Workflow-Schleifen

Workflow-Schleifen

Sie können Workflow-Schleifen verwenden, um eine Reihe automatisierter Aufgaben für mehrere Einträge in einer Liste auszuführen. Sie können beispielsweise eine NPS-Zusammenfassung an jeden Filialleiter senden, die den durchschnittlichen NPS für seine Filiale enthält, oder einen monatlichen Mitarbeiterzufriedenheitswert an jeden Personalleiter in der Organisation senden.

Qualtrics erreicht Workflow-Schleifen durch geplante Datenextraktionsaufgaben. Sie können genau angeben, was für jeden extrahierten Dateneintrag ausgeführt wird, der auch als „Liste“ bezeichnet wird. Mit anderen Worten, dies ist die Liste aller Personen in einer bestimmten Rolle (z. B. Account Manager, People Manager usw.) oder aller Städte (z. B. Seattle, New York usw.) oder allgemeiner alle Elemente in einer Tabelle.

Datenextraktionsaufgaben

Beim Erstellen von Workflows in dieser Schleife ist die erste Aufgabe, die Sie hinzufügen müssen, eine Datenextraktionsaufgabe. Diese Aufgabenarten extrahieren Daten aus einer anderen Quelle, die Sie dann an anderer Stelle verwenden oder sichern können. Zu den Quellen, aus denen Sie Daten extrahieren können, gehören:

• SFTP-Dateien
• Salesforce
• SuccessFactors
• Amazon S3

Eine dieser Aufgaben muss dem Workflow hinzugefügt werden, bevor Sie angeben können, was in jeder Schleife geschieht. Sobald Sie mit dem Erstellen der Aufgaben beginnen, die in jeder Schleife angezeigt werden, können Sie beliebige zusätzliche Aufgaben hinzufügen.

Anforderungen an Workflow-Schleifen

Bevor Sie eine Workflow-Schleife anlegen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Workflow-Schleifen sind nur kompatibel mit eingeplante Workflows.
• Sie können einem Workflow jeweils nur eine Schleifenliste hinzufügen. Das heißt, wenn Sie Ihrem Workflow mehrere Datenextraktionsaufgaben hinzugefügt haben, können Sie nur eine davon als Schleife verwenden.
• Schleifen können nur Dateien einer bestimmten Größe verarbeiten. Das bedeutet, dass die Datei, die Sie extrahieren, die folgenden Anforderungen erfüllen muss:
  • Die Datei darf nicht mehr als 10.000 Zeilen umfassen.
    Beispiel: Wenn Sie also Benutzer bearbeiten, gibt es ein Limit von 10.000 Benutzern. Wenn Sie Kontakte bearbeiten, gibt es ein Limit von 10.000 Kontakten.
    Tipp: Wenn Sie 10.000 Zeilen überschreiten, wird der Workflow nicht ausgeführt.
  • Die Datei darf nicht größer als 1 GB sein.
  • Jede Zeile darf 1 MB nicht überschreiten.
• Schleifen können nicht innerhalb anderer Schleifen hinzugefügt werden.
• Sie können einer Schleifenliste nur bis zu 5 Aufgaben hinzufügen.

Workflow-Schleifen einrichten

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eine Workflow-Schleife am Beispiel des Versands einer wöchentlichen NPS-E-Mail an Benutzer einrichten, die der Managerrolle angehören. Dies ist jedoch nicht die einzige Verwendung von Workflow-Schleifen.

1. Wechseln Sie zur Seite Workflows oder zur Registerkarte in einer Umfrage.
   
2. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben Workflow erstellen.
3. Wählen Sie Zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet.
4. Konfigurieren Sie Ihren Zeitplan.
   
   Beispiel: Wir möchten zu Beginn jeder Woche eine NPS-E-Mail an jeden Manager senden. Daher haben wir beschlossen, unseren Workflow wöchentlich am Montag um 9 Uhr zu erledigen.
5. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um eine Aufgabe hinzuzufügen.
6. Wählen Sie eine Datenextraktionsaufgabe aus.
   
