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Mapa de unidades de la jerarquía de la organización (EX)


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Acerca de la asignación de unidades de jerarquía de la organización

Después de crear su jerarquía, es posible que desee asegurarse de que se alinee con una que haya creado a partir de un año anterior. La asignación de unidades jerárquicas de la organización le permite visualizar de forma dinámica los datos históricos en sus dashboards.

Por ejemplo, puede que desee crear comparaciones entre 2 encuestas de compromiso diferentes o que tenga un widget con una encuesta anterior como fuente. No desea que estos widgets dejen de mostrar datos cuando su panel de instrucciones se filtre manualmente por jerarquía o cuando alguien a quien acceda con permisos solo les permita ver sus propios datos de unidad de jerarquía. Por lo tanto, debe asignar la jerarquía antigua a la nueva para que los widgets sepan cómo ajustarse al filtrado.

Incluso si los miembros de su empresa se han ido o han sido reemplazados, aún puede asignar su jerarquía actual a una más antigua. 2 unidades de jerarquía asignadas no necesitan tener exactamente las mismas personas dentro de ellas; solo tiene que asignar sobre qué empleados están en la misma posición.

Consejo Q: Sus jerarquías deben crearse antes de poder asignarlas. No puede crear una jerarquía ad hoc mediante el mapeador de jerarquías.
Bastoncillo de algodón: Esta página describe la funcionalidad disponible para Compromiso y Legumbres proyectos, pero no proyectos de ciclo de vida o de investigación de empleados ad hoc. Para obtener más detalles sobre cada uno, consulte Tipos de proyectos de experiencia del empleado.

Cómo mapear las unidades del historial

  1. Vaya a la pestaña Participantes.
    utilizando el menú de herramientas de jerarquía organizativa para seleccionar asignar unidades de jerarquía organizativa
  2. Navegue a la sección Jerarquías organizativas.
  3. Vaya a Herramientas de jerarquía.
  4. Seleccione Asignar unidades de jerarquía de la organización.
  5. En Proyecto, seleccione el proyecto de Employee Engagement en el que se guarda su jerarquía histórica.
    Las imágenes muestran cómo debería ser la pantalla para los siguientes pasos. Menú a la izquierda para seleccionar &amp actual; jerarquías históricas, y la derecha tiene una vista previa de la jerarquía actual que puede desplegar
  6. En Jerarquía, seleccione la jerarquía (histórica) más antigua a la que está asignando su jerarquía más reciente (actual). A la derecha debería aparecer una vista previa de esta jerarquía.
  7. Haga clic en Continuar.
  8. Elija criterios de asignación para ayudar a Qualtrics a generar la asignación más precisa. Las opciones son:
    La lista desplegable denominada Seleccionar criterios de asignación. En un panel a la derecha hay una explicación del mapa por gerente frente a las opciones de mapa por equipo

