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Erstellen von Verteilungslisten

Über das Erstellen von Verteilungslisten

Bevor Sie Einladungen für Ihre Umfragen versenden können, müssen Sie Verteilungslisten erstellen. Verteilungslisten sind Listen Ihrer Verzeichniskontakte, an die Sie E-Mails senden können. Sie können Mailinglisten entweder über einen Datei-Upload oder manuell anlegen.

Im Gegensatz zu Kontakten im Verzeichnis sind Mailinglisten nicht für die gesamte Organisation sichtbar. Viele der Schritte, die beim Hinzufügen von Kontakten zu Mailinglisten beschrieben werden, ähneln jedoch dem Hinzufügen von Kontakten zum Verzeichnis. Jeder Kontakt, der einer Mailingliste hinzugefügt wird, wird automatisch dem Verzeichnis hinzugefügt.

Private Listendaten sind nur innerhalb der Liste sichtbar, zu der sie hinzugefügt wurden, und nicht innerhalb des Verzeichnisses.

Tipp: Anstatt die Listen einzeln erstellen zu müssen, können Sie auch eine automatische Listenanmeldung einrichten, mit der Sie alle Kontakte auf einmal in Ihr Verzeichnis hochladen und automatisch in Listen sortieren lassen können, anstatt jede Liste einzeln anzulegen.

Tipp: Beunruhigt es, dieselben Kontakte mehrmals hochzuladen? Stellen Sie sicher, dass Duplikate zusammengeführt werden, oder richten Sie die Verzeichniseinstellungen so ein, dass Duplikate automatisch zusammengeführt werden, wenn sie dem Verzeichnis hinzugefügt werden.

Warnung: XM Directory kann nur 10.000 Mailinglisten gleichzeitig zurückgeben. Wenn Sie mehr als 10.000 Mailinglisten haben, werden Sie Schwierigkeiten haben, sie in Ihrem Konto zu finden. Vermeiden Sie es daher, wenn möglich, mehr als 10.000 Verteilungslisten zu erstellen.

Projekte, die Mailinglisten verwenden können

Tipp: Die in diesem Abschnitt beschriebenen Funktionen sind nicht unbedingt in jeder Lizenz enthalten. Wenn Sie an einem Zugriff interessiert sind, wenden Sie sich an Ihr Kundenteam.

Sie können XM Directory verwenden, um Mailinglisten zu erstellen und Einladungen für verschiedene Arten von Qualtrics-Projekten zu senden. Allerdings ist nicht jeder Qualtrics-Projekttyp mit XM Directory kompatibel.

XM Directory kann verwendet werden, um Folgendes zu senden:

Im Gegensatz dazu kann XM Directory nicht zur Verteilung von Employee Experience-Projekten (EX-Projekten) verwendet werden. Das bedeutet, dass keine EX-Projekte mit XM Directory verwendet werden können, einschließlich Engagement, Pulse, 360 und mehr.

XM Directory-Kontaktdaten sind vollständig getrennt von den im Mitarbeiterverzeichnis gespeicherten Mitarbeiter-/Teilnehmerinformationen. Das bedeutet, dass Daten, die in einem Verzeichnis bearbeitet werden, niemals Auswirkungen auf das andere Verzeichnis haben.

Verfügbare Felder

Weitere Informationen finden Sie in den verfügbaren Feldern auf der Supportseite Hinzufügen von Verzeichniskontakten.

Persönliche Listendaten

Private Listendaten sind eingebettete Daten, die in bestimmten Verteilungslisten erstellt werden können und nur für Benutzer mit Zugriff auf die Liste sichtbar sind. Zu den Vorteilen privater Listendaten gehört die Steuerung des Zugriffs auf bestimmte Attribute und die Vermeidung des Überschreibens oder Bearbeitens von verzeichnisweit eingebetteten Datenfeldern.

Private Listendaten können von Verzeichnisadministratoren in den Verzeichniseinstellungen aktiviert werden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Verschiedene Verzeichnisse bearbeiten.

Tipp: Kontaktinformationen und Statistiken in Listen mit privaten Daten sind nicht privat und werden verzeichnisweit geteilt.

Tipp: Wenn Sie sich beim Erstellen einer Liste nicht dafür entschieden haben, Listendaten privat zu machen, sind diese Daten immer verzeichnisweit verfügbar. Listen mit Daten, die verzeichnisweit verfügbar sind, können nicht privat gemacht werden, und private Listen können nicht verzeichnisweit zur Verfügung gestellt werden.

Erstellen einer Verteilungsliste

Navigieren Sie zu Ihren Verzeichnissen.
Wählen Sie das Verzeichnis aus, dem Sie eine Liste hinzufügen möchten. Sie haben möglicherweise nur Zugriff auf 1 Verzeichnis.
Wechseln Sie zur Registerkarte Segmente & Listen.
Wählen Sie Listen auf der linken Seite aus.
Klicken Sie auf Liste erstellen.
Geben Sie Ihrer Liste einen Namen.

Tipp: Listennamen sind mit einigen Sonderzeichen (z. B. =, {} oder <>) nicht kompatibel.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie Daten in dieser Liste privat machen möchten. Wenn diese Option ausgewählt ist, sind die Daten in der Liste nur für Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die Liste haben.
Klicken Sie auf Bestätigen.

Sobald Sie sich in Ihrer Kontaktliste befinden, können Sie wählen, ob Sie Kontakte über einen Datei-Upload oder manuell hochladen möchten.

