Mensajes de correo electrónico (360)

Acerca de los mensajes de correo electrónico

Después de haber cargado todos sus sujetos y evaluadores, es el momento de enviarles su encuesta 360.

360 tiene varios tipos de mensajes que puede enviar. Por ejemplo, cualquiera que sea un sujeto recibe una invitación diferente a la de los evaluadores externos. También hay recordatorios, que se aseguran de salir solo a aquellos que no han completado sus encuestas.

Para empezar a escribir sus mensajes, vaya a la pestaña Mensajes y, a continuación, a la sección Mensajes de correo electrónico. Los tipos de mensajes que puede editar y enviar se enumeran a la izquierda en el panel de tipo de mensaje.

Invitaciones del sujeto y el evaluador

Las invitaciones están pensadas para invitar a sus participantes a la encuesta. Pueden contener un mensaje de bienvenida, una explicación del propósito de la encuesta o cualquier otra cosa que considere útil para que los participantes empiecen.

Invitar sujetos

Las invitaciones del sujeto van a todos sus evaluados. Esto incluye también a las personas que pueden ser evaluadores. Mientras alguien esté en la sección Sujetos de la sección Participantes, recibirán la Invitación del sujeto.

De forma predeterminada, las invitaciones del sujeto se envían a todos en su lista de evaluados. No importa si un sujeto ya ha recibido una invitación; continuará recibiendo cualquier invitación futura que envíe.

Invitación del evaluador

De forma predeterminada, las invitaciones de evaluador se envían a los evaluadores agregados/cargados en la subsección Evaluador, que no tienen evaluaciones 0/0 por hacer. No importa si un evaluador ya ha recibido una invitación; continuará recibiendo cualquier invitación futura que envíe.

Enlace de encuesta e información de inicio de sesión

De forma predeterminada, las invitaciones 360 incluyen Texto dinámico para el enlace de encuesta e información de inicio de sesión, que se transforma en un enlace e información personalizada cuando se envía al participante.

Las invitaciones de evaluado y evaluador deben incluir un enlace de evaluación e información de inicio de sesión. Los evaluadores externos solo verán un enlace directo sin información de inicio de sesión, a menos que active la última opción de mensaje.

En caso de que elimine accidentalmente esta información, haga clic en el botón {a} y seleccione el contenido que desea insertar.

• Información de inicio de sesión: elija insertar el nombre de usuario y la contraseña por separado, o simplemente seleccione Párrafo de información de inicio de sesión para asegurarse de que ambos se incluyen automáticamente.
• Enlaces de evaluación: La opción Enlace de evaluación le proporcionará un texto en el que se puede hacer clic que conduce a la encuesta. Dice “Únase a la evaluación”. La opción URL de evaluación proporciona la URL completa de la evaluación.

Tablero

La invitación al dashboard permite a los usuarios del dashboard saber que sus dashboards están disponibles para su visualización. Dado que los participantes deben iniciar sesión en un cuadro de mandos para acceder a él, la información de inicio de sesión debe incluirse en este mensaje. También es importante especificar a qué dashboard debe enlazarse este mensaje.

Añadir información de inicio de sesión y un enlace de dashboard

La información de inicio de sesión y un enlace al panel de instrucciones se incluyen de forma predeterminada.

1. Vaya a la pestaña Mensajes y seleccione el Mensaje del panel de instrucciones.
   
2. Haga clic en {a}.
3. Seleccione Información de inicio de sesión (Login Info).
4. Si desea que toda la información de inicio de sesión se muestre al participante sin tener que darle formato, seleccione Información de inicio de sesión Párrafo.
5. Si desea dinamizar el nombre de usuario y la contraseña por separado, seleccione Nombre de usuario y Contraseña inicial.
6. Si desea dinamizar el enlace para iniciar sesión en el dashboard, seleccione Enlace de dashboard.

Programación de una invitación de dashboard

La programación de una invitación al dashboard varía en cuanto a la programación de otros mensajes porque tiene una configuración de dashboard adicional.

Esta configuración le permite seleccionar para qué panel de instrucciones es esta invitación. Solo puede adjuntar uno a la vez, pero si los usuarios tienen acceso a varios paneles, pueden alternar entre ellos después de iniciar sesión. Esta opción determina a qué dashboard se accede automáticamente al iniciar sesión desde la invitación.

Recordatorios al sujeto y al evaluador

Para ayudar a aumentar las tasas de respuesta, puede realizar un seguimiento con los participantes que no hayan completado la encuesta enviando un recordatorio al sujeto o al evaluador. Los recordatorios solo se envían a los participantes que aún no han completado la encuesta, e incluyen el mismo enlace individualizado que el participante fue enviado inicialmente para que realice la encuesta. Si los participantes ya han iniciado la encuesta, continuarán donde la dejaron cuando hagan clic en el enlace.

