Administración (EX)

Acerca de la página “Administración”

Crear, gestionar y organizar usuarios es una parte importante de Qualtrics. Los proyectos de Employee Experience vienen con un conjunto único de necesidades y características administrativas. Siga leyendo para obtener más información sobre ellos.

En el producto, estas funciones se pueden encontrar en la página Administración.

Informe del administrador

La ficha Informe es su recurso principal para comprender el uso de su licencia. Incluirá los proyectos Plataforma de encuestas y Experiencia de empleado. Puede ver gráficos para el número de respuestas, encuestas y usuarios. Si su organización ha comprado distribuciones por SMS, también verá un gráfico para el uso de los SMS de su organización. Esta página también incluye una lista de las encuestas más activas dentro de su organización. Estos informes de administrador funcionan exactamente de la misma manera en Employee Experience que en la Plataforma de encuestas. Para obtener más información, consulte la página de soporte técnico Informes de administración.

Proyectos

La ficha Proyectos le permite buscar y gestionar todos los proyectos de Employee Experience en su organización.

1. Estado: Indica el estado del proyecto. Azul significa No iniciado, verde significa Activo y gris significa Cerrado.
2. Nombre del proyecto: El nombre del proyecto.
3. Si hace clic en el nombre del proyecto, esto le permitirá transferir la propiedad del proyecto a otra persona de su organización. Simplemente busque utilizando el nombre y el apellido del usuario al que desea transferir el proyecto y, una vez que localice el usuario, seleccione Transferir.
   Atención: Al transferir proyectos EX, los dashboards no se transferirán automáticamente. Si desea que el cesionario tenga acceso a los dashboards, asegúrese de que el propietario original ha hecho del cesionario un participante del proyecto y le da acceso de edición al dashboard.
4. Propietario: el propietario del proyecto. Esta es la persona que creó el proyecto para comenzar, a menos que se haya transferido la propiedad.
5. Si hace clic en el nombre del propietario del proyecto, esto le permitirá cambiar los permisos de usuario del propietario. Consulte la sección Usuarios a continuación para obtener más detalles sobre cómo editar los permisos de usuario.
6. Tipo: Este es el tipo de proyecto de Employee Experience. Se tratará de Compromiso, Ciclo de vida o 360.
7. Acciones: Si selecciona Iniciar sesión, iniciará sesión en la cuenta del propietario del proyecto. Si selecciona Borrar se borrará el proyecto.
8. Puede buscar todos los proyectos de Employee Experience en su organización según el nombre de usuario, el ID de proyecto/usuario y/o el estado.
   • Nombre de usuario: el nombre de usuario se puede encontrar en la sección Nombre de usuario cuando está editando las autorizaciones de un usuario. Esto a menudo coincide con el correo electrónico del usuario, sin embargo, no siempre es así.
   • ID de proyecto/usuario: El ID de proyecto (por ejemplo, TS_….) se puede encontrar en su URL cuando se encuentra en la pestaña Encuesta de un proyecto. Este es un ID unívoco asignado a un proyecto. Puede encontrar el ID de usuario (es decir, UR_…) siguiendo las instrucciones de la sección Ubicar ID de Qualtrics inspeccionando la sección Elemento.
   • Estado: coincide con la columna Estado.

Facturación 360

La información de facturación 360 se puede encontrar en la página Informes de administración.

La pestaña Facturación 360 solo enumera los asuntos por los que se le facturará. Es posible que un asunto aparezca en su facturación dos veces si participa en varias encuestas 360.

1. Haga clic en Descargar para exportar la facturación a CSV (valores separados por comas) o TSV (valores separados por tabulaciones). Si filtra resultados y luego exporta, solo se exportarán los resultados filtrados.
   
