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Acerca de la sección de mensajes de correo electrónico

Después de que tengas Subió todos sus participantes y colóquelos en una jerarquía de la organización, es hora de enviarles su encuesta de participación. Los proyectos de Employee Experience tienen varios tipos de mensajes que puedes enviar. Por ejemplo, puede invitar a los participantes a la encuesta, recordarles que la finalicen, invitarlos a ver un Tablero y hacerles saber que pueden validar la jerarquía de la organización.

Para comenzar a escribir sus mensajes, navegue hasta la Mensajes pestaña y luego a la Mensajes de correo electrónico sección. Los tipos de mensajes que puedes editar y enviar aparecen enumerados a la izquierda en el panel de tipo de mensaje.

Invitación al participante

Las invitaciones a los Participante tienen como finalidad invitar a sus participantes a la encuesta. Pueden contener un mensaje de bienvenida, una explicación del propósito de la encuesta o cualquier otra cosa que considere útil para que los participantes comiencen.

Cómo agregar un enlace de Encuesta a su invitación Participante

De forma predeterminada, la invitación del Participante incluye Texto canalizado para el enlace de encuesta.

Este texto canalizado se convierte en un enlace único cuando se envía al usuario a través de Qualtrics. Este enlace de encuesta reconocerá al participante y guardará su nombre y metadatos con su respuesta.

1. Vaya a la pestaña Mensajes y seleccione Invitación a Participante .
   
   
2. Haga clic en el {a} botón.
3. Seleccionar Enlaces del proyecto.
4. Si desea insertar un texto en el que se pueda hacer clic que diga “Realice la encuesta”, haga clic en Enlace del proyecto.
   Consejo Q: Puedes resaltado “Realizar la encuesta” para cambiar el texto del enlace. Tenga cuidado de no borrar el rest del texto canalizado.
5. Si desea insertar la URL completa, haga clic en URL del proyecto.

Texto dinámico

Puede personalizar los campos incluidos en su mensaje utilizando campos adicionales. Texto canalizado. Piped Text es una línea de código que le permite insertar información sobre el participante. Haga clic en el botón Texto canalizado ( {a} ) para consultar las diferentes opciones.

Uno de los campos más comunes incluidos en el mensaje es el nombre del participante. De forma predeterminada, incluimos el nombre completo, $e{://Campo/Nombre}, pero puede cambiarlo a solo el nombre o apellido usando las opciones del menú Texto canalizado.

Recordatorio para el participante

Para ayudar a aumentar las tasas de respuesta, puede seguimiento de los participantes que no han completado su encuesta enviándoles un Recordatorio Participante . Los recordatorios sólo se envían a los participantes que aún no han completado su encuesta e incluyen el mismo enlace individualizado que se envió inicialmente al participante para realizar la encuesta. Si los participantes ya han comenzado la encuesta, continuarán donde la dejaron cuando hagan clic en el enlace. También se envían recordatorios a quienes no han iniciado la encuesta .

Especificación de reglas

¿Estás cansado de programar manualmente muchos correos electrónicos? Puede configurar recordatorios Participante para que se envíen automáticamente según un horario elegido.

1. Navegar a su Recordatorio Participante.
   
2. Vaya hasta la parte inferior de la página y active el interruptor para En .
3. Especifique el número de días entre recordatorios.
   
4. Especifique cuántas veces desea que se repita esta regla.
   Ejemplo: Si la regla dice 3 días, repetido 5 veces, Luego, el recordatorio se enviará cada 3 días y lo hará 5 veces.
   Consejo Q: Haga clic en el + Símbolo para agregar reglas y el – Símbolo para eliminar reglas.
   Atención: Si configura su regla de recordatorio para que se repita 0 veces, su recordatorio no se enviará.

Estos ajustes se guardan automáticamente. Vuelva a poner el interruptor en Apagado para desactivar sus recordatorios.

Interacciones entre varias reglas de Recordatorio

El comportamiento descrito aquí solo se aplica cuando las invitaciones iniciales a los participante se programan manualmente. Esto se aplica a todo tipo de proyectos de Employee Experience . Cuando hay varias reglas en este escenario, las reglas se acumulan. Esto significa que cada regla no se evalúa hasta que se complete la anterior.

Este comportamiento se describe mejor con un ejemplo específico. Digamos que configura 2 reglas de recordatorio :

• Regla 1: 3 días, repetido 1 vez
• Regla 2:7 días, repetido 1 vez

Los participantes que no hayan terminado recibirán dos recordatorios. El primer correo electrónico recordatorio se enviará 3 días después de la invitación inicial. El segundo correo electrónico recordatorio se enviará 7 días después del primer recordatorio. Esto significa que el segundo recordatorio se enviará 10 días después de la invitación inicial. Si no está seguro de cuándo está programado el envío de sus recordatorios, consulte su Historial de correo y tus recordatorios aparecerán allí.