    • Asignar por supervisores: Asociar datos históricos con supervisores, no subordinados directos. Los equipos se asignarán en función de que el gestor del equipo sea el mismo, no los miembros del equipo. Esto significa que los gerentes pueden ver los resultados pasados de los equipos que gestionaron.
      Ejemplo: Barnaby Smith pasó de gerente de ventas a gerente de finanzas. Cuando mira su dashboard de compromiso, ve tanto sus puntuaciones para el equipo de finanzas que gestiona como las puntuaciones históricas del equipo de ventas que solía gestionar.
      Consejo Q: Los gerentes nuevos en la organización no tendrán datos históricos de los que extraer, ya que es la primera vez que se organizan en una jerarquía.
      Consejo Q: Esta opción no se recomienda para jerarquías de niveles con pocos gerentes o mínimos.
    • Mapa por equipos: asociar datos históricos con equipos.  Los equipos con empleados a cargo y gerentes similares se asignarán en función de la similitud de todo el equipo, no solo del gerente. Esta opción permite a los gerentes ver los resultados anteriores del equipo que es más similar al que gestionan actualmente, incluso si no siempre gestionaron ese equipo. Consulte más en Comportamiento de asignación predeterminado de la jerarquía de la organización.
      Ejemplo: El gerente del equipo de marketing ha cambiado mucho, pero los subordinados directos no han cambiado mucho. Creamos un dashboard en el que el responsable de marketing puede ver comparaciones de la interacción del equipo de marketing trimestralmente, de modo que el nuevo gestor pueda hacerse una idea de cómo se desempeña en comparación con los gestores anteriores.
    • Asignación automática: si su jerarquía se asignó con ID de unidad organizativa, utilizará por defecto los ID de unidad organizativa como la opción de asignación recomendada. Sin embargo, si lo prefiere, puede seleccionar la asignación basada en equipo o gerente mencionada anteriormente.
  9. Haga clic en Continuar.
  10. Qualtrics generará una asignación. La jerarquía histórica (seleccionada en el paso 6) aparecerá a la izquierda y la jerarquía actual se enumerará a la derecha.
    las jerarquías asignadas automáticamente

    Consejo Q: Si partes de la jerarquía no se vinculan automáticamente entre sí, aparecerá un icono que muestra qué unidades no están asignadas. Haga clic en las unidades para expandirlas y buscar las partes no asignadas.
    El icono parece un enlace roto en naranja; la imagen muestra cómo las unidades superiores advirtirán de que hay unidades no vinculadas debajo
  11. Para asignar unidades juntas: Haga clic en una unidad que desee asignar y, a continuación, haga clic en el botón de conexión gris junto a otra unidad a la que desee asignarla.
    Imagen de la línea gris que potencialmente une dos unidades, y el icono de enlace que puede hacer clic a la derecha para mapearlas juntas

    Consejo Q: Puede asignar varias unidades entre sí. En el ejemplo que se muestra aquí, Ventas se divide en dos equipos diferentes el año siguiente, por lo que los hemos asignado juntos.
    La imagen muestra solo las ventas en la jerarquía histórica izquierda; a la derecha, la unidad Ventas se ha expandido a Ventas y 2 equipos dentro de Ventas, por lo que los 3 están asignados a lo que antes era solo ventas
  12. Para anular la asignación de unidades: haga clic en una unidad que desee desasignar y, a continuación, en el botón azul de desconexión para romper una conexión.
    La imagen muestra cómo pasar el ratón por encima de una unidad muestra sus conexiones en azul y le da la opción de romperlas
  13. Cuando esté listo para finalizar, haga clic en Guardar y continuar.
  14. Si esta es la primera vez que asigna algo a esta jerarquía, aparecerán las siguientes opciones:
    elegir cómo asignar jerarquías

    • Sí, asignar automáticamente a la vez: puede aplicar automáticamente asignaciones anteriores a su jerarquía actual y utilizar la jerarquía seleccionada (la que está intentando asignar a su proyecto actual) como su jerarquía de referencia en el futuro. Esto le asegurará tener una imagen completa de sus datos históricos de proyectos anteriores.
      Ejemplo: Supongamos que lanzó un pulso en agosto, julio y junio. Julio y junio ya están asignados. Ahora va al mapa de agosto a julio – la opción de asignaciones automáticas lo haría para que en esa misma instancia, también pudiera asignar agosto a junio, haciendo que sus datos históricos sean más completos.
    • No, asignar manualmente una por una: No asignará automáticamente ninguna jerarquía adicional; cualquier otra cosa que añada se hará manualmente por su cuenta.
      Consejo Q: Incluso si elige asignar automáticamente jerarquías históricas, esto no significa que no pueda agregar asignaciones manuales adicionales.
  15. Haga clic en Continuar.
  16. Aparecerá una lista de jerarquías asignadas.
    haciendo clic en Asignar otra jerarquía

    Consejo Q: El número para “unidades no asignadas” se genera en función de lo que falta en la jerarquía actual. Por ejemplo, la jerarquía actual e histórica pueden tener una sola unidad sin asignar, pero en lugar de decir que el total de dos unidades no están asignadas, porque la jerarquía actual solo tiene una, se dirá una.
  17. Para asignar otra jerarquía, haga clic en Asignar otra jerarquía.
  18. Para volver a la jerarquía de su proyecto, haga clic en Cerrar.

