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Persönliche Daten

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Informationen zur Funktion „Personenbezogene Daten“

Datenschutzgesetze wie die DSGVO verlangen mitunter, dass Sie personenbezogene Daten löschen, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Innerhalb von Qualtrics können personenbezogene Daten an verschiedenen Stellen gespeichert werden, z. B. in Kontakten, Verzeichnissen, Umfrageantworten, Tickets, Benutzerkonten usw. Sie können Daten für eine Person oder eine Gruppe von Personen finden, indem Sie nach deren E-Mail-Adresse suchen, und diese Informationen dann bei Bedarf löschen. Sie können auch Umfrageantworten, die mit einer E-Mail-Adresse oder mehreren E-Mail-Adressen verknüpft sind, in einem JSON-Dateiformat exportieren.

Wechseln Sie zu “Administration”, wählen Sie “Datenschutz“, und stellen Sie sicher, dass Sie sich im Abschnitt “Persönliche Daten” befinden.

„Admin“ in der oberen Navigationsebene oben links auf allen Seiten der Website auswählen

Reiter „Datenschutz“ und „Persönliche Daten“

Datensätze, die über eine E-Mail-Adresse gefunden und/oder gelöscht werden können, enthalten die Anzahl von:

Tipp: Administratoren haben Zugriff auf diese Funktion, Abteilungsadministratoren jedoch nicht.
Tipp: Dieses Werkzeug löscht keine laufenden Antworten in der Offline-App, keine gesamten Umfragen, oder SFTP-Serverdaten. Auch Stats-iQ-Daten werden nicht aktualisiert (die Daten werden jedoch gelöscht, gehen also bei Aktualisierung von Stats iQ verloren). Anweisungen zum Entfernen der aufgelisteten Daten finden Sie auf der Supportseite von Qualtrics & GDPR Compliance.
Achtung: Dieses Werkzeug findet nur Datensätze, die eindeutig mit einem Kontakt im XM Directory verbunden sind (oder Kontakte, wenn Sie nicht über XM Directory verfügen). Das bedeutet z. B., wenn eine E-Mail-Adresse als Antwort auf eine Frage mit Texteingabe eingegeben wurde, die zu einer über einen anonymen Link verteilten Umfrage gehört, wird diese Umfrageantwort nicht durch die Löschanfrage gelöscht, da die Antwort nicht über eine Kontaktliste verteilt wurde. In so einem Fall müssen Sie Ihre Daten nach der Frage mit Texteingabe filtern und dann die Antwort löschen.

Übersicht aller mit einer E-Mail verknüpften Datensätze anzeigen

Sie können nach allen persönlichen Informationen suchen, die mit einer bestimmten E-Mail-Adresse verknüpft sind. Diese Zusammenfassung ermöglicht es Ihnen, Datensätze zu finden und herauszufinden, wie viele Daten in Ihrer Qualtrics-Instanz mit einer E-Mail-Adresse verknüpft sind, bevor Sie eine Löschung durchführen.

  1. Klicken Sie auf Anfrage hinzufügen.
    Schaltfläche „Anfrage hinzufügen“ oben im Abschnitt „Persönliche Daten“
  2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld ein.
    Großes Feld, in das Sie eine E-Mail-Adresse eingeben können. Darunter, Multiple Choice, die erste Option zeigt eine Zusammenfassung an. Dann zwei Schaltflächen. Die blaue Verarbeiten-Schaltfläche ist die zweite

    Tipp: Oder klicken Sie auf mehrere E-Mail-Adressen, um die Umfrageantworten zu finden, die mit mehreren Personen verknüpft sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Tabelle mit E-Mail-Adressen den folgenden Anforderungen entspricht:
    Wenn die Option „Mehrere E-Mail-Adressen“ aktiviert ist, können Sie stattdessen eine Datei hochladen

    • Eine als E-Mail gekennzeichnete Spalte
    • Nicht mehr als 500 E-Mail-Adressen
    • Gespeichert als CSV im UTF-8-Format
  3. Klicken Sie auf Zusammenfassung der Daten anzeigen.
  4. Klicken Sie auf Verarbeiten.
  5. Lesen Sie die Nachricht. Das System wird mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage beginnen. Klicken Sie auf die Zurück-Schaltfläche oder auf Frühere Anfragen überprüfen.
    Dankesnachricht mit dem Hinweis, dass Sie möglicherweise warten müssen