Tablero

La invitación del Tablero permite usuarios del Tablero Sepa que sus paneles de control están disponibles para verlos. Dado que los participantes deben iniciar sesión en un Tablero para acceder a él, la información de inicio de sesión debe incluirse en este mensaje. También es importante especificar a qué Tablero debe vincularse este mensaje.

Cómo agregar información de inicio de sesión y un enlace al Tablero

La información de inicio de sesión y un enlace al Tablero se incluyen de forma predeterminada.

1. Vaya a la pestaña Mensajes y seleccione el Tablero mensaje.
   
2. Hacer clic {a} .
3. Seleccionar Información de inicio de sesión .
4. Si desea que toda la información de inicio de sesión se muestre al participante sin tener que formatearla, seleccione Párrafo de información de inicio de sesión .
5. Si desea introducir el nombre de usuario y la contraseña por separado, seleccione Nombre de usuario y Contraseña inicial .
6. Si desea incluir el enlace para iniciar sesión en el Tablero, seleccione Enlace del Tablero .

Programar una invitación al Tablero

Programar una invitación al Tablero es diferente a programar otros mensajes porque tiene dos configuraciones adicionales.

• Enviar únicamente a usuarios que cumplan con el umbral de anonimato: El umbral de anonimato Es una configuración en el Tablero que determina cuándo se muestran los datos en los widgets. Por ejemplo, si solo una persona completó la encuesta, es posible que no quieras que tus puntajes de participación muestren datos, porque entonces sabrás con certeza de quién es. Cuando activas esta configuración de anonimato En, Sólo los usuarios que tengan permiso para ver datos que cumplan con el umbral de anonimato recibirán la invitación. Para obtener más información sobre la restricción de datos, consulte nuestra página de soporte en Permisos de rol.
  Ejemplo: Su umbral de anonimato es 10. A uno de sus gerentes sólo se le permite ver datos de su propia unidad, pero hasta ahora sólo 5 de sus informes directos han respondido. Si Enviar únicamente a usuarios que cumplan con el umbral de anonimato se gira EnEste gerente no recibirá una invitación porque no tendrá datos para ver en su Tablero.
  Consejo Q: Al estimar la cantidad de destinatarios, Qualtrics analiza la cantidad de participantes que tienen permiso para acceder al Tablero. El número real de destinatarios puede ser menor ya que la lógica de los umbrales de anonimato no se evalúa hasta que realmente se envía el correo electrónico.
• Tablero: Seleccione para qué Tablero es esta invitación. Solo puedes adjuntar uno a la vez, pero si los usuarios tienen acceso a varios paneles, pueden alternar entre ellos después de iniciar sesión. Esta configuración determina a qué Tablero se accede automáticamente al iniciar sesión desde la invitación.

Validar jerarquía de la organización

Si le has dado un usuario el permiso para validar jerarquías organizacionalesEsta invitación les hará saber. Dado que los participantes deben iniciar sesión para editar la jerarquía, este mensaje debe incluir un enlace para iniciar sesión, un nombre de usuario y una contraseña.

Edición de mensajes

En cada mensaje tendrás acceso a un Editor de contenido enriquecido que le permite cambiar colores de fuente, formatear el texto del mensaje, insertar imágenes y más.

El icono de opciones del editor de mensajes en la parte superior derecha del Editor de contenido enriquecido le permite cargar un mensaje existente o traduce tus mensajes .

Desde este Editor de Contenido Enriquecido también puedes acceder a Botón de texto canalizado , {a} . Desde aquí, puede agregar información adicional como el nombre completo del participante o metadatos seleccionando el Información del Destinatario menú.

Todos los cambios realizados en estos mensajes se guardan automáticamente en la sección Mensajes de correo electrónico. Conservarán todos los cambios que realices cada vez que inicies sesión. Sin embargo, también puedes guardar mensajes para reutilizarlos en proyectos de participación posteriores.

Guardar mensajes en su Biblioteca

Mientras trabaja en la sección Mensajes de correo electrónico, puede guardar los mensajes en los que está trabajando en su biblioteca para usarlos en futuros proyectos de participación.

1. Navegar hasta el Mensajes de correo electrónico sección en la pestaña Mensajes.
   
2. Elija un tipo de mensaje.
3. Haga clic en el icono de opciones del editor de mensajes en el extremo derecho.
4. Hacer clic Guardar como .
5. Seleccione una Biblioteca para guardar su mensaje en.
   
6. Asigna a tu mensaje un Nombre.
7. Haga clic en Guardar.

Cómo cargar mensajes desde su Biblioteca

Si guardó un mensaje en su biblioteca, puede incorporarlo a cualquier proyecto de empleado que desee.

1. Navegar hasta el Mensajes de correo electrónico sección en la pestaña Mensajes.
   
2. Elija un tipo de mensaje.
3. Haga clic en el icono de opciones del editor de mensajes en el extremo derecho.
4. Seleccionar Cargar un mensaje guardado .
5. Seleccione la biblioteca donde guardó el mensaje.
6. Seleccione su mensaje.