Una vez asignadas dos jerarquías, puede volver a cargar esta asignación para más adelante y realizar modificaciones. Todo lo que debe hacer es repetir los pasos del 1 al 3 para volver a abrir la ventana Asignar unidades de jerarquía de la organización y las asignaciones se enumerarán allí.

Consideraciones importantes al asignar jerarquías

  • Asegúrese de que todas las unidades de jerarquía estén asignadas en ambos proyectos.
  • Puede asignar jerarquías de diferentes tipos (como superior-inferior a basada en niveles), pero en estos casos, la función de asignación automática no funcionará y tendrá que realizar la asignación manualmente.
  • Si realiza cambios en una fuente de datos históricos, incluidos los cambios en su asignación de jerarquía organizativa, asegúrese de actualizar todas las respuestas con metadatos nuevos. Esto actualizará los dashboards conectados a la fuente de datos.

Jerarquías de referencia

Puede asignar varias jerarquías más rápidamente a la vez utilizando la función de asignación automática. Esto puede ser útil en situaciones en las que desea que se vinculen varias jerarquías para obtener una imagen más completa de los datos históricos, pero no desea tener que asignar manualmente todo uno por uno.

Ejemplo: Corrió un pulso de empleado en junio y julio, y ahora es agosto. Está configurando las asignaciones de jerarquía para agosto, asignando su jerarquía a julio. Julio ya estaba asignado a junio, por lo que se le preguntará si desea vincular todas estas asignaciones, asignando agosto a junio. Si dice sí, se asignarán todas las jerarquías y julio se convertirá en la jerarquía de referencia.

Por lo tanto, una jerarquía de referencia es una jerarquía con varias asignaciones que se convierte en la referencia para otras asignaciones automáticas en esa familia.

El límite de jerarquías a las que puede hacer referencia es 25.

Cómo establecer una jerarquía de referencia

Si elige asignar jerarquías automáticamente, la jerarquía a la que estaba asignando se convertirá en una jerarquía de referencia.

Captura de pantalla de una serie de asignaciones de jerarquía, una que está marcada con un icono gris oscuro que indica su jerarquía de referencia

Consejo Q: Si no decide asignar automáticamente jerarquías durante el proceso de configuración, pero luego cambia de opinión, es correcto. Puede conectar jerarquías relacionadas abriendo el menú Asignar unidades de jerarquía organizativa y haciendo clic en la lista desplegable junto a una jerarquía específica. A continuación, haga clic en Conectar jerarquías anteriores. Esta opción solo aparece si aún no tiene una jerarquía de referencia.

haciendo clic en los tres puntos y, a continuación, conectando las jerarquías anteriores

Ediciones en jerarquías de referencia

Supongamos que cuando asignó originalmente sus jerarquías, se dio cuenta de que faltaba algo en su jerarquía de referencia. Si sus referencias tienen unidades no asignadas o asignadas incorrectamente, sus otras asignaciones automáticas utilizan esa información y reflejarán errores similares. Afortunadamente, puede editar su jerarquía de referencia y actualizar todas las asignaciones resultantes para que coincidan con sus correcciones.