    Tipp: Sie können auch eine neue Anfrage starten oder zu einer anderen Stelle im Produkt gehen, während Ihre Anfrage bearbeitet wird. Möglicherweise müssen Sie Ihren Werbeblocker deaktivieren, um die Zusammenfassung der früheren Anfragen anzuzeigen.
  6. Wenn das Laden Ihrer Anfrage abgeschlossen ist, erhalten Sie die Transaktions-ID Ihrer Anfrage.
    Spalte „Transaktions-ID“ mit einer ID, die mit „OP“ beginnt
  7. Klicken Sie auf die Kopfzeile des Eintrags, der der ID entspricht, um ihn zu erweitern.
     Tipp: Die Anfrage kann Ausstehend oder In Bearbeitung sein. Sie können die Seite verlassen und sich anderen Dingen widmen, während das System die Datensätze Ihrer Instanz durchsucht.
  8. Der Eintrag gibt an, wie viele Antworten, Kontakte, Tickets und/oder Benutzer mit dieser E-Mail in der Instanz gefunden wurden.
    Tipp: Die von Ihnen gesuchten E-Mail-Adressen sind aus diesen Einträgen ausgeschlossen, um Ihre Privatsphäre von anderen Administratoren zu schützen. Nur E-Mail-Adressen, die wir in Ihrem System nicht finden konnten, werden aufgelistet.

Löschen aller Datensätze, die mit einer E-Mail verknüpft sind

Warnung: Sobald diese Datensätze gelöscht wurden, können sie nicht mehr abgerufen werden. Löschen Sie keine Datensätze, wenn Sie nicht absolut sicher sind.
  1. Klicken Sie auf Anforderung hinzufügen.
    Schaltfläche „Anfrage hinzufügen“ oben im Abschnitt „Persönliche Daten“
  2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld ein.
    Großes Feld, in das Sie eine E-Mail-Adresse eingeben können. Darunter, Multiple Choice, die erste Option zeigt eine Zusammenfassung an. Dann wird ein Feld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie löschen möchten. Dann zwei Schaltflächen. Die blaue Verarbeiten-Schaltfläche ist die zweite.

    Tipp: Oder klicken Sie auf mehrere E-Mail-Adressen, um die Umfrageantworten zu finden, die mit mehreren Personen verknüpft sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Tabelle mit E-Mail-Adressen den folgenden Anforderungen entspricht:
    Wenn die Option „Mehrere E-Mail-Adressen“ aktiviert ist, können Sie stattdessen eine Datei hochladen

    • Eine als E-Mail gekennzeichnete Spalte
    • Nicht mehr als 500 E-Mail-Adressen
    • Gespeichert als CSV im UTF-8-Format
  3. Klicken Sie auf Alle Daten löschen.
  4. Geben Sie Löschen in das Feld ein.
  5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Verarbeiten.
  6. Lesen Sie die Nachricht. Das System wird mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage beginnen. Klicken Sie auf die Zurück-Schaltfläche oder auf Frühere Anfragen überprüfen.
    Dankesnachricht mit dem Hinweis, dass Sie möglicherweise warten müssen

    Tipp: Sie können auch eine neue Anfrage starten oder zu einer anderen Stelle im Produkt gehen, während Ihre Anfrage bearbeitet wird.
  7. Wenn das Laden Ihrer Anfrage abgeschlossen ist, erhalten Sie die Transaktions-ID Ihrer Anfrage.
    Spalte „Transaktions-ID“ mit einer ID, die mit „OP“ beginnt

    Tipp: Die Anforderung kann Ausstehend oder In Bearbeitung sein. Sie können die Seite verlassen und sich anderen Dingen widmen, während das System die Datensätze Ihrer Instanz durchsucht.
  8. Der Eintrag gibt an, wie viele Antworten, Kontakte, Tickets und/oder Benutzer mit dieser E-Mail von der Instanz gelöscht wurden.
    Tipp: Die von Ihnen gesuchten E-Mail-Adressen sind von diesem Eintrag ausgeschlossen, um Ihre Privatsphäre von anderen Administratoren zu schützen und alle mit dieser E-Mail verbundenen Datensätze wirklich zu löschen. Nur E-Mail-Adressen, die wir in Ihrem System nicht finden konnten, werden aufgelistet. Diese Informationen werden 60 Tage lang aufbewahrt, danach werden alle Aufzeichnungen über diese E-Mails gelöscht.

