Zeitgesteuerte Verarbeitung von Dashboards (Studio)

Informationen zum Einplanen von Dashboards

Sie können ein Dashboard einplanen, um einen PDF-Snapshot regelmäßig zu aktualisieren oder per E-Mail zu verteilen. Informationen zum Regenerieren von Berichtsdaten finden Sie unter Regenerieren von Berichtsdaten.

Dashboard-Aktualisierung einplanen

Sie können eine Dashboard-Aktualisierung einplanen, um regelmäßig alle Berichte des Dashboards im Hintergrund erneut auszuführen und ihre Ergebnisse im Cache abzulegen. Im Cache abgelegte Berichte werden schneller bedient, solange der Cache gültig bleibt.

1. Melden Sie sich bei Studio an.
2. Öffnen Sie das Dashboard.
3. Klappen Sie das Optionsmenü im Dashboard-Kopf auf.
   
4. Wählen Sie Einplanen.
5. Alternativ können Sie Aktionen im Dashboard-Explorer im Abschnitt Dashboards und Dokumentenmappen durchsuchen einplanen. Klappen Sie das Aktionsmenü neben Ihrem Dashboard auf.
   
6. Wählen Sie Einplanen.
7. Klicken Sie im Fenster Dashboard-Einplanung auf Zeitplan hinzufügen.
   
8. Klicken Sie auf den neuen Zeitplan, der hinzugefügt wird.
   
9. Um die Zeitplaneigenschaften zu definieren, markieren Sie zunächst das Ankreuzfeld Aktiviert, um die eingeplante Aktion zu aktivieren. Entmarkieren Sie das Ankreuzfeld Aktiviert, um diese Aktion vorübergehend zu deaktivieren.
   
10. Beginnt am: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der die Aktion zuerst ausgelöst werden soll, indem Sie auf das Kalendersymbol klicken und den Monat und das Jahr auswählen.
11. Wählen Sie über die Zeitauswahl den Zeitpunkt aus, zu dem die Aktion ausgelöst werden soll.
12. Wählen Sie die Zeitzone über die Zeitzonenauswahl aus.
    Tipp: Ihr Zeitplan wird sechs Monate nach dem Startdatum automatisch deaktiviert. Sie werden benachrichtigt, wenn es passiert. Sie können sie jederzeit um weitere sechs Monate verlängern, indem Sie auf den Link Erneuern klicken.
13. Legen Sie fest, wie oft diese Aktion ausgelöst werden soll, indem Sie eine der folgenden Optionen aus dem Menü Häufigkeit auswählen:
    • Nur einmal: Aktualisieren Sie ein Dashboard nur einmal auf dem Bild Startet am.
    • Wöchentlich: Aktualisieren Sie wöchentlich ein Dashboard. Wählen Sie einen oder mehrere Wochentage aus, an denen sie aktualisiert werden soll, bei Bedarf bis zu 7 Tage.
      Tipp: Ausgewählte Tage sind blau hervorgehoben.
    • Monatlich: Aktualisieren Sie monatlich ein Dashboard. Wählen Sie den Tag des Monats für die Ausführung und die Anzahl der Monate zwischen den Läufen aus.
14. Wählen Sie im Menü Aktion die Option Aktualisieren.
    
15. Benachrichtigen über: Aktivieren Sie eines der folgenden Kontrollkästchen, um festzulegen, wie Benutzer, die Zugriff auf das Dashboard haben, jedes Mal benachrichtigt werden sollen, wenn eine geplante Aktualisierung abgeschlossen wird:
    • E-Mail (freigegebene Benutzer)
    • E-Mail (geteilte Gruppen)
    • In der App (Alle freigegeben)
16. Geben Sie im Feld Nachricht eine benutzerdefinierte Nachricht für die Benachrichtigung ein.
17. Klicken Sie auf Speichern.
    Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente speichern.
18. Um weitere Aktionen einzuplanen, klicken Sie auf Zeitplan hinzufügen. Sie können bis zu 5 unabhängige Dokumente pro Dashboard hinzufügen.
19. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster Dashboard-Einplanung zu verlassen.

PDF-Verteilung einplanen

Sie können eine periodische E-Mail-Verteilung des PDF-Snapshots eines Dashboards an eine ausgewählte Gruppe von Empfängern einplanen.

E-Mail-Empfänger müssen sich nicht bei Studio anmelden, um das aktualisierte Dashboard anzuzeigen. Sie können die PDF einfach anzeigen. Empfänger müssen jedoch in Studio registriert sein, um die E-Mails empfangen zu können.

1. Melden Sie sich bei Studio an.
2. Öffnen Sie das Dashboard.
3. Klappen Sie das Optionsmenü im Dashboard-Kopf auf.
   
4. Wählen Sie Einplanen.
5. Alternativ können Sie Aktionen im Dashboard-Explorer im Abschnitt Dashboards und Dokumentenmappen durchsuchen einplanen. Klappen Sie das Aktionsmenü neben Ihrem Dashboard auf.
   
