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Mensajes de correo electrónico (EX)


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Consejo Q: En esta página se describe la funcionalidad disponible para los proyectos de investigación de compromiso y empleados ad hoc. Para obtener más detalles sobre cada uno, consulte Tipos de proyectos de experiencia del empleado. Consulte Correos electrónicos de ciclo de vida para obtener información sobre el envío de correos electrónicos para proyectos de ciclo de vida.

Acerca de la sección Mensajes de correo electrónico

Una vez que haya cargado a todos sus participantes y los haya colocado en una jerarquía de la organización, es el momento de enviarles su encuesta de compromiso. Los proyectos de Employee Experience tienen varios tipos de mensajes que puede enviar. Por ejemplo, puede invitar a los participantes a la encuesta, recordarles que deben terminar la encuesta, invitarles a ver un dashboard y comunicarles que pueden validar la jerarquía de la organización.

Para empezar a escribir sus mensajes, vaya a la pestaña Mensajes y, a continuación, a la sección Mensajes de correo electrónico. Los tipos de mensajes que puede editar y enviar se enumeran a la izquierda en el panel de tipo de mensaje.

la sección de mensajes de correo electrónico de la pestaña Mensajes

Invitación al participante

Las invitaciones de los participantes están pensadas para invitar a sus participantes a la encuesta. Pueden contener un mensaje de bienvenida, una explicación del propósito de la encuesta o cualquier otra cosa que considere útil para que los participantes empiecen.

la sección del mensaje de invitación del participante

Consejo Q: De forma predeterminada, las invitaciones se envían a todos los participantes de su lista de participantes. No importa si un participante ya ha recibido una invitación; continuará recibiendo cualquier invitación futura que envíe. Si solo desea enviar un mensaje a los encuestados no finalizados, vaya a nuestra sección Recordatorio de participante. Si desea filtrar los destinatarios de otra manera, pruebe la opción Participantes por criterios que se explica en la sección Programar correos electrónicos.

Agregación de un enlace de encuesta a su invitación de participante

De forma predeterminada, la invitación del participante incluye texto dinámico en el enlace de la encuesta.

Texto dinámico para el enlace resaltado en el mensaje

Este Texto dinámico se convierte en un enlace exclusivo cuando se envía al usuario a través de Qualtrics. Este enlace de encuesta reconocerá al participante y guardará su nombre y metadatos con su respuesta.

  1. Vaya a la pestaña Mensajes y seleccione Invitación de participante.
    haciendo clic en el menú de texto dinámico, en los enlaces del proyecto y, a continuación, en la opción deseada
  2. Haga clic en el botón {a}.
  3. Seleccione Enlaces de proyecto.
  4. Si desea insertar texto en el que se pueda hacer clic que diga “Realizar la encuesta”, haga clic en Enlace de proyecto.
    Consejo Q: Puede resaltar “Realizar la encuesta” para cambiar el texto del enlace. Tenga cuidado de no borrar el resto del Texto dinámico.
  5. Si desea insertar la URL completa, haga clic en URL de proyecto.

Consejo Q: También puede hacer clic en el icono del globo terráqueo para generar un enlace a la encuesta.

El icono de globo es el primero en la barra de herramientas del editor de contenido enriquecido

Texto dinámico

Puede personalizar los campos incluidos en el mensaje utilizando Texto dinámico adicional. El Texto dinámico es una línea de código que le permite insertar información sobre el participante. Haga clic en el botón Texto dinámico ({a}) para comprobar las diferentes opciones.

El botón descrito se expande

Uno de los campos más comunes que aparecen en el mensaje es el nombre del participante. De forma predeterminada, incluimos el nombre completo $e{://Field/Name}, pero puede cambiarlo a solo el nombre o apellido mediante las opciones del menú Texto dinámico.

Recordatorio para el participante

Para ayudar a aumentar las tasas de respuesta, puede realizar un seguimiento con los participantes que no hayan completado la encuesta enviando un Recordatorio al participante. Los recordatorios solo se envían a los participantes que aún no han completado la encuesta, e incluyen el mismo enlace individualizado que el participante fue enviado inicialmente para que realice la encuesta. Si los participantes ya han iniciado la encuesta, continuarán donde la dejaron cuando hagan clic en el enlace. A los que no han iniciado la encuesta también se les envían recordatorios.

la sección del mensaje de recordatorio del participante

Especificación de reglas

¿Está cansado de programar manualmente muchos correos electrónicos? Puede configurar Recordatorios de participante para que salga automáticamente en un programa seleccionado.