2. Nombre: El nombre del sujeto. Esta es la persona de la encuesta 360.
3. Correo electrónico: El correo electrónico del sujeto. Esta es la persona de la encuesta 360.
4. Proyecto: El nombre del proyecto en el que participó el sujeto y por el que se le está facturando.
5. Fecha: La fecha en la que se facturó al sujeto. Un sujeto no se facturará hasta que se complete al menos 1 respuesta para el sujeto.
   Consejo Q: 360 facturas por asunto para cada proyecto 360. Esto significa que puede tener tantas personas como desee para evaluar un sujeto en un proyecto 360, sin embargo, querrá tener en cuenta el número de sujetos en su proyecto.

Filtrar resultados

Puede buscar todos los evaluados facturados de 360 en su organización por apellido, nombre, dirección de correo electrónico y/o rango de fechas.

1. Haga clic en Añadir filtro.
   
2. Seleccione entre los siguientes campos para filtrar por:
   • Apellido, Nombre, Correo electrónico: Esta será la información personal del sujeto. Debe coincidir con la información del sujeto que se cargó en la pestaña Participantes.
   • Rango de fechas: le permite seleccionar un rango de fechas para su facturación.
3. Escriba el valor que su filtro debe coincidir exactamente o seleccione las fechas de inicio y de fin de los calendarios si filtra por rango de fechas.
4. Haga clic en Añadir filtro.
5. Si desea añadir más filtros, haga clic en Añadir filtro.
   
   Consejo Q: Los participantes deben cumplir todos los criterios de filtro para que se incluyan en los resultados.
6. Para aplicar los filtros, haga clic en Actualizar resultados.

Usuarios

Existen dos diferencias clave al crear cada usuario de Employee Experience y determinar sus autorizaciones: deberá especificar si desea editar los permisos generales, la plataforma de la encuesta o la experiencia del empleado, así como especificar uno de los tres tipos de usuarios específicos de Employee Experience que se detallan a continuación.  Para obtener información sobre lo que hace cada permiso de Employee Experience, consulte la sección Autorizaciones de Employee Experience a continuación. Los usuarios de Employee Experience deben ser uno de los tres tipos de usuario:

1. Administrador de organización: puede trabajar en proyectos, acceder a la página Administración y también puede ser participantes/usuarios del dashboard.
2. Administrador de información estratégica de empleados: puede trabajar en proyectos y puede ser participantes/usuarios del panel de instrucciones. Un usuario se considerará un administrador EI si tiene habilitada cualquiera de las siguientes autorizaciones: 360, Employee Engagement, Employee Pulse, Employee Lifecycle o Ad Hoc Employee Research.
3. Participante: puede realizar encuestas y visualizar dashboards. Estas personas se crean automáticamente cuando se añaden personas en la sección Participantes de su proyecto de Employee Experience.

Teniendo en cuenta las diferencias detalladas arriba y abajo, los usuarios trabajan exactamente de la misma manera para Employee Experience que para la plataforma de encuestas. Para obtener más información, visite la página de soporte técnico Creación y gestión de usuarios de la plataforma de encuestas.

Permisos de Employee Experience

Las autorizaciones de Employee Experience afectan a los proyectos de 360°, Employee Engagement y Employee Lifecycle. En el caso de los permisos que afectan a encuestas estándar de Qualtrics, asegúrese de ajustar los permisos de Plataforma de encuestas en su lugar.

Permisos del proyecto

• 360: Ofrece al usuario la capacidad de ver y editar proyectos 360. Si se desactiva, no podrá acceder a ningún proyecto 360 y 360 no será una opción cuando seleccione Crear proyecto (si el permiso Crear proyectos está activado).
• Employee Engagement: brinda al usuario la capacidad de ver y editar proyectos de Employee Engagement. Si se desactiva, no podrá acceder a ninguna encuesta de Employee Engagement y Employee Engagement no será una opción cuando seleccione Crear proyecto (si el permiso Crear proyectos está activado).
• Ciclo de vida de empleados: brinda al usuario la capacidad de ver y editar proyectos de Ciclo de vida de empleados. Si se desactiva, no podrá acceder a ningún proyecto de Ciclo de vida de empleados y Ciclo de vida de empleados no será una opción cuando seleccione Crear proyecto (si el permiso Crear proyectos está activado).
• Investigación de empleados ad hoc: ofrece al usuario la capacidad de crear un proyecto de investigación de empleados ad hoc. Si se desactiva, no podrá acceder a ningún proyecto de investigación de empleados ad hoc y la investigación de empleados ad hoc no será una opción una vez que seleccione Crear proyecto (si el permiso “Crear proyectos” está activado).

