Markierung als Spam vermeiden

Informationen zum Vermeiden, als Spam gekennzeichnet zu werden

Beim Senden einer E-Mail-Verteilung besteht ein primäres Ziel darin, zu verhindern, dass Ihre E-Mails blockiert oder zum Junk-Ordner Ihrer Empfänger weitergeleitet werden. Im Grunde wollen Sie nicht, dass Ihre E-Mails als Spam gekennzeichnet werden. Wenn Sie feststellen, dass Ihre E-Mails von Qualtrics durchweg als Spam gekennzeichnet sind, können Sie einige Dinge tun.

Verwendung einer legitimen und vertrauenswürdigen Absenderadresse

Um zu vermeiden, dass sie als Spam gekennzeichnet werden, und um sicherzustellen, dass Empfänger Ihren Nachrichten vertrauen können, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse, von der die Nachricht stammt, mit dem Branding in der E-Mail übereinstimmt. Da die E-Mail von Qualtrics-Servern stammt, können Sie Ihre Absenderadresse nicht ändern, ohne zu beweisen, dass Sie das Recht haben, sie zu verwenden. Besuchen Sie unsere Seite unter Benutzerdefinierte Absenderadresse verwenden, um einfache Möglichkeiten zum Einrichten Ihrer E-Mail-Domänen zu erhalten, damit Sie diese über Qualtrics verwenden können.

Standardmäßig E-Mails, die über das gesendet werden Qualtrics Mailer kommen aus noreply@qemailserver.com. E-Mails, die von einer norespond-Adresse gesendet werden, machen es durch Spam-Filter, die nach „gefälschten“ E-Mails suchen (E-Mails, die behaupten, von 1 Server zu sein, wenn sie tatsächlich von einem anderen Server stammen). Aus diesem Grund verwenden wir als “Von”-Adresse den echten Absender (noreply@qemailserver.com) und nicht Ihre eigene persönliche E-Mail.

Ihre Empfänger kennen

Wenn Sie nicht wissen, an wen Sie Ihre E-Mails senden, laufen Sie Gefahr, als Spam gekennzeichnet zu werden. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, vor dem Kauf einer E-Mail-Datenbank zweimal darüber nachzudenken. E-Mail-Adressen in diesen Datenbanken werden oft nicht sehr gut gefiltert und können gefälschte E-Mails und andere Kontakte von geringer Qualität enthalten. Das Senden an falsche oder qualitativ minderwertige E-Mail-Adressen erhöht Ihre Wahrscheinlichkeit, blockiert zu werden oder in den Junk-Ordner zu legen.

Alternativ empfehlen wir, mit einem Provider für Panel-Dienste zu arbeiten. Panel-Anbieter pflegen Beziehungen zu potenziellen Teilnehmern auf der ganzen Welt, die zugestimmt haben, Umfragen zu erhalten. Sie werden Sie gegen eine geringe Gebühr mit diesen Teilnehmern in Verbindung setzen. Qualtrics bietet diesen Service an, oder Sie können mit jedem anderen renommierten Anbieter zusammenarbeiten.

Teilnehmer zu ihren Adressbüchern hinzufügen lassen

Wenn Sie wissen, dass alle E-Mail-Adressen gültig sind und E-Mails noch blockiert werden oder im Junk-Ordner landen, laden Sie Empfänger ein, Ihre Absender-E-Mail-Adresse ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Wenn Sie die E-Mail-Adresse zu Ihrem Adressbuch hinzufügen, wird der Absender als vertrauenswürdiger E-Mail-Provider gekennzeichnet und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails als Spam gekennzeichnet werden.

