Workflows – Allgemeine Übersicht

Informationen zu Workflows

Mit Workflows können Sie Aufgaben basierend auf verschiedenen Ereignissen auslösen. Beispiele sind das Anlegen eines Tickets, wenn sich jemand von Ihrem XM Directory abmeldet, und das Senden einer Folge-E-Mail an einen Kunden nach einem niedrigen Zufriedenheitswert. Sowohl für das anstoßende Ereignis als auch für die daraus resultierende Aufgabe haben Sie viele Optionen, von denen sich die meisten innerhalb der Qualtrics-Plattform befinden und von denen einige außerhalb.

Sie können Workflows an zwei verschiedenen Stellen anlegen: im Registerkarte Workflows eines Projekts oder auf der Seite „Standalone Workflows“ oder in XM Directory . Die Registerkarte Workflows ist in Umfrage, Engagement, Lebenszyklus, Ad-hoc-Mitarbeiterforschung und 360 verfügbar. Projektarten. Sofern sich das auslösende Ereignis Ihres Workflows nicht direkt auf eine Umfrage bezieht, empfehlen wir, einen eigenständigen Workflow zu erstellen.

Workflows in einem Projekt vs. Eigenständige Workflows

Sie können Workflows an mehreren Stellen in Qualtrics erstellen. Workflows funktionieren unabhängig davon, wo sie angelegt werden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie auf die verschiedenen Produktbereiche zugreifen können, in denen Sie einen Workflow anlegen können.

• Registerkarte Workflows innerhalb eines Projekts: Meiste Projekte Mit können Sie ihnen Workflows hinzufügen. Um einen Workflow anzulegen, gehen Sie zu Workflows innerhalb des Projekts. Auf Workflows, die in einem Projekt angelegt wurden, kann nur über das Projekt zugegriffen werden.
  
• Die Seite „Standalone-Workflows“: Sie können einen Workflow erstellen, der nicht mit einem Projekt verbunden ist, indem Sie zum eigenständigen Workflows Seite.
  
  Klicken Sie dort auf das Symbol Workflow anlegen um zu beginnen.
  
  Tipp: Wenn Sie auf der Seite „Workflows“ einen Workflow erstellen, der durch eine Umfrageantwort ausgelöst wird, werden Sie aufgefordert, den Workflow in Ihr Umfrageprojekt zu verschieben.

Workflows anlegen

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie einen Workflow in einer Umfrage erstellen und was die verschiedenen Komponenten (Ereignisse, Bedingungen und Aufgaben) bedeuten. Obwohl die Funktionen ähnlich sind, kann das optische Erscheinungsbild der Workflow-Erstellung in der Seite „Standalone Workflows“.

1. Wechseln Sie zum Workflow in Ihrem Projekt.
   
2. Stellen Sie sicher, dass Sie im Ihre Workflows Abschnitt.
3. Klicken Sie auf Workflow anlegen  um einen Workflow von Grund auf neu zu erstellen oder eine vorkonfigurierte Vorlage. Klicken Sie alternativ auf den Pfeil neben der Drucktaste, und wählen Sie Gestartet durch ein Ereignis oder Zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet um einen Workflow von Grund auf neu zu erstellen.
4. Wenn Sie einen Workflow von Grund auf neu anlegen, legen Sie fest, ob der Workflow eingeplant oder ereignisbasiert sein soll. Einen vollständigen Vergleich dieser Optionen finden Sie unter. Geplant vs. Ereignisbasierte Workflows.
   
   • Eingeplant: Legen Sie einen Zeitplan für den Workflow fest, der immer wieder ausgeführt werden soll, z.B. eine Ticketaufgabe, die jeden Montag angelegt wird, oder eine Umfrage, die am Ersten jedes Monats gesendet werden soll.
   • Ereignisbasiert: Verknüpfen Sie einen Workflow mit einem bestimmten Ereignis, z. B. einer erfassten Umfrageantwort, einem neu zugewiesenen Ticket oder einem Ereignis in Salesforce.
5. Alternativ können Sie im Abschnitt “Vorlagen” einen vordefinierten Workflow auswählen. Siehe Workflow-Vorlagen für weitere Informationen.
6. Klicken Sie auf Erste Schritte.
7. Benennen Sie Ihren Workflow, indem Sie oben auf den Workflow-Namen klicken und einen neuen Namen eingeben.
   
8. Wählen Sie Ereignis die Ihren Workflow auslösen oder die zeitgesteuert verarbeiten Sie möchten, dass der Workflow am ausgeführt wird.
9. Fügen Sie bei Bedarf Bedingungen zu Ihrem Workflow hinzu. Dies sind die Regeln, die ein Ereignis befolgen muss, bevor der Workflow tatsächlich ausgeführt wird, und kann die dringend benötigte Spezifität hinzufügen. Siehe Konditionen anlegen für weitere Informationen.
   Tipp : Es ist nicht erforderlich, jedem Workflow Bedingungen hinzuzufügen. Wenn keine Bedingungen vorhanden sind, werden die Workflow-Aufgaben ausgelöst, sobald das Ereignis eintritt. Beispiel: Ihr Ereignis ist Umfrageantworterstellungwird der Workflow jedes Mal ausgelöst, wenn eine Umfrageantwort übermittelt wird.
10. Fügen Sie eine Aufgabe hinzu. Dies soll geschehen, wenn das Ereignis die Bedingungen erfüllt, z.B. wenn eine E-Mail gesendet wird, ein Ticket angelegt wird oder eine Slack-Nachricht gesendet wird. Siehe Aufgaben definieren für weitere Beispiele.
11. Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow umgeschaltet ist. Ein.

Ereignisse vs. Konditionen vs. Aufgaben

Wenn Sie einen Workflow anlegen, geben Sie Folgendes an: Ereignis die es auslösen sollte, umso spezifischer Bedingungen unter dem dieser Workflow stattfindet (falls erforderlich), und definieren Sie dann die Aufgabe die als Ergebnis ausgeführt wird.