6. Wählen Sie Einplanen.
7. Klicken Sie im Fenster Dashboard-Einplanung auf Zeitplan hinzufügen.
   
8. Klicken Sie auf den neuen Zeitplan, der hinzugefügt wird.
   
9. Um die Zeitplaneigenschaften zu definieren, markieren Sie zunächst das Ankreuzfeld Aktiviert, um die eingeplante Aktion zu aktivieren. Entmarkieren Sie das Ankreuzfeld Aktiviert, um diese Aktion vorübergehend zu deaktivieren.
   
10. Beginnt am: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der die Aktion zuerst ausgelöst werden soll, indem Sie auf das Kalendersymbol klicken und den Monat und das Jahr auswählen.
11. Wählen Sie über die Zeitauswahl den Zeitpunkt aus, zu dem die Aktion ausgelöst werden soll.
12. Wählen Sie die Zeitzone über die Zeitzonenauswahl aus.
    Tipp: Ihr Zeitplan wird sechs Monate nach dem Startdatum automatisch deaktiviert. Sie werden benachrichtigt, wenn es passiert. Sie können einen Terminplan jederzeit um weitere sechs Monate verlängern, indem Sie auf den Link Erneuern klicken. Weitere Informationen zum Verlängern eines Zeitplans finden Sie unter Eingeplante Dashboard-Ereignisse verwalten.
13. Legen Sie fest, wie oft diese Aktion ausgelöst werden soll, indem Sie eine der folgenden Optionen aus dem Menü Häufigkeit auswählen:
    • Nur einmal: Verteilen Sie das PDF nur einmal auf der Seite Starts on.
    • Wöchentlich: Verteilen Sie das PDF wöchentlich. Wählen Sie einen oder mehrere Wochentage aus, an denen sie aktualisiert werden soll, bei Bedarf bis zu 7 Tage.
      
      Tipp: Ausgewählte Tage sind blau hervorgehoben.
    • Monatlich: Verteilen Sie das PDF monatlich. Wählen Sie den Tag des Monats für die Ausführung und die Anzahl der Monate zwischen den Läufen aus.
      
14. Wählen Sie im Menü Aktiondie Option PDF per E-Mail verteilen.
    
15. Wählen Sie die Verteilungsmethode aus, indem Sie eine der folgenden Optionen aus dem Menü „Verteilung“ auswählen:
    • Option für bestimmte Benutzer und Gruppen, um einzelne Benutzer und Gruppen zur Verteilerliste hinzuzufügen.
    • Wählen Sie eine Organisationshierarchie aus den verfügbaren Organisationshierarchien aus, die unter dem Kopf Organisationshierarchie aufgeführt sind, um die E-Mails an Hierarchiebenutzer zu verteilen. Jeder Benutzer erhält eine personalisierte Version des Dashboards für die höchste Hierarchieebene, die ihm zur Verfügung steht.
      Tipp: Wählen Sie für Benutzer, die zu mehreren Ebenen in einer Organisationshierarchie gehören, die Option E-Mails konsolidieren, um eine einzelne E-Mail mit mehreren PDF-Momentaufnahmen pro Ebene zu generieren, anstatt mehrere E-Mails für jede Ebene.
      Tipp: Wenn Ihr Dashboard personalisiert ist und der Benutzer, den Sie der Verteilerliste hinzufügen, Teil der Organisationshierarchie ist, die auf das Dashboard angewendet wird, berücksichtigt die PDF die Hierarchieebene dieses Benutzers (unabhängig von der Verteilungsmethode).
16. Wenn Sie Bestimmte Benutzer und Gruppen auswählen, geben Sie die E-Mail-Adresse für den Benutzer oder die Gruppe in das Feld ein, und klicken Sie auf Hinzufügen.
17. Sie können den Namen eines Benutzers in das Listenfeld Benutzer oder Gruppe suchen in eingeben, um einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe zu finden.
18. Sie können auf den Link Test-E-Mail an mich senden klicken, um eine Test-E-Mail mit aktuellen Einstellungen zu erhalten, bevor Sie eine ordnungsgemäße Verteilung starten, nachdem Sie die Verteilungsmethode ausgewählt haben.
19. Geben Sie im Feld PDF-Name einen Namen für die PDF-Datei ein.
    Tipp: Geben Sie die geschweifte Klammer { ein, um auf eine Liste der verfügbaren Platzhalter zuzugreifen, die Sie in den Feldern PDF-Name, E-Mail-Betreff und E-Mail-Text verwenden können.
20. Geben Sie im Feld E-Mail-Betreff einen benutzerdefinierten Betreff für die E-Mails ein.
21. Geben Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Nachricht in das Feld E-Mail-Text ein.
22. Klicken Sie auf Speichern.
    
    Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente speichern.
23. Um weitere Aktionen einzuplanen, klicken Sie auf Zeitplan hinzufügen. Sie können bis zu 5 unabhängige Dokumente pro Dashboard hinzufügen.
24. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster Dashboard-Einplanung zu schließen.

Eingeplante Dashboard-Ereignisse anzeigen

Im Abschnitt Dashboard-Zeitpläne können Sie geplante Dashboard-Ereignisse anzeigen und verwalten. Bevor Sie auf die Zeitplanverwaltung zugreifen können, muss mindestens ein Ereignis eingeplant sein. Wenn Sie mindestens eine Aktion eingeplant haben, können Sie auf der Seite Dashboard-Zeitpläne auf alle eingeplanten Aktionen zugreifen.