Recordatorios de sujeto

Los recordatorios del asunto van a todos los asuntos que no están marcados como completados o finalizados. Cualquier tarea pendiente hará que se envíen recordatorios cuando el asunto no esté marcado como Finalizado. Las tareas incluyen autoevaluaciones, otras evaluaciones, nominaciones de evaluadores y visualización de informes.

Los sujetos se pueden marcar como Finalizados individualmente en la Ventana de información del participante o en masa en la sección Participantes.

Recordatorios de evaluador

Los recordatorios del evaluador van a todos los evaluadores hasta que hayan completado todas las evaluaciones.

Especificación de reglas

¿Está cansado de programar manualmente muchos correos electrónicos? Puede configurar recordatorios para que salgan automáticamente en una programación determinada.

1. Navegue a su recordatorio de evaluado o evaluador.
   
2. Navegue hasta la parte inferior de la página y cambie el conmutador a Activado.
3. Especifique el número de días entre recordatorios.
   
4. Especifique cuántas veces desea que se repita esta regla.
   Ejemplo: si la regla dice 3 días, repetido 5 veces, el recordatorio se enviará cada 3 días, y lo hará 5 veces.

Estas opciones se guardan automáticamente. Vuelva a girar el conmutador a Desactivado para desactivar los recordatorios.

Interacciones entre varias reglas de recordatorio

El comportamiento descrito aquí se aplica a los correos electrónicos de recordatorio 360 cuando se configuran varias reglas de recordatorio. Cuando tiene varias reglas en este escenario, las reglas se evalúan de forma independiente entre sí.

Este comportamiento se describe mejor con un ejemplo específico. Supongamos que configura 2 reglas de recordatorio:

• Regla 1: 2 días, repetido 1 vez
• Regla 2: 5 días, repetido 1 vez

Los participantes no finalizados recibirán dos recordatorios. El primer recordatorio se enviará 2 días después de la invitación inicial. El segundo recordatorio se enviará 5 días después de la invitación inicial. Esto significa que el segundo recordatorio se enviará 3 días después del primer recordatorio. Si no está seguro de cuándo se programarán los recordatorios para el envío, consulte su historial de correo y allí se enumerarán los recordatorios.

Informe del sujeto listo

El correo electrónico del informe del evaluado llega a los sujetos para informarles de que sus informes están listos para su acceso. Este correo electrónico solo se enviará a cada sujeto una vez.

Este correo electrónico no se puede programar. Se envía automáticamente a los evaluados cuando tiene activadas las siguientes opciones de informe:

• El evaluado puede acceder al informe: Esta opción se asegura de que el evaluado pueda ver su informe.
• Enviar correo electrónico al evaluado cuando el informe esté disponible: Cuando se cumplen los criterios anteriores, se envía el correo electrónico del Informe del evaluado listo.

Y una de las siguientes opciones habilitadas:

• Poner el informe a disposición del sujeto cuando: Esta opción solo permite a los sujetos ver su informe después de que se hayan cumplido determinados criterios.
• El gerente aprueba los informes: los evaluados no pueden ver sus informes hasta que un gerente los apruebe.
• El administrador aprueba informes: los evaluados no pueden ver sus informes hasta que un administrador lo apruebe.

si se te olvidó activar estas configuraciones antes de tiempo

Si olvidó habilitar esta configuración y se perdió una oleada de participantes, o si prefiere que estos correos no salgan automáticamente, sino en distintas fases, considere el uso de la función Mensajes personalizados.

Puede copiar el contenido del correo electrónico del Informe preparado para el sujeto e insertarlo en un Mensaje personalizado en su lugar. Mediante Criterios de participante, también puede asegurarse de que el envío solo se envíe a aquellos que cumplan las condiciones especificadas.

Informe de gerente listo

El correo electrónico de informe de supervisor se envía a los supervisores de los sujetos para informarles de que los subordinados de sus subordinados están listos para su acceso. Este correo electrónico solo se enviará a cada gerente una vez.

Este correo electrónico no se puede programar. Se envía automáticamente a los gerentes cuando tiene activadas las siguientes opciones de informe:

• El mánager puede acceder a los informes del evaluado: Esta opción se asegura de que el mánager del evaluado pueda ver su informe.
• Enviar correo electrónico al gerente del evaluado cuando el informe esté disponible: Cuando se cumplan los criterios anteriores, se envía el correo electrónico Informe de gerente listo.

Y una de las siguientes opciones habilitadas:

• Poner el informe a disposición del sujeto cuando: Esta opción solo permite a los sujetos ver su informe después de que se hayan cumplido determinados criterios.
• El administrador aprueba informes: los evaluados no pueden ver sus informes hasta que un administrador lo apruebe.

Aprobar informe

El mensaje Aprobar informe se envía al mánager del evaluado para informarle de que los informes del sujeto están listos para su aprobación.

