Aufbewahrungsregelwerke

Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien

Organisationsregeln oder Datenschutzgesetze wie die DSGVO können verlangen, dass Sie erfasste Umfragedaten nach einem bestimmten Zeitraum löschen oder anonymisieren. Aufbewahrungsrichtlinien sind unternehmensweite Richtlinien, die bestimmen, wie lange Qualtrics Umfrageantworten oder Kontaktdaten speichert. Jedes Mal, wenn die Richtlinie ausgeführt wird (alle 24 Stunden), löscht Qualtrics Antworten oder Kontakte, die älter als der konfigurierte Schwellenwert sind. Für Richtlinien zum Löschen von Antworten können Sie auch Ausnahmen festlegen, sodass einzelne Umfragen einen anderen Aufbewahrungszeitraum haben können.

Sie können auch eine Anonymisierungsrichtlinie festlegen. Mit dieser Option können Sie entscheiden, wie lange nach dem Einreichen von Antworten bestimmte identifizierende Informationen aus ihnen entfernt werden sollen.

Einrichten einer Standardrichtlinie zum Löschen von Antworten

Sie können nur eine Standardlöschrichtlinie pro Instanz haben. Sie können jedoch Ausnahmen für bestimmte Umfragen anlegen. Alle Administratoren können auf dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie zugreifen und diese bearbeiten.

1. Gehe zur Admin-Seite.
   
2. Wählen Sie die Registerkarte Datenschutz.
   
3. Navigieren Sie zum Abschnitt Aufbewahrungsrichtlinie.
4. Entscheiden Sie, ob Sie Antworten automatisch löschen oder Antworten nicht automatisch löschen möchten.
5. Wenn Sie möchten, dass Antwortdaten automatisch gelöscht werden, wählen Sie die Kriterien zum Löschen von Antworten aus. Sie haben zwei Möglichkeiten:
   • Erstellungsdatum der Antwort: Antworten werden nach einer bestimmten Anzahl von Tagen nach ihrer Erfassung automatisch gelöscht.
   • Letzte Antwort in Umfrage: Antworten werden eine bestimmte Anzahl von Tagen nach der Aufzeichnung der letzten Antwort in der Umfrage automatisch gelöscht.
   Tipp: Sie können die beiden Kriterien auch in Ihrem Aufbewahrungsregelwerk kombinieren.
6. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen Antworten gelöscht werden.
   Tipp: Der Wert muss größer oder gleich 1 sein.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Einrichten einer Standard-Anonymisierungsrichtlinie

Sie können nur eine Anonymisierungsrichtlinie pro Marke haben. Sie können jedoch Ausnahmen für bestimmte Umfragen anlegen. Alle Administratoren können auf dieselbe Anonymisierungsrichtlinie zugreifen und diese bearbeiten.

1. Gehe zur Admin -Seite.
2. Wählen Sie die Registerkarte Datenschutz.
   
3. Navigieren Sie zum Abschnitt Aufbewahrungsrichtlinie.
4. Um die zu anonymisierenden Felder auszuwählen, klicken Sie auf den hier verlinkten Link.
5. Wählen Sie auf der Registerkarte Integrierte Felder die bereits vorhandenen Felder aus, die Sie nach anonymisieren möchten. Diese Felder werden aus Ihren Umfrageantworten entfernt. Folgende Optionen sind verfügbar:
   • Name: Der Vor- und Nachname des Umfrageteilnehmers.
   • E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Antwortenden.
   • Kontakt-ID/Verknüpfung mit Kontakt aufheben: Die mit der Antwort verknüpfte Kontakt-ID. Wenn Sie diese Option wählen, wird auch die Verknüpfung der Antwort mit dem Kontakt in Ihrem XM Directory aufgehoben.
   • Breitengrad/Längengrad: Breiten- und Längengrad des Umfrageteilnehmers.
   • IP-Adresse: Die IP-Adresse des Antwortenden.
     
6. Auf dem Tab Verzeichnis-Metadatenfelder können Sie eingebettete Daten auswählen, die derzeit in Ihrem Verzeichnis vorhanden sind. Diese eingebetteten Datenfelder werden aus Ihren Umfrageantworten entfernt.
   
   Tipp: Klicken Sie auf das Filtersymbol, um nur ausgewählte oder nicht ausgewählte Felder anzuzeigen. Wenn Sie über mehrere Verzeichnisse verfügen, können Sie den Filter auch verwenden, um die eingebetteten Daten bestimmter Verzeichnisse anzuzeigen.
   
7. Klicken Sie auf Anwenden.
8. Um Antworten zu anonymisieren, wählen Sie Antworten automatisch anonymisieren.
   
9. Wählen Sie aus, ob Antworten basierend auf dem Anlegedatum der Antwort oder nach der letzten Antwort in der Umfrage anonymisiert werden sollen.
   Tipp: Sie können die beiden Kriterien in Ihrer Richtlinie kombinieren.
10. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen Antworten anonymisiert werden.
11. Klicken Sie auf Speichern.

