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E-Mail-Auslöser


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E-Mail-Trigger im Überblick

Achtung: Die E-Mail-Aufgabenfunktion unter Workflows funktioniert genauso wie E-Mail-Auslöser, allerdings mit mehreren bemerkenswerten Verbesserungen. Aufgrund dieser Verbesserungen empfehlen wir, stattdessen die E-Mail-Aufgabe zu verwenden.
Warnung: Wir empfehlen dringend, E-Mail-Auslöser nicht zu verwenden, da sie sich möglicherweise nicht wie vorgesehen verhalten und keine Verbesserungen für diese Funktion mehr entwickeln. Verwenden Sie für dieselbe Funktion mit hinzugefügten Verbesserungen stattdessen die E-Mail-Aufgabenfunktion.

Unabhängig davon, ob Sie sofort von einer Antwort wissen oder eine Folge-E-Mail an Ihre Teilnehmer senden möchten, bieten E-Mail-Auslöser eine einfache Lösung. Mit E-Mail-Auslösern können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an jemanden senden, wenn eine Umfrageantwort abgeschlossen ist und die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.

Beispiel: Sie können E-Mail-Auslöser für eine Vielzahl von Fällen verwenden, z. B. für eine Whistle-Blower-Umfrage, die eine E-Mail an HR auslöst, wenn Betrug gemeldet wird, oder eine Einplanungsumfrage, die Ihren Teilnehmern einen Datensatz darüber sendet, für welche Ereignisse sie sich angemeldet haben.

Einrichten eines E-Mail-Triggers

Standardmäßig sendet ein E-Mail-Auslöser immer dann eine E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse, wenn ein Teilnehmer die Umfrage abschließt. Diese und viele weitere Optionen können mit den nachfolgend beschriebenen Schritten konfiguriert werden.

Einrichten eines E-Mail-Auslösers

  1. Navigieren Sie zum Reiter Umfrage, und klicken Sie auf die Umfragenoptionen.Von der Umfrage-Editor-Seite zu den Umfrageoptionen navigieren
  2. Navigieren Sie zum Abschnitt Post-Survey der Umfrageoptionen.Navigieren zum Abschnitt Nach der Umfrage der Umfrageoptionen, um zum Menü Auslöser bearbeiten zu gelangen
  3. Wählen Sie im Menü E-Mail-Auslöser verwalten die Option Auslöser bearbeiten.
  4. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um den Auslöser festzulegen, der gesendet werden soll, wenn die Umfrage abgeschlossen ist UND eine bestimmte Bedingung erfüllt ist (wenn Sie keine Bedingung hinzufügen, wird der E-Mail-Auslöser immer dann gesendet, wenn ein Umfrageteilnehmer die Umfrage abschließt).
    Optionen oben im E-Mail-Auslöser

    Tipp: Bei einer unvollständigen Umfrageantwort wird nur dann eine E-Mail per E-Mail gesendet, wenn der Auslöser eine Bedingung hat, die durch die unvollständige Antwort erfüllt wurde. Andernfalls führen unvollständige Antworten nicht dazu, dass ein E-Mail-Auslöser eine E-Mail sendet, wenn sie aufgezeichnet wird.
    Tipp: Wenn Ihre Umfrage in mehreren Sprachen verteilt wurde und Sie den Teilnehmern einen Auslöser in der Sprache senden möchten, in der sie an der Umfrage teilgenommen haben, müssen Sie für jede Sprache einen Auslöser erstellen. Sie können eine Bedingung für den zu sendenden Auslöser basierend auf dem Sprachcode des Empfängers festlegen, damit Empfänger den Auslöser in der richtigen Sprache erhalten.
  5. Geben Sie im Formularfeld E-Mail-Adresse des Empfängers die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, wenn diese von Ihrer Standard-E-Mail-Adresse abweicht.
    Tipp: Sie können den E-Mail-Auslöser an mehrere Personen gleichzeitig senden, indem Sie in diesem Feld kommagetrennte E-Mails hinzufügen. Siehe Senden von E-Mails an Teilnehmer unten finden Sie weitere Optionen und Informationen.
  6. Geben Sie den Absendernamen ein.
  7. Geben Sie die Antwortadresse ein. Wenn die Empfänger Fragen haben oder auf den E-Mail-Trigger antworten, ist dies die E-Mail-Adresse, an die diese Antworten gesendet werden. Wenn Sie die Antwort-E-Mail leer lassen, wird die Standardtrigger@qemailserver.com verwendet.
  8. Geben Sie einen Betreff ein.
  9. Geben Sie eine Nachricht für Ihren Auslöser ein. Verwenden Sie die Rich-Content-Editor Funktionen zum Anpassen Ihrer Nachricht.
  10. Wählen Sie das Dropdown-Menü Wenn aus, um festzulegen, wie lange eine Verzögerung auf den Auslöser angewendet werden soll. Standardmäßig wird der Auslöser sofort nach Abschluss der Umfrage durch einen Teilnehmer gesendet, Sie können jedoch verschiedene Verzögerungen wählen, von einer Stunde bis zu 28 Tagen.
    Zusätzliche Optionen unten im E-Mail-Auslöser