Permisos de la cuenta

• Crear proyectos: ofrece al usuario la capacidad de crear cualquier proyecto de Employee Experience. Si se desactiva, no podrá crear cualquier proyecto de Employee Experience, incluidos 360, Engagement, Lifecycle, Ad Hoc Employee Research y Pulse.
• Editar encuestas: ofrece al usuario la posibilidad de editar un proyecto de Employee Experience en la pestaña Encuesta. Si se desactiva, la pestaña “Encuesta” desaparecerá de un proyecto de Employee Experience.
• Gestionar participantes: proporciona al usuario acceso a la pestaña Participantes en un proyecto de Employee Experience. Si se desactiva, la pestaña Participantes desaparecerá de un proyecto de Employee Experience.
• Administrar evaluados: Otorga al usuario acceso a la sección Sujetos de la pestaña Participantes en un proyecto 360. Si se desactiva, la sección Asuntos desaparecerá de un proyecto 360.
• Gestionar evaluadores: proporciona al usuario acceso a la sección Evaluadores de la pestaña Participantes en un proyecto 360. Si se desactiva, la sección Evaluadores desaparecerá de un proyecto 360.
• Gestionar gerentes: proporciona al usuario acceso a la sección Gerentes de la pestaña Participantes en un proyecto 360. Si se desactiva, la sección Gerentes desaparecerá de un proyecto 360.
• Configurar informes: ofrece al usuario la posibilidad de editar informes en un proyecto 360. Si se desactiva, las secciones Editar informe del sujeto y Mis informes desaparecerán de la pestaña Informes de un proyecto 360.
  Consejo Q: Esto no impide que el usuario libere, visualice o descargue informes del evaluado en la sección Asuntos de la pestaña Participantes.
• Enviar invitaciones: proporciona al usuario acceso a la pestaña Mensajes en un proyecto de Employee Experience. Si se desactiva, la pestaña Mensajes desaparecerá de un proyecto de Employee Experience.
• Ver informes del sujeto: Permite al usuario acceder a los informes 360 del evaluado desde la pestaña Participantes. Si se desactiva, dejará inaccesibles los informes del evaluado desde la pestaña Participantes de un proyecto 360.
  Consejo Q: Esto no impide que el usuario libere informes en la sección Sujetos de la pestaña Participantes, vea los Informes del evaluado en la pestaña Informes o vea los Informes del sujeto mediante el inicio de sesión de sustituto en el Portal de participantes del sujeto. Esta opción se utiliza con mayor frecuencia junto con el permiso Configurar informes. Si no desea que los administradores puedan editar informes pero desea que puedan ver informes, desactive la opción Configurar informes y deje la autorización Ver informes del sujeto activada.
• Eliminar proyectos: ofrece al usuario la capacidad de eliminar un proyecto de Employee Experience. Si se desactiva, la opción Eliminar proyecto desaparecerá de la página Proyectos de un proyecto de Employee Experience.
• Restablecer proyectos: permite al usuario restablecer participantes para un proyecto de Employee Experience. Si se desactiva, la opción Restablecer participantes desaparecerá del menú Herramientas de la sección Participantes.
• Directorios de acceso: permite al usuario acceder al directorio de empleados. Si se desactiva, la página Directorios pasará a la página “Contactos” y el Directorio de empleados no estará disponible. Sin embargo, la información estándar de Contactos de plataforma de encuesta seguirá estando disponible si el permiso está activado para la plataforma de la encuesta.
• Puede acceder a los datos personales de los participantes: Cuando se desactiva, la columna de estado Completo / Incompleto está oculta en la pestaña Participantes y no puede iniciar sesión de proxy en los paneles de los participantes.
• Puede acceder a los datos del proyecto: proporciona al usuario la capacidad de acceder a la pestaña Datos en sus proyectos de Employee Experience. Si se desactiva, la pestaña Datos desaparecerá de los proyectos de Employee Experience y la pestaña Informes desaparecerá de los proyectos 360.
• Acceder a automatizaciones de importación de personas: Capacidad de utilizar automatizaciones en el directorio de empleados.
• Crear investigación de empleado ad hoc: ofrece al usuario la capacidad de crear proyectos de investigación de empleados ad hoc.
• Utilizar la investigación de empleados ad hoc: ofrece al usuario la capacidad de editar y distribuir proyectos de investigación de empleados ad hoc.
• Acceder al proyecto de dashboards EX: permite a los usuarios crear proyectos de Employee Journey Analytics.
• Proyecto de análisis de XM cruzado: permite al usuario utilizar CrossXM Analytics
• Acceder al portal del equipo EX: este permiso es para una función en vista previa.
• Acceda a EX25 XM Solution for Healthcare: Otorga acceso a la plantilla EX25 Healthcare Solution para proyectos EX.
• Solución EX25 XM para K-12: Otorga acceso a la plantilla EX25 K-12 para proyectos EX.
• Pulso: Permite al usuario crear pulsos o acceder a los que se compartieron con él.