Ich möchte beispielsweise jedes Mal eine E-Mail an die Manager senden, wenn ein Kunde eine niedrige CSAT meldet. In diesem Fall möchte ich auch ein Ticket anlegen, damit unser Support-Team es bearbeiten kann.

Wir sammeln CSAT in einer Umfrage – das heißt, die Ereignis ist der Anlegen einer Umfrageantwort.

Es ist uns nur wichtig, wenn es eine niedrige CSAT gibt, also die Bedingung ist so etwas, wenn die Antwort auf die CSAT-Frage 3 oder niedriger ist oder wenn „sehr unzufrieden“ ausgewählt wird. (Dies kann je nach den Benchmarks Ihrer Organisation abweichen.)

Was Aufgabe als Ergebnis dieser Art von Umfrageantworten auftreten? Wir senden eine E-Mail-Aufgabe an die Manager wenden und ein Ticketaufgabe um ein neues Ticket für einen Support-Mitarbeiter anzulegen.

Geplante Workflows vs. Ereignisbasierte Workflows

Workflows können eingeplant oder an ein bestimmtes Ereignis gebunden werden. Eingeplante Workflows sind nützlich, wenn eine Aufgabe regelmäßig ausgeführt werden soll. Ereignisse sind besonders nützlich, wenn Sie eine Aufgabe auf bestimmten Ereignissen in Qualtrics basieren möchten, z. B. Senden einer E-Mail oder Erstellen eines Tickets basierend darauf, wie ein Umfrageteilnehmer eine Umfrage ausgefüllt hat. In diesem Beispiel wäre die Übermittlung der Umfrage das Ereignis, und die E-Mail oder das Ticket wäre die ausgeführte Aufgabe.

Beispiele für eingeplante Workflows

• Ich möchte jeden Monat am 1. eine E-Mail erhalten, die mich daran erinnert, mich anzumelden und meine Umfrage zu überprüfen.
• Ich habe eine Umfrage, in der ich Mitarbeiter auffordere, ihren Vorgesetzten mitzuteilen, wie sie es tun, und Probleme zu kennzeichnen, bei denen sie Hilfe benötigen. Ich möchte, dass diese jeden Mittwoch in meine Mitarbeiterliste aufgenommen wird.

Beispiele für ereignisbasierte Workflows

• Ich möchte immer dann ein Ticket für mein Support-Team anlegen, wenn ein Teilnehmer unsere Support-Umfrage ausfüllt.
• Ich möchte eine E-Mail an das Verkaufsteam senden, wenn ein Umfrageteilnehmer auswähle, dass er mehr über unsere Produkte erfahren möchte.
• Ich möchte eine Umfrageverteilung senden, wenn ein Ticket in Freshdesk gelöst wird.

Eingeplante Workflows

Mit eingeplanten Workflows können Sie Workflows anlegen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden. Sie können festlegen, dass Ihr Workflow wiederkehrend ausgeführt wird, und Sie können wählen, wann der Workflow beginnt und endet.

Um einen eingeplanten Workflow anzulegen, wählen Sie Zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet (eingeplant) beim Anlegen Ihres Workflows.

Wählen Sie dann die gewünschte Einplanungshäufigkeit aus. Dies kann stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder ein benutzerdefinierter Ausdruck sein.
Der nächste Schritt hängt von der Häufigkeit Ihres Workflows ab:

• Wöchentlich und monatlich: Wählen Sie aus, welche Tage ausgeführt werden sollen, indem Sie auf die Dropdown-Liste klicken und die Ankreuzfelder neben jedem Tag markieren.
  
  Tipp : Wenn Sie ein Datum auswählen, das nicht in jedem Monat vorhanden ist (z.B. 29, 30 oder 31), wird der Workflow in diesen Monaten nicht ausgeführt.
• Vierteljährlich: Wählen Sie aus, welcher Monat des Quartals und welcher Tag des Monats der Workflow ausführen soll.
  Tipp : Wenn der Workflow am letzten Tag des Monats ausgeführt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes auswählen: Letzter Tag.
• Jährlich: Wählen Sie den spezifischen Tag des Jahres aus, an dem der Workflow ausgeführt werden soll.
• Benutzerdefinierter Cron-Ausdruck: Geben Sie einen Cron-Ausdruck ein, der angibt, wann der Workflow ausgeführt werden soll. Klicken Sie auf Details anzeigen um anzuzeigen, wie Ihr Cron-Ausdruck ausgewertet wird. Siehe Diese Website für Hilfe beim Generieren eines Cron-Ausdrucks.
  
  Tipp: Cron-Ausdrücke dürfen nur aus 5 Teilen bestehen und müssen gültige Zeichen enthalten. Intervalle unter 1 Stunde sind nicht zulässig. Siehe Anleitung zu Cron-Ausdrücken für weitere Informationen.
  Beispiel: Im obigen Screenshot wird der geplante Workflow alle 3 Stunden an der Stunde ausgeführt, beginnend um 1:00 Uhr, alle 2 Tage.

Geben Sie als Nächstes ein, oder klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um die Startzeit für Ihren Workflow auszuwählen.

Wenn Sie möchten, dass der Workflow mehrmals am selben Tag ausgeführt wird, wählen Sie Startzeit hinzufügen.

Beispiel: Angenommen, Sie möchten Ihren Workflow dreimal täglich ausführen. Legen Sie die Häufigkeit auf „Täglich“ fest, und fügen Sie hinzu, welche dreimal am Tag der Workflow ausgeführt werden soll. Dieser Workflow wird täglich um 9:00 Uhr, 12:00 Uhr und 15:00 Uhr ausgeführt.

Wählen Sie als Nächstes die Zeitzone aus, in der der Workflow ausgeführt werden soll. Standardmäßig wird die Zeitzone des Kunden wird ausgewählt.

