Google-Kalenderaufgabe

Informationen zur Google-Kalenderaufgabe

Automatisieren Sie Ihren Einplanungsprozess, indem Sie Qualtrics mit Ihrem Kalender verknüpfen. Mit der Google-Kalender-Aufgabe können Sie basierend auf Umfrageantworten automatisch Google-Kalenderereignisse anlegen und abbrechen.

Verbinden eines Google-Kalenderkontos

Bevor Sie die Google-Kalender-Aufgabe verwenden können, müssen Sie ein Google-Kalenderkonto für Qualtrics verbinden, um Ereignisse mit zu planen. Konten können von Administratoren hinzugefügt werden, damit andere Benutzer der Marke sie verwenden können, oder von einzelnen Benutzern für ihre persönliche Verwendung.

Konto als Administrator hinzufügen

Wenn Sie ein Administrator sind, führen Sie die Schritte in diesem Abschnitt aus, um ein Google-Kalenderkonto für einige oder alle Benutzer in Ihrer Lizenz hinzuzufügen.

1. Navigieren Sie über das Navigationsmenü oben links zu Admin.
   
2. Navigieren Sie zu Erweiterungen.
   
3. Klicken Sie auf die Erweiterung Google Kalender.
4. Klicken Sie auf Konto hinzufügen.
5. Geben Sie dem Konto einen Namen. Dieser Name wird für organisatorische Zwecke und zur Identifikation des Accounts verwendet.
6. Klicken Sie auf Konto verbinden.
7. Melden Sie sich an Ihrem Google-Kalender-Konto an.

Weitere Informationen darüber, welche Benutzer Zugriff auf dieses Konto haben, finden Sie unter Festlegen, wer ein Erweiterungskonto verwenden kann.

Hinzufügen eines Kunden als Einzelbenutzer

Führen Sie die Schritte in diesem Abschnitt aus, um ein Google-Kalender-Konto für Ihre persönliche Verwendung hinzuzufügen. Nur Sie können das Konto verwenden, mit dem Sie eine Verbindung herstellen.

1. Folgen Sie den Schritten im Abschnitt Anlegen einer Google-Kalenderaufgabe, bis Sie zu dem Schritt gelangen, in dem Sie ein zu verwendendes Konto auswählen.
2. Klicken Sie auf Benutzerkonto hinzufügen.
3. Geben Sie Ihrem Konto einen Namen. Dieser Name wird für organisatorische Zwecke und zur Identifikation des Accounts verwendet.
4. Klicken Sie auf Konto verbinden.
5. Melden Sie sich an Ihrem Google-Kalender-Konto an.

Einrichten einer Google-Kalenderaufgabe

Anlegen eines Google-Kalenderereignisses

1. Navigieren Sie zu Registerkarte Workflows eines Projektsoder die Standalone-Workflow-Seite.
   Tipp: Um dies mit den Antworten einer bestimmten Umfrage zu verknüpfen, empfehlen wir, auf der Registerkarte Workflows einer Umfrage zu beginnen.
2. Klicken Sie auf Workflow erstellen.
3. Legen Sie entweder einen eingeplanten oder einen ereignisbasierten Workflow an. Siehe Eingeplant vs. Weitere Informationen finden Sie unter Ereignisbasierte Workflows.
   Tipp: Um die Antworten dieser Umfrage automatisch zum Hinzufügen von Ereignissen zu Ihrem Google-Kalender zu verwenden, sollte dies ein ereignisbasierter Workflow sein.
4. Legen Sie den Zeitplan für Ihren Workflow fest (falls eingeplant), oder wählen Sie das Ereignis aus, das den Workflow startet (wenn ereignisbasiert).
   Tipp: Um den Workflow basierend auf einer Umfrageantwort zu starten, richten Sie ein Umfrageantwortereignis ein.
5. Klicken Sie bei Bedarf auf das Pluszeichen (+) und dann auf Bedingungen, um Bedingungen zu Ihrem Workflow hinzuzufügen, der bestimmt, wann der Workflow ausgeführt wird.
6. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) und dann auf Aufgabe.
7. Wählen Sie Google Kalender.
8. Auswählen Ereignis anlegen.
   
9. Klicken Sie auf Weiter.
10. Wählen Sie das Google-Konto, um Kalenderereignisse in zu ändern. Hier werden alle Konten aufgeführt, die von Administratoren hinzugefügt wurden, sowie alle Konten, die Sie selbst hinzugefügt haben.
11. Wenn Sie neue Kontoanmeldedaten hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neues Konto hinzufügen, und führen Sie die Schritte im Abschnitt Verbinden eines Google-Kalenderkontos aus.
12. Klicken Sie auf Weiter.
13. Wählen Sie einen Google-Kalender aus der Dropdown-Liste aus.
    