Qualitäts-E-Mail-Inhalt einschließen

Der Inhalt und die Betreffzeile jeder E-Mail erhalten einen „Spam-Score“ – eine Ansammlung von Punkten, anhand derer ermittelt werden kann, ob eine E-Mail als Spam gekennzeichnet ist oder nicht. Obwohl jeder E-Mail-Provider einen anderen Algorithmus dafür hat, können die folgenden Überlegungen Ihnen dabei helfen, Ihren Spam-Score niedrig zu halten:

• Vermeiden Sie es, Anlagen in Ihrer E-Mail zu senden.
• Branden Sie Ihre E-Mails, damit die Empfänger wissen, von wem sie stammen. Das Einbinden eines Firmenlogos kann ein wichtiger Schritt sein, um die Authentizität Ihrer Nachricht sicherzustellen.
• Wenn Sie Ihre E-Mail nicht mit einem Branding versehen, vermeiden Sie die Verwendung von übermäßigem HTML. Dazu gehören zufällige oder unnötige Bilder, eingebettete Videos, helle und unansprechende Schriftarten usw.
• Geben Sie genau an, wofür die Meldung steht. “Umfrage” kann beispielsweise vage sein. Versuchen Sie stattdessen, Begriffe wie Bewertung, Studie oder Feedback zu verwenden.
• Schreiben Sie ansprechende Betreffzeilen. Statt „Wir wollen Ihre Meinung zu unserem Kundenservice“, „Wie war Ihr Support-Anruf bei Qualtrics?“ Versuchen Sie, ggf. den Namen Ihres Unternehmens zu verwenden.
• Vermeiden Sie Wörter und Ausdrücke, die von Spammern häufig verwendet werden, entweder im Textkörper oder in der Betreffzeile. Zu diesen Wörtern gehören „kostenlos“, „Rabatt“, „Opportunity“, „Geld zurück“, „unglaublich“, „zielgerichtet“, „Angebot“ und alle Wörter oder Formulierungen, die als pornografisch ausgelegt werden könnten.
• Vermeiden Sie eine übermäßige Verwendung von Großbuchstaben und Interpunktionszeichen. (z. B. „BITTE DIESE UMFRAGE AUSFÜLLEN!!!“)
• Vermeiden Sie die Verwendung von hellgrüner oder roter Schriftart.
• Vermeiden Sie Phrasen wie „Das ist kein Spam!“ in der Betreffüberschrift.

Zu vermeidende zusätzliche Wörter

• Marketing
• Markt
• Kostenlos
• Bonus
• Klicken Sie auf
• Klicken Sie hier
• Werbung
• Werbung
• Anzeigen
• Vertrieb
• Verkaufen
• Verkauf
• Einkaufen
• Shopping
• Paket
• Kaufen
• Einkauf
• Hypothek
• Finanzen
• Refinanzierung
• Kostenlose Testversion

Qualtrics-Server auf Erlaubtliste

Einige Organisationen müssen möglicherweise ihre E-Mail-Firewall einrichten, um E-Mails von Qualtrics zu akzeptieren. Dies geschieht über die „Erlaubtliste“ der IP-Adressen der Qualtrics-Mail-Server. Die Serveradministratoren Ihres Unternehmens wissen, wie dies zu tun ist. Wenden Sie sich für diese Anforderung an sie.

Hier finden Sie die vollständige Liste der Server, die Sie auf die Erlaubtliste setzen sollten, sowie weitere wichtige Tipps zur Erlaubtliste für Qualtrics-Server & Externe Domänen.

Wenn E-Mails von Qualtrics als Spam gekennzeichnet werden

Wenn ein Empfänger sich die Zeit nimmt, eine E-Mail manuell als Spam zu kennzeichnen, bedeutet dies wahrscheinlich, dass er diese E-Mails nicht mehr erhalten möchte. Wenn ein Empfänger eine von Qualtrics gesendete E-Mail als Spam markiert, wird er automatisch von der Kontaktliste abgemeldet, an die die E-Mail gesendet wurde. Dadurch wird verhindert, dass der Empfänger nicht mehr unerwünschte E-Mails erhält und die Zustellbarkeit für alle, die Qualtrics zum Senden von E-Mails verwenden, verbessert wird.

