Distribuciones de Microsoft Teams (EX)

Acerca de las distribuciones de Microsoft Teams

Puede enviar una encuesta EX personalizada a sus compañeros de equipo a través de Microsoft Teams directamente desde la plataforma de Qualtrics.

Integración con Microsoft Teams

Los pasos de esta sección deben realizarse con el administrador de Microsoft Teams y el equipo de TI. Deberá trabajar con ellos para asegurarse de que tiene la configuración correcta en Microsoft Teams para utilizar esta función.

Instalación de la aplicación Qualtrics en Microsoft Teams

Para que Qualtrics pueda distribuirla a un destinatario de Microsoft Teams, ese usuario debe tener instalada la aplicación de Qualtrics para su cuenta de Microsoft Teams. Tiene dos opciones para instalar la aplicación:

• Enfoque recomendado: La aplicación se puede instalar automáticamente para cada usuario utilizando las políticas de configuración de la aplicación. Con este método, el administrador de su equipo puede instalar automáticamente la aplicación de Qualtrics para cada usuario de su equipo. Encontrará más información en esta página de soporte técnico de Microsoft Teams.
  
• Cada usuario puede instalar la aplicación manualmente directamente desde la tienda de aplicaciones de Microsoft Teams. Por lo general, este enfoque no se recomienda, ya que no es escalable para las organizaciones en crecimiento. Para obtener información sobre cómo descargar la aplicación para una única cuenta de usuario, consulte Descarga de la aplicación de Qualtrics para Microsoft Teams.

Permisos en Microsoft Teams

Independientemente de su método de integración, un usuario necesitará los siguientes permisos de Microsoft Teams para utilizar esta función:

• offline_access
• Team.ReadBasic.All
• TeamsActivity.Send
• User.ReadBasic.All
• ChannelMessage.Send
• Chat.Create
• ChatMessage.Send

Configuración en Qualtrics

Independientemente de su configuración en Microsoft Teams, debe completar la siguiente configuración en Qualtrics para utilizar esta integración. Los pasos de esta sección deben ser completados por un administrador de organización.

1. Vaya a la página Administración.
   
2. Vaya a la pestaña Extensiones.
3. Utilice la barra de búsqueda para buscar Microsoft Teams.
   
4. Seleccione la extensión de Microsoft Teams.
5. Haga clic en Añadir cuenta.
   
6. Asigne un nombre de visualización a su cuenta. Este nombre es para sus propios fines organizativos.
7. Haga clic en Conectar cuenta.
8. Se le redirigirá a la página de inicio de sesión de Microsoft Teams. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft Teams.
9. Acepte los términos y condiciones para conectar Qualtrics y Microsoft Teams.
   Consejo Q: En función de la configuración de sus permisos, es posible que necesite la aprobación de su administrador de Teams o Azure antes de que la aplicación de Qualtrics se pueda activar completamente.
10. Se le redirigirá de nuevo a la página Extensiones en Qualtrics. La cuenta de Microsoft Teams que acaba de añadir aparecerá en esta página. Haga clic en Gestionar acceso junto a su cuenta.
    
11. Vaya a la pestaña Usuarios.
    
12. Haga clic en Dar acceso a todos los usuarios.
13. Confirme que desea Dar acceso a todos los usuarios.

Preparación de participantes para Microsoft Teams

Antes de poder distribuir a Microsoft Teams, debe asegurarse de que los participantes en su proyecto tengan metadatos que los vinculen a un usuario en Microsoft Teams. Los participantes deben tener un campo de metadatos de nombre de usuario de Microsoft Teams que contenga su nombre de usuario de Microsoft Teams. Este nombre de campo no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Para actualizar los participantes de su proyecto con su nombre de usuario de Microsoft Teams, consulte Actualización de participantes. Le recomendamos que actualice sus participantes con una carga de archivo en lugar de actualizarlos manualmente a menos que solo tenga que actualizar algunos.

Envío de invitaciones a la encuesta a Microsoft Teams

1. En la pestaña Mensajes de su proyecto, vaya a Microsoft Teams.
   
2. Haga clic en Enviar un mensaje.
3. Seleccione Invitación a la encuesta.
   
4. Haga clic en Siguiente.
5. Elija si desea enviar la encuesta a Todos los participantes de su proyecto o a un conjunto de participantes personalizados en función de los criterios que establezca.
   