Informationen zum Verwalten eingeplanter Dashboard-Ereignisse finden Sie im Abschnitt Verwalten eingeplanter Dashboard-Ereignisse.

1. Melden Sie sich bei Studio an.
2. Klappen Sie das Benutzeravatar-Menü im oberen Navigationsbereich auf.
   
3. Wählen Sie Dashboard-Zeitpläne.
   
4. Auf der Seite Dashboard-Zeitpläne können Sie Zeitpläne nach ihren jeweiligen Dashboard-Verantwortlichen filtern.
   
5. Alternativ können Sie nach einem Dashboard-Zeitplan suchen, indem Sie den Namen des Dashboards in das Feld Dashboard-Zeitpläne suchen eingeben.
6. Sie können in der Spalte Name auf den Namen eines Dashboards klicken, um das Fenster mit den Zeitplaneinstellungen zu öffnen.
7. In der Spalte Geändert können Sie das Datum anzeigen, an dem der Zeitplan hinzugefügt oder zuletzt geändert wurde.
8. Sie können das Datum des letzten Laufs in der Spalte Letzter Lauf anzeigen. Ein Bindestrich (–) wird angezeigt, wenn ein Ereignis keine verbleibenden Läufe hat (wenn die Häufigkeit auf “Nur einmal” gesetzt ist).
9. Sie können das Datum des nächsten Laufs in der Spalte Nächster Lauf anzeigen.
10. Sie können den Verantwortlichen des eingeplanten Dashboards in der Spalte Verantwortlicher anzeigen.

Eingeplante Dashboard-Ereignisse verwalten

Im Abschnitt Dashboard-Zeitpläne können Sie geplante Dashboard-Ereignisse anzeigen und verwalten. Bevor Sie auf die Zeitplanverwaltung zugreifen können, muss mindestens ein Ereignis eingeplant sein. Wenn Sie mindestens eine eingeplante Aktion eingeplant haben, können Sie im Abschnitt Dashboard-Zeitpläne auf alle eingeplanten Aktionen zugreifen.

Nachdem Sie eine Dashboard-Aktualisierung oder eine PDF-Verteilung eingeplant haben, können Sie Folgendes tun:

• Eingeplante Aktion deaktivieren
• Eingeplante Aktion erneuern
• Dashboard-Zeitplan entfernen

1. Melden Sie sich bei Studio an.
2. Klappen Sie das Benutzeravatar-Menü im oberen Navigationsbereich auf.
   
3. Wählen Sie Dashboard-Zeitpläne.
   
4. Klicken Sie auf der Seite Dashboard-Zeitpläne auf das Aktionsmenü neben einem geplanten Ereignis, um eine der folgenden Aktionen auszuführen:
   • Brechen Sie alle eingeplanten Läufe ab, und deaktivieren Sie einen Zeitplan vorübergehend, behalten Sie den Zeitplan jedoch in Studio bei.
   • Aktivieren Sie ein deaktiviertes Ereignis, um es wieder zu aktivieren.
   • Ändern Sie die Zeitplaneinstellungen, oder fügen Sie bis zu 5 Dokumente hinzu.
   • Zeigen Sie alle vorherigen Läufe an (Zeit und Status).
5. Um eingeplante Läufe abzubrechen, wählen Sie im Menü „Aktionen“ neben einem geplanten Ereignis die Option Deaktivieren aus.
6. Um ein deaktiviertes Ereignis zu aktivieren, wählen Sie im Aktionsmenü neben einem geplanten Ereignis die Option Aktivieren aus.
   
7. Um Zeitplaneinstellungen zu ändern oder bis zu 5 Zeitpläne hinzuzufügen, wählen Sie im Aktionsmenü neben einem geplanten Ereignis die Option Ändern. Sie gelangen zum Fenster Dashboard-Einplanung, in dem Sie die Zeitplaneinstellungen ändern können.
8. Im Fenster Dashboard-Einplanung können Sie das Ankreuzfeld Aktiviert entmarkieren, um die Aktion vorübergehend zu deaktivieren.
   
9. Im Fenster Dashboard-Einplanung haben Sie die Möglichkeit, im Kopf des Dokuments im Fenster Dashboard-Einplanung auf die Schaltfläche x zu klicken, um den Zeitplan dauerhaft zu entfernen.
10. Im Fenster Zeitplaneinstellungen haben Sie die Möglichkeit, im Fenster Dashboard-Einplanung auf Erneuern zu klicken, um den Ablauf des Zeitplans um sechs weitere Monate nach dem aktuellen Datum zu verschieben.
    Tipp: Standardmäßig laufen alle Zeitpläne sechs Monate nach dem Startdatum automatisch ab.
11. Um alle vorherigen Läufe (Zeit und Status) anzuzeigen, wählen Sie Alle Läufe anzeigen.
12. Im Fenster Alle Läufe werden die gesamte Zeit und der Status aller vorherigen Läufe angezeigt.