Wählen Sie dann aus, wann der Workflow gestartet und gestoppt werden soll. Standardmäßig starten eingeplante Workflows sofort nach der Aktivierung und stoppen die Ausführung nur, wenn sie deaktiviert sind. Sie können jedoch stattdessen ein Start- und Enddatum für Ihren eingeplanten Workflow auswählen.

1. Wählen Sie, wann der Workflow Beginnt:
   • Sofort nach Aktivierung: Der Workflow wird gemäß seinem Zeitplan ausgeführt, sobald er hat aktiviert.
   • Ein: Der Workflow wird am ausgewählten Datum ausgeführt. Geben Sie ein Datum im Format MM/TT/JJJJ ein, oder wählen Sie ein Datum aus der Kalenderauswahl aus.
     
2. Wählen Sie, wann der Workflow Endet:
   • Nie: Der Workflow wird ausgeführt, bis er ausgeschaltet ist.
   • Nach: Der Workflow wird am ausgewählten Datum ausgeführt. Geben Sie ein Datum im Format MM/TT/JJJJ ein, oder wählen Sie ein Datum aus der Kalenderauswahl aus.

Manuelles Auslösen eingeplanter Workflows

Anstatt darauf zu warten, dass ein geplanter Workflow ausgelöst wird, können Sie ihn mit einem Klick auslösen. Im Workflow-Editor können Sie während des Testprozesses sofort einen Workflow auslösen.

1. Stellen Sie nach dem Anlegen Ihres eingeplanten Workflows sicher, dass er umgeschaltet ist. Ein.
   
2. Klicken Sie auf das Symbol Sofort ausführen um den eingeplanten Workflow zu testen.

Ereignisbasierte Workflows

„Ereignisse“ treten in Qualtrics (oder an anderen Stellen) auf und bewirken, dass ein Workflow gestartet wird. Um einen ereignisbasierten Workflow anzulegen, wählen Sie Workflow anlegen und wählen Sie Wird gestartet, wenn ein Ereignis empfangen wird.

Viele Ereignisse können zum Starten eines Workflows verwendet werden. Das ausgewählte Ereignis bestimmt, welche Arten von Bedingungen auf den Workflow angewendet werden können. Sie können die Suchleiste oben im Fenster verwenden, um verfügbare Ereignisse einfach zu suchen. Welche Veranstaltungen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer Lizenz und Ihrem Projekt ab. Nachstehend finden Sie eine kurze Erläuterung zu den einzelnen Ereignistypen.

Überall verfügbare Veranstaltungen

Die unten aufgeführten Ereignisse können sowohl auf der Registerkarte „Umfrage-Workflows“ als auch auf der Seite „Eigenständige Workflows“ verwendet werden.

• Umfrageantwort: Lösen Sie den Workflow basierend darauf aus, wie ein Umfrageteilnehmer auf Ihre Umfrage geantwortet hat.
• Salesforce-Ausgangsnachricht: Workflow basierend auf auslösen Ausgehende Salesforce-Nachrichten.
  Tipp: Dieses Ereignis ist für EX-Projekte nicht verfügbar.
• Ticketereignis : Workflow basierend auf auslösen Ticketdaten Änderungen.
  Tipp: Dieses Ereignis ist für EX-Projekte nicht verfügbar.
• JSON-Ereignis : Workflow basierend auf einem auslösen API-Aufruf.
• ServiceNow-Ereignis: Lösen Sie den Workflow basierend auf einem Ereignis in ServiceNow aus.
• Zendesk-Ereignis: Löst den Workflow basierend auf einem Ereignis in Zendesk aus.
• Ereignis: Stoßen Sie den Workflow basierend auf einem Ereignis in Ihrem elektronischen Krankenaktensystem an.
• Twilio-Segmentereignis : Starten Sie einen Workflow, der auf Datenereignissen im Twilio-Segment basiert, aktualisieren Sie die Kontaktinformationen in XM Directory basierend auf dem Twilio-Segment, oder fügen Sie eine Transaktion zu einem XM-Directory-Kontakt basierend auf Ereignissen im Twilio-Segment hinzu.
• Jira-Ereignis: Auslösen von Workflows basierend auf Änderungen an Jira-Problemen, z.B. Statusaktualisierungen.
• XM-Discover-Ereignis: Auslösen eines Workflows basierend auf ausführlichen Alerts oder Scorecard-Alerts, die in XM Discover gesendet werden

Ereignisse nur in eigenständigen Workflows verfügbar

Die folgenden Ereignisse sind nur verfügbar, wenn Sie einen ereignisbasierten Workflow über die eigenständige Seite Workflows einrichten.

• XM Directory-Funnel-Ereignis: Lösen Sie den Workflow basierend auf Ereignissen aus, die in Ihrem XM Directory auftreten.
• Umfragedefinitionsereignis: Lösen Sie den Workflow basierend auf der Statusänderung eines Projekts aus.
  Tipp: Das Umfragedefinitionsereignis kann nicht für EX-Projekttypen verwendet werden.
• iQ: Lösen Sie den Workflow basierend auf Spitzen oder Rückgängen der Anzahl der Umfrageantworten aus.

• iD-Änderungsereignis erleben: Stoßen Sie Workflows basierend auf Kontaktdatenänderungen, Abonnementänderungen oder Transaktionsdatenänderungen an.
• iD-Segmentereignis erleben: Lösen Sie einen Workflow aus, je nachdem, ob ein Kontakt zu einem Segment hinzugefügt oder daraus entfernt wurde.

Erstellen von Bedingungen

Beim Anlegen eines ereignisbasierter Workflow können Sie Bedingungen hinzufügen, um genauer festzulegen, wann der Workflow ausgelöst werden soll. Sie möchten beispielsweise keine E-Mail an Vorgesetzte senden, die Folgendes besagen: alle Die Umfrageantwort wurde übermittelt, Sie möchten sie jedoch möglicherweise darüber informieren, wenn der Kunde eine niedrige Zufriedenheit angegeben hat. Bedingungen werden erstellt, indem logische Anweisungen erstellt werden, die Informationen aus dem ausgewählten Ereignis verwenden.

