XM-Directory-Wartung und Unternehmenstipps

Informationen zu XM Directory-Wartung & Organisationstipps

Auf dieser Seite werden die verschiedenen Funktionen hervorgehoben, mit denen Administratoren und Verzeichnisadministratoren XM Directory organisieren und den Verzeichniszugriff verwalten können. Die Pflege eines organisierten Verzeichnisses ist entscheidend für die Erfassung konsistenter Daten, die Ihnen dabei helfen, die besten Erkenntnisse aus Ihren Experience-Daten zu gewinnen.

Mehrere Verzeichnisse erstellen

Durch die Verwendung mehrerer Verzeichnisse können Sie Ihre Kontakte nach gemeinsamen Themen oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen segmentieren. Beispielsweise kann ein Verzeichnis angelegt werden, das Ihre Produkttester enthält, während in einem anderen Verzeichnis alle Kundenbetreuungskontakte gespeichert werden können. Wenn Sie mehrere Verzeichnisse verwenden, können Sie auch verschiedene verzeichnisweite Einstellungen anwenden, sodass unterschiedliche Gruppen von Kontakten unterschiedliche Kontakthäufigkeits- und Deduplizierungsregeln haben können. Die Supportseite Anlegen von & Verwalten mehrerer Verzeichnisse enthält weitere Informationen zum Einrichten mehrerer Verzeichnisse.

Rollenbasierte Zugriffssteuerung einrichten

Durch das Einrichten von XM Directory-Rollen können Sie steuern, wer Zugriff auf Ihre Verzeichnisse hat und wer die Verzeichniseinstellungen bearbeiten kann. Durch das Einschränken des Verzeichniszugriffs wird die Anzahl der Kontakte und eingebetteten Datenfelder begrenzt, die Ihrem Verzeichnis hinzugefügt werden können. Dadurch wird die Menge der erforderlichen Bereinigung reduziert. Die rollenbasierte Zugriffssteuerung ist für die Verwaltung mehrerer Verzeichnisse über die Benutzer Ihres Unternehmens hinweg von entscheidender Bedeutung.

Kontakthäufigkeitsregeln anlegen

Durch das Einrichten von Kontakthäufigkeitsregeln können Sie Überstichproben Ihrer Kontakte verhindern. Sie können entweder die Anzahl der an Kontakte gesendeten Nachrichten über einen bestimmten Zeitraum beschränken oder einen Zeitraum festlegen, der verstrichen sein muss, bevor derselbe Kontakt eine weitere Nachricht erhalten kann. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Kontakte nicht zu viele Nachrichten von Ihnen erhalten, können Sie Umfragemüdigkeit verhindern.

Ansprechpartnerdubletten zusammenführen

Durch das Zusammenführen doppelter Kontakte können Sie die Anzahl der Kontakte in Ihrem Verzeichnis reduzieren und sicherstellen, dass Sie E-Mails nicht an mehrere Instanzen desselben Kontakts verteilen. Sie können sicherstellen, dass Kontakte automatisch zusammengeführt werden, wenn sie in Ihr Verzeichnis hochgeladen werden. Wenn in Ihrem Verzeichnis bereits Dubletten vorhanden sind, können Sie diese manuell zusammenführen.

Vorhandene Kontakte zusammenführen

Sie können vorhandene Kontakte in den Verzeichniseinstellungen oder mithilfe des Tools “Duplikate konsolidieren” im Verzeichnis zusammenführen. Beim Zusammenführen von Kontakten können Sie auswählen, welches Feld Sie zum Identifizieren von Dubletten verwenden möchten. E-Mail ist das am häufigsten zum Zusammenführen von Kontakten verwendete Feld, Sie können jedoch mehrere Felder auswählen. Alle ausgewählten Felder müssen übereinstimmen, damit doppelte Kontakte zusammengeführt werden können.

Nachdem die doppelten Kontakte identifiziert wurden, können Sie jeden Satz einzeln konsolidieren.

Beim Zusammenführen von Kontakten wird der zuletzt aktualisierte eingebettete Datenwert im konsolidierten Kontakt beibehalten.

Neue Kontakte automatisch zusammenführen

Sie können auch festlegen, dass doppelte Kontakte automatisch zusammengeführt werden, während sie in Ihr Verzeichnis hochgeladen werden. Wenn Sie Kontakte in XM Directory hochladen, sucht die Plattform nach Kontakten mit übereinstimmenden Deduplizierungsfeldern und aktualisiert die Kontaktdatensätze entsprechend, anstatt neue anzulegen. Beachten Sie, dass leere Felder nicht dedupliziert werden. Wenn Zusammenführungsregeln auf E-Mail gesetzt sind und Sie eine Liste von Kontakten hochladen, die kein E-Mail-Feld enthalten, werden sie nicht konsolidiert. In solchen Szenarios sollten Sie zusätzliche Sicherungsregeln für das Zusammenführen von Kontakten hinzufügen.

Unterstichproben-Kontakte entfernen

Ältere Verzeichnisse haben oft eine große Anzahl von Kontakten, die seit Monaten oder Jahren nicht mehr befragt werden. Das häufige Entfernen nicht verwendeter Kontaktdatensätze trägt dazu bei, dass Ihr Verzeichnis reibungslos läuft.

Sie können nicht verwendete Kontakte leicht finden, indem Sie Verzeichnisfilter verwenden, die auf Kontaktstatistiken basieren. Die Felder Angelegt, Zuletzt geändert, Letzte E-Mail, Letzte erhaltene Einladung und Letzte Antwort sind nützlich, um Kontakte basierend auf Alter oder Reaktionsfähigkeit zu finden. Beachten Sie beim Filtern nach Kontakten, dass Sie nur Kontakte in Ihr Verzeichnis aufnehmen sollten, die in Ihr Verzeichnis aufgenommen wurden, da das Löschen von Opt-out-Kontakten dazu führen könnte, dass sie in Ihrem Verzeichnis deaktiviert werden, wenn sie erneut hochgeladen werden. Erfahren Sie mehr über das Filtern von Kontakten bei der Suche nach & Filtern von Verzeichniskontakten.

Beispiel: In diesem Beispiel filtern wir nach Kontakten, die am oder vor dem 30. Juni 2020 zuletzt geändert wurden, um Kontakte zu finden, die in über ein Jahr nicht aktualisiert wurden.

Nachdem Sie Ihren Filter erstellt haben, können Sie Kontakte per Massenvorgang entfernen, indem Sie den Anweisungen auf der Seite Verwalten mehrerer Verzeichniskontakte folgen.