Este correo electrónico no se puede programar. Se envía automáticamente a los supervisores cuando se activan las siguientes opciones de informe:

• El gerente aprueba los informes. Cuando esta opción está activada, los supervisores deben aprobar los subordinados de sus subordinados directos antes de que un evaluado pueda verlos.
• Enviar correo electrónico al mánager cuando el informe esté listo para su aprobación: Cuando se selecciona esta opción, se envía un correo electrónico al mánager tan pronto como se le permita revisar un informe para su aprobación.

Aprobar participante

Este mensaje se envía a un gerente cuando uno de los empleados a cargo nomina a alguien para que los evalúe. El gestor puede aprobar o rechazar esta nominación.

Este correo electrónico no se puede programar. Se envía automáticamente a los mánagers cuando se activan las siguientes opciones de participante:

• El sujeto nomina evaluadores: Permite a los sujetos elegir quiénes serán sus evaluadores.
• Gerentes que aprueban las nominaciones: No permita que los evaluadores nominados evalúen a los sujetos hasta que el gerente del sujeto haya aprobado su nominación.
• Enviar un correo electrónico a los mánagers cuando las nominaciones de un evaluado estén listas para su aprobación: Si no hay requisitos para cada tipo de nominación que deba añadir un evaluado, se enviarán por correo electrónico a los mánagers cada vez que se designe a alguien. Si hay requisitos, el sistema espera hasta que el sujeto haya realizado todas sus nominaciones para alertar al gerente.

Participante rechazado

Este mensaje se envía a un evaluado cuando nombra a alguien para que lo evalúe, pero su gerente rechaza esta nominación.

Este correo electrónico no se puede programar. Se envía automáticamente a los evaluados cuando se activan las siguientes opciones de participante:

• El sujeto nomina evaluadores: Permite a los sujetos elegir quiénes serán sus evaluadores.
• Gerentes que aprueban las nominaciones: No permita que los evaluadores nominados evalúen a los sujetos hasta que el gerente del sujeto haya aprobado su nominación.
• Enviar correo electrónico al evaluado cuando se deniegue una nominación: Cuando se selecciona esta opción, los evaluados se enviarán por correo electrónico cuando su gerente haya rechazado su nominación.

Solicitar aprobación

Si los gerentes están configurados para aprobar a los evaluadores que sus empleados a cargo han nominado, el sujeto a veces puede enviar un mensaje en busca de aprobación.

Este correo electrónico no se puede programar. Lo envían los sujetos desde su portal de participantes. Esta opción solo está disponible si las siguientes opciones de participante están activadas:

• El sujeto nomina evaluadores: Permite a los sujetos elegir quiénes serán sus evaluadores.
• Gerentes que aprueban las nominaciones: No permita que los evaluadores nominados evalúen a los sujetos hasta que el gerente del sujeto haya aprobado su nominación.
• Permitir que los evaluados envíen correos electrónicos a los mánagers cuando sus nominaciones estén listas para aprobar: Esto permite que el evaluado le envíe un correo electrónico al gerente cada vez que le pida la aprobación de sus nominaciones.

Edición de mensajes

En cada mensaje, tendrá acceso a un Editor de contenido enriquecido que le permite cambiar los colores de la fuente, dar formato al texto del mensaje, insertar imágenes y más.

El icono de opciones del editor de mensajes situado en la parte superior derecha del Editor de contenido enriquecido le permite cargar un mensaje existente o traducir sus mensajes.

Desde este Editor de contenido enriquecido también puede acceder al botón de Texto dinámico, {a}. Desde aquí, puede añadir información adicional, como el nombre completo del participante o los metadatos, seleccionando el menú Información de destinatario.

Todos los cambios realizados en estos mensajes se guardan automáticamente en la sección Mensajes de correo electrónico. Conservarán todos los cambios que realice cada vez que inicie sesión. Sin embargo, también puede grabar mensajes para reutilizarlos en proyectos 360 posteriores.

Guardando mensajes en su biblioteca

Mientras trabaja en la sección Mensajes de correo electrónico, puede guardar los mensajes en los que está trabajando en su biblioteca para utilizarlos en futuros proyectos 360.

1. Vaya a la sección Mensajes de correo electrónico en la pestaña Mensajes.
   
2. Seleccione un tipo de mensaje.
3. Haga clic en el icono de opciones del editor de mensajes situado a la derecha.
4. Haga clic en Guardar como.
5. Seleccione una biblioteca en la que guardar el mensaje.
   
6. Asigne un Nombre a su mensaje.
7. Haga clic en Guardar.

Cargando mensajes de su biblioteca

Si ha guardado un mensaje en su biblioteca, puede incluirlo en cualquier proyecto 360 que desee.