Einrichten einer Standardrichtlinie zum Löschen von Kontakten

Richtlinien zum Löschen von Kontakten löschen basierend auf den von Ihnen festgelegten Bedingungen automatisch Kontakte aus Ihrem Verzeichnis. Sie können nur eine Standardlöschrichtlinie pro Instanz haben. Sie können keine Ausnahmen für Richtlinien zum Löschen von Kontakten anlegen. Alle Administratoren können auf dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie zugreifen und diese bearbeiten.

1. Gehe zur Admin -Seite.
   
2. Wählen Sie die Registerkarte Datenschutz.
   
3. Wechseln Sie zum Abschnitt Kontaktrichtlinien.
4. Entscheiden Sie, ob Sie Kontakte automatisch löschen oder Kontakte nicht automatisch löschen möchten.
5. Wenn Sie möchten, dass Kontakte automatisch gelöscht werden, wählen Sie die Kriterien zum Löschen von Kontakten aus. Sie haben vier Optionen:
   • Datum der letzten Aktualisierung: Kontakte werden automatisch um eine bestimmte Anzahl von Tagen nach der letzten Aktualisierung gelöscht.
   • Anlegedatum des Kontakts: Kontakte werden automatisch um eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Anlegen gelöscht.
   • Datum der letzten Antwort: Kontakte werden automatisch gelöscht, wenn ihre letzte Umfrageantwort die angegebene Anzahl von Tagen überschreitet.
   • Letzte Teilnahmeeinladung: Kontakte werden automatisch gelöscht, wenn ihre letzte Teilnahmeanladung die angegebene Anzahl von Tagen überschreitet.
     Tipp: Sie können auch mehrere Kriterien in Ihrem Aufbewahrungsregelwerk kombinieren.
     
6. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen Kontakte gelöscht werden.
   Tipp: Der Wert muss größer oder gleich 1 sein.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Aufbewahrungsrichtlinien einplanen

Aufbewahrungsrichtlinien werden standardmäßig so eingeplant, dass sie jeden Tag ausgeführt werden. Wenn Sie möchten, dass Ihre Umfrageantworten oder Kontakte in einer anderen Häufigkeit gelöscht werden, können Sie deren wöchentliche, monatliche, vierteljährliche oder jährliche Ausführung einplanen.

1. Richten Sie Ihre Richtlinie zum Löschen von Antworten oder Kontakten ein.
2. Klicken Sie auf Einplanen.
   
3. Wählen Sie aus, wie oft Ihre Löschrichtlinie ausgeführt werden soll.
   
   • Täglich: Ihr Job läuft jeden Morgen.
   • Wöchentlich: Ihr Job wird jeden Montag ausgeführt.
   • Monatlich: Ihr Job wird jeden Monat als Erster des Monats ausgeführt.
   • Vierteljährlich: Ihr Job wird vierteljährlich den ersten des Quartals ausführen.
   • Jährlich: Ihr Job läuft jedes Jahr zum Ersten des Jahres.
   • Nie: Ihr Job wird nicht ausgeführt.
4. Wählen Sie Sichern.

Alle Richtlinien jetzt ausführen

Nachdem Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinien eingeplant haben, können Sie sie unabhängig von ihrer eingeplanten Häufigkeit sofort ausführen.

1. Klicken Sie auf Alle Richtlinien jetzt ausführen.
2. Geben Sie I UNDERSTAND ein.
   
3. Wählen Sie Laufende Richtlinien starten.

Anlegen einer Ausnahme

Wenn es bestimmte Umfragen gibt, die ein anderes Aufbewahrungsregelwerk als der Rest der Marke haben sollen, können Sie eine Ausnahme einrichten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufbewahrungsregelwerk auf Fügen Sie eine Ausnahme hinzu.
   
2. Suchen Sie nach der Umfrage, für die Sie eine Ausnahme festlegen möchten, indem Sie ein Schlüsselwort oder einen Umfragenamen in die Suchleiste eingeben.
   
3. Klicken Sie auf Suchen.
4. Wählen Sie in der Liste der zurückgegebenen Ergebnisse die Umfrage aus, für die Sie eine Ausnahme festlegen möchten.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Sie können für die ausgewählte Umfrage eine Ausnahme für die Löschrichtlinie festlegen. Sie haben drei Möglichkeiten:
   
