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Freigeben von Dashboards und Dokumentenmappen (Studio)
Informationen zum Freigeben von Dashboards und Dokumentenmappen
Wenn Sie Ihr Dashboard oder Ihre Dokumentenmappe freigeben, können Sie an Berichten mit anderen Personen zusammenarbeiten. Sie können mit einzelnen Benutzern, Gruppen oder auch mit jemandem teilen, der sich noch nicht in Studio registriert hat. Beim Teilen können Sie entscheiden, ob Ihr Beteiligter das Dashboard oder die Dokumentenmappe bearbeiten oder nur anzeigen kann.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit der Freigabe zu beginnen:
- Blättern Sie auf der Studio-Startseite nach unten zu Explore Dashboards & Books. Klicken Sie auf das Menü neben Ihrem Dashboard oder Ihrer Dokumentenmappe, und wählen Sie dann Freigeben aus.
Tipp: Um mehrere Dashboards oder Dokumentenmappen gleichzeitig zu teilen, wählen Sie sie über die Kontrollkästchen auf der linken Seite aus. Mehrfachselektionen verwenden dasselbe Aktionsmenü. Siehe Mehrere Dashboards oder Dokumentenmappen gleichzeitig freigeben unten. - Wenn ein Dashboard oder eine Dokumentenmappe geöffnet ist, klicken Sie im Kopf auf die Schaltfläche Freigeben.
- Wenn ein Dashboard oder eine Dokumentenmappe geöffnet ist, öffnen Sie das Optionsmenü, und wählen Sie Freigeben.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie entscheiden können, für wen Sie Ihr Dashboard oder Ihre Buchung freigeben möchten.
Freigeben eines Dashboards oder einer Dokumentenmappe
Tipp: Zum Freigeben von Dashboards und Dokumentenmappen ist die Berechtigung Teilen Bearbeiten oder Ansicht teilen erforderlich.
- Geben Sie die Personen ein, mit denen Sie Ihr Dashboard teilen oder mit denen Sie buchen möchten.
- Studio-Benutzer: Geben Sie den Vornamen, Nachnamen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, und klicken Sie dann darauf.
- Alle Studio-Benutzer: Sie können unternehmensweite Dashboards und Bücher an jeden Studio-Benutzer in Ihrem Hauptkonto verteilen, indem Sie Für alle Benutzer freigeben auswählen. Diese Einstellung stellt sie jedem Benutzer zur Verfügung, einschließlich neuer Benutzer, die sich nach der Erstellung des Dashboards registrieren. Wenn Sie diese Option verwenden, können Sie weiterhin bestimmte Benutzer und Gruppen hinzufügen.
Tipp: Für diese Aktion ist die BerechtigungFür alle freigeben erforderlich.
- Studiogruppen: Geben Sie den Namen der Gruppe ein, und klicken Sie dann darauf. Wenn Sie ein Dashboard oder eine Dokumentenmappe für eine Gruppe freigeben, haben alle Mitglieder dieser Gruppe Zugriff. Es spielt keine Rolle, wann ein Benutzer der Gruppe beitritt – Benutzer, die der Gruppe nach der Freigabe beitreten, erhalten weiterhin Zugriff. Sobald jedoch ein Benutzer die Gruppe verlässt, kann der Benutzer nicht mehr auf Ihr Dashboard oder Ihre Dokumentenmappe zugreifen.
- Nicht registrierte Benutzer: Geben Sie die E-Mail-Adresse einer Person ein, mit der Sie Ihr Dashboard oder Ihre Buchung teilen möchten. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wenn Sie die Freigabe abgeschlossen haben, wird diese Person eingeladen, ein Studio-Konto zu erstellen.
- Wenn Sie ein Dashboard-Eigentümer sind, sehen Sie Freigeben von Editoren zulassen. Wählen Sie diese Option, damit alle Bearbeiter das Dashboard freigeben und es allen Dokumentenmappen hinzufügen können, auf die sie Zugriff haben (erstellt oder freigegeben). Lassen Sie dieses Ankreuzfeld nicht markiert, um sicherzustellen, dass nur Sie das Dashboard freigeben oder zu Dokumentenmappen hinzufügen können.
- Legen Sie im Abschnitt Hinzufügen fest, welche Zugriffsebene die einzelnen Benutzer oder Gruppen haben sollen. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
- Darf anzeigen: Erlaubt Benutzern, Ihr Dashboard oder Ihre Dokumentenmappe anzuzeigen, zu aktualisieren und zu exportieren, aber keine Änderungen daran vorzunehmen.