Datei hochladen

Klicken Sie auf Datei hochladen.
Legen Sie in Excel ein Dokument mit den erforderlichen Feldern an, und sichern Sie es als CSV oder TSV. Oder klicken Sie auf Beispielvorlage herunterladen, füllen Sie die entsprechenden Spalten aus, fügen Sie beliebige eingebettete Daten hinzu, und speichern Sie die Datei.
Wenn die Datei fertig ist, klicken Sie auf Datei auswählen, und wählen Sie die Datei aus Ihrem Ordner aus, oder ziehen Sie die Datei in das Fenster.
Klicken Sie auf Weiter.
Überprüfen Sie die Kontaktimportbedingungen. Hier werden alle verzeichnisweiten Regeln zum Zusammenführen doppelter Kontakte angezeigt. Diese Regeln werden in den Verzeichniseinstellungen eingerichtet und gelten für die Kontakte in Ihrer Datei.

Tipp: Für den Zugriff auf die Registerkarte „Verzeichniseinstellungen“ ist die Berechtigung „Verzeichnis verwalten“ erforderlich. Sprechen Sie mit Ihrem Administrator, wenn Sie Zugriff auf diese Einstellung haben möchten. Diese Berechtigung ist in XM Directory Lite nicht verfügbar.
Überprüfen Sie die Felder in Ihrer Datei, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind. Wenn ein Feld nicht korrekt erkannt wurde, klicken Sie auf den Feldnamen, um ein Dropdown-Menü mit Optionen anzuzeigen, und wählen Sie das richtige Feld aus.
Tipp: Wenn die Daten in der Vorschau nicht korrekt formatiert sind (z. B. gebündelt statt in Spalten aufgeteilt), werden Ihre Daten möglicherweise nicht korrekt getrennt (oder abgegrenzt). Um dies zu beheben, wählen Sie oberhalb des Abschnitts Felder verifizieren ein anderes Trennzeichen und/oder eine andere Umschließung.
Klicken Sie auf Datei hochladen, um Ihre Kontakte in die Mailingliste hochzuladen.

Tipp: Excel interpretiert Zeichen, die keine ASCII-Zeichen sind (z. B. mit den Zeichen „ärgerlich“ oder „ark“), auf einzigartige Weise, sodass sie für Qualtrics nur schwer hochgeladen werden können. Wenn Sie Namen mit Sonderzeichen importieren, müssen Sie die Informationen aus Ihrer Kontaktliste möglicherweise zunächst in einem Texteditor speichern (z. B. TextEdit für Macs oder Notepad für PCs), bevor Sie die Datei in Qualtrics hochladen können. Weitere Anweisungen finden Sie unter Probleme mit Sonderzeichen auf unserer Seite Probleme beim Hochladen von CSV/TSV. Diese Seite ist für die Umfrageplattform vorgesehen. Achten Sie daher darauf, zurück zu den XM-Directory-Seiten (nicht zu den Kontaktseiten der Umfrageplattform) zu navigieren, wenn Sie fertig sind.

Allgemeine Fehlermeldungen

Datei zu groß: Ihre Datei überschreitet 500 MB und/oder Ihre Datei hat mehr als 750.000 Kontakte.
Einige Felder in Ihrer Datei enthalten zu viele Zeichen. Stellen Sie sicher, dass die Zeichen in jedem dieser Felder kleiner oder gleich den angezeigten Zahlen sind, und versuchen Sie es erneut: Ihre Datei enthält ein Feld oder mehrere Felder, die die Zeichenbeschränkung überschreiten. Folgende Zeichenbeschränkungen:
- Sprache: 20
- Vorname: 100
- Nachname: 100
- E-Mail-Adresse: 254
- Telefonnummer: 20
- Externe Referenz: 100
- Eingebettetes Datenfeld: 200
- Eingebetteter Datenwert: 1.024
Ein Kopfname fehlt; überprüfen Sie die Kopfzeilen in Ihrer Datei, und versuchen Sie es erneut: Ihre CSV-Datei enthält möglicherweise eine Spalte, in der eine Kopfzeile fehlt.
Die Datei enthält eine oder mehrere Zeilen, die keinen Kopfzeilen zugeordnet sind. Korrigieren Sie dies in Ihrer Datei, und versuchen Sie es erneut: Es gibt eine Diskrepanz zwischen der Anzahl der Kopfzeilen und der Anzahl der Felder.
Feld duplizieren: Ihre Datei enthält zwei Felder mit demselben Namen. Stellen Sie sicher, dass jedes Feld eindeutig ist.

Manuelle Eingabe

Wählen Sie Manuelle Eingabe.
Überprüfen Sie die Kontaktimportbedingungen. Hier werden alle verzeichnisweiten Regeln zum Zusammenführen doppelter Kontakte angezeigt. Diese Regeln werden in den Verzeichniseinstellungen eingerichtet und gelten für die von Ihnen eingegebenen Kontakte.

Tipp: Verzeichniseinstellungen sind in XM Directory Lite nicht verfügbar.
Füllen Sie die verfügbaren Felder aus.
Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um eine zusätzliche Spalte für eingebettete Daten hinzuzufügen. Denken Sie daran, dass Sie dabei freie Wahl haben.
Wählen Sie Weiter, um Ihre Kontakte hochzuladen.

Ansprechpartner automatisch anlegen und aktualisieren

Häufig stellen Sie fest, dass demografische Daten oder Transaktionsdaten gesammelt werden, und Sie möchten entweder vorhandene Mitglieder der Mailingliste aktualisieren oder neue Listen neuer Kontakte basierend auf den in einer Umfrageantwort angegebenen Informationen erstellen.

Die XM Directory-Aufgabenfunktion auf der Registerkarte Workflows kann Ihnen dabei helfen, diesen Prozess so einzurichten, dass Mailinglisten automatisch erstellt oder aktualisiert werden, wenn Antworten eingehen.

Häufig gestellte Fragen

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