    Tipp: Aufgrund der Art und Weise, wie E-Mails ausgelöst werden, ist es nicht möglich, die genaue Uhrzeit und das Datum anzugeben, an dem die E-Mail gesendet wird (da das angegebene Datum möglicherweise bereits verstrichen ist, als der Umfrageteilnehmer seine Umfrage beendet hat).
  11. Entscheiden Sie, ob Antwortbericht einschließen und Vollständigen Fragetext anzeigen für diese E-Mail geeignet sind.
    Tipp: Antwortbericht einfügen fügt dem Text der E-Mail eine Zusammenfassung der Fragen und Antworten des Umfrageteilnehmers hinzu (sowie einen Link zu einer Online-Version). Bei Auswahl der Option „Vollständigen Fragetext anzeigen“ wird der gesamte Text jeder Frage im Antwortbericht angezeigt, statt längeren Text abzuschneiden.
    Achtung: Es gibt einige Fälle, in denen Antwortberichte für eine Marke deaktiviert werden können. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Antwortberichte zulassen“.
  12. Klicken Sie auf Auslöser speichern, um zu speichern und zum Reiter „Umfrage“ zurückzukehren.
    Tipp: Entfernen Sie einen E-Mail-Auslöser, indem Sie auf Bearbeitung beenden und dann auf Löschen klicken.

Sie können beliebig viele E-Mail-Auslöser hinzufügen und die Bedingungen oder E-Mail-Adressen der Empfänger nach Bedarf ändern.

Auslösen von E-Mails an Teilnehmer

Wenn Sie Ihre Umfrage über eine Kontaktliste oder Sie fragen Teilnehmer nach ihren E-Mail-Adressen in der Umfrage. Sie können dynamischem Text Code zur dynamischen Aktualisierung der E-Mail-Adresse, an die der E-Mail-Auslöser sendet (anstatt eine feste E-Mail-Adresse zu verwenden).

Verwenden von dynamischem Text zum Senden eines E-Mail-Auslösers

  1. Klicken Sie auf das Symbol mit dynamischem Text {A} im Abschnitt Nachricht des Auslösers.Das Symbol für dynamischen Text oben in der Nachricht
  2. Wählen Sie die Umfragenfrage aus, die verwendet wird, um die E-Mail-Adresse des Umfrageteilnehmers zu erfassen, oder…
    Wählen Sie im dynamischen Textmenü eine E-Mail aus einer Frage aus
  3. Wählen Sie das Panel-Feld für die E-Mail-Adresse des Empfängers aus, wenn Sie Ihre Umfrage ursprünglich per E-Mail an eine Kontaktliste gesendet haben.
    Wählen Sie im dynamischen Textmenü eine E-Mail aus einem Panel-Feld aus
  4. Kopieren Sie den generierten Code für dynamischen Text.
    Kopieren des generierten dynamischen Texts und Einfügen in das E-Mail-Feld des E-Mail-Auslösers
  5. Fügen Sie den Code für dynamischen Text in das Formularfeld „E-Mail-Adresse des Empfängers“ ein.

Tipp: Haben Sie einen Query-String in Ihrem E-Mail-Trigger, der scheinbar nicht funktioniert? Dies kann damit zusammenhängen, wie Ihr dynamischer Text formatiert ist. Am besten fügen Sie ‘?format=urlencode’ bis zum Ende der Piped-Text-Werte, vor der letzten Klammer. Hierdurch wird sichergestellt, dass Werte mit Leer- und Sonderzeichen ordnungsgemäß in den Query-String übertragen werden. Ziehen Sie beispielsweise eingebettete Daten namens Abteilung mithilfe von ${e://Feld/Abteilung? in Ihre Abfragezeichenfolge.format=urlencode} statt ${e://Field/Department}.

Fügen Sie jedoch nicht format=urlencode zu E-Mail-Feldern hinzu. Hierdurch wird das Symbol „@“ in „%40“ konvertiert.

Wann E-Mails ausgelöst werden

Es gibt mehrere Arten von Antworten, die E-Mails auslösen, und verschiedene andere, die dies nicht tun.

Häufig gestellte Fragen

Viele Seiten dieses Portals wurden mithilfe maschineller Übersetzung aus dem Englischen übersetzt. Obwohl wir bei Qualtrics die bestmögliche maschinelle Übersetzung ausgewählt haben, um ein möglichst gutes Ergebnis zu bieten, ist maschinelle Übersetzung nie perfekt. Der englische Originaltext gilt als offizielle Version. Abweichungen zwischen dem englischen Originaltext und den maschinellen Übersetzungen sind nicht rechtlich bindend.