Administration – Allgemeine Übersicht

Die Administration-Seite im Überblick

Um auf die Admin-Seite zugreifen zu können, müssen Sie ein Qualtrics-Administrator sein. Es gibt zwei Admin-Benutzertypen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen:

• Administrator: Sie können alle lizenzierten Qualtrics-Konten für Ihre Organisation verwalten.
• Abteilungsadministrator: Sie können nur die Konten innerhalb einer Abteilung verwalten, die Ihnen von einem Administrator zugewiesen wurde.

Administrative Zuständigkeiten

Auf der Administration-Seite können Administratoren die Nutzung von Qualtrics in ihrer Organisation mitverfolgen, bewerten und verwalten. Administratoren verwalten:

• Benutzerkonten: neue Benutzer erstellen und Benutzertypen und deren Berechtigungen definieren
• Teams oder Abteilungen: Legen Sie Gruppen und Sparten an, und ermächtigen Sie die Abteilungsadministratoren.
• Organisation & Sicherheitseinstellungen: Steuern Sie organisationsweite Einstellungen, erstellen Sie Berechtigungen für Dinge wie Bibliotheks- und Panel-Zugriff, Projektzugriff und Projektsicherheit. Enterprise-Benutzern stehen zudem umfangreichere Sicherheitsfunktionen zur Verfügung.

Wenn Sie ein Administrator für Marken oder Abteilungen sind, werden diese Administrationstools durch Auswahl der Admin-Seite verfügbar. Weiter unten in dieser Übersicht finden Sie eine Vorschau zu jedem Werkzeug.

Berichte

Auf der Registerkarte Berichte können Sie am besten herausfinden, wie Sie Ihre gesamte Lizenz nutzen können.

Selbstregistrierungscode

Der Selbstregistrierungscode dient als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme. Wenn Sie beispielsweise die E-Mail-Domänen nicht einschränken möchten, die Personen verwenden können, um sich mit Ihrer Qualtrics-Lizenz anzumelden, können Sie stattdessen einen Selbstregistrierungscode auswählen. Diesen Code müssen neue Benutzer bei der Registrierung eingeben, damit das Benutzerkonto erstellt werden kann.

Der Selbstregistrierungscode wird zufällig generiert und oben im Administratorbericht angezeigt, sobald die Berechtigung für Ihre Organisation aktiviert ist.

Lizenznutzung

Dieser Abschnitt gibt Aufschluss über die Anzahl der kostenpflichtigen Antworten, die mit Ihrer Lizenz erfasst wurden. Dazu gehören alle Antworten, die auf der Seite Aufgezeichnete Antworten erfasst wurden, mit Ausnahme von Vorschaudaten, Testdaten und importierten Antworten.

Aktivität

In diesem Abschnitt werden alle Umfragen für die Lizenz gezählt, die den Status “Neu” haben. Außerdem wird der Prozentsatz aktiver und inaktiver Umfragen sowie alle Umfragen, deren Prüfung aussteht, angezeigt.

Einbeziehung von Inhalten

In diesem Abschnitt werden alle Dashboards gezählt.

Einbeziehung von Benutzern

In diesem Abschnitt werden alle Benutzer in allen Gruppen gezählt.

Exportieren

Zusätzlich zu diesen Metriken haben Sie die Option, eine Tabelle mit detaillierten Nutzungsstatistiken Ihrer Organisation zu exportieren. Diese Exportoption befindet sich unten auf der Registerkarte License usage.

API-Verwendung

Im Abschnitt API-Verwendung werden alle API-Aufrufe Ihrer Instanz gezählt. Sie zeigt den Status von API-Aufrufen sowie das Volumen der API-Aufrufe im Laufe der Zeit an. Es werden nur Daten der letzten 30 Tage angezeigt. Sie können auch die Details von API-Aufrufen anzeigen, einschließlich Verb & Endpoint, UserID und Status. Weitere Informationen zur Qualtrics-API finden Sie unter API-Referenz.

Benutzer:innen

Auf der Registerkarte Benutzer können Sie Folgendes tun: neue Benutzerkonten erstellensowie nach einzelnen Benutzerkonten in Ihrer Organisation suchen, diese anzeigen und bearbeiten.

Um einzelne Benutzer in Ihrer Organisation zu finden, können Sie anhand von Benutzername, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Umfrage-ID (SV_…) oder Benutzer-ID (UR_…) suchen. Sie können Benutzersuchen auch basierend auf Sparte, Benutzertyp oder Kontostatus durchführen. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Felder nutzen, um Ihre Suchergebnisse einzugrenzen.