1. Alle oder Beliebig:
   • Alle Bedingungen erfüllt sein. Denken Sie daran, dass alle Aussagen in der Bedingung mit „Und“ verknüpft sind.
   • Beliebig Bedingung erfüllt werden. Denken Sie daran, dass alle Aussagen in der Bedingung mit „Oder“ verknüpft sind.
2. Konditionsart: Dies variiert je nach ausgewähltem Ereignis. Beispiel: Ihr Workflow basiert auf Umfrageantworten können Ihre Bedingungen auf Folgendem basieren: Antworten auf Fragen, Eingebettete Daten , oder Quoten aus dieser Umfrage.
   Tipp: Sie können Umfragefragen verwenden, um Bedingungen zu erstellen, wenn Ihr Workflow auf basiert. Umfrageantworten übermittelt, aber nicht, wenn Sie Ihren Workflow auf einem Ticketereignis ; im letzteren Fall können Sie nur die Informationen verwenden, die auf dem Ticket selbst verfügbar sind, z.B. Ticketdaten.
3. Feld: Das spezifische Feld, nach dem Sie filtern (z.B. Frage 1: Wie würden Sie die einfache oder schwierige Navigation auf dieser Website bewerten?).
4. Auswahl : Die spezifische Antwort, die Antwort, der Wert usw., die Sie abgleichen möchten (z. B. Extrem einfach, Kritiker, usw.).
5. Operator: Wie Sie den von Ihnen festgelegten Wert abgleichen möchten (z. B. Ausgewählt/Nicht ausgewählt, Angezeigt/Nicht angezeigt, usw.).
   Tipp : Siehe Liste der Operatoren für weitere Informationen zu verfügbaren Operatoren. Beachten Sie, dass es auf dieser Seite um das Filtern von Antwortdaten geht, die Informationen zu Bedingungen jedoch für Workflows identisch sind.

Sie können mehrere Bedingungsblöcke in einen Workflow aufnehmen. Wenn der Workflow ausgeführt wird, werden die Workflow-Bedingungen und -Aufgaben in der Reihenfolge ausgewertet, in der sie im Workflow-Editor angezeigt werden. Daher muss die Anfangsbedingung übergeben werden, bevor sie für die nächste Bedingung ausgewertet wird. Sobald eine Bedingung nicht erfüllt ist, wird der Workflow nicht mit der Auswertung der folgenden Bedingungen fortfahren.

Beispiel: In diesem Beispiel verwenden wir einen Workflow, um Umfrageteilnehmer in eine Verlosung einzutragen und dann Verlosungsgewinner per E-Mail zu versenden. Teilnehmer werden bei der Teilnahme an der Umfrage automatisch identifiziert, und wir möchten, dass nur die Gewinner eine E-Mail erhalten.

1. Der Workflow beginnt, wenn ein Umfrageteilnehmer eine Umfrageantwort übermittelt.
2. Wir fügen eine Anfangsbedingung hinzu, um die Verlosungsberechtigung zu ermitteln. Das Problem tritt auf, wenn der Umfrageteilnehmer an der Umfrage teilnimmt und das eingebettete Datenfeld “RaffleEntry” auf “True” gesetzt ist.
3. Als Nächstes fügen wir eine Codeaufgabe hinzu, die JavaScript verwendet, um zufällig zu ermitteln, ob der Teilnehmer die Auslosung gewonnen oder verloren hat.
4. Wir fügen eine weitere Bedingung hinzu, um zu ermitteln, ob wir eine E-Mail an einen Gewinnspiel Gewinner senden müssen. Diese Bedingung ist abhängig von der Ausgabe aus der Code-Aufgabe.
5. Wir fügen eine E-Mail-Aufgabe hinzu, um eine E-Mail an den Umfrageteilnehmer zu senden.

Um den Prozess zum Anlegen von Bedingungen für einen Workflow zu durchlaufen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

In diesem Beispiel wird ein Ticket angelegt, wenn ein Detraktor wird identifiziert über die NPS Frage in unserer Umfrage.

Tipp : Net Promoter® Score (NPS) ist eine Kundenzufriedenheitsmetrik auf einer 11-Punkte-Skala. Unzufriedene Kritiker erhalten 0–6 Punkte. Passive erhalten 7–8 Punkte und Promoter 9–10 Punkte. Erfahren Sie mehr über die Net Promoter® Score Seite.

1. Workflow anlegen oder wählen Sie einen vorhandenen Workflow aus. Stellen Sie sicher, dass es sich um einen ereignisbasierter Workflow .
   
2. Wählen Sie Ihr Ereignis aus. Hier haben wir uns für die Umfrageantwortereignis und festgelegt, dass der Workflow erfolgen soll wenn eine Antwort angelegt wird.
3. Klicken Sie auf Bedingungen hinzufügen.
4. Entscheiden Sie, ob Beliebig oder Alle Bedingungen erfüllt sein.
   
5. Klicken Sie auf Bedingung .
6. Wählen Sie Ihre Konditionsart aus. In diesem Beispiel haben wir „Frage“ gewählt.
   
7. Wählen Sie ein Feld aus. In diesem Fall haben wir Q2 gewählt, da es sich um unsere NPS-Frage handelt.
8. Wählen Sie einen Wert aus. Hier wurde „Ist Kritiker“ ausgewählt, was automatisch jeden einschließt, der mit dem 0-6 auf einer 11-Punkte-Skala geantwortet hat.
9. Wählen Sie einen Operator aus (z.B. Wahr/Falsch, usw.).
10. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 9 nach Bedarf, um zusätzliche Bedingungen hinzuzufügen.
11. So fügen Sie weitere hinzu: Konditionssets, wählen Sie  Konditionsgruppe. Weitere Informationen zur Verwendung dieser Optionen finden Sie auf der verlinkten Seite. Siehe auch Schachtelungslogik für komplexere Bedingungen.
12. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bearbeitung abgeschlossen.

