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Gerente del estado de vacunación


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Acerca del administrador de estado de vacunación

El gestor de status de vacunación facilita a sus empleados la carga de su status y documentación de vacunación. Esta solución incluye una lista de empleados con actualizaciones integrales en tiempo real del estado de cada empleado.

El gestor de estado de vacunación se compone de los siguientes proyectos, todos agrupados en un programa:

  • Proyecto de certificación de vacunación: Encuesta en la que los participantes declaran su estado de vacunación (por ejemplo, totalmente vacunada, parcialmente vacunada, no vacunada) y proporcionan detalles sobre sus vacunas.
  • Proyecto de estado del empleado: contiene su lista completa de empleados con el estado actual de todos los empleados, incluidos aquellos que pueden no haber respondido aún.
  • Panel de información gráfica de estado de vacunación: permite la generación de informes agregados sobre el estado de la vacunación, además de la capacidad de compartir paneles basados en roles con los líderes relevantes de su organización.
Atención: para que tenga el máximo éxito, este proyecto debe ser creado por un usuario que sea un administrador de organización. Este usuario tendrá acceso a todos los datos de empleado recopilados por este programa.

Creación de un gestor de estado de vacunación

Se abre la navegación global y se selecciona Catálogo.

Puede crear un administrador de estado de vacunación yendo al catálogo y buscándolo por nombre, o buscando en Proyectos COVID-19.

Una imagen del gestor de estado de vacunación en el catálogo; a la derecha, hay una descripción que termina con un botón Comenzar

Se le pedirá que asigne un nombre a su proyecto. A continuación, una vez que haga clic en Iniciar personalización, comenzará la configuración guiada.

Para preparar su programa y habilitar los flujos de trabajo automatizados adecuados, debe realizar los pasos descritos en las siguientes secciones en su totalidad:

  1. Habilitar sus flujos de trabajo
  2. Crear un directorio nuevo
  3. Evitar registros de empleados duplicados
  4. Preparar el archivo de la lista de empleados
  5. Cargar datos de empleado
  6. Proporcionar una lista de distribución
  7. Proporcionar detalles para configuraciones opcionales (campos opcionales)

El asistente de configuración incluirá enlaces a páginas clave en las que debe completar tareas, que se abrirán automáticamente en una pestaña nueva. Le recomendamos que complete estas tareas en una ventana o pestaña aparte de su navegador para que no pierda su lugar en el asistente de configuración.

Atención: Una vez que haya terminado con la configuración inicial y esté listo para el lanzamiento, no olvide completar los pasos cruciales del lanzamiento.

Habilitar sus flujos de trabajo

Para asegurarse de que los flujos de trabajo automatizados de esta solución se ejecutan sin problemas, debe hacer dos cosas: obtener su token de API y utilizarlo para configurar credenciales para toda la cuenta para un servicio web y una lista de distribución para el sincronizador de encuestas. Completar estos pasos garantiza que la lista de empleados se actualice con cada respuesta enviada, lo que permitirá que el panel muestre los resultados del estado de vacunación de manera oportuna.

Obtener un token de API

Una imagen de la sección de ID de la configuración de su cuenta, con la sección de token de API resaltada

  1. Vaya a la configuración de su cuenta.
  2. Seleccionar los ID de Qualtrics
  3. En la sección API, copie su token.

Si aún no tiene un token de API, genere un token y cópielo. No vuelva a generar el token de API si ya tiene uno.

Creando credenciales

Su token de API habilitará dos flujos de trabajo principales en su programa: un servicio web que actualizará su lista de empleados y un sincronizador de encuesta de lista de distribución, que garantiza que su lista de empleados tenga estado tanto para aquellos que respondieron a la encuesta de constancia como para aquellos que no la respondieron. En esta sección, le mostraremos cómo habilitar ambos workflows creando credenciales para cada uno de ellos.

  1. Vaya al Gestión
    Elegir administrador del nivel superior de navigación en la parte superior izquierda de cada página del sitio web
  2. Seleccione la ficha Extensiones.
    Una imagen de la opción de servicio web dentro de la ficha Extensiones
  3. Seleccione Servicio web.
  4. Haga clic en Añadir cuenta.
    Imagen del botón Añadir cuenta que aparece en la página siguiente después de hacer clic en el servicio web
  5. Nombre la cuenta. Esto es para recordar de quién se trata y para qué sirve (por ejemplo, Barnaby Vaccination Status Web Service).
    Imagen de los campos de inicio de sesión que aparecen
  6. En el menú desplegable Tipo de conexión, seleccione Clave API.
  7. Pegue el token de API que copió anteriormente en el campo Token de API.
  8. Seleccione Conectar cuenta.
  9. Vuelva a la pestaña Extensiones.
    Imagen de la pestaña Extensiones de nuevo, pero con la lista de distribución se ha buscado esta vez
  10. Seleccione Lista de distribución a sincronizador de encuesta.
  11. Repita los pasos 4-8.
    Imagen de la lista de distribución a la página de credenciales del sincronizador de encuesta, que tiene un botón para añadir cuenta al igual que el servicio web
Advertencia: Si no realiza todos estos pasos correctamente, su dashboard no mostrará los datos correctos.