Benutzertypen

Die Benutzertypen können Sie bestimmte Berechtigungssätze für Benutzer erstellen. Anstatt Benutzer einzeln zu bearbeiten, um dieselben Berechtigungen zu haben, können Sie Benutzertypen anlegen und zuordnen. Wenn Sie dann eine weitreichende Berechtigungsänderung vornehmen möchten, bearbeiten Sie einfach den Benutzertyp, und alle zugehörigen Benutzerkonten würden automatisch aktualisiert.

Gruppen

Die Gruppen können Sie Benutzergruppen anlegen, bearbeiten und suchen. Sie können Gruppen verwenden, um Bibliotheksinhalte anzulegen und freizugeben (z. B. Umfragen, Grafiken, Dateien, Nachrichten). Sie können Gruppen auch verwenden, um Kontakte. Gruppen werden nicht mit Sparten verwechselt, sondern hauptsächlich dazu verwendet, die gemeinsame Nutzung von Inhalten zwischen einer Teilmenge von Benutzern innerhalb einer Marke zu erleichtern.

Gruppentypen

Sie können Gruppentypen zum Festlegen von Berechtigungen für die einzelnen Gruppenmitglieder, die mit Gruppeninhalten zu tun haben.

Upgrade-Codes

Mit der Funktion Upgrade-Codes um Codes zu generieren, mit denen Benutzer ihre Kontoberechtigungen ohne Ihre manuelle Beteiligung aktualisieren können.

Sicherheit

Die Registerkarte Sicherheit ist eine Premium-Funktion mit zusätzlichen Sicherheitseinstellungen, z.B. die Möglichkeit, nachzuverfolgen, welche Benutzer angemeldet sind, weitere Anforderungen zu Kennwörtern hinzuzufügen, zu ändern, wie viele fehlgeschlagene Anmeldungen zu einer Kontosperrung führen usw. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Zugriff auf diese Registerkarte erhalten, wenden Sie sich an Ihren Vertriebsbeauftragten.

Datenschutz

Die Registerkarte Datenschutz ist für alle Administratoren verfügbar, jedoch nicht für Abteilungsadministratoren. Es enthält das Tool Personenbezogene Daten, mit dem Sie alle Datensätze in einer Marke löschen können, die sich auf eine E-Mail-Adresse beziehen. Dadurch wird verhindert, dass Benutzer an separaten Stellen (Kontakte, Tickets, Antworten usw.) löschen müssen. Es kann als äußerst nützliches Werkzeug zur Einhaltung der DSGVO-Compliance angesehen werden. Sie können hier auch Richtlinien für sensible Daten konfigurieren, mit denen Sie die von Ihrer Marke erfassten privaten personenbezogenen Daten regulieren können. Darüber hinaus können Sie Aufbewahrungsregeln einrichten, die steuern, wie lange Qualtrics Umfrageantwortdaten speichert, und Anonymitätsschwellenwerte, die eine Mindestanzahl von Antworten erfordern, um anonyme Daten anzuzeigen. Datenaufbewahrungs- und Anonymitätsregeln gelten für die gesamte Marke, es können jedoch Ausnahmen für einzelne Umfragen eingerichtet werden.

Verwendungs-Tags

Auf der Registerkarte Nutzungs-Tags können Sie Inhalts-Tags für die Erstellung eines Kostenverwaltungssystems in Qualtrics entwickeln. Sie können Ihre Plattformverwendung überwachen, indem Sie diese Tags auf Benutzer und Projekte anwenden und die integrierten Berichterstellungstools verwenden.

Genehmigungen

Auf der Registerkarte Genehmigungen werden Genehmigungsregeln für Qualtrics-Projekte erstellt. Sie können beispielsweise eine Regel anlegen, bei der jedes neue Projekt von einem Administrator genehmigt werden muss, bevor es veröffentlicht wird. Mit dieser Funktion können Sie verwalten, welche Inhalte von Ihren Benutzern angelegt werden.

Themen

Auf der Registerkarte Designvorlagen können Administratoren benutzerdefinierte Umfragedesignvorlagen für ihre Benutzer erstellen. Verwenden Sie diese Funktion, um ein konsistentes Umfragenerlebnis für von Ihrer Organisation gesendete Umfragen zu erstellen.

Organisationseinstellungen

Die Organisationseinstellungen Auf der Registerkarte können Sie Optionen für Ihre Organisation bearbeiten, z. B. Kennwortanforderungen und Informationen zur Anmeldeseite.