Programación de correos electrónicos

Cuando su mensaje esté listo, puede programarlo haciendo clic en el Programar correo electrónico botón. Si hace clic en el menú desplegable de la derecha, tendrá dos opciones.

• Programar correo electrónico :Programe un mensaje para enviar a sus participantes.
• Enviar correo electrónico de prueba: Elija una dirección de correo electrónico para recibir un correo electrónico de prueba. Esta es una buena manera de obtener una vista previa del formato de su mensaje antes de enviar su invitación oficial. Tenga en cuenta que, a excepción de la “Dirección de correo electrónico del Destinatario “, el texto canalizado no se definirá en los correos electrónicos de prueba porque no hay ningún participante del cual extraer la información personal. El enlace de encuesta en el correo electrónico lo dirigirá a la página de inicio de sesión de Qualtrics .
  Atención: Al enviar un correo electrónico de prueba se activará su proyecto de encuesta .

Una vez que hayas hecho clic Programar correo electrónico , se abrirá una nueva ventana.

1. Tipo de mensaje: Elige qué tipo de mensaje quieres enviar. Esto carga cualquier mensaje que ya hayas escrito.
2. A: Elija enviar a todos los participantes calificados, o Limite sus destinatarios según ciertos criterios.
3. Fecha de envío: Elija una hora para que salga el mensaje. Al hacer clic en la flecha desplegable, podrá elegir de una lista de horarios para enviar. Haciendo clic directamente en el Fecha y hora Abre un calendario que te permite ser más específico.
4. De: Elija un nombre para mostrar para que los participantes sepan quién envía el mensaje.
5. Responder al correo electrónico: Si los participantes tienen preguntas, pueden responder directamente al mensaje. El correo electrónico de respuesta recibe estas respuestas.
   Consejo Q: ¿También estás interesado en cambiar la dirección del remitente? Esto sólo se puede cambiar a nivel de toda la organización. Podrás establecer una Dirección de remitente personalizada predeterminada para todos tus proyectos de Employee Experience , y esta dirección se aplicará automáticamente a los proyectos de Employee Experience una vez que se haya configurado. Echa un vistazo a la Cómo usar una dirección de remitente personalizada Página de soporte para más detalles. Es posible que se requiera alguna configuración por parte de su equipo de TI interno.
6. Sujeto: Crea una línea de sujeto para tu mensaje. La flecha desplegable azul en el extremo derecho le permite cargar una línea de sujeto previamente guardada desde su biblioteca .
   Consejo Q: Guardar un sujeto en tu biblioteca te permitirá traducirlo más fácilmente. Vea nuestra página de soporte en Traduciendo mensajes de la biblioteca .
7. Cuerpo del mensaje: Siéntete libre de realizar cualquier edición de último momento que quieras incluir.
8. Cronograma: Cuando esté listo para enviar el correo electrónico, haga clic en este botón. No podrás recuperar el correo electrónico una vez enviado.

Participantes por criterios

A veces es posible que solo desees enviar un mensaje a un subconjunto determinado de tus participantes. Tal vez solo desee invitar a un departamento a la vez, o necesite seleccionar a un solo destinatario que se agregó como usuario del Tablero mucho tiempo después de haber invitado a los demás. Puede filtro los destinatarios haciendo clic en el menú desplegable siguiente a A, y seleccionando Participantes por criterios.

Desde aquí, puede hacer clic en el menú desplegable nuevamente y elegir limitar los destinatarios por información de contacto . metadatos, role, o el lugar del participante en un jerarquía. Si hace clic en el Ver Participante(s) Botón, puedes volver a comprobar que has aislado a los participantes correctos.

Haga clic en el signo más ( + ) firme para agregar más condiciones. Sin embargo, no se puede especificar si estas condiciones están vinculadas por “y” o “o”. Se considera que diferentes criterios, como la edad y el correo electrónico, están unidos por “y”, de modo que ambas condiciones deben ser verdaderas para que un participante reciba un correo electrónico. Si se especifican dos grupos de edad diferentes, se obtendrá una declaración “o”, de modo que los destinatarios pueden tener la edad especificada o la otra. Del mismo modo, si se especifican varias direcciones de correo electrónico, el mensaje se enviará a cada uno de esos correos electrónicos.

Mensajes personalizados

¿Ninguno de los tipos de mensajes se ajusta al tipo de correo electrónico que desea enviar? Tal vez quieras escribir un agradecimiento o enviar una invitación personalizada a un participante que se agregó tarde. En estos casos, es posible que desees enviar un mensaje personalizado.

Puede enviar un mensaje personalizado navegando a la ventana Programar correo electrónico y seleccionando Mensaje personalizado del tipo de mensaje.

Preguntas frecuentes