Añadiendo credenciales al asistente de configuración

Una vez que haya completado los pasos anteriores, el asistente de configuración le pedirá que seleccione las credenciales que ha creado para el servicio web y para la lista de distribución para el sincronizador de encuestas.

Imagen del asistente de configuración - la cabecera dice Habilitar flujos de trabajo y hay dos campos desplegables en los que primero resaltará el tipo de credencial (por ejemplo, servicio web o lista de distribución para el sincronizador de encuesta) y, a continuación, seleccione el nombre de la credencial.

Consejo Q: Si no aparece nada en estas listas desplegables, regrese y asegúrese de haber completado correctamente los pasos anteriores. Es posible que deba volver a una página en el asistente de configuración y volver a enviarla.
Imagen de la parte inferior del asistente de configuración, donde puede encontrar el botón Atrás a la izquierda de Continuar más tarde y botones siguientes

Crear un directorio nuevo

La lista de empleados utilizada en esta solución contiene información médica y, por lo tanto, está sujeta a ciertas protecciones. Para asegurarse de que la lista de empleados está separada de otros datos de contactos o empleados de su organización, debe crear un nuevo directorio.

  1. Vaya a la página Directorios.
    Imagen del directorio predeterminado con el menú principal abierta, directorios resaltados.

    Consejo Q: Si dispone de una opción entre Directorio de empleados y Directorio de contactos, seleccione Directorio de contactos.
  2. Haga clic en el nombre del directorio en la parte superior izquierda.
    Haciendo clic en la barra de herramientas de la parte superior izquierda y seleccionando la última opción, Crear directorio en azul
  3. Seleccione Crear directorio en el menú desplegable.
  4. Asigne un nombre al directorio.
    Se abre una ventana nueva con el campo para el nombre del directorio y el azul Grabar en la parte inferior derecha de la ventana

    Consejo Q: Recomendamos poner “Employee Roster” (lista de empleados) en algún lugar del nombre.
  5. Haga clic en Crear.

Ahora podrá limitar quién tiene acceso a estos registros de empleado asignando roles. Consulte Roles de XM Directory para obtener más información sobre este tema.

Consejo Q: Si no puede crear un nuevo directorio, es posible que haya alcanzado el número máximo permitido para su cuenta. Si esto ocurre, póngase en contacto con su Account Executive o XM Success Manager para añadir otro directorio a su licencia.

Evitar registros de empleados duplicados

Para asegurarse de que cada empleado se actualiza con el estado correcto, asegúrese de que el directorio que creó para alojar su lista de empleados sepa cómo identificar y fusionar contactos duplicados.

  1. Vaya a su nuevo directorio.
    En el directorio de empleados, muestra la ficha de parametrizaciones del directorio abierta y fusiona los contactos duplicados seleccionados a la izquierda; el centro de la página, fusionar los contactos añadidos recientemente se fija por defecto
  2. Vaya a la pestaña Configuración del directorio.
  3. Seleccionar Fusionar contactos duplicados.
  4. Cree una regla.
  5. Seleccione Referencia de datos externos.
    La imagen muestra que se abre un nuevo modal donde se puede seleccionar este campo; luego, el botón Guardar en la parte inferior derecha; luego, por debajo del modal de la edad original, el último botón de guardado en el que se debe hacer clic
  6. Haga clic en Guardar.
  7. Cuando termine, haga clic en Guardar reglas.
Advertencia: Si no hace clic en Guardar reglas, la lista de empleados no se actualizará correctamente. En su lugar, cada vez que alguien responda a la encuesta, se añadirán registros de empleados duplicados.

Preparar el archivo de la lista de empleados

Ahora es el momento de crear una lista de sus empleados. Para que esta solución funcione según lo previsto, hay algunos campos obligatorios que son exclusivos de este programa. Puede añadir más campos de datos al archivo, pero no borre ninguna cabecera.

Descargar este archivopara comenzar.

Información necesaria

Gran parte de la siguiente información puede encontrarse a menudo en el sistema HRIS de su organización.