Abteilungen

Wenn Ihre Lizenz eine große Anzahl von Benutzern umfasst, können Sie Abteilungen um die Verwaltung der Konten zu vereinfachen. Sobald eine Abteilung erstellt wurde, können Sie anderen Benutzern administrativen Zugriff auf bestimmte Sparten gewähren, damit diese Abteilungsadministratoren die spartenbezogenen Aufgaben erledigen können. Abteilungen sind nicht zu verwechseln mit Gruppen. Sie werden in erster Linie für die einfache Massenverwaltung von Kontoberechtigungen für eine Teilmenge von Benutzern innerhalb einer Marke verwendet.

Erweiterungen

Die Registerkarte Erweiterungen steuert, auf welche Software-Erweiterungen von Drittanbietern Ihre Benutzer Zugriff haben. Beachten Sie, dass für einige Erweiterungen ein Zukauf erforderlich sein kann. Besuchen Sie die verknüpfte Seite, um weitere Informationen zu erhalten.

Benutzer-Governance-Werkzeuge

Wenn Ihre Lizenz wächst, müssen Sie eine größere Anzahl von Benutzern verwalten. Die Verwendung von Benutzer-Governance-Tools hilft dabei, Benutzer zu steuern und korrekte Berechtigungen, Verwendung und Verantwortlichkeit sicherzustellen. Dieser Abschnitt enthält Ressourcen, die Administratoren und Abteilungsadministratoren zur Verwaltung von Benutzern innerhalb ihrer Lizenz zur Verfügung stehen.

Benutzer anlegen

Verwenden Sie die Seiten in diesem Abschnitt, um Benutzer für Ihre Lizenz zu erstellen. Sie können Benutzer manuell erstellen oder die Selbstregistrierung und die automatische Registrierung aktivieren, damit Benutzer ihre eigenen Konten erstellen können.

• Manuelle Erstellung: Als Administrator können Sie auf der Registerkarte Benutzer der Seite Admin neue Benutzerkonten für Ihre Lizenz anlegen. Abteilungsadministratoren können auch Benutzer innerhalb ihrer Abteilung erstellen.
• Selbstregistrierung: Wenn Ihre Organisation über eine benutzerspezifische Anmeldeseite mit Markenkennzeichnung verfügt, kann die Selbstregistrierungsfunktion aktiviert werden, die es Mitgliedern Ihrer Organisation ermöglicht, zur Anmeldeseite mit Ihrer Marke zu wechseln und ihre eigenen Konten zu erstellen.
• Automatische Registrierung: Wenn Ihre Organisation Single Sign-On (SSO) für die Anmeldung bei Qualtrics verwendet, können Benutzerkonten automatisch erstellt werden, wenn sich Benutzer erfolgreich authentifizieren, aber noch kein Konto in Ihrer Qualtrics-Marke haben.

Benutzerberechtigungen verwalten

Die Seiten in diesem Abschnitt behandeln Benutzerberechtigungen. Sie können Benutzerberechtigungen individuell bearbeiten oder Massenberechtigungen mithilfe von Abteilungen und Benutzertypen verwalten.

• Benutzer: Auf der Registerkarte Benutzer können Sie neue Benutzerkonten anlegen sowie einzelne Benutzerkonten in Ihrer Organisation suchen, anzeigen und bearbeiten.
• Benutzertypen: Mit Benutzertypen können Sie Berechtigungssätze anlegen, die auf mehrere Benutzer gleichzeitig angewendet werden können, anstatt die Berechtigungen von Benutzer zu ändern.
• Abteilungen: Mit einer großen Lizenz können Sie Sparten anlegen, um Ihre Lizenz in kleinere Entitäten aufzuteilen und als Spartenadministrator administrativen Zugriff auf bestimmte Sparten zu ermöglichen.
• Upgrade-Codes: Anstatt die Berechtigungen für mehrere Benutzer einzeln zu ändern, können Sie Coupon-Codes anlegen, die den Benutzertyp oder die Abteilung ändern, sobald der Benutzer ihn in sein Konto eingegeben hat.
• SSO: Wenn Ihre Organisation Single Sign-On (SSO) für die Anmeldung bei Qualtrics verwendet, können Sie Attribute verwenden, die über diesen Anmeldeprozess an Qualtrics übergeben werden, um den Benutzertyp, die Abteilung und die Gruppe eines Benutzers automatisch zuzuweisen und zu aktualisieren.