Cada vez que haga clic en su jerarquía de referencia para editarla, recibirá una ventana emergente que explica que si realiza cambios en su jerarquía de referencia, tendrá que volver a conectar sus asignaciones de jerarquía para reflejar los cambios en las jerarquías conectadas.

la ventana emergente de referencia histórica

Cuando haya terminado de editar una jerarquía de referencia, se le preguntará si desea enviar esos cambios a las otras jerarquías asignadas a ella. Si hace clic en Actualizar automáticamente, esos cambios se aplicarán sin tener que hacer nada más.

la ventana emergente de actualización automática

Consejo Q: También puede volver a conectar las asignaciones más tarde abriendo el menú Asignar unidades de jerarquía organizativa y haciendo clic en el menú desplegable junto a una jerarquía de referencia.

haciendo clic en los tres puntos y, a continuación, volver a conectar las asignaciones

Comportamiento de asignación por defecto de jerarquía de la organización

El comportamiento predeterminado de la asignación de la jerarquía de la organización depende de cómo se configuren las jerarquías actuales e históricas. En esta sección se explica cómo la plataforma asigna la jerarquía entre orígenes de datos. La asignación por defecto solo está disponible si tanto la jerarquía histórica como la actual comparten el mismo tipo de jerarquía (superior-inferior o basada en niveles) o ambas jerarquías utilizan ID de unidad organizativa.

Ambas jerarquías utilizan ID de unidad organizativa

Si las jerarquías históricas y actuales utilizan IDs de unidad organizativa, se asignarán las unidades con IDs de unidad organizativa coincidentes, independientemente de dónde aparezcan esas unidades en la jerarquía o de cuáles sean los nombres de las unidades.

Asignación por gerente

Las
jerarquías superior-inferior se asignan en función de unidades con los mismos campos de ID de supervisor.Las

jerarquías basadas en niveles se asignan garantizando que los ID unívocos de los gestores coincidan entre unidades.

Asignación por equipos

Al asignar por equipo, tanto las jerarquías superior-inferior como las basadas en niveles siguen estas fórmulas para decidir si asignar 2 unidades juntas:

Porcentaje de subordinados directos que coinciden El supervisor no coincide Coincidencias de gerente
67% o más Mapa Mapa
Del 33% al 67% No asignar Mapa
Del 0% al 33% No asignar No asignar

Para las jerarquías basadas en niveles, una vez completado el algoritmo anterior, utilizamos nombres de unidad únicos para asignar cualquier unidad que no tenga informes directos.

Opciones

Al asignar sus jerarquías, tiene otras muchas opciones para explorar en la parte superior derecha, incluida la capacidad de descargar sus asignaciones y cargarlas de nuevo.

El menú Opciones del mapeador de jerarquías se abrió para mostrar las opciones de asignación, las opciones de carga y la descarga de la asignación

Consejo Q: Ninguna de estas opciones está disponible hasta que especifique a qué jerarquía histórica desea asignar su jerarquía actual.

Opciones de asignación

Al hacer clic en Opciones de asignación, se le ofrecen dos opciones sobre cómo se presentarán los datos históricos en los cuadros de mandos:

la ventana emergente con opciones de asignación históricas

  • Jerarquía de la organización en el proyecto histórico: esta opción hará que los datos mostrados en las comparaciones históricas sigan su ubicación jerárquica en el proyecto histórico. Otra forma de pensar al respecto es: “¿Cómo se compara todo lo que me enrolló este año con todo lo que me enrolló el año pasado?”
  • Jerarquía de la organización en el proyecto actual: esta opción la convertirá en que los datos mostrados en las comparaciones históricas sigan su ubicación jerárquica en el proyecto actual. Otra forma de pensar en esto es: “De esas unidades que me rozaron el año pasado y que aún me siguen acumulando, ¿cómo se comparan las puntuaciones?”
Ejemplo: Digamos que en su proyecto histórico, tiene tres unidades: A, B y C. En la jerarquía histórica, B y C informan a A. En su jerarquía actual, B sigue informando a A, pero C ahora informa a una nueva unidad, D. Si se selecciona Jerarquía organizativa en el proyecto histórico, los datos C se incluirán en las comparaciones para la unidad A y se excluirán de la comparación para la unidad D. Si se utiliza la Jerarquía organizativa en el proyecto actual, los datos de C se incluirán de la comparación para la unidad D y se excluirán de la comparación para la unidad A.