Herunterladbare JSON-Datei erstellen

Sie können alle Umfrageantworten, die mit einer oder mehreren E-Mail-Adressen verknüpft sind, in einem JSON-Dateiformat exportieren. Diese Datei kann in andere Programme importiert werden, die JSON-Dateien akzeptieren, z. B. Intuit.

Dieser Export ist nur im JSON-Format verfügbar. Um Daten in andere Formate zu exportieren, exportieren Sie Daten direkt aus einzelnen Umfragen.

Beispiel: So sieht der JSON-Export aus, wenn er in einem Texteditor geöffnet wird.

Eine Datei, in der der gesamte Text zusammen ausgeführt wird. Felder werden in einem JSON-Format mit Klammern aufgelistet, sodass Sie die Felder und ihre Werte nur durch Kommatrennung und Klammerschließung definieren können

  1. Klicken Sie auf Anfrage hinzufügen.
    Schaltfläche „Anfrage hinzufügen“ oben im Abschnitt „Persönliche Daten“
  2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld ein.
    Großes Feld, in das Sie eine E-Mail-Adresse eingeben können. Darunter, Multiple Choice, die erste Option zeigt eine Zusammenfassung an. Dann zwei Schaltflächen. Die blaue Verarbeiten-Schaltfläche ist die zweite

    Tipp: Oder klicken Sie auf mehrere E-Mail-Adressen, um die Umfrageantworten zu finden, die mit mehreren Personen verknüpft sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Tabelle mit E-Mail-Adressen den folgenden Anforderungen entspricht:
    Wenn die Option „Mehrere E-Mail-Adressen“ aktiviert ist, können Sie stattdessen eine Datei hochladen

    • Eine als E-Mail gekennzeichnete Spalte
    • Nicht mehr als 500 E-Mail-Adressen
    • Gespeichert als CSV im UTF-8-Format
  3. Klicken Sie auf Herunterladbare Datei erstellen.
  4. Klicken Sie auf Verarbeiten.
  5. Lesen Sie die Nachricht. Das System wird mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage beginnen. Klicken Sie auf die Zurück-Schaltfläche oder auf Frühere Anfragen überprüfen.
    Dankesnachricht mit dem Hinweis, dass Sie möglicherweise warten müssen

    Tipp: Sie können auch eine neue Anfrage starten oder zu einer anderen Stelle im Produkt gehen, während Ihre Anfrage bearbeitet wird.
  6. Wenn die Datei fertig ist, wird auf der rechten Seite ein blauer Download-Link angezeigt. Klicken Sie darauf, um die Datei herunterzuladen.
    Download-Schaltfläche ganz rechts bei einer Dateianfrage

     Tipp: Die Anfrage kann Ausstehend oder In Bearbeitung sein. Sie können die Seite verlassen und sich anderen Dingen widmen, während das System die Datensätze Ihrer Instanz durchsucht.
     Tipp: Die Datei wird beim ersten Herunterladen komprimiert. Klicken Sie darauf, um die Datei zu entpacken, bevor Sie sie in ein anderes Programm hochladen.

Vorbereiten einer Datei mit mehreren E-Mail-Adressen

Sie können Datensätze, die mit mehreren E-Mail-Adressen verbunden sind, mithilfe einer CSV-Datei suchen, löschen oder herunterladen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie zu diesem Zweck eine Liste von E-Mail-Adressen formatieren und hochladen können.