  • ExternalDataReference: debe contener el ID de empleado de cada persona.
  • Nombre: Nombre del empleado.
  • Apellido: Apellido del empleado.
  • Correo electrónico: Correo electrónico del empleado. Este campo no es obligatorio, pero afectará a la configuración de la solución. Obtenga más información sobre los cambios que deberá realizar en la solución si el correo electrónico no está disponible para todos los empleados.
  • WorkPlace: Una ubicación física (por ejemplo, fija, móvil) donde se realizan las operaciones o el trabajo del empleador. Esto no incluye la residencia de un empleado.
    Consejo Q: Se incluye este campo para que los empleadores puedan presentar fácilmente el número de empleados totalmente vacunados y el número total de empleados en ese lugar de trabajo, si se los solicita.
  • VaccinationStatus: Este campo debe indicar “No vacunado (no ha respondido)” para todos los registros de empleados, a menos que ya se conozca un estado y se mantenga en otro sistema de registro. Si es así, utilice uno de los siguientes valores para fijar un estado de empleado. No se desvíe de esta lista.
    • Totalmente vacunado
    • Parcialmente vacunado (se recibió la dosis final)
    • Parcialmente vacunado
    • No vacunado
  • TestingRequired: Este campo debe indicar “Sí” para todos los registros de empleados, a menos que esté rellenando previamente un Estado de vacunación de “Completamente vacunado”, en cuyo caso esos registros de empleado deben indicar “No” para TestingRequired.
  • contactId: Este campo distingue entre mayúsculas y minúsculas, lo que significa que debe escribirse en mayúsculas exactamente como se muestra aquí para que se reconozca correctamente.
Atención: Tenga siempre cuidado con la ortografía y la puntuación que utiliza para estos campos. Si algo está mal escrito o puntuado de forma diferente (por ejemplo, añadiendo un espacio entre palabras, olvidando paréntesis), el directorio lo reconocerá como un punto de datos separado, lo que puede afectar su capacidad de informar sobre estos datos.

También es necesario que el archivo tenga los siguientes encabezados sin valores, para que se actualice a medida que los encuestados envíen sus encuestas:

  • VaccinationUploadLink
  • PlanningVaccination
  • Situación de lugar de trabajo
  • SeekingAlojamiento
  • Alojamiento subvencionado
  • MotivoAlojamiento

Además de lo anterior, también recomendamos incluir los datos demográficos adecuados para cada empleado (por ejemplo, departamento, función) como columnas adicionales en su archivo. Puede asignar el nombre que desee a estas columnas; solo recuerde mantener la coherencia de los nombres de cabecera si carga varios archivos.

Ejemplo: en la imagen siguiente, los campos obligatorios para nuestro empleado; también agregamos una columna de departamento porque nos gustaría que esos datos fueran útiles para la generación de informes, aunque no son necesarios para que la solución funcione. Los campos obligatorios adicionales se dejan en blanco para que la solución los rellene. (Es posible que deba hacer clic en la imagen para expandirla.)
Imagen donde se completan los campos obligatorios como se describe

Requisitos de tipo de archivo

Su archivo se puede guardar en su equipo como CSV con codificación UTF-8 o como TSV. Ningún otro tipo de archivo es compatible con XM Directory.

Para obtener ayuda adicional sobre la configuración del archivo de solución de problemas, consulte Problemas de carga de CSV/TSV.

Cargar datos de empleado

Para completar la lista de empleados, haga una lista de distribución en el directorio que acaba de crear y cargue el archivo que ha creado.

  1. Vaya a su nuevo directorio.
    Imagen de creando una lista de distribución en el directorio del listado de empleados
  2. Haga clic en Segmentos & listas.
  3. Haga clic en Listas.
  4. Haga clic en Crear una lista.
  5. Asigne un nombre a la lista.
    Imagen de una nueva ventana que se abre
  6. Haga clic en Confirmar.
  7. Seleccione Cargar un archivo.
    Imagen de una lista recién creada: dos opciones en la parte inferior para los métodos para añadir contactos
  8. Cargue el archivo que ha creado.
    Imagen de una nueva ventana donde el archivo se puede arrastrar y soltar a / hacer clic para cargarlo en el centro
  9. Haga clic en Cargar el archivo.
  10. Haga clic en Añada sus contactos.
    Imagen de la ventana de confirmación final

Para la carga de archivos de resolución de problemas, consulte las páginas de soporte Creación de listas de distribución de XM Directory y Problemas de carga de CSV/TSV.