Atención: Asegúrese de establecer las reglas de recordatorio antes de enviar la invitación inicial.
  1. Vaya a su Recordatorio de participante.
    activar reglas de recordatorio en la parte inferior del mensaje de recordatorio
  2. Navegue hasta la parte inferior de la página y cambie el conmutador a Activado.
  3. Especifique el número de días entre recordatorios.
    Reglas activadas. Campos en blanco para días y hora
  4. Especifique cuántas veces desea que se repita esta regla.
    Ejemplo: si la regla dice 3 días, repetido 5 veces, el recordatorio se enviará cada 3 días, y lo hará 5 veces.
    Consejo Q: Haga clic en el símbolo + para añadir reglas y en el símbolo para borrar reglas.
    Atención: Si establece que la regla de recordatorio se repita 0 veces, su recordatorio no se enviará.

Estas opciones se guardan automáticamente. Vuelva a girar el conmutador a Desactivado para desactivar los recordatorios.

Interacciones entre varias reglas de recordatorio

El comportamiento descrito aquí solo se aplica cuando las invitaciones iniciales de los participantes se programan manualmente. Esto se aplica a todos los tipos de proyectos de Employee Experience. Cuando tiene varias reglas en este escenario, las reglas se apilan. Esto significa que cada regla no se evalúa hasta que se completa la anterior.

Este comportamiento se describe mejor con un ejemplo específico. Supongamos que configura 2 reglas de recordatorio:

  • Regla 1: 3 días, repetido 1 vez
  • Regla 2: 7 días, repetido 1 vez

Los participantes no finalizados recibirán dos recordatorios. El primer correo electrónico de recordatorio se enviará 3 días después de la invitación inicial. El segundo correo electrónico de recordatorio se enviará 7 días después del primer recordatorio. Esto significa que el segundo recordatorio se enviará 10 días después de la invitación inicial. Si no está seguro de cuándo se programarán los recordatorios para el envío, consulte su historial de correo y allí se enumerarán los recordatorios.

Tablero

La invitación al dashboard permite a los usuarios del dashboard saber que sus dashboards están disponibles para su visualización. Dado que los participantes deben iniciar sesión en un cuadro de mandos para acceder a él, la información de inicio de sesión debe incluirse en este mensaje. También es importante especificar a qué dashboard debe enlazarse este mensaje.

la sección de mensaje del panel de instrucciones

Consejo Q: No puede incluir un enlace de encuesta en una invitación del panel de instrucciones.

Añadir información de inicio de sesión y un enlace de dashboard

Consejo Q: Si su organización tiene SSO, necesita un enlace de panel de instrucciones, pero no información de inicio de sesión. Los usuarios del dashboard iniciarán sesión en el dashboard mediante el portal de inicio de sesión de la organización y sus credenciales habituales.

La información de inicio de sesión y un enlace al panel de instrucciones se incluyen de forma predeterminada.

Consejo Q: La información de inicio de sesión y los enlaces del panel de instrucciones son Texto dinámico especial que solo funcionan en una invitación del panel de instrucciones. No los incluya en sus otros mensajes.
  1. Vaya a la pestaña Mensajes y seleccione el Mensaje del panel de instrucciones.
    haciendo clic en el menú de texto dinámico y eligiendo la opción deseada
  2. Haga clic en {a}.
  3. Seleccione Información de inicio de sesión (Login Info).
  4. Si desea que toda la información de inicio de sesión se muestre al participante sin tener que darle formato, seleccione Información de inicio de sesión Párrafo.
  5. Si desea dinamizar el nombre de usuario y la contraseña por separado, seleccione Nombre de usuario y Contraseña inicial.
  6. Si desea dinamizar el enlace para iniciar sesión en el dashboard, seleccione Enlace de dashboard.
Consejo Q: Las contraseñas solo se muestran en la primera invitación que recibe un usuario. Todas las invitaciones posteriores omitirán la contraseña. Esto es cierto incluso en todos los proyectos. Los participantes deben restablecer su contraseña en la página de inicio de sesión del panel de instrucciones si no recuerdan su contraseña o no encuentran la invitación original.
Consejo Q: Enviar a un participante una invitación de panel de instrucciones cambiará sus permisos de nivel basado en rol a nivel de usuario. Esto significa que para cambiar los permisos de ese participante, tendrá que editar sus permisos individuales a nivel de usuario, no un rol.