   • Standardrichtlinie nicht überschreiben: Die Umfrage folgt der Standardlöschrichtlinie.
   • Antworten nicht automatisch löschen: Antworten für diese Umfrage werden nicht automatisch gelöscht, unabhängig von der Standardlöschrichtlinie.
   • Antworten automatisch löschen: Antworten für diese Umfrage werden unabhängig von der Standardlöschrichtlinie automatisch gelöscht. Wenn Sie Antworten automatisch löschen möchten, geben Sie die Löschkriterien ein. Weitere Informationen zu diesen Kriterien finden Sie in den Schritten 5-6 im Abschnitt Einrichten einer Standardlöschrichtlinie.
7. Sie können für die ausgewählte Umfrage eine Ausnahme für die Anonymisierungsrichtlinie festlegen. Sie haben drei Möglichkeiten:
   • Standardrichtlinie nicht überschreiben: Die Umfrage folgt der Standardanonymisierungsrichtlinie.
   • Antworten nicht automatisch anonymisieren: Antworten für diese Umfrage werden unabhängig von der Standardrichtlinie für die Anonymisierung nicht automatisch anonymisiert.
   • Antworten automatisch anonymisieren: Antworten für diese Umfrage werden unabhängig von der Standardrichtlinie für die Anonymisierung automatisch anonymisiert. Wenn Sie sich für die automatische Anonymisierung von Antworten entscheiden, geben Sie die Anonymisierungskriterien ein. Weitere Informationen zu diesen Kriterien finden Sie in den Schritten 8-9 im Abschnitt Standardrichtlinie zur Anonymisierung einrichten.
8. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Ausnahmen verwalten

Alle Ausnahmen für die Marke können in der Tabelle Ausnahmen erstellen und verwalten angezeigt werden. Geben Sie einen Umfragenamen oder ein Schlüsselwort in die Suchleiste ein, um nach vorhandenen Ausnahmen zu suchen. In dieser Tabelle sehen Sie folgende Informationen:

• Umfragename: Name der Umfrage, für die die Befreiung angelegt wurde.
• Eigentümer: Der Benutzername des Umfrageverantwortlichen.
• Löschrichtlinie: Die Löschrichtlinie, die für diese Umfrage gilt.
• Anonymisierungsrichtlinie: Die Anonymisierungsrichtlinie, die für diese Umfrage gilt.

Wenn Sie auf die drei horizontalen Punkte neben einer Ausnahme klicken, können Sie das Aufbewahrungsregelwerk bearbeiten oder entfernen.

Ereignisprotokoll anzeigen

Das Ereignisprotokoll zeigt sowohl Aufbewahrungsereignisse als auch Richtlinienänderungen an.

Aufbewahrungsereignisse

Wenn “Aufbewahrung” in der Dropdown-Liste ausgewählt ist, zeigt diese Tabelle Datenlöschungen und Anonymisierungen an, die aufgrund von Aufbewahrungsregeln und Ausnahmen aufgetreten sind. Sie können die Suchleiste verwenden, um nach bestimmten Aufbewahrungsereignissen zu suchen. Wenn Sie auf Letzte 12 Monate klicken, können Sie die Tabelle nach einem bestimmten Zeitraum filtern.

Die Tabelle enthält folgende Informationen:

• Zeitstempel: Datum und Uhrzeit des Eintretens des Aufbewahrungsereignisses.
• Ereignisart: Art des aufgetretenen Aufbewahrungsereignisses.
• Satzart: Die Art des betroffenen Satzes.
• Betroffene Sätze: Die Anzahl der betroffenen Sätze.
• Job-ID: Die ID des Aufbewahrungsereignisses.

Änderungen in Aufbewahrungsregelwerken

Wenn Richtlinienänderungen in der Dropdown-Liste ausgewählt ist, zeigt diese Tabelle Änderungen an Aufbewahrungsregeln und Ausnahmen an. Sie können die Suchleiste verwenden, um nach bestimmten Richtlinienänderungen zu suchen. Wenn Sie auf Letzte 12 Monate klicken, können Sie die Tabelle nach einem bestimmten Zeitraum filtern.

Die Tabelle enthält folgende Informationen:

• Zeitstempel: Die Uhrzeit, zu der die Policenänderung vorgenommen wurde.
• Benutzer: Der Benutzer, der die Richtlinienänderung vorgenommen hat.
• Ressource: Der Name der spezifischen Umfrage, für die eine Ausnahme gilt, oder die Markenrichtlinie, wenn die markenweite Aufbewahrungsregel geändert wurde.
• Alte Police: Die bisherige Police oder Ausnahme.
• Neue Richtlinie: Die neue Richtlinie oder Ausnahme.
  Tipp: Der Wert „Markenstandard“ bedeutet, dass eine neue Ausnahme erstellt wurde und die Umfrage zuvor der markenweiten Aufbewahrungsregel entsprach.

Richtlinien zur Pseudonymisierung in EX

Auf der Registerkarte EX-Pseudonymisierung können Sie eine Standard-Pseudonymisierungsrichtlinie für die gesamte Marke aktivieren. Eine Pseudonymisierungsrichtlinie ermöglicht es Ihnen, personenbezogene Identifizierungsdaten aus EX-Antworten in Echtzeit zu verschleiern, sodass Umfrageantworten nicht mehr einem bestimmten Mitarbeiter innerhalb der Plattform zugeordnet werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Pseudonymisierungsrichtlinie (EX).