Dieses automatische Opt-out bleibt davon unberührt, ob Sie eine benutzerdefinierte Absenderdomäne (vollständig mit MX-Datensatz und DKIM) eingerichtet haben. Wenn Sie ein SMTP-Relay eingerichtet haben, erfolgt kein automatisches Opt-out, da ein anderer Server die Spam-Benachrichtigung erhält.

Da der Empfänger die E-Mail als Spam markiert hat, weil er sie wahrscheinlich nicht mehr möchte, erhält er keine Benachrichtigung, dass er abgemeldet wurde.

Die Anzahl der Empfänger, die die E-Mail als Spam markiert haben, wird in der Verteilung als Beschwerden aufgeführt.

Vorbeugung und Lösung von Spam-Beschwerden

E-Mail-Beschwerden treten auf, wenn die Empfänger Ihre E-Mails als Spam markieren. Zu viele Beschwerden können sich negativ auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails auswirken und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass die Empfänger Ihre E-Mails erhalten. E-Mail-Anbieter verwenden Spam-Beschwerdequoten als eine wichtige Kennzahl, um zu bestimmen, wie Ihre E-Mails zugestellt werden sollen (z. B. indem sie sie direkt in den “Spam”-Ordner statt in den “Posteingang” schicken oder sie ganz blockieren).

Es ist wichtig, die Zahl der Beschwerden so gering wie möglich zu halten. Ein schlechter Ruf als E-Mail-Absender kann der Glaubwürdigkeit Ihrer Marke schaden, und die steigende Zahl der gefilterten Spam-E-Mails führt zu einem Rückgang Ihrer Antwortquoten. Die Aufrechterhaltung eines positiven Absenderrufs ist für eine hohe Zustellbarkeit von E-Mails und eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihren Kunden unerlässlich.

Die Empfänger können sich aus einer Vielzahl von Gründen beschweren, zu denen in der Regel folgende gehören

• Mangelnde Relevanz: E-Mails, die nicht personalisiert oder für die Interessen des Empfängers nicht relevant sind, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit als Spam markiert.
• Probleme mit der Häufigkeit: Das Versenden von zu vielen E-Mails oder das Versenden von E-Mails in zu kurzen Abständen kann zu höheren Beschwerdequoten führen.
• Unerfüllte Erwartungen: Wenn der Inhalt Ihrer E-Mail nicht den Erwartungen der Abonnenten entspricht, können diese sich abmelden und eine Beschwerde einreichen.

Behebung von Spam-Beschwerden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Beschwerden zu untersuchen und Probleme in künftigen Sendungen zu beheben.