Definieren von Aufgaben

Sie können bis zu 20 Aufgaben pro Workflow hinzufügen, um Ihre Recherchen und Umfrageantworten nachzuverfolgen. Jeder Aufgabentyp dient der Lösung verschiedenster Problemstellungen. Sie können die Suchleiste oben in der Aufgabenauswahl verwenden, um Ihre verfügbaren Aufgaben zu suchen. Eine vollständige Liste der Aufgaben finden Sie in der Kategorie Aufgaben im Abschnitt Workflows der Support-Site.

Tipp: Klicken Sie auf das Symbol i Symbol für eine Aufgabe, um weitere Informationen zur Aufgabe zu erhalten. Dieses Fenster enthält auch einen Link zur Supportseite dieser bestimmten Aufgabe, wenn Sie Hilfe beim Einrichten der Aufgabe benötigen.

Allgemeine Workflow-Aufgaben

Die folgenden Aufgaben können in der Qualtrics-Plattform verwendet werden.

• Tickets-Aufgabe: NPS-Kritiker können Support-Tickets mit hoher Priorität auslösen.
• E-Mail-Aufgabe: Anfragen von Studenten können E-Mails an Lehrkräfte auslösen.
• Web-Service-Aufgabe: Nachrichtenticker können über APIs in Echtzeit aktualisiert werden.
• XM Directory-Aufgabe: Verteilen Sie eine Umfrage oder aktualisieren Sie die Kontaktinformationen in Ihrem XM Directory.
• Code-Aufgabe: Verwenden Sie benutzerdefiniertes JavaScript, um Daten zu bearbeiten, die zwischen Aufgaben übergeben werden.
• Aufgabe: Legen Sie eine Benachrichtigung als Ergebnis des Workflows an.
• Aufgabe berechnen: Lösen Sie eine Antwort basierend auf Änderungen an aggregierten Metriken in Ihrem Datenset aus.
• Feedback: Erstellen Sie eine neue Anfrage in Ihrem Frontline-Feedback-Projekt basierend auf einer Umfrageantwort.

Add-On-Erweiterungsaufgaben

• Slack-Aufgabe: Erfolgsmetriken können Nachrichten im Slack-Kanal auslösen.
• Salesforce-Aufgabe: Textanalysen können Ereignisse in Salesforce auslösen.
• Aufgabe für Zendesk: Mit der Zendesk-Erweiterung können Sie Tickets in Zendesk basierend auf Antworten erstellen und aktualisieren, die mit Qualtrics-Umfragen erfasst wurden.
• Aufgabe für Freshdesk: Mit der Freshdesk-Erweiterung können Sie Tickets in Freshdesk basierend auf in Qualtrics ausgelösten Workflows erstellen.
• Hubspot-Aufgabe: Mit der Hubspot-Erweiterung können Sie aus erfassten Umfrageantworten Geschäfte und Kontakte in Hubspot erstellen und aktualisieren.
• ServiceNow-Aufgabe: Mit der ServiceNow-Erweiterung können Sie Meldungen in ServiceNow anlegen und aktualisieren sowie Kundenkontaktinformationen aktualisieren, die von Umfrageantworten bereitgestellt werden.
• Microsoft Dynamics: Mit der Microsoft-Dynamics-Erweiterung können Sie Ihr Benutzerkonto mit einer Qualtrics sowohl für die Antwortzuordnung als auch für Web-to-Lead-Funktionen verknüpfen.
• Tango-Kartenaufgabe: Incentivize Umfragen mit Tango Card.
• Aufgabe: Daten als benutzerdefinierte Aktivität an Marketo senden.

Teilen von Anmeldeinformationen für Erweiterungsaufgaben

Wenn Ihre Aufgabe erfordert, dass Sie sich mit den Anmeldeinformationen dieser Erweiterung anmelden, muss der Workflow-Verantwortliche mindestens Lesezugriff auf das Konto haben, damit der Workflow erfolgreich ausgeführt werden kann. Vom eingerichtete Konten Administrator in der Erweiterungen müssen ihre Anmeldeinformationen nicht geteilt werden.

1. Erweiterungsaufgabe anlegen .
   
2. Wählen Sie Ihr persönliches Konto aus.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Auswählen Gewähren Sie dem Workflow-Verantwortlichen schreibgeschützten Zugriff auf dieses Konto. .
   
5. Klicken Sie auf Aufgabeneinrichtung fortsetzen.
6. Schließen Sie die Konfiguration Ihrer Aufgabe ab. Navigieren Sie zum Aufgabensupportseiten für weitere Informationen.

So entfernen Sie den Zugriff des Workflow-Eigentümers auf Ihre Anmeldeinformationen:

1. Klicken Sie auf die Aufgabe, und navigieren Sie zum Kontenauswahlmenü. Normalerweise klicken Sie einfach auf die Zurück-Schaltfläche.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkt-Menü neben Ihrem Konto.
   
3. Auswählen Zugriff verwalten.
4. Klicken Sie auf Zugriff entfernen.
   
   
5. Klicken Sie auf Sichern Sie.

ETL-Workflows

ETL-Workflows verwenden Aufgaben zum Extrahieren und Laden von Daten, um Daten aus einer Drittanbieterquelle zu importieren und in Qualtrics zu importieren. ETL-Workflows erfordern, dass Sie bestimmte Aufgaben miteinander verwenden, um Ihren Workflow abzuschließen. Siehe Workflow-Aufgaben zum Erstellen von ETL-Workflows verwenden für weitere Informationen.