- Kann bearbeiten: Erlaubt Benutzern, einige Änderungen an Ihrem Dashboard oder an der Dokumentenmappe vorzunehmen, jedoch nicht so viel wie der Eigentümer. Weitere Informationen finden Sie unter Owner vs. Redakteure vs. Viewer.
Tipp: „Kann bearbeitet werden“ ist nicht verfügbar, wenn ein Dashboard oder Buch mit allen Studio-Benutzern oder nicht registrierten Benutzern geteilt wird.
- Klicken Sie auf den Link Vorschau, um die Daten basierend auf ihrer Organisationshierarchieebene als personalisiert für einen bestimmten Benutzer anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorschau einer Organisationshierarchie.
Tipp: Diese Funktion ist optional. Dies ist am nützlichsten für personalisierte Dashboards oder Bücher und wenn Ihre Position in der Organisationshierarchie gleich oder höher als der Benutzer ist, für den Sie freigeben. - Geben Sie eine Nachricht ein. (Optional)
- Wählen Sie Per E-Mail benachrichtigen, wenn Sie zusätzlich zur In-App-Benachrichtigung eine E-Mail an alle Benutzer und Gruppen senden möchten, mit denen Sie geteilt haben.
Tipp: Wenn Sie mit allen Benutzern teilen, erhalten nicht alle eine E-Mail-Benachrichtigung. Nur Benutzer und Gruppen im Abschnitt Hinzufügen werden per E-Mail gesendet.
- Klicken Sie auf Dashboard-Link kopieren, um einen Link zu diesem Dashboard in die Zwischenablage zu kopieren (oder Link Mappe kopieren, wenn Sie eine Dokumentenmappe freigeben).
Tipp: Sie können diesen Link in das Feld Nachricht einfügen.
- Klicken Sie auf Teilen.
Eigentümer vs. Redakteure vs. Anzeigende
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick darüber, was jede Art von Benutzer in dem von Ihnen freigegebenen Dashboard tun kann.
Tipp: Beim Teilen einer Dokumentenmappe gelten die Berechtigungen Kann anzeigen und Kann bearbeiten nur für die Dokumentenmappe, nicht für die einzelnen darin enthaltenen Dashboards.
| Berechtigung | Eigentümer:in | Bearbeiten möglich | Anzeige möglich |
| Darf ein Dashboard anzeigen | Ja | Ja | Ja |
| Darf Dashboard-Berichte regenerieren | Ja | Ja | Ja |
| Darf Dashboard-Berichte exportieren | Ja | Ja | Ja |
| Kann Dashboard-Eigenschaften bearbeiten (mit Ausnahme der Eigentümerschaft) | Ja | Ja | Nein |
| Darf Dashboard-Widgets bearbeiten | Ja | Ja | Nein |
| Darf auf oder von diesem Dashboard aus veröffentlichen | Ja | Ja | Nein |
| Kann ein Dashboard teilen | Ja | Nein
(es sei denn, die Option Freigabe von Editoren zulassen ist aktiviert) |
Nein |
| Kann Dokumentenmappen ein Dashboard hinzufügen | Ja | Nein
(es sei denn, die Option Freigabe von Editoren zulassen ist aktiviert) |
Nein |
| Darf Dashboard-Eigentümer ändern | Ja | Nein | Nein |
| Dashboard kann gelöscht werden | Ja | Nein | Nein |
| Kann ein Dashboard einplanen | Ja | Ja | Nein |
| Zugriff auf Dashboard-Versionen möglich | Ja | Nein | Nein |
Dashboard-Sharing vs. Teilen von Dokumentenmappen
Sie können ein Dashboard einzeln oder als Teil einer Dokumentenmappe freigeben. Dashboard-Sharing und Book-Sharing funktionieren unabhängig voneinander. Ein Benutzer hat möglicherweise keinen Zugriff auf ein einzelnes Dashboard und kann es dennoch als Teil einer freigegebenen Dokumentenmappe anzeigen.
Tipp: Empfänger einer Dokumentenmappe können alle Dashboards, die der Dokumentenmappe hinzugefügt wurden, nur als Registerkarten in dieser Dokumentenmappe anzeigen. Wenn Sie also 10 Dashboards zu einer Dokumentenmappe hinzufügen, müssen Sie diese nicht einzeln freigeben, sondern nur eine Mappe. Wenn ein Empfänger unabhängig voneinander direkten Zugriff auf eines der Dashboards in der Dokumentenmappe hat, kann er weiterhin alles tun, was er direkt in diesem Dashboard tun darf.