Proporcionar una lista de distribución

En el asistente de configuración de la solución, vaya a la página Seleccionar su lista de distribución y añada la lista que ha creado en los pasos anteriores.

Imagen de un menú desplegable en el asistente de configuración con cabecera que proporciona una lista de distribución

Consejo Q: Si no aparece nada en este menú desplegable, regrese y asegúrese de que ha completado correctamente los pasos anteriores. Es posible que deba volver a una página en el asistente de configuración y volver a enviarla.
Imagen de la parte inferior del asistente de configuración, donde puede encontrar el botón Atrás a la izquierda de Continuar más tarde y botones siguientes

Proporcionar detalles para configuraciones opcionales y completar la configuración

Al final del asistente de configuración, se le presentarán algunas funciones opcionales.

  1. Introduzca la URL de la política de su empresa: Si su organización tiene una política escrita sobre vacunación, rellene el campo que aparece para incluir un enlace a la política de su empresa en su encuesta. Le recomendamos que aloje la política de su empresa en un sitio web interno al que puedan acceder todos los empleados.
    Atención: Si no incluye este enlace, le recomendamos que busque la P1 en su encuesta y que la edite para borrar el hipervínculo.
  2. Ingrese la dirección de correo electrónico más adecuada para recibir solicitudes de alojamiento: Cree un correo electrónico automático que salga a un equipo de su elección si los empleados solicitan un alojamiento para que no sea vacunado por completo en base a una razón médica o religiosa. Si desea excluir este workflow de su solución, debe dejar el campo en blanco.

También hay una distribución que se enviará a los empleados que indiquen que solo están parcialmente vacunados en el momento de completar la encuesta, pero serán vacunados completamente dentro de las 2 semanas. 14 días después de su respuesta inicial, se enviará a los empleados un correo electrónico solicitando que completen nuevamente la encuesta de certificación vacunal para confirmar su estado de vacunación. Esta configuración de correo electrónico se puede encontrar en la pestaña Flujos de trabajo de la encuesta de certificación de vacunación, en “Actualizar estado de vacunación“.

Una vez que haya terminado su configuración, se le llevará a un programa que contiene su proyecto de certificación de vacunación, el proyecto de estado del empleado y el dashboard de estado de vacunación en un solo lugar. La barra lateral de orientación proporcionará instrucciones sobre los próximos pasos, que serán el lanzamiento de su proyecto.

Imagen de un programa con los tres proyectos que se describen dentro

Inicio del gestor de status de vacunación

Ahora que ha completado la configuración inicial, hay tres pasos que debe completar para iniciar la solución correctamente:

  1. Sincronizar su lista de empleados
  2. Personalizar sus mensajes de correo electrónico
  3. Programar su distribución
Atención: es fundamental que sincronice su lista de empleados antes de distribuir su solución.

Sincronizar su lista de empleados

Atención: Debido al tiempo que tarda en ejecutarse la sincronización, le recomendamos que lo haga al menos seis horas antes de comenzar a recoger la documentación de vacunación.

Lo primero que deberá hacer al lanzar su solución es asegurarse de que su lista de empleados se haya cargado en la encuesta sobre el estado de los empleados.

  1. Vaya a su encuesta de certificación de vacunación.
    Imagen de la encuesta de certificación de vacunación en la lista de proyectos a la izquierda dentro del programa
  2. Vaya a la pestaña Flujos de trabajo.
    Imagen del sincronizador de la lista de distribución en la pestaña de flujos de trabajo de la encuesta
  3. Haga clic en cualquier parte del workflow Sincronizador de lista de distribución para abrirlo.
  4. Haga clic en el menú desplegable de la derecha y seleccione Ejecutar inmediatamente.
    Imagen del paso descrita

Esto iniciará la sincronización inicial de la lista de empleados para la generación de informes. Este proceso puede durar varias horas, según el número de empleados de su organización. Cuando finalice la sincronización, verá la lista completa de sus empleados en la pestaña Datos y análisis del proyecto de estado de empleado.

Personalizar sus mensajes de correo electrónico

De forma predeterminada, el Administrador de estado de vacunación está diseñado para recopilar documentación de vacunación a través de encuestas por correo electrónico. Como preparación para enviar encuestas a sus empleados, le recomendamos que cree un mensaje en la biblioteca de su cuenta.

Consejo Q: Debe crear dos mensajes: uno debe tener el tipo Correos electrónicos de invitación y el otro, el tipo Correos electrónicos de recordatorio.

A continuación se muestra un ejemplo de un mensaje de invitación. Recuerde rellenar la información [CAPITALIZADA EN BRACKETS]. También hay una versión compatible con Microsoft Word de esta plantilla disponible para descargar aquí.