1. Vaya a la sección Mensajes de correo electrónico en la pestaña Mensajes.
2. Seleccione un tipo de mensaje.
3. Haga clic en el icono de opciones del editor de mensajes situado a la derecha.
4. Seleccione Cargar un mensaje guardado.
5. Seleccione la biblioteca en la que grabó el mensaje.
6. Seleccione su mensaje.

Programar correos electrónicos

Cuando sus mensajes de invitación o recordatorio estén listos, puede programarlos haciendo clic en el botón Programar correo electrónico. Si hace clic en el menú desplegable de la derecha, tendrá dos opciones.

• Programar correo electrónico: Programe un mensaje para que se envíe a sus participantes.
• Enviar correo electrónico de prueba: Seleccione una dirección de correo electrónico para recibir un correo electrónico de prueba. Esta es una buena manera de previsualizar el formato de su mensaje antes de enviar su invitación oficial. Tenga en cuenta que el Texto dinámico no funciona en los correos electrónicos de prueba; aparecerá en blanco para la información personal porque no hay ningún participante del que extraer información y el enlace no funcionará por motivos similares.
  Consejo Q: Enviar un correo electrónico de prueba es principalmente para comprobar el formato del correo electrónico. Para realizar una prueba más profunda del enlace, intente agregarse a sí mismo como participante.

Una vez que haya hecho clic en Programar correo electrónico, se abrirá una nueva ventana.

1. Tipo de mensaje: Seleccione el tipo de mensaje que está enviando. Esto carga cualquier mensaje que ya haya escrito.
2. Para: Elija enviar a todos los participantes calificados o restrinja los destinatarios según determinados criterios. Le recomendamos encarecidamente que establezca criterios de participante.
3. Fecha de envío: Seleccione una hora para que salga el mensaje. Al hacer clic en la flecha desplegable, puede elegir entre una lista de horas para enviar. Al hacer clic directamente en la fecha y hora aparece un calendario que le permite ser más específico.
4.  De: Elija un nombre para que se muestre para que los participantes sepan quién envía el mensaje.
5. Correo electrónico de respuesta: Si los participantes tienen preguntas, es posible que respondan directamente al mensaje. El correo electrónico de respuesta recibe estas respuestas.
   Consejo Q: ¿Le interesa cambiar la dirección del remitente también? Esto solo se puede modificar a nivel de toda la organización. Consulte la página de soporte Utilizar una dirección de remitente personalizada para obtener más detalles. Es posible que sea necesario que su equipo interno de TI configure algunas opciones.
6. Asunto: Cree una línea de asunto para su mensaje. La flecha desplegable azul situada en el extremo derecho le permite cargar una línea de asunto guardada previamente de su biblioteca.
   Consejo Q: Guardar una línea de asunto en su biblioteca le permite traducirla más fácilmente. Consulte nuestra página de soporte acerca de la traducción de mensajes de la biblioteca.
7. Cuerpo del mensaje: No dude en realizar cualquier edición de última hora que desee incluir.
8. Programación: Cuando esté listo para enviar el correo electrónico, haga clic en este botón. No puede recuperar el correo electrónico una vez enviado.

Participantes por criterios

Cada correo electrónico que envíe se enviará a todos de forma predeterminada. Si no desea que sus correos se distribuyan a todos, deberá especificar los criterios que los participantes deben cumplir para recibir su correo electrónico. Puede restringir este criterio haciendo clic en el menú desplegable situado junto a A y seleccionando Participantes por criterios.

Desde aquí, puede volver a hacer clic en el menú desplegable y elegir acotar los destinatarios por información de contacto, metadatos, relación o si han nominado a suficientes evaluadores. Si hace clic en el botón Ver participante(s), puede volver a comprobar que ha aislado a los participantes correctos.

Haga clic en el signo más (+) para agregar más condiciones. Sin embargo, no puede especificar si estas condiciones están vinculadas por “y” o “o”. Diferentes criterios, como la edad y el correo electrónico, se consideran unidos por “y”, de modo que ambas condiciones deben ser verdaderas para que un participante reciba un correo electrónico. La especificación de dos grupos de edad diferentes dará como resultado una declaración “o”, de modo que los destinatarios pueden ser una edad especificada o la otra. Del mismo modo, si se especifican varias direcciones de correo electrónico, el mensaje se enviará a cada uno de esos correos electrónicos.

Mensajes personalizados

¿Ninguno de los tipos de mensaje coincide con el tipo de correo electrónico que desea enviar? Tal vez le gustaría escribir un agradecimiento o enviar una invitación personalizada a un participante que se agregó tarde. En estos casos, es posible que desee enviar un mensaje personalizado.

Puede enviar un mensaje personalizado navegando a la ventana Programar correo electrónico y seleccionando Mensaje personalizado desde Tipo de mensaje.

Preguntas frecuentes