Tipos de preguntas

• Selección de árbol: ofrece al usuario la posibilidad de utilizar el tipo de pregunta de la jerarquía organizativa en sus encuestas de Employee Engagement.

Tipos de usuario

Establecer las autorizaciones de usuario de una cuenta a la vez puede ser tedioso. A través de los tipos de usuario, puede actualizar rápidamente los permisos para muchos usuarios a la vez. Los tipos de usuario son conjuntos de permisos que se pueden asignar a cuentas de usuario. Siempre que desee realizar un cambio de permiso generalizado, edite el tipo de usuario y todas las cuentas de usuario asociadas se actualizarán automáticamente.

Uso de tipos de usuario especializados

Employee Experience viene con tipos de usuario preconfigurados especializados en casos de uso de EX. Estos son:

• Administrador de EX
• Administrador de Employee Insights
• Participante

Los 2 tipos de usuario administrador le permiten asignar usuarios que pueden administrar exclusivamente proyectos y directorios EX, sin tener que dar a estos usuarios acceso de administrador de organización a toda su organización de Qualtrics.

Para obtener más información sobre estos tipos de usuario y cuáles son los mejores para usted, consulte Tipos de usuario existentes.

Creación de tipos de usuario personalizados

Para obtener información sobre los tipos de usuario específicos de Employee Experience y lo que hace cada permiso de Employee Experience, visite la sección Usuarios de esta página.

Teniendo en cuenta las diferencias detalladas anteriormente, los tipos de usuario funcionan exactamente de la misma manera para Employee Experience que para la Plataforma de encuestas. Para obtener más información, visite la página de soporte técnico Tipos de usuario de la plataforma de encuestas.

Grupos

Como administrador, puede utilizar grupos para permitir que dos o más usuarios compartan proyectos, gráficos, archivos y mensajes en bibliotecas. Los grupos pueden incluir a todos en su organización y a todos en un divisióno solo usuarios específicos que haya seleccionado manualmente. La diferencia clave al crear grupos para Employee Experience es que para los derechos de edición de un usuario en particular dentro de un grupo, deberá especificar si desea editar las autorizaciones General, Plataforma de encuestas o Experiencia de empleado. Para obtener información sobre lo que hace cada permiso de Employee Experience, visite la sección Usuarios de esta página. Para editar los permisos de un usuario específico en un grupo, haga clic en el nombre del grupo en la pestaña Grupos y, a continuación, haga clic en el nombre del usuario para ver la ventana de edición a continuación.