    Tipp: Sie können nur Kalender auswählen, deren Eigentümer Sie sind.
14. Wählen Sie Ganztägiges Ereignis, wenn das Ereignis den ganzen Tag dauern soll. Wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie keine Start- oder Endzeit auswählen.
15. Wählen Sie Benutzerdefiniertes Datum verwenden, wenn Sie ein anderes Datumsformat als JJJJ-MM-TT verwenden möchten.
16. Geben Sie ein Start- und Enddatum für das Ereignis an. Wenn es sich bei dem Ereignis nicht um ein ganztägiges Ereignis handelt, geben Sie eine Start- und Endzeit an.
    Tipp: Datumsangaben sollten im Format JJJJ-MM-TT und Uhrzeiten im Format hh:mm vorliegen.
    Achtung: Endtermine sind exklusiv. Wenn Sie ein Ereignis ab dem 1. April einplanen, müssen Sie bei der Konfiguration Ihres Ereignisses das Enddatum 3. April auswählen.
17. Wählen Sie die Zeitzone für das Ereignis aus.
18. Wählen Sie aus, wie oft sich das Ereignis wiederholen soll.
19. Fügen Sie dem Kalenderereignis bei Bedarf Gäste hinzu, indem Sie eine kommagetrennte Liste von E-Mails eingeben.
    
20. Wählen Sie aus, ob Sie eine Erinnerung an den Gastgeber basierend auf den Kalendereinstellungen senden möchten, oder ob Sie eine E-Mail an Gäste senden möchten, wenn das Ereignis erstellt wird.
21. Wählen Sie die Berechtigungen aus, die Ihre Gäste haben sollen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.
    • Ereignis ändern: Geben Sie den Gästen die Möglichkeit, das Ereignis zu bearbeiten. Dies ist standardmäßig deaktiviert.
      Achtung: Wenn Sie Gästen die Berechtigung Ereignis ändern nicht erteilen, können sie das Datum oder die Uhrzeit des Ereignisses in ihrem eigenen Kalender nicht ändern.
    • Andere einladen: Geben Sie Gästen die Möglichkeit, weitere Gäste zur Veranstaltung hinzuzufügen. Dies ist standardmäßig aktiviert.
    • Siehe Gästeliste: Geben Sie Gästen die Möglichkeit zu sehen, welche anderen Gäste zur Veranstaltung hinzugefügt werden. Dies ist standardmäßig aktiviert.
    Tipp: Wenn Sie Ereignis ändern auswählen, werden sowohl Andere einladen als auch Gastliste anzeigen standardmäßig ausgewählt.
22. Fügen Sie einen Ereignistitel hinzu. Bei Bedarf können Sie auch eine Beschreibung und einen Ort hinzufügen.
    
    Tipp: Wenn Sie Google Meet hinzufügen wählen, wird der Kalendereinladung die Schaltfläche „Mit Google Meet beitreten“ hinzugefügt.
23. Wählen Sie die Kalendersichtbarkeit für dieses Ereignis aus.
24. Wenn Sie alle Ihre Felder hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern.

Verwenden von dynamischem Text

Beim Erstellen eines Google-Kalender-Ereignisses haben Sie auch die Möglichkeit, dynamischen Text für eines der Felder zu verwenden. Auf diese Weise können Sie Kalenderereignisse basierend auf Informationen anpassen, die für jeden Teilnehmer spezifisch sind, anstatt dieselben Informationen für jeden Teilnehmer zu verwenden. Klicken Sie auf das Symbol {a} neben einem Feld, um Text aus der Umfrage einzufügen. Folgende Felder sind für dynamischen Text verfügbar:

• Umfragenfrage: Die Antwort auf eine bestimmte Frage der Umfrage.
• Eingebettetes Datenfeld: Der Wert eines bestimmten eingebetteten Datenfelds.
• GeoIP-Standort: Die Standortinformationen eines Umfrageteilnehmers.
• DateTime: Ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit.
  Tipp: Beim Piping in ein Datum sollte es im Format yyyy-mm-dd vorliegen.
• Panel-Feld: Der Wert eines bestimmten Verzeichnisfelds.
• Quote: Die Anzahl einer Umfragequote.

Beispiel: Dynamischer Text aus einem Panelfeld, um den Umfrageteilnehmer automatisch als Gast zum Kalenderereignis hinzuzufügen.

Stornieren eines Google-Kalenderereignisses

Das Absagen eines Ereignisses umfasst viele der gleichen Schritte wie das Anlegen eines neuen Kalenderereignisses.

1. Führen Sie die Schritte 1-7 im Abschnitt Anlegen einer Google-Kalenderaufgabe aus, bis Sie zu Schritt 8 gelangen, in dem Sie auswählen, welche Google-Kalenderaufgabe Sie verwenden möchten.
2. Auswählen Ereignis abbrechen.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie das Google-Konto, um Kalenderereignisse in zu ändern. Hier werden alle Konten aufgeführt, die von Administratoren hinzugefügt wurden, sowie alle Konten, die Sie selbst hinzugefügt haben.
5. Wenn Sie neue Kontoanmeldedaten hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neues Konto hinzufügen, und führen Sie die Schritte im Abschnitt Verbinden eines Google-Kalenderkontos aus.
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Wählen Sie einen Kalender aus.
8. Wählen Sie bei Bedarf ein bestimmtes Datum aus, um nur Ereignisse anzuzeigen, die an diesem Datum eintreten. Wenn kein Datum ausgewählt ist, zeigt die Ereignis-Dropdown-Liste alle Ereignisse für den ausgewählten Kalender an.
9. Wählen Sie das Ereignis aus, das storniert werden soll. Aktivieren Sie Gäste benachrichtigen, dass diese Veranstaltung abgesagt wurde, wenn Sie möchten, dass Gäste eine E-Mail über die Stornierung erhalten.
10. Wählen Sie Sichern.

Häufig gestellte Fragen