Reihenfolge der Aufgaben in einem Workflow

Jeder Workflow kann bis zu 20 Aufgaben haben. Die Reihenfolge, in der diese Aufgaben im Editor ausgeführt werden, ist abhängig von den Anforderungen Ihres Workflows wichtig. Wenn Ihr Workflow ausgelöst wird, werden Aufgaben von oben nach unten ausgeführt.

Aufgabe & Konditionsauftrag

Klicken Sie beim Erstellen Ihres Workflows auf das Pluszeichen ( + ), um eine Aufgabe oder Bedingung an genau dieser Stelle im Workflow einzufügen.

Bei Bedarf können Sie die Aufgaben und Bedingungen im Workflow neu anordnen, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen: Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben im Optionsmenü.

Achtung: Sie können die Datenabhängigkeiten Ihres Workflows invalidieren, wenn Sie eine Aufgabe oder Bedingung verschieben, die von einer anderen Komponente Ihres Workflows abhängig ist. Qualtrics warnt Sie, wenn Ihre Änderung die Datenabhängigkeiten beeinträchtigt, und teilt Ihnen mit, welche Aufgaben oder Bedingungen ungültig werden. Sie können auf eine Aufgabe klicken, um mehr darüber zu erfahren, was speziell betroffen ist.

Wenn Sie mit dem Verschieben fortfahren, wird auch im Workflow-Editor eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass Ihre Abhängigkeiten aktualisiert werden müssen (z.B. müssen Sie möglicherweise den dynamischen Text in einer Workflow-Aufgabe aktualisieren).

Aufgaben-IDs

Beim Anlegen von Aufgaben werden ihnen IDs im Format T-ID-# zugeordnet. Die ID einer Aufgabe wird auf die Reihenfolge gesetzt, in der sie angelegt wurde.

Die ID einer Aufgabe ändert sich nie und ist lediglich eine interne ID zur Identifizierung einer Aufgabe. Sie spiegelt nicht unbedingt die Reihenfolge wider, in der eine Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben im selben Workflow ausgelöst wird.

Weitergabe von Informationen von einer Aufgabe an eine andere

Sie können Pipe Informationen aus einer Aufgabe in eine folgende Aufgabe. Eines der Felder, die Sie per Pipe einfügen können, ist eine Ticket-ID aus einer Aufgabe, in der ein Ticket angelegt wird (z.B. Zendesk, Freshdesk, oder Jira). Dieser Wert kann in jede nachfolgende Aufgabe übernommen werden, z.B. eine E-Mail-Aufgabe oder sogar ein Jira-Feld.

Wenn Sie dynamischen Text aus einer Vorgängeraufgabe auswählen, notieren Sie sich die Aufgaben-ID (T-ID-#). Dies bestimmt, aus welcher Aufgabe Sie Informationen abrufen.

ETL-Workflows

Die Qualtrics Workflows-Plattform enthält eine Reihe von Aufgaben, um den Import von Daten aus Zielsystemen von Drittanbietern in Qualtrics oder den Export von Daten aus Qualtrics in Ziele von Drittanbietern zu unterstützen. Diese Aufgaben folgen dem Framework Extraktion, Transformation, Laden (ETL). Mithilfe von ETL können Sie automatisierte und geplante Workflows erstellen, um Daten aus Drittanbieterquellen in Qualtrics zu übertragen und Daten aus Qualtrics an Ziele von Drittanbietern zu exportieren.

Die Reihenfolge der Aufgaben in einem Workflow ist wichtig, wenn Verwendung von Workflow-Aufgaben zum Einrichten von ETL-Workflows. Weitere Informationen zu diesem spezifischen Anwendungsfall finden Sie auf der verlinkten Supportseite.

Berechnen von Metriken

Mit der Aufgabe zum Berechnen von Metriken in Workflows können Sie eine Antwort auf aggregierte Metriken auslösen, die in einem Datenset über einen bestimmten Zeitraum beobachtet wurden. Mit anderen Worten, es bietet eine Möglichkeit, automatisierte Workflows basierend auf Trends oder Ereignissen einzurichten, die Sie in Experience-Daten beobachten. Die Ergebnisse Ihrer Aufgabe zum Berechnen der Metrik können verwendet werden, um andere Aufgaben innerhalb Ihres Workflow Auslöser.

Die Reihenfolge der Aufgaben in einem Workflow ist wichtig, wenn Berechnung aggregierter Metriken. Weitere Informationen zu diesem spezifischen Anwendungsfall finden Sie auf der verlinkten Supportseite.

Navigieren in Workflows

Beim Bearbeiten eines Workflows wird oben eine Symbolleiste angezeigt, mit der Sie in jedem Aspekt Ihres Workflows navigieren können.

1. Workflow-Editor: Bearbeiten Sie den Auslöser, die Bedingungen und die Aufgaben für Ihren Workflow.
2. Laufhistorie : Zeigen Sie jedes Mal, wenn der Workflow ausgeführt wird, ein historisches Protokoll an. Siehe Laufhistorie für weitere Informationen.
3. Revisionsverlauf : Zeigen Sie ein Protokoll darüber an, wer den Workflow bearbeitet hat. Siehe Revisionshistorie für weitere Informationen.
4. Teilen und Berechtigungen: Verwalten, wer Zugriff auf den Workflow hat. Siehe Freigabe von Workflows für weitere Informationen.
5. Einstellungen: Fügen Sie Benachrichtigungen hinzu, und konfigurieren Sie verzögerte Starts. Siehe Workflow-Benachrichtigungen und Workflow-Einstellungen.
6. Klicken Sie auf das Symbol X in der oberen rechten Ecke, um zu Ihrem Projekt zurückzukehren.

Workflow-Vorlagen

Beim Erstellen eines neuen Workflows haben Sie die Möglichkeit, eine Qualtrics-Vorlage zu verwenden. Hierbei handelt es sich um vorkonfigurierte Workflows, die das Einrichten nützlicher Workflows vereinfachen. Workflow-Vorlagen werden von unseren Qualtrics-Fachexperten erstellt, um Branchenstandards für Workflow-Automatisierungen zu nutzen.