6. Si lo envía a un conjunto de participantes, cree los criterios que determinan si el participante debe recibir la invitación. Puede crear criterios basados en el nombre del participante, el correo electrónico, los metadatos o los roles.
   Ejemplo: Supongamos que tiene un programa de compromiso global, pero solo sus empleados en los EE. UU. utilizan Microsoft Teams. Puede filtrar los participantes por el campo de metadatos “País” para enviar su encuesta solo a los empleados de EE. UU.
7. Revise la lista de participantes que cumplen con sus criterios.
   Atención: Si un usuario no tiene un nombre de usuario en la lista para su nombre de usuario de Microsoft Teams, no recibirá su distribución de Microsoft Teams. Consulte Preparación de participantes para Microsoft Teams para obtener más información.
8. Haga clic en Siguiente.
9. Si lo desea, utilice el menú desplegable para seleccionar un mensaje de biblioteca que desee utilizar en su invitación.
   Consejo Q: Asegúrese de que el mensaje esté guardado como Plataforma de la encuesta: tipo de mensaje Invitaciones de Microsoft Teams.
10. Realice las modificaciones necesarias en su mensaje.
    Consejo Q: Haga clic en el icono del portapapeles para insertar el enlace a su encuesta. Haga clic en el icono de texto dinámico, {a}, para insertar información sobre el participante, como su nombre o metadatos.
11. Haga clic en Siguiente.
12. Seleccione cuándo desea enviar su mensaje. Puede enviar su mensaje Inmediatamente o Programar para más tarde. Si programa para más tarde, seleccione la fecha, la hora y el huso horario para cuando se debe enviar la encuesta.
    
13. Haga clic en Siguiente.
14. Revise los detalles de su distribución. Haga clic en Editar junto a una sección para editar los detalles de esa sección.
    
15. Cuando termine, haga clic en Programar.

Envío de recordatorios a Microsoft Teams

1. En la pestaña Mensajes de su proyecto, vaya a Microsoft Teams.
2. Haga clic en Enviar un mensaje.
3. Seleccione Recordatorio de encuesta.
   
4. Haga clic en Siguiente.
5. Elija si desea enviar la encuesta a Todos los participantes que aún no han respondido a la encuesta o a un conjunto de participantes personalizados en función de los criterios que haya establecido.
6. Si lo envía a un conjunto de participantes, cree los criterios que determinan si el participante debe recibir el recordatorio. Puede crear criterios basados en el nombre del participante, el correo electrónico, los metadatos o los roles.
   Ejemplo: Supongamos que tiene un programa de compromiso global, pero solo sus empleados en los EE. UU. utilizan Microsoft Teams. Puede filtrar los participantes por el campo de metadatos “País” para enviar su encuesta solo a los empleados de EE. UU.
7. Revise la lista de participantes que cumplen con sus criterios.
   Atención: Si un usuario no tiene un nombre de usuario en la lista para su nombre de usuario de Microsoft Teams, no recibirá su distribución de Microsoft Teams.
8. Haga clic en Siguiente.
9. Si lo desea, utilice el menú desplegable para seleccionar un mensaje de biblioteca que desee utilizar en su invitación.
   Consejo Q: Si desea utilizar un mensaje de biblioteca, asegúrese de que su mensaje esté guardado como un tipo de mensaje de Plataforma de la encuesta – Recordatorios de Microsoft Teams.
10. Realice las modificaciones necesarias en su mensaje.
    Consejo Q: Haga clic en el icono del portapapeles para insertar el enlace a su encuesta. Haga clic en el icono de texto dinámico, {a}, para insertar información sobre el participante, como su nombre o metadatos.
11. Haga clic en Siguiente.
12. Seleccione cuándo desea enviar su mensaje. Puede enviar su mensaje Inmediatamente o Programar para más tarde. Si la programación es posterior, seleccione la fecha, la hora y el huso horario para cuando se debe enviar el recordatorio.
    
13. Haga clic en Siguiente.
14. Revise los detalles de su distribución. Haga clic en Editar junto a una sección para editar los detalles de esa sección.
15. Cuando termine, haga clic en Programar.

Programación de un recordatorio después de una invitación

Si ha enviado invitaciones a la encuesta a través de Microsoft Teams, puede programar recordatorios basados en la invitación inicial. Se enviará un recordatorio programado mediante este método al mismo grupo de participantes que la invitación original. Los participantes que ya hayan completado la encuesta no recibirán ningún recordatorio.

1. En la pestaña Microsoft Teams, haga clic en su invitación original.
   
2. Seleccione Enviar un recordatorio.
3. Si lo desea, utilice el menú desplegable para seleccionar un mensaje de biblioteca que desee utilizar en su invitación.
   
   Consejo Q: Asegúrese de que el mensaje esté guardado como Plataforma de la encuesta: tipo de mensaje Recordatorios de Microsoft Teams.
4. Realice las modificaciones necesarias en su mensaje.
   Consejo Q: Haga clic en el icono del portapapeles para insertar el enlace a su encuesta. Haga clic en el icono de texto dinámico, {a}, para insertar información sobre el participante, como su nombre o metadatos.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Seleccione el período de tiempo entre la invitación inicial y el recordatorio programado. Se le mostrarán la fecha y la hora en que está programado que se envíe el recordatorio para que pueda realizar los cambios necesarios.
   
