Benutzergruppen

Benutzergruppen

Als Administrator können Sie Gruppen verwenden, um zwei oder mehr Benutzern das Teilen von Projekten, Grafiken, Dateien und Nachrichten in zu ermöglichen. Bibliotheken. Benutzer in Gruppen können Kontaktlisten auch auf ihrer Seite Kontakte teilen. Gruppen können alle in Ihrem Unternehmen, alle in einem bestimmten Abteilungoder nur bestimmte Benutzer, die Sie manuell auswählen.

Auf die Gruppenadministration können Administratoren von Marken und Abteilungen nur auf der Seite „Administration“ zugreifen.

Neue Gruppen anlegen

1. Navigieren Sie zur Seite Admin.
   
2. Wählen Sie Gruppen.
   
3. Klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen.
4. Geben Sie den Gruppennamen ein.
   
   Tipp: Ihr Gruppenname sollte keine Sonderzeichen enthalten – dies umfasst Zeichen, die keine Zahlen oder das englische Alphabet sind.
5. Legen Sie fest, wem die Gruppe zur Verfügung steht.
   Tipp: Für diese Marke und Für diese Abteilung bedeutet dies, dass alle Benutzer in Ihrer Organisation bzw. der angegebenen Abteilung automatisch auf den Gruppeninhalt zugreifen können. Nein bedeutet, dass ein Administrator der Gruppe bestimmte Personen manuell hinzufügen muss.

   Tipp: Die Berechtigung Für alle Benutzer verfügbar gilt auch für Projektgenehmigungseinstellungen.

   • Wenn für eine Gruppe die Berechtigung Für alle Benutzer verfügbar auf Für diese Marke gesetzt ist und diese Gruppe als Genehmigergruppe ausgewählt ist, werden alle Benutzer der Instanz beim Veröffentlichen einer Umfrage in der Liste Genehmiger auswählen angezeigt.
   • Wenn für eine Gruppe die Berechtigung Für alle Benutzer verfügbar auf Für diese Instanz gesetzt ist und diese Gruppe als Umfrageeigentümergruppe ausgewählt ist, müssen alle Benutzer in der Marke vor dem Veröffentlichen einer Umfrage eine Genehmigung benötigen.
   • Wenn hingegen für eine Gruppe die Berechtigung Für alle Benutzer verfügbar auf Nein gesetzt ist, werden nur Benutzer in dieser Gruppe als Genehmiger angezeigt oder müssen ihre Umfragen genehmigen.
6. Wählen Sie den Gruppentyp aus.
   Tipp: Der Gruppentyp bestimmt, was Gruppenmitglieder mit Inhalten tun dürfen, die der Gruppe gehören. In den meisten Fällen können Sie nur den Standardgruppentyp verwenden. Wenn Sie die Berechtigungen der Gruppe einschränken möchten, können Sie einen neuen Gruppentyp anlegen.
7. Wählen Sie eine Sparte aus.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Manuelles Hinzufügen von Benutzern zu einer Gruppe

Wenn Sie Ihre Gruppe nicht allen Benutzern Ihrer Marke oder einer bestimmten Sparte zur Verfügung gestellt haben, müssen Sie Benutzer manuell hinzufügen.

Hinzufügen von Benutzern zu einer Gruppe

1. Navigieren Sie zur Seite Admin.
   
2. Wählen Sie Gruppen.
   
3. Klicken Sie rechts neben dem Gruppennamen auf Hinzufügen.
4. Suchen Sie nach dem Benutzer, den Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann den entsprechenden Benutzer aus.
   
   Tipp: Sie können mehrere Benutzer auswählen, indem Sie beim Klicken auf Strg oder Cmd gedrückt halten. Um zwei Benutzer und alle dazwischen auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, und klicken Sie auf den ersten und den letzten Benutzer.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Einem Benutzer zusätzliche Gruppenberechtigungen erteilen

Administratoren können die Gruppenzugriffsberechtigungen des Benutzers bearbeiten. Dies ist nützlich, wenn Sie einem Benutzer besonderen Zugriff zum Hinzufügen und Ändern von Gruppeninhalten gewähren möchten, der über die anderen Gruppenmitglieder hinausgeht.

Ändern der Berechtigungen eines Gruppenmitglieds

1. Fügen Sie den Benutzer zur Gruppe hinzu. Dies ist auch dann erforderlich, wenn die Gruppe allen Benutzern zur Verfügung steht.
2. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe.
   
3. Klicken Sie rechts neben dem Benutzernamen auf Bearbeiten.
   
4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die Berechtigungen festzulegen, die für diesen Benutzer gelten.
   
   Tipp: Wenn ein Benutzer manuell zu einer Gruppe hinzugefügt wird, bestimmen die ausgewählten Berechtigungen, was der Benutzer mit Inhalten tun darf, die der Gruppe gehören. Diese Berechtigungen überschreiben die Gruppentypberechtigungen für diesen Benutzer.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Gruppentypen

Gruppentypen, ähnlich wie Benutzertypen, sind Gruppen von Berechtigungen, die festlegen, was ein Benutzer mit Inhalten tun darf, deren Eigentümer eine Gruppe ist. Die Berechtigungen für den Gruppentyp gelten für alle Gruppenmitglieder, sofern für ein einzelnes Mitglied nichts anderes angegeben ist.

So legen Sie einen neuen Gruppentyp an:

1. Navigieren Sie zur Seite Admin.
   
2. Wählen Sie Gruppentypen.
   
3. Klicken Sie auf Neuen Gruppentyp erstellen.
4. Benennen Sie den Gruppentyp, und markieren Sie die Ankreuzfelder, um Berechtigungen nach Bedarf zu aktivieren/deaktivieren.
   
5. Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Sichern wird Ihr Gruppentyp nun in Ihrer Liste der verfügbaren Gruppentypen angezeigt. Diese Liste enthält auch alle Standardgruppentypen.

So wenden Sie einen Gruppentyp an

1. Navigieren Sie zur Seite Admin.
   
2. Wählen Sie Gruppen.
   
3. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe.
4. Wählen Sie den Gruppentyp aus dem Dropdown-Menü aus.
   
5. Klicken Sie auf Speichern.

Gruppen oder Gruppentypen löschen

Um eine Gruppe oder einen Gruppentyp zu löschen, klicken Sie in der Spalte Aktionen für die Gruppe oder Gruppenart, die Sie entfernen möchten, auf Löschen.

Verwendung von Benutzergruppen

Um zu erfahren, wie Sie eine Umfrage für eine Gruppe freigeben, führen Sie die Schritte auf der Supportseite Projekt freigeben aus.

Sie können auch Umfragen, Grafiken, Dateien und Nachrichten in Gruppenbibliotheken kopieren. Sie finden diese Anweisungen auf der Seite Bibliothek.

Um Anweisungen zum Teilen einer Kontaktliste mit einer Gruppe zu finden, navigieren Sie zum Abschnitt Listen freigeben auf der Seite Suchen, Sortieren, & Mailinglisten organisieren & Stichproben.

Anlegen einer organisationsweiten Bibliothek

Oft ist es nützlich, eine unternehmensweite Bibliothek zu erstellen, die alle Ihre Qualtrics-Benutzer teilen können. Hier können Sie Assets speichern, die Ihre Benutzer beim Erstellen von Umfragen verwenden können. Beim Einrichten Ihrer unternehmensweiten Bibliothek können Sie einschränken, welche Benutzer neue Inhalte hochladen können, während Sie dennoch allen Benutzern Zugriff auf die Inhalte in der Bibliothek gewähren.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Admin.
   
2. Navigieren Sie zu Gruppentypen.
   
3. Klicken Sie auf Neuen Gruppentyp erstellen.
4. Geben Sie Ihrem Gruppentyp einen Namen.
   
5. Aktivieren Sie im Abschnitt Bibliotheksberechtigungen der Registerkarte Allgemein alle Berechtigungen, die mit “Bibliothek verwenden” beginnen, und deaktivieren Sie alle Berechtigungen, die mit “Bibliothek verwalten” beginnen.
   
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Navigieren Sie zur Registerkarte Groups.
   
8. Klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen.
9. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen. Dies ist der Name, den Ihre Benutzer sehen, wenn sie die Gruppenbibliothek auswählen.
   
10. Wählen Sie Für diese Marke im Feld Für alle Benutzer verfügbar aus.
11. Wählen Sie den Gruppentyp aus, den Sie zuvor angelegt haben.
12. Klicken Sie auf Speichern.
13. Um Benutzer zur Verwaltung des Sammlungsinhalts hinzuzufügen (d. h. Benutzer, die Gruppeninhalte hinzufügen und entfernen können), wechseln Sie zu Ihrer neu erstellten Gruppe, und klicken Sie auf Hinzufügen.
    
14. Suchen Sie anhand des Vor- oder Nachnamens nach Benutzern.
    
15. Wählen Sie die Benutzer aus, deren Gruppeninhalt Sie verwalten möchten.
16. Klicken Sie auf Hinzufügen.
17. Klicken Sie auf Ihren Gruppennamen.
    
18. Klicken Sie neben einem der Benutzer in Ihrer Gruppe auf Bearbeiten.
    
19. Aktivieren Sie im Abschnitt Bibliotheksberechtigungen der Registerkarte Allgemein die Berechtigungen für “Bibliothek verwalten”. Mit diesen Berechtigungen kann der Benutzer Inhalte aus der Bibliothek hochladen und entfernen.
    
20. Klicken Sie auf Speichern.
21. Wiederholen Sie die Schritte 18 bis 20 für alle Benutzer in der Gruppe.
22. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
    

Mit der obigen Einrichtung ist die Gruppenbibliothek für alle Benutzer in Ihrer Organisation verfügbar, aber nur eine begrenzte Anzahl von Benutzern kann tatsächlich Inhalte in die Bibliothek hochladen. Jeder Benutzer in Ihrer Lizenz kann jedoch den in die Bibliothek hochgeladenen Inhalt verwenden.

Bewährte Praktiken

Beispiele für praktische Benutzergruppen sind:

• Instanzen, in denen Benutzer Projekte, Grafiken, Dateien und Nachrichten in Bibliotheken teilen sollen
• Erstellen Sie eine unternehmensweite Bibliothek für die Zusammenarbeit aller Benutzer.
• Organisationsweite Bibliotheken eignen sich hervorragend für bestimmte Anwendungen. Gruppen, die auf verschiedene Teams spezialisiert sind, verhindern jedoch, dass jeder alles &amp sieht; kann ein strukturierteres & organisiertes Programm ermöglichen

Beachten Sie beim Erstellen von Gruppen folgende wichtige Überlegungen:

• Gruppen sollen nicht für die Steuerung von Benutzerberechtigungen außerhalb des Umfangs eines bestimmten Projekt-/Collaboration-Aufwands verwendet werden. Für diese Benutzertypen wird empfohlen.
• Wenn alle Benutzer die globale Bibliothek für alle Aufgaben/Speicherzwecke nutzen, kann dies unübersichtlich und schwer zu navigieren sein.

Häufig gestellte Fragen