Generalmente, al seleccionar la jerarquía de la organización en el proyecto histórico, sus puntuaciones históricas se mantendrán iguales que en el proyecto histórico porque las unidades se transferirán al mismo lugar en el que se encontraban en la jerarquía organizativa histórica. Las unidades que se hayan movido a una nueva ubicación en la jerarquía no tendrán sus resultados históricos transferidos a su ubicación de jerarquía actual.

La selección de la jerarquía de la organización en el proyecto actual garantizará que los resultados históricos de las unidades que se han movido en la jerarquía se transfieran a su nueva ubicación en la jerarquía. Esto cambiará sus puntuaciones históricas para partes de la jerarquía en las que las unidades se han movido porque los resultados históricos de esas unidades ya no se transferirán hasta donde estaban ubicadas anteriormente.

Descargar asignaciones

Al seleccionar Descargar asignaciones, puede descargar un CSV de sus unidades asignadas. Ni los subordinados directos ni los supervisores están incluidos en este archivo.

Ventana que tiene una columna para seleccionar un campo de metadatos para la jerarquía histórica en la izquierda y la jerarquía actual a la derecha

Existen dos opciones para cada una de sus jerarquías:

  • ID de unidad organizativa de Qualtrics: Represente cada unidad con los ID internos que Qualtrics asigna a las unidades. Este es un ID generado internamente, distinto de los metadatos de cualquier unidad organizativa que pueda crear y asignarse a sí mismo. Este formato es útil si desea cargar una asignación (consulte el contenido a continuación).
  • Metadatos de jerarquía: Descargar metadatos que eran importantes para crear la jerarquía. Por ejemplo, las jerarquías superior-inferior le permiten descargar los ID de gestor y las jerarquías de esquema le permiten descargar los IDs de unidad organizativa superior. Las jerarquías basadas en niveles no ofrecen columnas de metadatos adicionales en esta exportación.

Cada CSV viene con una columna para el Nombre de la unidad izquierda, que contiene los nombres de las unidades de la jerarquía histórica, y un Nombre de la unidad derecha, que contiene los nombres de las unidades de la jerarquía actual. Esto hace que el CSV sea una buena referencia si necesita utilizar los ID internos de Qualtrics en otro lugar, como cuando carga asignaciones (consulte el contenido a continuación).

Consejo Q: También puede descargar asignaciones si abre el menú Asignar unidades de jerarquía organizativa y hace clic en el menú desplegable junto a una jerarquía específica.

haciendo clic en los tres puntos junto a las asignaciones para descargarlas

Cargar asignación

Tiene la oportunidad de asignar sus unidades de jerarquía organizativa en un archivo CSV y luego cargar este archivo en Qualtrics.