Programación de una invitación de dashboard

La programación de una invitación de dashboard varía de la programación de otros mensajes porque tiene dos opciones adicionales.

Parte superior de la ventana Programar correo electrónico, donde puede establecer un umbral de anonimato y un dashboard

  • Solo enviar a usuarios que cumplan el umbral de anonimato: El umbral de anonimato es una opción del dashboard que determina cuándo se muestran los datos en los widgets. Por ejemplo, si solo una persona ha completado la encuesta, es posible que no desee que sus puntuaciones de compromiso muestren datos, porque sabrá con seguridad de quién es. Cuando activa esta opción de anonimato, solo recibirán la invitación los usuarios que tengan permiso para ver datos que cumplan el umbral de anonimato. Para obtener más información sobre la restricción de datos, consulte nuestra página de soporte Autorizaciones de rol.
    Ejemplo: Su umbral de anonimato es 10. Uno de sus gerentes solo puede ver datos en su propia unidad, pero solo 5 de sus empleados a cargo han respondido hasta el momento. Si la opción Solo enviar a los usuarios que cumplen con el umbral de anonimato está activada, este gerente no recibirá una invitación porque no tendrá datos para ver en su tablero.
    Consejo Q: Al estimar el número de destinatarios, Qualtrics busca el número de participantes que tienen permiso para acceder al dashboard. El número real de destinatarios puede ser inferior, ya que la lógica para los umbrales de anonimato no se evalúa hasta que el correo electrónico realmente lo envía.
  • Información gráfica: Seleccione a qué panel pertenece esta invitación. Solo puede adjuntar uno a la vez, pero si los usuarios tienen acceso a varios paneles, pueden alternar entre ellos después de iniciar sesión. Esta opción determina a qué dashboard se accede automáticamente al iniciar sesión desde la invitación.
Consejo Q: Si ha añadido un dashboard a su participante o función, el envío de una invitación al dashboard activará el permiso Activar dashboard a nivel de usuario.

Validar jerarquía de la organización

Si ha dado permiso a un usuario para validar jerarquías de la organización, esta invitación le informará. Dado que los participantes deben iniciar sesión para editar la jerarquía, este mensaje debe incluir un enlace para iniciar sesión en, un nombre de usuario y una contraseña.

el mensaje de validación de la jerarquía de la organización

Consejo Q: Dado que un usuario debe iniciar sesión para editar la jerarquía de la organización, se recomienda asegurarse de que este mensaje incluya Texto dinámico para un enlace de proyecto e Información de inicio de sesión. Aunque esta información se incluye de forma predeterminada, puede aprender a generar este Texto dinámico en las secciones anteriores Invitación de participante e Invitación al panel de instrucciones, en caso de que lo elimine por error.
Atención: Si el participante es un administrador de Employee Insights o un usuario administrador de organización, deberá colaborar con ellos en el proyecto para que puedan validar la jerarquía organizativa. El enlace Validar jerarquía de la organización no indicará a los usuarios administradores que validen la jerarquía a menos que el proyecto haya sido colaborado con ellos.

Edición de mensajes

En cada mensaje, tendrá acceso a un Editor de contenido enriquecido que le permite cambiar los colores de la fuente, dar formato al texto del mensaje, insertar imágenes y más.

El icono de opciones del editor de mensajes situado en la parte superior derecha del Editor de contenido enriquecido le permite cargar un mensaje existente o traducir sus mensajes.

Engranaje a la extrema derecha de la barra de herramientas del editor de contenido enriquecido

Desde este Editor de contenido enriquecido también puede acceder al botón de Texto dinámico, {a}. Desde aquí, puede añadir información adicional, como el nombre completo del participante o los metadatos, seleccionando el menú Información de destinatario.