SUJETO: ACCIÓN NECESARIA : ENCUESTA DE ESTADO DE VACCINACIÓN - COMPLETO PARA EL [FECHA]

 Estimados colegas,

 Como puede saber, todos los empleados de [ORGANIZACIÓN] deben ser vacunados contra el COVID-19 o someterse a una prueba semanal que demuestre que no están infectados con el coronavirus a [POLÍTICA DE LA EMPRESA: p. ej., “trabajo desde nuestras oficinas”].

Exigimos que TODOS los empleados proporcionen detalles sobre su estado de vacunación. Debe completar esta encuesta sobre su estado de vacunación antes del [FECHA].

 ${l://SurveyLink?d=Haga clic%20here%20to%20report%20your%20vaccine%20status}, o copie y pegue el siguiente enlace en su navegador:
 ${l://SurveyURL}

 La breve encuesta preguntará sobre lo siguiente:

 1. Su estado de vacunación - completo, parcial o no vacunado

 2. Para aquellos que están vacunados total o parcialmente:

 -Detalles de su administración de la vacuna, incluido el tipo de vacuna, la fecha y el nombre

 del proveedor -Prueba de vacunación (por ejemplo, Tarjeta de Datos de Vacunación, Registro de Inmunización de un Proveedor de Asistencia Sanitaria)

 -Si no tiene pruebas de vacunación, deberá certificar su estado

 de vacunación 3. Para los que no están totalmente vacunados:

 -Si planea vacunarse

 completamente -Si ha recibido o buscará un alojamiento

 médico o religioso -Si trabaja en un lugar (es decir, en casa, al aire libre, en un lugar donde no tiene contacto con clientes ni colegas)

 Aquí hay información [ENLACE] de nuestra política de empresa.

Una vez más, TODOS los empleados deben completar esta encuesta a más tardar el [FECHA].

Gracias por ayudarnos a mantener a todos nuestros empleados y a sus familias sanos y seguros.

Atentamente,
 [INSERTAR FIRMA]
Consejo Q: Copie y pegue con cuidado el texto dinámico (por ejemplo, ${l://SurveyURL}). El formato del texto se puede transferir, lo que puede invalidar el texto dinámico, por lo que no funciona según lo previsto. Se recomienda generar texto dinámico dentro del editor de contenido enriquecido en el editor de mensajes de la biblioteca.
Imagen de un mensaje de invitación que se está creando; en el editor de contenido enriquecido donde puede agregar el texto del mensaje, hay un botón para el texto dinámico, con opciones de enlace de encuesta

Programar su distribución

Atención: Asegúrese de sincronizar su lista de empleados al menos seis horas antes de comenzar a recopilar la documentación de vacunación.

Una vez que haya sincronizado su lista de empleados y configurado sus mensajes de correo electrónico, puede enviar el Proyecto de certificación de vacunación a sus empleados. Recomendamos distribuir esta encuesta por correo electrónico. Si elige un método de distribución diferente, tendrá que realizar cambios en la configuración, que explicaremos en detalle.

Dirección de correo electrónico

Puede enviar un correo electrónico desde la pestaña “Distribuciones” de la encuesta o desde el propio directorio. De cualquier manera, asegúrese de que está distribuyendo a la lista de correo electrónico del empleado que creó anteriormente.

Imagen del paso final de una distribución, donde confirma los detalles antes de enviarlo todo

Cuando haya terminado, vuelva a la pestaña Distribuciones para programar un recordatorio (en la encuesta, en el directorio). Asegúrese de que el recordatorio se enviará después de la invitación inicial.

Consejo Q: Los recordatorios solo van a los encuestados que no han terminado la encuesta, por lo que no tiene que hacer nada más para asegurarse de que solo vaya a empleados que no hayan rellenado la constancia.

SMS (texto)

Es posible que desee enviar la encuesta de certificación de vacunación a sus empleados por SMS en lugar de por correo electrónico. Para distribuir la encuesta por SMS, deberá asegurarse de haber adquirido créditos por SMS a través de su Account Executive de Qualtrics.

Si tienes créditos de SMS disponibles, puedes empezar a prepararte para tu distribución por SMS. En primer lugar, asegúrese de que todos los registros de empleados en XM Directory tengan un número de teléfono móvil en el campo Teléfono. El número de teléfono móvil debe incluir un código de país. Consulte Importar números de teléfono para ver los formatos exactos que debe utilizar.