Beispiel: Die Salesforce-Daten in XM Directory importieren Vorlage kombiniert eine Daten aus Salesforce-Aufgabe extrahieren und eine B2B-Kontodaten in XM Directory-Aufgabe laden in einer geführten Einrichtung, um Daten einfach aus Salesforce zu importieren und in Ihrem Qualtrics XM Directory zu speichern.

Vorlagen verwenden

1. Über die Registerkarte „Workflow“ eines Projekts oder eigenständige Workflows Seite, klicken Sie auf Workflow anlegen .
   
2. Vorlagen werden unter dem Abschnitt „Von Grund auf neu“ aufgeführt. Es gibt viele verschiedene Workflows, die auf verschiedenen Ergebnissen basieren. Nehmen Sie sich daher die Zeit, den Workflow zu finden, der am besten zu Ihren Zielen passt.
   
3. Wenn Sie die Vorlage gefunden haben, die Sie verwenden möchten, klicken Sie darauf.
   
4. Überprüfen Sie im Seitenbereich die Übersicht der Vorlage. Diese enthält eine allgemeine Beschreibung des Workflows, wofür er am besten verwendet wird, wie er Ihrem Unternehmen hilft und was in der Vorlage enthalten ist.
5. Wenn Sie bereit sind, fortzufahren, klicken Sie auf Erste Schritte.
6. Sie werden zu einer geführten Einrichtung weitergeleitet, um den Workflow zu konfigurieren. Verwenden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung um Sie beim Einrichten des Workflows zu unterstützen. Besuchen Sie die verlinkten Supportseiten in den Anweisungen, um mehr über die einzelnen Elemente im Workflow zu erfahren.
   
7. Klicken Sie auf die verschiedenen Elemente des Workflows, um sie zu konfigurieren.
   Tipp: Ausstehende Workflow-Schritte werden hervorgehoben.
8. Wenn Sie den Workflow eingerichtet haben, stellen Sie sicher, dass Sie ihn umschalten. Ein.
   

Beispielvorlagen

Im Folgenden finden Sie einige Beispielvorlagen. Dies ist keine vollständige Liste der verfügbaren Vorlagen. Melden Sie sich an der Plattform an, um alle verfügbaren Optionen kennenzulernen.

Tipp: Verwenden Sie die Suche oben im Katalog, um Vorlagen zu suchen. Sie können anhand von Schlüsselwörtern in der Vorlage suchen. Suchen Sie beispielsweise nach einem Ticket, um alle Vorlagen zu finden, die Ticketaufgaben verwenden. Sie können die Filtergruppen auch verwenden, um Vorlagen anzuzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen.

• Qualtrics-Ticket für Website- oder App-Supportanfragen erstellen: Diese Vorlage verwendet ein Ticketaufgabe um ein Qualtrics-Ticket zu erstellen, wenn ein neue Umfrageantwort für Support gibt es auf einem Website- oder App-Intercept .
  
• Erhalten Sie eine E-Mail, wenn NPS wöchentlich abfällt: Diese Vorlage verwendet ein Aufgabe „Metrik berechnen“ um den NPS-Wert Ihres Unternehmens wochenübergreifend zu berechnen, und sendet eine E-Mail wenn der Score unter einen bestimmten von Ihnen festgelegten Schwellenwert sinkt.
  
• Salesforce-Daten in XM Directory importieren : Diese Vorlage kombiniert eine Daten aus Salesforce-Aufgabe extrahieren und eine B2B-Kontodaten in XM Directory-Aufgabe laden in einer geführten Einrichtung, um Daten einfach aus Salesforce zu importieren und in Ihrem Qualtrics XM Directory zu speichern.
  

Vorhandene Workflows verwalten

Alle Workflows in Ihrem Projekt werden in der Ihre Workflows Abschnitt. Von hier aus können Sie Workflows nach bestimmten Eigenschaften suchen, Workflows deaktivieren und aktivieren sowie Workflows kopieren und löschen.

Workflow-Tabelle

Die in diesem Abschnitt angezeigte Tabelle zeigt wichtige Informationen zu Ihren Workflows an:

• Workflow-Name: Der Name des Workflows.
• Was den Workflow startet : Das Ereignis, das den Workflow startet. Alternativ kann der Workflow so eingestellt werden, dass er nach einem Zeitplan ausgeführt wird.
• Betreff: Die Umfrage, auf der der Workflow basiert. Wenn es sich bei dem Workflow um einen eingeplanten Workflow handelt, listet der Betreff alternativ den Zeitplan des Workflows auf.
  Tipp: Dieser Wert ist möglicherweise leer, da nicht alle Workflows mit einer Umfrage verbunden werden müssen.
• Aufgaben: Die Aufgabe(n), die vom Workflow ausgeführt werden. Die Symbole hier entsprechen den Aufgabensymbolen beim Einrichten eines Workflows. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Symbol, um den Namen der Aufgabe anzuzeigen.
• Verantwortlicher: Welcher Benutzer Eigentümer des Workflows ist.
• Verzögerter Start: Wenn der Workflow keine verzögerter Start, dieses Feld ist leer. Andernfalls sehen Sie möglicherweise Folgendes:
  • Inaktiv: Die Einstellungen für den verzögerten Start werden angewendet, aber der Workflow wird gerade ausgeführt, da es sich nicht um den verzögerten Zeitraum handelt.
  • Aktiv: Der Workflow befindet sich derzeit in seinem verzögerten Startzeitraum.
• Zuletzt geändert: Enthält das Datum und die Uhrzeit der letzten Bearbeitung des Workflows.
• Ein/Aus: Legt fest, ob der Workflow aktiviert (aktiviert) oder deaktiviert (deaktiviert) ist. Sie können auf die Umschalttaste klicken, um einen Workflow ein- oder auszuschalten.