  1. Erstellen Sie in Excel oder einem ähnlichen Programm eine neue Datei.
  2. Legen Sie eine Spalte mit der Überschrift E-Mail an. Listen Sie die E-Mail-Adressen auf, für die Sie Antworten suchen/löschen/herunterladen möchten.
    CSV-Datei mit der Überschrift „E-Mail“ und einer Liste von E-Mail-Adressen darunter

    Tipp: Sie können nicht mehr als 500 E-Mail-Adressen auflisten.
  3. Speichern Sie die Datei als UTF-8-kodierte CSV-Datei.
  4. Gehen Sie zu Datenschutz.
    Schaltfläche „Anfrage hinzufügen“ oben im Abschnitt „Persönliche Daten“
  5. Klicken Sie auf Anfrage hinzufügen.
  6. Klicken Sie auf den blauen Text mehreren E-Mail-Adressen.
    Mehrere E-Mail-Adressen
  7. Klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie die gerade erstellte CSV-Datei hoch.
    Datei auswählen-Schaltfläche

    Tipp: Um diese Datei zu entfernen, um stattdessen eine neue Datei hinzuzufügen (z. B. wenn Sie den falschen Dateinamen ausgewählt haben), klicken Sie auf das Minuszeichen ( – ) neben dem Dateinamen.
  8. Wählen Sie die Funktion aus, die Sie ausführen möchten:
    • Zusammenfassung der Daten anzeigen: Durchsuchen Sie alle persönlichen Informationen, die mit den E-Mail-Adressen verknüpft sind. Diese Zusammenfassung ermöglicht es Ihnen, Datensätze zu finden und herauszufinden, wie viele Daten in Ihrer Qualtrics-Instanz mit einer E-Mail-Adresse verknüpft sind, bevor Sie eine Löschung durchführen.
    • Erstellen Sie eine herunterladbare Datendatei: Exportieren Sie alle Umfrageantworten, die mit den E-Mail-Adressen verknüpft sind, in einem JSON-Dateiformat. Diese Datei kann in andere Programme importiert werden, die JSON-Dateien akzeptieren.
    • Alle Daten löschen: Löschen Sie alle in der Qualtrics-Instanz gespeicherten personenbezogenen Daten, die mit den E-Mail-Adressen verknüpft sind.
  9. Klicken Sie auf Verarbeiten.

Frühere Anfragen

Obwohl die durchsuchten E-Mails immer ausgeschlossen werden, um die Anforderungen an den Datenschutz und die Löschung zu erfüllen, gibt es Aufzeichnungen über alle vergangenen Löschungen und Durchsuchungen. So können Sie verfolgen, wer diese Datensätze durchsucht oder löscht. Der Name des Benutzers (nicht die E-Mail-Adresse oder der Benutzername) befindet sich in der Spalte Angefordert von.

Eine Liste früherer Anfragen mit Zeiten und IDs

Die Spalte Status gibt einen schnellen Überblick darüber, ob es sich um eine Suche (Suche abgeschlossen) oder um eine Löschung (Abgeschlossen) handelt. Klicken Sie auf die Kopfzeile, um weitere Details zu der Transaktion zu erhalten.

Alle Administratoren können alle vorbereiteten herunterladbaren Dateien exportieren.

Alle Aufzeichnungen über frühere Suchvorgänge, Löschungen und Downloads werden nach 60 Tagen dauerhaft aus dieser Liste entfernt.

Tipp: Die von Ihnen gesuchten E-Mail-Adressen sind aus diesen Einträgen ausgeschlossen, um Ihre Privatsphäre von anderen Administratoren zu schützen. Nur E-Mail-Adressen, die wir in Ihrem System nicht finden konnten, werden aufgelistet.

Häufig gestellte Fragen

Viele Seiten dieses Portals wurden mithilfe maschineller Übersetzung aus dem Englischen übersetzt. Obwohl wir bei Qualtrics die bestmögliche maschinelle Übersetzung ausgewählt haben, um ein möglichst gutes Ergebnis zu bieten, ist maschinelle Übersetzung nie perfekt. Der englische Originaltext gilt als offizielle Version. Abweichungen zwischen dem englischen Originaltext und den maschinellen Übersetzungen sind nicht rechtlich bindend.