Teniendo en cuenta la diferencia detallada anteriormente, los grupos funcionan exactamente de la misma manera para Employee Experience que para la Plataforma de encuestas. Para obtener más información, visite la página de soporte técnico Grupos de usuarios de la plataforma de encuestas.

Tipos de grupos

Tipos de grupo, similares a Tipos de usuario, son conjuntos de permisos que determinan qué puede hacer un usuario con contenido propiedad de un grupo. Los permisos de tipo de grupo se aplicarán a todos los miembros del grupo, a menos que se especifique lo contrario para un miembro individual. La diferencia clave al crear grupos para Employee Experience es que para los derechos de edición de un usuario en particular dentro de un grupo, deberá especificar si desea editar las autorizaciones General, Plataforma de encuestas o Experiencia de empleado. Para obtener información sobre lo que hace cada permiso de Employee Experience, visite la sección Usuarios de esta página.

Teniendo en cuenta la diferencia detallada anteriormente, los tipos de grupo funcionan exactamente de la misma manera para Employee Experience que para la Plataforma de encuestas. Para obtener más información, visite la sección Tipos de grupo de la plataforma de encuestas de la página de soporte Grupos de usuarios.

Códigos de cupones

Como administrador de organización de una organización grande, los códigos de cupón (o códigos de actualización) facilitan la gestión de los permisos de los usuarios. En lugar de cambiar los permisos uno por uno para varios usuarios, puede crear códigos de cupón que modifiquen el Tipo de usuario o la División. Una vez que haya creado el código, simplemente debe enviarlo por correo electrónico a sus usuarios y estos ingresarán el código en su cuenta para actualizar los permisos en sus cuentas existentes, o usar estos códigos durante el proceso de inscripción. Los códigos de cupón funcionan exactamente de la misma manera en Employee Experience que en la Plataforma de encuestas. Para obtener más información, visite la página de soporte técnico Códigos de cupón de la plataforma de la encuesta.

Privacidad de datos

La pestaña Privacidad de datos está disponible para todos los administradores de organización y viene con funciones especiales que le permiten gestionar los datos en su organización de Qualtrics.

Para los clientes de Employee Experience (EX), la pestaña Privacidad de datos tiene acceso a las siguientes herramientas:

• Datos personales (Cumplimiento del RGPD): Localice los datos de una persona o un grupo de personas buscando su dirección de correo electrónico y, a continuación, elimine o exporte esta información según sea necesario.
• Política sobre datos confidenciales: Controle la información personal privada recopilada por su organización marcando preguntas y datos que puedan infringir los estándares de privacidad de datos de los encuestados de su organización.
• Pseudonimización:  Habilite una política de pseudonimización predeterminada para toda la organización a fin de eliminar datos de identificación personal de las respuestas de EX en tiempo real. Esta herramienta es exclusiva de EX.
• Política de retención: Establezca una política para toda la organización durante el cual Qualtrics almacena los datos de las respuestas de las encuestas antes de eliminarlos.
  Atención: Las políticas de anonimización que se describen aquíno están disponibles en las licencias EX. En su lugar, consulte Seudonimización.
• Respuestas anónimas: Fije umbrales de anonimato para todos los dashboards de una organización para determinar cuándo se visualizan los datos en un dashboard. Esta herramienta es exclusiva de EX.
• Configuración de acceso a datos: Controle qué miembros de su organización de Qualtrics tienen acceso a los metadatos del empleado. Esta herramienta es exclusiva de EX.

Configuración de la organización

La pestaña Configuración de la organización le permite ver y gestionar las opciones que se aplican a toda su licencia. Desde aquí, puede configurar información de contacto, parámetros de contraseña, redireccionamientos de cierre de sesión, etc. La configuración de la organización funciona exactamente de la misma manera en Employee Experience que en la Plataforma de encuestas. Para obtener más información, visite la página de soporte técnico Configuración de la organización de la plataforma de encuestas.

Divisiones

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