asegúrese de que los valores de columna no superen los 1000 caracteres.

Importación de participantes desde el directorio

Una forma común de equilibrar la frecuencia de una encuesta con la “fatiga de la encuesta” puede que sienta que se les pide que completen la encuesta una y otra vez es solo encuestar a un subconjunto filtrado. Por ejemplo, puede encuestar una región o unidad de negocio a la vez, o encuestar una muestra aleatoria de los empleados. Esto puede permitir que los niveles más altos de la organización obtengan comentarios representativos sobre el compromiso sin encuestar a los mismos empleados con frecuencia.

Cuando agrega participantes a un proyecto desde el Directorio de empleados , puede elegir agregar una muestra aleatoria, con o sin criterios de filtro.

Esta función es especialmente relevante si utiliza una automatización de importación de personas para seleccionar regularmente su directorio de empleados.

1. Vaya a la pestaña Participantes de su proyecto.
   
2. Haga clic en Añadir participantes.
3. Seleccione Importar del directorio global.
4. Decida entre importar todos los participantes del directorio o los participantes que solo cumplan los siguientes criterios.
   
   Consejo Q: Si decide importar todos los participantes, omita los pasos 5-7.
5. Seleccione un valor de metadatos por el que desee filtrar el directorio.
   
6. Seleccione el valor de estos metadatos por el que desea filtrar el directorio. Puede seleccionar varios valores.
   Consejo Q: Estos valores se unirán mediante “o;”, por ejemplo, si selecciona Francia y Alemania para el país busca empleados con Francia o Alemania que figuren como su país.
   Consejo Q: Si no hay opciones, significa que nadie en el directorio tiene un valor para ese campo. Recuerde que puede eliminar campos de metadatos del directorio, pero solo debería hacerlo si está totalmente seguro de que no los utiliza o planea utilizarlos.
7. Para agregar más criterios, haga clic en los puntos y seleccione Agregar condición a continuación.
   Consejo Q: se unen varios criterios mediante una cláusula “Y”. Por ejemplo, decir que País debe ser Francia y Departamento debería ser Finanzas significa que solo importará los miembros del departamento de Finanzas ubicados en Francia.
8. Seleccione el porcentaje de participantes que desea mostrar en el directorio.
   Consejo Q: Cuando se combina con un filtro, este es el porcentaje de participantes que cumplen los criterios del filtro. Si no está emparejado con un filtro, este es el porcentaje de todo el directorio global.
9. Haga clic en Importar.

Actualizando participantes

Supongamos que ya ha subido a sus participantes, pero tenga en cuenta que se ha olvidado de incluir algunos metadatos. Puede que haya cargado accidentalmente los valores incorrectos para su jerarquía o que solo desee agregar la ubicación de cada participante para que pueda agregar la opción para que los participantes filtren su dashboard por el país en el que se encuentre su oficina. La buena noticia es que puede cargar otro archivo CSV/TSV para actualizar estos metadatos, siempre que siga los pasos siguientes.

Importación de un archivo actualizado

Siga las instrucciones de la sección Importación de participantes de esta página para saber dónde obtener un archivo de ejemplo y luego subirlo a su proyecto de empleado. Recuerde incluir siempre una columna de identificador único para que Qualtrics sepa qué participantes actualizar. Puede excluir columnas de participantes y metadatos que no desee modificar.

Enviar actualizaciones de metadatos a respuestas y dashboards

Si ha realizado cambios en la información de sus participantes importando nuevos metadatos o a través de la ventana de información de participante, deberá asegurarse de que estas actualizaciones se reflejen en sus dashboards y con sus respuestas. Existen varias formas de actualizar los metadatos de los participantes, dependiendo del nivel de ediciones que haya realizado:

Puede actualizar los participantes uno a uno en la pestaña Participantes, utilizando el menú desplegable situado a la derecha de su nombre.

Si solo ha actualizado unos pocos participantes, puede actualizar los metadatos seleccionando las personas que desea actualizar, haciendo clic en Acciones en masa y, a continuación, seleccionando Actualizar respuestas con los metadatos actuales.

Si ha realizado muchas modificaciones en muchos participantes, puede actualizar todos los metadatos en Herramientas.

Metadatos

Al añadir participantes, su archivo debe contener metadatos. Los metadatos son variables que contienen información sobre los participantes, como el número de identificación del empleado, el rol en la empresa o la fecha de inicio. Los metadatos se pueden utilizar para crear su jerarquía en Employee Engagement o para filtrar datos en sus paneles de instrucciones tanto en Employee Lifecycle como en Engagement.

En un archivo importado, los metadatos se representan como una columna de datos. El encabezado se convierte en el nombre de la variable en Qualtrics.

Eliminar participantes

Hay un par de formas diferentes de eliminar participantes. Uno es un método manual en el que se seleccionan los participantes y se eliminan por páginas de la pestaña Participantes. El otro es un proceso de importación práctico en el que puede cargar una lista de ID exclusivos para los participantes que desea eliminar.

Eliminación manual

1. Si lo desea, busque para limitar los participantes que ve.
   
2. Seleccione los usuarios que desea eliminar.
3. Haga clic en el menú desplegable Acciones en masa.
4. Seleccione Eliminar participantes seleccionados.
5. Escriba “eliminar”.
   
6. Haga clic en Eliminar participantes.

Eliminación en masa mediante importación

1. Asegúrese de que no tiene ningún participante seleccionado.
   
2. Vaya a Acciones en masa.
3. Seleccione Eliminar participantes.
4. Haga clic en Descargar para exportar un CSV de plantilla para importarlo.
   
5. Introduzca los ID correspondientes en la columna Identificador único. Guarde el archivo.
   Consejo Q: Si no está familiarizado con los ID exclusivos de los participantes, es posible que desee exportar su lista de participantes.
6. Haga clic en Seleccionar archivo y seleccione el archivo.
7. Haga clic en Eliminar participantes.

Puede eliminar hasta 25.000 participantes a la vez con este método. Si necesita eliminar a más de 25.000 participantes, deberá realizar varias eliminaciones.

Preguntas frecuentes