Im Fenster Dashboard freigeben werden alle Benutzer angezeigt, die Zugriff auf Ihr Dashboard haben. Sie sind in folgende Listen unterteilt:
- Zuvor geteilt. Einzelne Benutzer und Gruppen mit dem Dashboard wurden für freigegeben. Sie können die Zugriffsebene ändern (Darf anzeigen oder bearbeiten) und sie vollständig aus dieser Liste entfernen.
- Bereits mit x Benutzern oder Gruppen über Dokumentenmappen geteilt: (Dabei steht x für die Anzahl der Benutzer und Gruppen.) Benutzer und Gruppen, mit denen das Dashboard als Teil der Dokumentenmappe geteilt wird. Die Freigabe von Dokumentenmappen gewährt nur Zugriff auf Anzeigeebene. Um Benutzer aus dieser Liste zu entfernen, müssen Sie zur Freigabe von Dokumentenmappen wechseln.
Gleichzeitiges Teilen mehrerer Dashboards oder Dokumentenmappen
Sie können mehrere Dashboards und/oder Bücher gleichzeitig freigeben.
Achtung: Die Massenfreigabe überschreibt alle vorhandenen Freigabeberechtigungen, die ein Benutzer für dieses Dashboard hat.
- Blättern Sie auf der Studio-Startseite nach unten zu Explore Dashboards & Books.
- Wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen auf der linken Seite mehrere Elemente aus.
- Klicken Sie auf das Menü neben einem der ausgewählten Elemente.
- Klicken Sie auf Freigeben.
- Geben Sie Benutzer oder Gruppen an, mit denen Sie teilen möchten.
- Wenn Sie über die Berechtigungen Für alle Benutzer freigeben verfügen, können Sie Freigabezugriff für alle Benutzer verwalten auswählen.
- Wählen Sie für jeden Benutzer oder jede Gruppe, ob er Berechtigungen anzeigen oder bearbeiten oder seinen Zugriff entfernen kann.
- Sie sehen eine Liste der Elemente, die Sie freigeben. Sie können Elemente entfernen, indem Sie die Drucktaste x verwenden.
- Geben Sie eine Nachricht ein. (Optional)
- Wählen Sie Per E-Mail benachrichtigen, wenn Sie zusätzlich zur In-App-Benachrichtigung eine E-Mail an alle Benutzer und Gruppen senden möchten, mit denen Sie geteilt haben.
Tipp: Wenn Sie mit allen Benutzern teilen, erhalten nicht alle eine E-Mail-Benachrichtigung. Nur einzelne Benutzer und Gruppen im Abschnitt Aktualisieren werden per E-Mail gesendet.
- Klicken Sie auf Teilen.
Tipp: Wenn Sie keine Berechtigung zum Teilen ausgewählter Elemente haben, informiert Studio Sie darüber.
Dashboard oder Dokumentenmappe nicht mehr freigeben
- Öffnen Sie das Fenster Freigeben.
- Um eine Person zu entfernen, suchen Sie den Benutzer oder die Gruppe im Abschnitt Zuvor gemeinsam genutzte Benutzer, und wählen Sie Zugriff entfernen.
- Um die Freigabe Ihres Dashboards für alle zu beenden, klicken Sie auf den Link Alle entfernen oben unter Zuvor freigegeben.
- Klicken Sie auf Freigeben, um Ihre Änderungen zu sichern.
Tipp: Wenn ein Dashboard oder eine Dokumentenmappe für eine Gruppe freigegeben wird, wird durch das Entfernen eines Benutzers aus dieser Gruppe auch Ihr Dashboard oder Ihre Buchung für diesen Benutzer nicht mehr zugänglich.
Tipp: Um den Zugriff von Personen auf mehrere Dashboards oder Bücher zu entfernen, verwenden Sie die Massenfreigabe mit der Option Zugriff entfernen.
Dashboard mit anderen Benutzern bearbeiten
Wenn Sie ein Dashboard bearbeiten, das bereits von einer anderen Person bearbeitet wird, wird eine Meldung angezeigt, die jedem Benutzer mitteilt, wer das Dashboard gerade bearbeitet.
Wenn mehrere Benutzer dasselbe Dashboard gleichzeitig bearbeiten, werden beim letzten Sichern alle vorherigen Änderungen überschrieben.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Kollegen sprechen, um die Änderungen des anderen zu koordinieren und zu vermeiden. Wenn Sie direkt im Dashboard koordinieren möchten, versuchen Sie es mit Kommentaren.