El botón Texto dinámico en el editor de contenido enriquecido le permite seleccionar la información del destinatario

Todos los cambios realizados en estos mensajes se guardan automáticamente en la sección Mensajes de correo electrónico. Conservarán todos los cambios que realice cada vez que inicie sesión. Sin embargo, también puede guardar mensajes para reutilizarlos en proyectos de compromiso posteriores.

Guardando mensajes en su biblioteca

Mientras trabaja en la sección Mensajes de correo electrónico, puede guardar los mensajes en los que está trabajando en su biblioteca para utilizarlos en futuros proyectos de compromiso.

  1. Vaya a la sección Mensajes de correo electrónico en la pestaña Mensajes.
    haciendo clic en el mensaje de engranaje y guardando como
  2. Seleccione un tipo de mensaje.
  3. Haga clic en el icono de opciones del editor de mensajes situado a la derecha.
  4. Haga clic en Guardar como.
  5. Seleccione una biblioteca en la que guardar el mensaje.
    seleccionar una biblioteca, dar un nombre al mensaje y, a continuación, guardar
  6. Asigne un Nombre a su mensaje.
  7. Haga clic en Guardar.
Consejo Q: Si desea editar este mensaje más tarde, es mejor hacerlo en la Biblioteca. De lo contrario, los cambios solo se guardarán en el proyecto de Employee Engagement en el que se originó el mensaje.

Cargando mensajes de su biblioteca

Si graba un mensaje en su biblioteca, puede incluirlo en el proyecto de empleado que desee.

  1. Vaya a la sección Mensajes de correo electrónico en la pestaña Mensajes.
    haciendo clic en el icono de engranaje y luego cargando un mensaje guardado
  2. Seleccione un tipo de mensaje.
  3. Haga clic en el icono de opciones del editor de mensajes situado a la derecha.
  4. Seleccione Cargar un mensaje guardado.
  5. Seleccione la biblioteca en la que grabó el mensaje.
  6. Seleccione su mensaje.
Consejo Q: ¿No ve el mensaje que quiere? Asegúrese de que se ha grabado como el mismo tipo de mensaje. No puede incluir un mensaje de recordatorio de participante en una invitación y viceversa.

Programar correos electrónicos

Cuando su mensaje esté listo, puede programarlo haciendo clic en el botón Programar correo electrónico. Si hace clic en el menú desplegable de la derecha, tendrá dos opciones.

las opciones de correo electrónico de programación

  • Programar correo electrónico: Programe un mensaje para que se envíe a sus participantes.
  • Enviar correo electrónico de prueba: Seleccione una dirección de correo electrónico para recibir un correo electrónico de prueba. Esta es una buena manera de previsualizar el formato de su mensaje antes de enviar su invitación oficial. Tenga en cuenta que, a excepción de “Dirección de correo electrónico del destinatario”, el Texto dinámico no se definirá en los correos electrónicos de prueba porque no hay ningún participante del que extraer la información personal. El enlace de la encuesta en el correo electrónico lo dirigirá a la página de inicio de sesión de Qualtrics.
    Atención: El envío de un correo electrónico de prueba activará su proyecto de encuesta.
Consejo Q: Si ha cargado participantes de prueba en su proyecto y está probando el Texto dinámico programando mensajes reales en lugar de de prueba, tenga cuidado de no interactuar con el enlace. Se le facturará a un participante tan pronto como se inicie su encuesta.

Una vez que haya hecho clic en Programar correo electrónico, se abrirá una nueva ventana.