Workflows suchen

Oben im Abschnitt Ihre Workflows gibt es eine Suchleiste und Filter für die Suche nach Workflows.

1. Verwenden Sie die Ein-/Aus-Status aus, um nach aktivierten oder deaktivierten Workflows zu filtern.
2. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach einem bestimmten Workflow zu suchen. Sie können nach dem Namen des Workflows oder nach seinen Ereignissen und Aufgaben suchen.

Einen bestimmten Workflow verwalten

Sie können Einstellungen für einen bestimmten Workflow bearbeiten, umbenennen, kopieren, löschen und verwalten.

1. Verwenden Sie die Ein/Aus umschalten, um Ihren Workflow schnell zu aktivieren oder zu deaktivieren.
   
2. Klicken Sie auf das 3-Punkt-Menü, um weitere Optionen für Ihren Workflow anzuzeigen:
   • Bearbeiten: Bearbeiten Sie den Auslöser, die Bedingungen und die Aufgaben Ihrer Workflows.
   • Umbenennen: Ändern Sie den Namen Ihres Workflows.
   • Kopie erstellen: Erstellen Sie eine Kopie Ihres Workflows.
     Achtung: Workflows, die die XM Directory-Ereignis-App verwenden, können nicht kopiert werden.
   • Einstellungen: Verwalten Sie Ihre Workflows von Einstellungen, dazu gehört das Einrichten von Workflow-Benachrichtigungen, wählen Sie wie der Workflow funktioniert, wenn eine Komponente fehlschlägt, und Verzögerung der Startzeit Ihres Workflows.
   • Teilen: Sie können innerhalb eines Projekts keine einzelnen Workflows freigeben. Stattdessen das Projekt für einen anderen Benutzer freigeben gibt ihnen Zugriff auf die Workflows des Projekts.
     Tipp: Workflows, die aus angelegt wurden Registerkarte “Eigenständige Workflows” können direkt mit anderen Benutzern geteilt werden. Siehe Freigabe von Workflows für weitere Informationen.
   • Löschen: Löschen Sie den Workflow. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mehrere Workflows verwalten

Sie können Workflows gleichzeitig aktivieren, deaktivieren oder löschen.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Workflows, an denen Sie interessiert sind.
   
2. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um ausgewählte Workflows zu löschen.
3. Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten, um auf Optionen zum Aktivieren oder Deaktivieren der ausgewählten Workflows zuzugreifen.
   Tipp: Manchmal sehen Sie, dass eine dieser Optionen ausgegraut ist. Das Problem tritt auf, wenn alle von Ihnen ausgewählten Workflows denselben Status haben.

Laufhistorie

Durch Navigation zum Laufhistorie der Registerkarte Workflows können Sie den Status all Ihrer Workflows schnell ermitteln oder nach Status filtern, sodass Sie alle Workflows anzeigen können, die abgeschlossen, fehlgeschlagen oder abgelaufen sind. Wenn Sie auf eine fehlgeschlagene Aufgabe klicken, werden weitere Details angezeigt, die Ihnen bei der Fehlerbehebung bei der Ursache des Problems helfen können.

Beachten Sie, dass es zwei verschiedene Registerkarten für den Ausführungsverlauf gibt: eine auf der Haupt-Workflow-Seite und eine, wenn Sie einen bestimmten Workflow bearbeiten. Die Registerkarte Ausführungsverlauf auf der Haupt-Workflow-Seite aggregiert alle Workflow-Ausführungsdaten innerhalb Ihres Projekts. Um die Ausführungshistorie für einen einzelnen Workflow anzuzeigen, klicken Sie in den Workflow, und navigieren Sie zur Registerkarte Ausführungshistorie innerhalb dieses Workflows.

Weitere Informationen zur Verwendung dieses Abschnitts finden Sie unter. Workflow-Lauf und Revisionshistorien.

Revisionsverlauf

Beim Bearbeiten eines Workflows können Sie zum Revisionsverlauf um ein Protokoll jeder Änderung anzuzeigen, die an Ihrem Workflow vorgenommen wurde.

Weitere Informationen zur Verwendung der Revisionshistorie finden Sie unter. Workflow-Lauf & Revisionshistorien.

Einstellungen

Die Einstellungen Auf der Registerkarte können Sie Alerts einrichten, wenn ein bestimmter Workflow fehlschlägt, und Sie können verzögern, wenn Ihre Workflows für Feiertage und andere Ausfallzeiten beginnen. Für eingeplante Workflows können Sie auch eine Benachrichtigung einrichten, wenn der Workflow erfolgreich ist.

Siehe Workflow-Benachrichtigungen und Workflow-Einstellungen für weitere Informationen.

Freigabe und Berechtigungen

Die Teilen und Berechtigungen können Sie verwalten, wer Zugriff auf Ihren Workflow hat.

Achtung: Sie können innerhalb eines Projekts keine einzelnen Workflows freigeben. Stattdessen können Sie das Projekt für andere Benutzer in Ihrer Lizenz freigeben, um ihnen Zugriff auf Workflows in diesem Projekt zu gewähren. Wenn Sie die Registerkarte Freigabe und Berechtigungen für einen Workflow in einem Projekt aufrufen, wird die folgende Meldung angezeigt.

Weitere Informationen zum Freigeben von Workflows für andere Benutzer finden Sie unter. Freigabe von Workflows.

XM Directory-Workflows

Auf der Registerkarte Workflows des XM-Verzeichnisses können Sie XM Directory-Workflows anlegen, bearbeiten und verwalten. Mit XM Directory-Workflows können Sie Kontaktinformationen und Transaktionsdaten in Ihrem XM Directory speichern, bearbeiten und aktualisieren. Sie können Ihnen auch dabei helfen, Umfragen an Kontaktlisten aus Ihrem XM-Verzeichnis zu verteilen.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflows in XM Directory .

FAQs