Su archivo solo necesita una columna ExternalDataReference con ID de empleado y una columna Teléfono para números de teléfono. A continuación, puede cargar las modificaciones en la lista de distribución.

Consejo Q: La configuración del directorio “Consolidar duplicados” se asegurará de que los contactos se actualicen en lugar de sustituirlos.

Una vez cargados sus números de teléfono, puede enviar una distribución de SMS unidireccional a sus empleados. Se enviará un enlace a cada empleado, que abrirá la encuesta en el navegador móvil de su teléfono.

Consejo Q: La encuesta sobre certificación vacunal no es compatible con distribuciones de SMS bidireccionales.

Códigos QR y enlaces anónimos

Si desea que los empleados accedan a la encuesta de certificación de vacunación a través de un código QR® o un enlace estático publicado en la intranet de su empresa, primero debe agregar un autenticador a la encuesta de certificación de vacunación.

  1. Vaya a la pestaña Encuesta de su encuesta de certificación de vacunación.
    Imagen de abrir el flujo de la encuesta y añadir un nuevo elemento debajo del primer elemento de datos embebidos
  2. Vaya al flujo de la encuesta.
  3. En la parte superior, seleccione Añadir debajo del bloque inicial de datos embebidos y seleccione Ramificación.
  4. Añada una condición para que los campos de datos embebidos Nombre y Apellido estén vacíos. Esto indica que el empleado debe introducir su ID de empleado para autenticarse.
    La imagen muestra que la condición de la ramificación dice esto exactamente: el nombre de los datos embebidos está vacío y el apellido de los datos embebidos está vacío
  5. En esta ramificación, añada un nuevo elemento y seleccione Autenticador.
    Imagen de añadir un elemento sangrado debajo de la ramificación
  6. Fije el tipo de autenticación en Contacto.
    Imagen del autenticador con la configuración descrita
  7. Seleccione la lista de distribución que contiene la lista de empleados. En este ejemplo, es la lista “Lista de empleados (Administrador de estado de vacunación)”.
  8. Fije el campo de autenticación en Datos de referencia externos.
    Consejo Q: Utilice el campo de etiqueta opcional para indicarle al empleado qué ID debe introducir. Aquí, escribimos “ID de empleado” porque esa es la información que grabamos como Datos de referencia externos.
  9. Haga clic en Opciones en el autenticador.
  10. Seleccione Permitir que los encuestados autenticados vuelvan a realizar la sección autenticada.
    Imagen de la ventana de opciones en el autenticador
  11. Debajo del autenticador, añada una rama para las personas cuyos datos embebidos de FirstName, LastName y ExternalDataReference estén vacíos.
    Imagen de vuelta en el flujo de la encuesta, otra ramificación debajo del autenticador

    Consejo Q: asegúrese de unir todas las condiciones con “AND”.
  12. Debajo de esta ramificación, añada un elemento de fin de encuesta.
    Imagen del elemento de fin de encuesta sangrado debajo de la nueva ramificación

    Consejo Q: Esto significa que los empleados que atraviesan esta ramificación no podrán completar la encuesta porque no proporcionaron la información correcta. Tendrán que intentarlo de nuevo y proporcionar un ID de empleado.
  13. Opcional: Fije el mensaje en el elemento de fin de encuesta o los mensajes de error en las opciones de autenticador para proporcionar instrucciones adicionales sobre cómo los empleados pueden encontrar su ID de empleado.
  14. Guarde el flujo de la encuesta.

Una vez que haya completado estos pasos, vaya a la encuesta de certificación de vacunación para obtener el código QR o el enlace anónimo.

Descargar documentos de vacunación

Para descargar el registro de vacunación de un solo empleado,

  1. Navegue a la página Directorios.
    haciendo clic en el menú de navegación en la esquina superior derecha y seleccionando Directorios
  2. Abra su nuevo directorio.
    Encontrar y hacer clic en un contacto en el directorio de la lista de empleados
  3. Vaya a la pestaña Contactos de directorio.
  4. Busque el nombre del empleado.
  5. Haga clic en el nombre del empleado.
  6. Revise los atributos de contacto y copie y pegue el valor VaccinationUploadURL en su navegador para descargar el archivo.

También puede descargar todos los documentos de vacunación que sus empleados proporcionan en masa. Tenga en cuenta que estos archivos, aunque estén etiquetados por el ID de respuesta, no necesariamente serán etiquetados por el encuestado.

  1. Vaya a la encuesta Certificación de vacunación.
    Pestaña de datos y análisis de la encuesta de vacunación; opción para exportar datos a la derecha
  2. Vaya a la pestaña Datos y análisis.
  3. Exportar datos.
  4. Seleccione Archivos enviados por el usuario en la parte superior.
    Imagen de una nueva ventana que se abre, con opciones de formato de archivo en la parte superior y un botón de descarga al final
  5. Haga clic en Descargar.