Programar ventana de correo electrónico

  1. Tipo de mensaje: Seleccione el tipo de mensaje que está enviando. Esto carga cualquier mensaje que ya haya escrito.
  2. Para: Elija enviar a todos los participantes calificados o restrinja los destinatarios según determinados criterios.
  3. Fecha de envío: Seleccione una hora para que salga el mensaje. Al hacer clic en la flecha desplegable, puede elegir entre una lista de horas para enviar. Al hacer clic directamente en la fecha y la hora aparece un calendario que le permite ser más específico.
  4.  De: Elija un nombre para que se muestre para que los participantes sepan quién envía el mensaje.
  5. Correo electrónico de respuesta: Si los participantes tienen preguntas, es posible que respondan directamente al mensaje. El correo electrónico de respuesta recibe estas respuestas.
    Consejo Q: ¿Le interesa cambiar la dirección del remitente también? Esto solo se puede modificar a nivel de toda la organización. Podrá establecer una dirección de remitente predeterminada para todos sus proyectos de Employee Experience, y esta dirección se aplicará automáticamente a los proyectos de Employee Experience una vez que se haya configurado. Consulte la página de soporte Utilizar una dirección de remitente personalizada para obtener más detalles. Es posible que sea necesario que su equipo interno de TI configure algunas opciones.
  6. Asunto: Cree una línea de asunto para su mensaje. La flecha desplegable azul situada en el extremo derecho le permite cargar una línea de asunto guardada previamente de su biblioteca.
    Consejo Q: Guardar un asunto en su biblioteca le permite traducirlo más fácilmente. Consulte nuestra página de soporte acerca de la traducción de mensajes de la biblioteca.
  7. Cuerpo del mensaje: No dude en realizar cualquier edición de última hora que desee incluir.
  8. Programación: Cuando esté listo para enviar el correo electrónico, haga clic en este botón. No puede recuperar el correo electrónico una vez enviado.

Participantes por criterios

A veces, es posible que solo desee enviar un mensaje a un determinado subconjunto de participantes. Es posible que solo quiera invitar a un departamento a la vez, o que tenga que destacar a un único destinatario que se agregó como usuario del panel de instrucciones mucho después de invitar a los demás. Puede filtrar los destinatarios haciendo clic en el menú desplegable situado junto a Para y seleccionando Participantes por criterios.
Desplegable junto a Para permitirle seleccionar participantes por criterios
Desde aquí, puede volver a hacer clic en el menú desplegable y elegir restringir los destinatarios por información de contacto, metadatos, rol o el lugar del participante en una jerarquía. Si hace clic en el botón Ver participante(s), puede volver a comprobar que ha aislado a los participantes correctos.

Filtro de metadatos con el botón Ver 7 participantes a la derecha

Haga clic en el signo más (+) para agregar más condiciones. Sin embargo, no puede especificar si estas condiciones están vinculadas por “y” o “o”. Diferentes criterios, como la edad y el correo electrónico, se consideran unidos por “y”, de modo que ambas condiciones deben ser verdaderas para que un participante reciba un correo electrónico. La especificación de dos grupos de edad diferentes dará como resultado una declaración “o”, de modo que los destinatarios pueden ser una edad especificada o la otra. Del mismo modo, si se especifican varias direcciones de correo electrónico, el mensaje se enviará a cada uno de esos correos electrónicos.

Ejemplo: En la siguiente captura de pantalla, solo se enviará un correo electrónico a los participantes cuyo departamento sea Soporte, pero se enviarán por correo electrónico tanto a hombres como a mujeres en soporte.

Filtro de metadatos en el que el Departamento se fija en Soporte y Género se fija en Masculino y Femenino

Mensajes personalizados

¿Ninguno de los tipos de mensaje coincide con el tipo de correo electrónico que desea enviar? Tal vez le gustaría escribir un agradecimiento o enviar una invitación personalizada a un participante que se agregó tarde. En estos casos, es posible que desee enviar un mensaje personalizado.

Puede enviar un mensaje personalizado navegando a la ventana Programar correo electrónico y seleccionando Mensaje personalizado desde Tipo de mensaje.

En la ventana Programar correo electrónico, el menú desplegable Tipo de mensaje tiene una opción Mensaje personalizado.

Consejo Q: Tenga cuidado. Los mensajes personalizados no se pueden guardar para más tarde. Considere cualquier cosa que escriba en la ventana Programar correo electrónico como un mensaje de una sola vez, a menos que se asegure de guardarlo en su biblioteca.

Preguntas frecuentes

Muchas de las páginas de este sitio han sido traducidas del inglés original utilizando la traducción automática. Aunque en Qualtrics hemos realizado nuestra diligencia debida para obtener las mejores traducciones automáticas posibles, la traducción automática nunca es perfecta. El texto original en inglés se considera la versión oficial, y cualquier discrepancia entre el inglés original y las traducciones automáticas no son legalmente vinculantes.