   Beispiel: Wir haben Mitarbeiterdaten aus SuccessFactors extrahieren gewählt, da wir bestimmte Workflows für jeden Manager wiederholen möchten, den wir in SuccessFactors gespeichert haben.
7. Wählen Sie Add a for-each loop.
   
8. Wählen Sie unter Für jede Position in einer Liste die Aufgabe aus, die Sie in Schritt 6 eingerichtet haben.
   
9. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und wählen Sie die gewünschten Aufgaben aus.
   Warnung: Sie sollten keine anderen Datenextraktions-, Transformer- oder Loader-Aufgaben innerhalb Ihrer Schleife verwenden. Auf dieser Seite finden Sie eine Liste solcher Aufgaben. Wenn Sie eine Datenlader-Aufgabe verwenden möchten, sollten Sie anstelle von Schleifen einen Standard-ETL-Workflow erstellen.
   Beispiel: Wir fügen eine Webserviceaufgabe hinzu, damit wir die API verwenden können, um den Namen und die E-Mail-Adresse jedes Benutzers abzurufen.
   
   Beispiel: Als Nächstes fügen wir eine Aufgabe zum Berechnen der Metrik hinzu, um den NPS-Wert zu ermitteln. Wir richten einen Filter für diese Aufgabe ein, sodass das eingebettete Datenfeld Manager mit der ID des Benutzers übereinstimmen muss. Beachten Sie, dass dies als dynamischer Text für das Benutzer-ID-Feld dargestellt wird, das während des API-Aufrufs des Webdienstes extrahiert wurde. Ohne diesen Filter kann der falsche NPS-Score berechnet werden.
   
10. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und wählen Sie die gewünschten Bedingungen aus.
    
    Beispiel: Wir möchten nur eine E-Mail für NPS-Bewertungen senden, die als Kritiker gelten. Daher legen wir eine Bedingung so fest, dass nur gesendet wird, wenn der NPS der berechneten Metrikaufgabe kleiner oder gleich 6 ist.
    
11. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und fügen Sie nach Bedarf weitere Aufgaben hinzu.
    Beispiel: Wir fügen eine E-Mail-Aufgabe hinzu, mit der wir die NPS-E-Mail einrichten können, die wir geplant haben. Wir können dynamischen Text verwenden, um eine E-Mail-Adresse aus der Web-Service-Aufgabe und den NPS-Score aus der Aufgabe „Metrik berechnen“ abzurufen.
    
12. Wenn Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow aktiviert ist.
    

Laufhistorie

Wenn Sie die Laufhistorie für einen Workflow mit Schleifen anzeigen, können Sie die Laufhistorie für jede der ausgelösten Schleifen anzeigen. Auf diese Weise können Sie Performanceprobleme in Bezug auf bestimmte Workflow-Schleifen eingrenzen.

Wenn Sie sich auf der Registerkarte Ausführungsverlauf befinden, klicken Sie auf den Namen des Workflows, um weitere Details anzuzeigen. Zusätzlich zu den Ereignissen und Aufgaben des Workflows sehen Sie Für jede Schleife. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Aufschlüsselung der einzelnen Ereignisse und Aufgaben in den einzelnen Schleifen anzuzeigen.

1. Die Anzahl der Schleifen, bei denen Aufgaben fehlgeschlagen oder erfolgreich waren. Diese Zahlen sind von Filtern betroffen.
2. Filtern, um Schleifen anzuzeigen, bei denen Aufgaben fehlgeschlagen oder erfolgreich waren.
   Tipp: Weitere Informationen zu Workflow-Status.
3. Jede Schleife wird in der Reihenfolge nummeriert, in der sie ausgeführt wurde.
4. Die Uhrzeit, zu der jede Schleife gestartet wurde (in der Zeitzone Ihres Kontos).
5. Klicken Sie auf eine Schleife, um weitere Details zu den in dieser Schleife ausgeführten Aufgaben und deren Erfolg anzuzeigen. Sie sehen auch die ID für jede Aufgabe (T-ID #).
6. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um die zugehörige JSON-Datei anzuzeigen.