Gemeinsam genutzter Benutzerinhalt

In diesem Abschnitt werden Markeneinstellungen behandelt, mit denen Benutzer Inhalte teilen können. Dazu gehören Gruppen zum Teilen von Umfragen, Grafiken und Dateien sowie markenweite Einstellungen wie Umfragemotive und Erweiterungen von Drittanbietern.

• Gruppen: Mit Gruppen kann eine Teilmenge von Benutzern Inhalte wie Umfragen, Grafiken, Nachrichten, Dateien und Kontakte teilen.
• Gruppentypen: Gruppentypen, ähnlich wie Benutzertypen, sind Gruppen von Berechtigungen, die festlegen, was ein Benutzer mit Inhalten tun darf, deren Eigentümer eine Gruppe ist.
• Themen: Auf der Registerkarte Motive der Admin-Seite können Sie dynamische Markendesigne für die gesamte Marke anlegen.
• Erweiterungen: Da Qualtrics die Integration mit vielen verschiedenen Software ermöglicht, können Sie Einstellungen verwalten, die festlegen, mit welchen Konten die gesamte Marke verknüpft werden soll, wenn sie diese Erweiterungen verwenden. Sie können auch Erweiterungsanmeldeinformationen hinzufügen, die für Ihre Benutzer freigegeben werden sollen.

Plattformnutzung überwachen

Lizenzadministratoren können die unten aufgeführten Ressourcen verwenden, um die Lizenznutzung zu überwachen. Auf den unten aufgeführten Seiten können Sie Aktivitäten zu Ihrer Lizenz anzeigen und Sicherheitseinstellungen konfigurieren, die für alle Ihre Benutzer gelten.

• Admin-Berichte: Die Registerkarte Admin-Berichte hilft Ihnen dabei, die Nutzung für Ihre gesamte Lizenz zu verstehen.
• Organisationseinstellungen: Hier können Sie Einstellungen wie Kennwortanforderungen, Informationen zur Anmeldeseite und benutzerdefinierte Absenderdomänen für die unternehmensweite Verwendung bearbeiten.
• Sicherheit: Die Registerkarte Sicherheit ist ein zusätzliches Add-on, enthält jedoch Funktionen wie die Möglichkeit nachzuverfolgen, welche Benutzer angemeldet sind, weitere Anforderungen an Kennwörter hinzufügen, ändern, wie viele fehlgeschlagene Anmeldungen zu einer Kontosperre führen, und vieles mehr.
• Datenschutz: Auf der Registerkarte Datenschutz können Sie eine Richtlinie zu sensiblen Daten einrichten und Anfragen zu personenbezogenen Daten bearbeiten.
• Verwendungs-Tags: Verwendungs-Tags helfen bei der Nachverfolgung, wie viele Umfrageantworten oder Benutzersitze für verschiedene Teile Ihrer Organisation innerhalb eines bestimmten Zeitraums verbraucht wurden.
• Genehmigungen: Mit dem Projektgenehmigungsprozess können Administratoren Regeln für den Fall einrichten, dass Umfragen vor der Veröffentlichung genehmigt werden müssen.

Vom Administrator betroffene Bereiche des Produkts

Die Benutzerverwaltung auf der Admin-Seite wirkt sich auf alle Bereiche des Qualtrics-Produkts aus. Dazu gehören Projekte, Verzeichnisse, Workflows, Dashboards und vieles mehr. Sie können sich die Admin-Seite als Administration auf oberster Ebene für Ihre Qualtrics-Organisation und alle darin enthaltenen Funktionen oder Benutzer vorstellen.

Allerdings gibt es zusätzliche Möglichkeiten, bestimmte Produkte zu verwalten. Diese Admin-Methoden sind in der Regel zusätzlich zu den auf der Admin-Seite gesteuerten Funktionen und werden nicht ersetzt. Diese Admin-Methoden erfordern nicht unbedingt, dass Benutzer Instanz- oder Abteilungsadministratoren sind. Stattdessen können andere Benutzertypen angewendet werden, sodass Sie nicht zu vielen Personen die volle Administratormacht erteilen müssen.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für andere Admin-Funktionen auf der gesamten Plattform:

• Berechtigungen für die Zusammenarbeit bei Umfragen
• CX-Dashboards
  • Benutzer-Admin
  • Rollen
• Employee Experience
  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Beteiligtenrollen
  • Zugriffssteuerung für Mitarbeiterdatensätze
  • Kollaborationsberechtigungen
• Best Practices für XM Directory-Admin

FAQs