Consulte la página Exportación de datos de respuesta para obtener pasos más detallados.

Concesión de alojamiento

Cuando un empleado solicite un alojamiento, se le notificará por correo electrónico a un equipo de su elección que especificó durante la configuración (por ejemplo, Recursos Humanos). Si el alojamiento de esa persona ha sido aprobado, el equipo puede actualizar el registro del empleado en XM Directory para reflejar esa aprobación. Para ello,

  1. Navegue a la página Directorios.
    haciendo clic en el menú de navegación en la esquina superior derecha y seleccionando Directorios
  2. Abra su nuevo directorio.
    Imagen de un empleado seleccionado en el directorio
  3. Vaya a la pestaña Contactos de directorio.
  4. Busque el nombre del empleado.
  5. Haga clic en el nombre del empleado.
  6. Siga los pasos enlazados aquí para editar el contacto.
  7. Ajuste el campo Alojamiento concedido para decir “Sí” para mostrar que se ha concedido un alojamiento para este empleado.
    Después de hacer clic en el botón Añadir atributo, se abre una ventana en la que puede añadir el campo y el valor Alojamiento concedido

Configurar la lista de empleados para que se actualice automáticamente

En función de cómo se almacenen sus datos de empleado, puede configurarlos para que Qualtrics actualice automáticamente sus listas de empleados para dar cuenta de nuevas contrataciones y otros datos de empleado que cambien.

Primero, necesitará una fuente de importación, como se detalla en la página de soporte Fuentes de importación de archivos para automatizaciones de contactos. Conéctese con su equipo de TI para ver si alguna de estas opciones está disponible para usted.

Si su equipo de TI no puede aprovechar una de las opciones anteriores, Qualtrics puede alojar el servidor por una tarifa anual de alojamiento. Póngase en contacto con su Account Executive si desea añadir este servicio.

Una vez que haya determinado cómo se transferirá la lista de empleados a Qualtrics, puede configurar una automatización de importación de XM Directory con el directorio en el que almacena su lista de empleados. Para obtener más información, consulte la página de soporte Automatización de importación de contactos.

Panel de información gráfica de estado de vacunación

El tablero de estado de vacunación se puede encontrar en la página de proyectos o dentro de su programa buscando su nombre, “Tablero de estado de vacunación”.

En este proyecto, se trata de un tablero de control prediseñado por nuestros principales expertos en la materia. Incluye las siguientes páginas:

La imagen del panel de instrucciones muestra las páginas descritas a la izquierda y un logotipo y una introducción en el centro

  • Resumen de estado de vacunación: Vea cuántos empleados se ajustan a cada estado de vacunación, cuántos se les han concedido situaciones especiales en el lugar de trabajo y cuántas personas están buscando o se les ha concedido un alojamiento.
  • Lista de empleados: Una lista de todos los empleados actuales y sus estados de vacunación.
  • Detalles de alojamiento y lugar de trabajo: Esta página desglosa los detalles de los empleados que afirman que tienen:
    • haya solicitado o se le hayan concedido ajustes razonables en virtud de las leyes de derechos civiles; o
    • Trabaje desde casa, al aire libre o en un lugar de trabajo donde no esté presente ninguna otra persona, como compañeros de trabajo o clientes.
  • Lugar de trabajo: Esta página proporciona información similar al Resumen de estado de vacunación, pero desglosada por lugares de trabajo.

Le invitamos a añadir más páginas o a realizar modificaciones según sea necesario. Si borra contenido de dashboard preconfigurado, no se podrá recuperar y tendrá que reestructurarlo de cero.

Edición de dashboard

Consulte estas páginas introductorias para comenzar.

Consejo Q: Una vez que haya cargado todos los usuarios del dashboard, puede enviar fácilmente a todos sus credenciales de inicio de sesión.

Gestionar su programa

Una vez que haya creado su Administrador de estado de vacunación, se creará un nuevo programa. Contiene varios recursos que hemos desarrollado para ayudarlo a ejecutar su programa, incluido el Proyecto de certificación de vacunación, el Proyecto de estado de empleado y el Panel de estado de vacunación.

Imagen de un programa con los tres proyectos que se describen dentro

Consejo Q: Puede añadir y eliminar proyectos de este programa.

En el centro hay una lista de observación. Este es un lugar útil para realizar un seguimiento de las tasas de respuesta sin consultar las encuestas individuales.