7. Haga clic en Siguiente.
8. Revise los detalles de distribución. Puede hacer clic en Editar para volver a una sección y realizar cambios. Tenga en cuenta que no puede modificar el tipo de mensaje o el público del mensaje para un recordatorio basado en una invitación.
   
9. Haga clic en Programar.

Tenga en cuenta que los recordatorios programados mediante este método se denominan “Recordatorios de invitación a la encuesta” para diferenciarlos de los recordatorios que no están vinculados a una invitación específica.

Gestión de distribuciones de Microsoft Teams

La tabla de la pestaña Microsoft Teams muestra información clave sobre sus distribuciones de Microsoft Teams:

• Tipo: El tipo de distribución: invitación a la encuesta, recordatorio de encuesta o recordatorio de invitación a la encuesta.
• Enviar a: quién ha recibido la distribución, ya sea todos los participantes o un conjunto de participantes personalizados.
• Hora de envío: Cuándo se envió la distribución o está programada para enviarse.
• Estado: el estado de la distribución. Los valores posibles son Programado, En curso, Enviado y Fallido.

Opciones de distribución

Haga clic en los tres puntos a la derecha de una distribución para ver las opciones de esa distribución. Las opciones que aparecen en este menú dependen tanto del tipo de distribución como del estado de la distribución.

• Editar: si la distribución está programada para enviarse, puede editar los detalles de la distribución.
• Enviar un recordatorio: Si la distribución es una invitación, puede enviar un recordatorio a los participantes que recibieron la invitación pero no completaron la encuesta. Al programar un recordatorio de esta manera, elegirá cuánto tiempo después de la invitación inicial los participantes deben recibir el recordatorio. Consulte Programar un recordatorio después de una invitación para obtener más información.
• Cancelar y eliminar: Si la distribución está programada para enviarse, puede cancelar la distribución y eliminarla de su proyecto.
• Vista previa: Si la distribución ya se ha enviado, puede ver los detalles de la distribución.
• Descargar historial de distribución: Si la distribución ya se ha enviado, puede descargar un archivo que contiene información sobre cada participante, incluido el estado de entrega de cada mensaje individual. La descarga del historial de distribución puede ser una herramienta útil de resolución de problemas si los participantes tienen problemas para recibir la distribución.

Visualización de una distribución individual

Haga clic en una distribución para abrir un panel con información clave sobre esa distribución:

1. Detalles de distribución: Esta sección contiene información sobre quién recibió su distribución, cuándo se envió y su estado:
   • Tipo: El tipo de distribución enviada.
   • Enviar a: Una descripción de a quién se envió la distribución.
   • Hora de envío: la fecha y la hora en que se envió la distribución.
   • Estado: el estado de envío de la distribución.
   • Editar o previsualizar enlace: Si su distribución aún no se ha enviado, puede hacer clic en el enlace Editar distribución para realizar cualquier cambio. Si la distribución se ha enviado, puede hacer clic en el enlace Vista previa de distribución para ver detalles sobre la distribución.
2. Métricas: Esta sección contiene estadísticas sobre su distribución:
   • Tamaño del público: el número de participantes a los que se enviaron mensajes.
   • Mensajes enviados: El número de mensajes que se enviaron correctamente.
   • Mensajes fallidos: El número de mensajes que no se han podido enviar.
3. Distribuciones relacionadas: enumera todas las distribuciones vinculadas a la distribución seleccionada. Si ha programado recordatorios basados en una invitación, se enumerarán en esta sección. Puede hacer clic en Editar junto a cualquier distribución que aún no se haya enviado para modificarla.
4. Cancelar y eliminar / Historial de descargas: en la parte inferior del panel hay un botón azul que le permite realizar acciones en su distribución. Lo que hace este botón depende de si la distribución ya se ha enviado:
   • Cancelar y eliminar: si la distribución está programada para enviarse, puede hacer clic en este botón para cancelar y eliminar la distribución.
   • Descargar historial: Si la distribución ya se ha enviado, puede hacer clic en este botón para descargar un archivo que contiene información sobre cada participante, incluido el estado de entrega de cada mensaje individual.

Experiencia de encuestado de Microsoft Teams

Esta sección cubre la experiencia de recibir una encuesta EX a través de Microsoft Teams.

1. En Microsoft Teams, recibirá un mensaje directo de una cuenta de usuario de Microsoft Teams que contiene un enlace personalizado a la encuesta. Haga clic en este enlace para abrir la encuesta en una pestaña nueva.
   
   Consejo Q: No comparta este enlace con otros.
2. La encuesta se cargará en una nueva pestaña de su navegador para que la realice. Consulte Información para los evaluadores de encuestas para obtener más información.