1. Überprüfen Sie die E-Mail-Verteiler auf eventuelle Beschwerden. Sie finden diese Informationen an den folgenden Stellen in Ihrem Konto:
   • Die Registerkarte Verteilungen eines Umfrageprojekts für per E-Mail versandte Umfrageeinladungen.
   • Der Abschnitt E-Mails des Postausgangs in XM Directory für über XM Directory gesendete Mails.
2. Wenn Sie einen Vertrieb mit vielen Beschwerden gefunden haben, suchen Sie nach häufig auftretenden Problemen:
   • Opt-in des Empfängers: Bestätigen Sie, dass die Empfänger ausdrücklich für den Erhalt von E-Mails opt-in sind. Beachten Sie unbedingt die länderspezifischen Richtlinien für den Erwerb von E-Mail-Listen, z. B. CAN-SPAM oder GDPR. Sie können auch Ihre E-Mail-Liste auf häufig abgelehnte E-Mails überprüfen und diese entfernen.
     Qtip: Die Verwendung von unbestätigten Listen Dritter ist verboten. Wenn bei Online-Transaktionen E-Mails gesammelt werden, sollten Sie sicherstellen, dass die Empfänger über die E-Mails, die sie erhalten werden, gut informiert sind.
   • E-Mail-Inhalt: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt der E-Mail für den Empfänger relevant und wertvoll ist. Die Betreffzeile sollte den Inhalt der E-Mail genau wiedergeben.
   • Häufigkeit der E-Mails: Überprüfen Sie, wann der Empfänger zuletzt eine E-Mail erhalten hat, um sicherzustellen, dass die E-Mails nicht zu häufig oder zu selten verschickt werden.
3. Sobald Sie das Problem erkannt haben, können Sie es beheben:
   • Opt-in des Empfängers: Stellen Sie sicher, dass die Empfänger die Möglichkeit haben, sich von Mailings abzumelden, indem Sie einen Opt-out-Link in Ihre E-Mails aufnehmen. Vermeiden Sie außerdem die Verwendung einer anonymen E-Mail-Adresse und lassen Sie sich von den Empfängern in ihr Adressbuch aufnehmen. Sie können auch ein Double-Opt-In-Verfahren einrichten, bei dem der Empfänger sein Abonnement bestätigt, nachdem er dem Erhalt von E-Mails zugestimmt hat.
   • E-Mail-Inhalte: Schreiben Sie relevante, aussagekräftige E-Mail-Inhalte. Sie können Ihre Abonnenten auch regelmäßig daran erinnern, warum sie Ihre Mitteilungen erhalten, welche Vorteile sie davon haben und wie sie sich auf Wunsch abmelden können.
   • E-Mail-Häufigkeit: Passen Sie die Häufigkeit des Versendens von E-Mails an die Ziele Ihres Programms an. Dies kann einige Experimente erfordern, da die optimale Frequenz von Ihrem Anwendungsfall abhängt.

Häufig unzustellbare E-Mail-Adressen entfernen

Wenn Sie eine Verteilung senden, die nicht zugestellt wird, kann sich dies auf die Punktzahl Ihres Absenders auswirken. Eine niedrigere Senderbewertung bedeutet, dass Ihre E-Mails häufiger automatisch als Spam gekennzeichnet werden. Die Verwaltung von unzustellbaren E-Mails in Ihrem Verzeichnis und Ihren Mailinglisten schützt Ihre Absenderbewertung, um eine zuverlässige Zustellbarkeit von E-Mails sicherzustellen. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie unzustellbare E-Mails identifizieren, sodass Sie diese Adressen aus Ihren Datensätzen entfernen können.

1. Laden Sie die Verteilungsverläufe für Ihre E-Mail-Verteilungen herunter.
   
2. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in einem Tabellenkalkulationseditor auf Ihrem Computer.
3. Filtern Sie die Spalte Status Ihrer Datei sowohl nach Permanenter Bounce als auch nach Temporärer Bounce.
   
4. Überprüfen Sie die E-Mail-Adressen für jeden Kontakt, der zurückgewiesen wurde. In der Spalte Zurückweisungsgrund finden Sie eine Erklärung, warum die E-Mail zurückgewiesen wurde.
   • Wenn die E-Mail korrekt und gültig ist und Sie bestätigt haben, dass sie E-Mails erhalten können, wenden Sie sich an den Qualtrics Support, um weitere Unterstützung zu erhalten.
   • Wenn die E-Mail falsch oder ungültig ist, haben Sie zwei Möglichkeiten, E-Mails zu stoppen. Sie können den Kontakt entweder von Ihrem Verzeichnis abmelden oder ihn löschen, wenn Sie nichts dagegen haben, zugehörige Daten zu verlieren. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unten.

Die folgenden Seiten enthalten weitere Informationen zum Opt-out und zum Löschen von Kontakten:

• Verwalten eines Kontakts für ein einzelnes Verzeichnis: Zum Ablehnen oder Löschen eines einzelnen Kontakts aus Ihrem Verzeichnis.
• Verwalten von Kontakten mit mehreren Verzeichnissen: Massenausschluss oder Löschen vieler Kontakte aus Ihrem Verzeichnis.
• Verwalten von Kontakten in einer Mailingliste: Abmelden oder Löschen von Kontakten aus einer XM-Directory-Mailingliste, jedoch nicht aus dem Verzeichnis.

Häufig gestellte Fragen