Para obtener más información sobre la navegación general de un programa y el ajuste de los informes de listas de observación, consulte la página de soporte Programas.

Consejo Q: Puede compartir este programa con otros usuarios con su licencia de Qualtrics.

Autorizaciones requeridas para el gestor de estado de vacunación

La siguiente es una lista de permisos necesarios para crear esta solución.

  • General
    • Acceso a API
    • Crear encuestas
    • Gestionar los flujos de trabajo en todos los proyectos
    • Usar dashboards CX
    • Carga de archivo
    • Firma
  • XM Directory
    • Administrar directorios
    • Varios directorios
  • Extensiones
    • Servicio web
    • Lista de distribución a sincronizador de encuesta

Recomendamos que un administrador de organización cree Vacunation Solution Manager, ya que a menudo tienen la mayoría de los permisos necesarios, además de acceder a la pestaña Extensiones.

Servicio web “Actualizar estado de vacunación”

El gestor de estado de vacunación contiene varias automatizaciones, que se pueden encontrar en la pestaña Flujos de trabajo del proyecto de certificación de vacunación. Uno de estos workflows contiene un servicio web.

Imagen de los flujos de trabajo. Pestaña de la encuesta de certificación de vacunas; en el centro de la página hay un flujo de trabajo denominado Actualizar estado de vacunación

Cada vez que un empleado envía una actualización sobre su estado de vacunación, el servicio web actualiza la respuesta del empleado en la lista para que este estado se pueda reportar mediante los paneles de control correspondientes. Para seguir desglosando esto,

  1. El workflow se inicia cada vez que alguien responde al proyecto de certificación de vacunación. Esto significa que se trata de un workflow basado en eventos basado en una respuesta de encuesta.
    Imagen del evento de la encuesta en el flujo de trabajo; dice Respuesta de la encuesta: alguien respondió al proyecto de certificación de vacunación

    Consejo Q: Este evento solo debe activarse para respuestas de encuesta creadas recientemente, no para las actualizadas por API.
    en un evento de respuesta de encuesta, si elige desencadenar en función de las respuestas nuevas o las actualizaciones
  2. Una tarea de XM Directory actualiza la información de contacto en la lista de distribución que ha creado para esta solución.
    Una imagen de la tarea de XM Directory; dice Añadir información de contacto al gestor de estado de la vacuna (el nombre de nuestra lista de distribución)
  3. Una tarea de servicio web utiliza la API Actualizar respuesta para actualizar el estado de vacunación del empleado en el Proyecto de estado del empleado. Esto toma la respuesta que el empleado acaba de enviar y se asegura de que se actualice en otro lugar, para que se pueda generar un informe en el dashboard.
    Una imagen del servicio web; dice crear una solicitud de servicio web que requiere autenticación

    Consejo Q: Los ID de respuesta son ID internos de Qualtrics vinculados a respuestas individuales de la encuesta. El campo que almacena este ID en beneficio de este servicio web es uno creado por la lista de distribución para el sincronizador de encuestas. Este campo se suele llamar algo así como “VaccinationStatusResponseId”. Se utiliza para identificar la respuesta correcta del empleado en el proyecto de estado del empleado y actualizarla como corresponda.
    Una imagen de la configuración dentro del servicio web; se añade la URL de API para actualizar las respuestas, pero en lugar de un ID es el texto dinámico para el campo de ID de respuesta de estado de vacunación
  4. Se agrega una condición para que si un empleado afirma que será vacunado completamente en el plazo de dos semanas, reciba otro correo electrónico en dos semanas pidiéndole que vuelva a completar la encuesta de certificación vacunal y así actualizar su estado de vacunación. Este correo electrónico se envía mediante una tarea de XM Directory.
    Una condición que dice cualquiera de lo siguiente es verdadera: se selecciona la respuesta a la pregunta de cuál de los siguientes enunciados describe mejor tu estatus y yo seré vacunado completamente en 2 semanas. Luego, distribuir una tarea de encuesta que distribuya la encuesta de certificación de vacunación

    Consejo Q: Este correo electrónico se menciona al final de la configuración de la solución.

Recursos adicionales de resolución de problemas

Además de los pasos descritos en esta página, existen otros recursos que pueden ayudarle a solucionar los problemas del gestor de estado de vacunación.

Atención: Al editar la encuesta, tenga en cuenta que los cambios que realice a las preguntas también podrían afectar los flujos de trabajo y los dashboards integrados en la solución. La mejor práctica es evitar eliminar contenido y editar la encuesta antes de empezar a recopilar datos.

Preguntas frecuentes

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