Consejo Q: El archivo de carga de asignación solo debe contener unidades que pueda asignar a todos los proyectos. Cualquier unidad no asignada debería excluirse del archivo. Si el archivo tiene una fila que no tiene información en ambas columnas, verá un error. Cada fila debe tener un valor histórico y un valor actual para poder trabajar.
Atención: Si desea actualizar la asignación con otra carga, debe incluir todas las asignaciones de jerarquía existentes en la carga. Si le falta información que está asignada actualmente en su carga, esas asignaciones de jerarquía se borrarán al cargar el archivo. Para obtener la asignación actual, descargue la asignación.
  1. Vaya a la pestaña Participantes.
    utilizando el menú de herramientas de jerarquía organizativa para seleccionar asignar unidades de jerarquía organizativa
  2. Navegue a la sección Jerarquías organizativas.
  3. Vaya a Herramientas de jerarquía.
  4. Seleccione Asignar unidades de jerarquía de la organización.
  5. En Proyecto, seleccione el proyecto de Employee Engagement en el que se guarda su jerarquía histórica.
    Las imágenes muestran cómo debería ser la pantalla para los siguientes pasos. Menú a la izquierda para seleccionar &amp actual; jerarquías históricas, y la derecha tiene una vista previa de la jerarquía actual que puede desplegar
  6. En Jerarquía, seleccione la jerarquía (histórica) más antigua a la que está asignando su jerarquía más reciente (actual). A la derecha debería aparecer una vista previa de esta jerarquía.
  7. Haga clic en Continuar.
  8. Haga clic en el menú desplegable de la parte superior derecha.
    haciendo clic en los tres puntos de la parte superior derecha y, a continuación, en Descargar asignaciones
  9. Seleccione Descargar asignaciones.
  10. Seleccione el ID de la unidad organizativa deQualtrics para las jerarquías históricas y actuales.
    elegir ID de unidad organizativa de Qualtrics para ambos campos y, a continuación, hacer clic en Descargar
  11. Seleccione Descargar.
    Consejo Q: Los ID de este archivo son solo ejemplos y no se deben utilizar para crear una asignación.
  12. Edite el CSV según las modificaciones que desee realizar. Asigne las unidades de las columnas de la izquierda a las unidades de la derecha.
  13. Una vez que haya terminado de editar el CSV, vuelva a Qualtrics y seleccione Cargar asignaciones en la lista desplegable.
    Hacer clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y, a continuación, en Cargar asignaciones
  14. Haga clic en Seleccionar archivo para seleccionar el CSV.
    haciendo clic en Seleccionar archivo, seleccionando el archivo y, a continuación, haciendo clic en Cargar
  15. Haga clic en Cargar.
    Consejo Q: Si tiene problemas al cargar el archivo CSV, lea la página Problemas de carga de CSV/TSV para obtener consejos comunes sobre cómo solucionar problemas de CSV.
  16. No dude en realizar ediciones finales en el editor de jerarquías y, a continuación, haga clic en Guardar cuando haya terminado.

Borrando asignación y asignación de jerarquía de organización; restaurando asignación automática

Si es necesario, es posible borrar la asignación de jerarquía de la organización y restaurar la funcionalidad de asignación automática a su proyecto. Puede borrar su jerarquía organizativa si ha cometido un error al asignar o si desea reiniciar la asignación utilizando la función de asignación automática.

Consejo Q: No puede eliminar una jerarquía de referencia hasta que elimine las otras asignaciones conectadas. Por ejemplo, supongamos que su referencia es la jerarquía B y ha facilitado la asignación de C y D a su jerarquía A actual. Debe borrar las asignaciones de A a C y D antes de poder borrar B.
Advertencia: Tenga cuidado de borrar las asignaciones si sus jerarquías se están utilizando actualmente en dashboards productivos. Si rompe la conexión entre las asignaciones de jerarquía, se modificarán los datos que se están incorporando a los dashboards.
  1. En la sección Jerarquías organizativas de la ficha Participantes, haga clic en Herramientas de jerarquía.
    haciendo clic en las herramientas de jerarquía y asignando unidades de jerarquía organizativa
  2. Seleccione Asignar unidades de jerarquía de la organización.
  3. Debería ver las asignaciones existentes en la lista. A la derecha de la asignación que desea eliminar, haga clic en el menú desplegable.
    haciendo clic en los tres puntos junto a la asignación y, a continuación, en Borrar asignación
  4. Seleccione Eliminar asignación.
  5. Lea la advertencia. Si está seguro, haga clic en Eliminar para confirmar su elección.
    la ventana emergente de advertencia al eliminar una asignación
  6. Si desea restablecer el comportamiento de asignación automática, debe repetir estos pasos para todas las jerarquías asignadas.

Este método borra completamente la asignación entre dos jerarquías. Después de borrar la asignación de jerarquía, tendrá la opción de utilizar la función de asignación automática cuando vuelva a abrir la ventana de asignación de jerarquía.

Preguntas frecuentes

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